文书档案监管信息电子化应用

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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。文书档案监管信息电子化应用 文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 一、应用信息电子化的文书档案管理的优点 1.办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员

2、过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。 2文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录）管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算

3、机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。 3.电子文件保存的稳定性 与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程当中稍不注意就可能发生不

4、可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体,如vc、dd光碟，小容量的闪存盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递,且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。 4.提高了文件传递的速度和安全性 日常公文办理过程当中,办理人员私存文件或文件在传递过程当中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络进行传递

5、，大大提高了文件传递的安全性和时间性。 二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题 1.电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密

6、性提出了严峻的考验,随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。 2.对档案综合管理人员要求高 对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平,从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽

7、管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。 三、几点应对方法 文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。 .信息化系统内、外网隔离 在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的ip地址和服务。可以首先屏蔽所有的p地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看，都

8、应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。 2.提高档案人员的综合素质 一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主,培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制,保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度,要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科(室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。 四、结束语 文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时,更要时刻注意维护系统信息的安全。第 5 页 共 5 页