金字塔原理-商业文档写作技巧

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1、麦 肯 锡 三 十 年 经 典 培 训 教 材金 字 塔 原 理思 考 、 写 作 和 解 决 问 题 的 逻 辑(培 训 演 示 教 材 ) 什 么 是 金 字 塔 原 理1 金 字 塔 原 理 对 业 界 的 影 响 力2 金 字 塔 原 理 的 作 用3 金 字 塔 原 理 的 结 构 特 点4. 金 字 塔 原 理 应 用 的 效 果 金 字 塔 原 理 对 业 界 的 影 响 力(1)麦 肯 锡 公 司 的 公 司 标 准 ， 公 司 理 念 和 规范 的 一 个 重 要 组 成 部 分 ;(2)进 一 步 发 展 成 为 管 理 者 和 咨 询 业 的 实 际行 业 标 准 ， 并

2、 在 包 括 哈 佛 商 学 院 在 内 的世 界 著 名 商 学 院 传 授 。 金 字 塔 原 理 的 作 用(1)帮 助 人 们 以 书 面 形 式 组 织 和 表 达 思 想 ；(2)可 适 用 于 确 定 问 题 、 分 析 问 题 的 过 程 ；(3)从 宏 观 角 度 说 ， 金 字 塔 原 理 可 以 对 整 个写 作 、 思 考 和 分 析 问 题 的 过 程 进 行 指 导 。 金 字 塔 原 理 的 结 构 特 点 条 理 清 晰 的 文 章 肯 定 都 具 有 清 晰的 金 字 塔 结 构 ， 而 条 理 不 清 楚 的 文 章则 肯 定 不 具 备 金 字 塔 结 构

3、 。 思 想 章 节 段落 句子图 文 章 中 的 思 想 应 形 成 单 一 思 想 统 领 下 的 金 字 塔 结 构金 字 塔 结 构 图 示 思 维 顺 序 从 最底 部 的 层 次 开 始 ，间 按 某 种 逻 辑顺 序 组 织 成 ，将 段 落 组 织 成 ，将 章 节 组 织 成 ，金 字 塔 最 顶 部 是 全文 的 。 总 结 ： 每 篇 文 章 的 结 构都 必 定 只 支 持 一 个 思 想 ，在 其 之 下 的 思 想 越 往 下越 详 细 ， 并 且 都 对 希 望表 达 的 主 题 思 想 起 着 解释 和 支 持 的 作 用 。 案 例 比 较2 按 金 字 塔

4、原 理 组 织 的 思 想 （ 前 言 P3） “ 我 们 可 以 将 今 天 的 会 议 改 在 星 期 四 11点 开 吗 ？ 因为 这 样 对 科 林 斯 和 约 翰 逊 都 会 更 方 便 ， 唐 克 利 福 德 也 可以 参 加 ， 并 且 本 周 只 有 这 一 天 会 议 室 还 没 有 被 预 订 。 ”1 未 按 金 字 塔 原 理 组 织 的 思 想 （ 前 言 P2） “ 约 翰科 林 斯 来 电 话 说 他 3点 钟 不 能 参 加 会 议 。 哈尔约 翰 逊 说 他 不 介 意 晚 一 点 开 会 ， 把 会 放 在 明 天 开 也 可以 ， 但 10 30以 前 不

5、 行 ， 唐 克 利 福 德 的 秘 书 说 ， 唐 克 利福 德 明 天 较 晚 时 间 才 能 从 法 兰 克 福 赶 回 来 。 会 议 室 明 天已 经 有 人 预 订 了 ， 但 星 期 四 还 没 有 人 预 订 。 会 议 时 间 定在 星 期 四 11点 似 乎 比 较 合 适 。 您 看 行 吗 ？ ” 金 字 塔 原 理 应 用 的 效 果(1)减 少 完 成 最 终 一 稿 通 常 所 需 的 时 间 ；(2)增 加 文 章 的 条 理 性 ；(3)减 少 文 章 的 长 度 ；(4)在 最 短 的 时 间 内 写 出 简 明 扼 要 、 思 路清 晰 的 文 章 。 金

6、 字 塔 原 理在 写 作 、 思 考 、 解 决 问 题 及演 示 中 的 应 用 第 一 篇 写 作 的 逻 辑 一 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构二 金 字 塔 中 的 子 结 构三 如 何 构 建 金 字 塔 结 构四 序 言 部 分 的 具 体 写 法五 演 绎 与 归 纳 的 区 别 一 、 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构1. 为 了 交 流 方 便 ， 必 须 对 各 种 思 想 观 点 进 行 分 组2. 分 组 后 的 思 想 观 点 经 过 不 同 层 次 的 抽 象 后 构 成 金 字 塔3. 向 读 者 灌 输 思 想 观 点 的 最 有 效 途 径 是

7、 自 上 而 下 进 行 4. 金 字 塔 中 的 思 想 观 点 遵 循 三 个 原 则5. 条 理 清 晰 的 关 键 ， 是 把 你 的 思 想 观 点 组 织 成 金 字 塔 结构 ， 并 在 动 笔 之 前 用 金 字 塔 原 理 加 以 检 验 案 例 分 析1. 为 了 交 流 方 便 ， 必 须 对 各 种 思 想 观 点 进 行 ；2. 分 组 后 的 思 想 观 点 经 过 不 同 层 次 的 抽 象 后 构 成 金 字 塔 ； 案 例 分 析3. 向 读 者 灌 输 思 想 观 点 最 有 效 的 途 径 是 式 ； 没 有 结 构 的 表 达 方 法 按 照 自 上 而

8、 下 阐 释 思 想 观 点 的 正 确 表 达 方 式 案 例 分 析 没 有 结 构 的 表 达 方 法 上 个 星 期 我 去 了 趟 苏 黎 世 。你 知 道 ， 苏 黎 世 是 一 个 非 常 保守 的 城 市 。 我 们 到 一 家 室 外 餐馆 吃 午 饭 ， 你 知 道 吗 ？ 在 15分钟 内 我 至 少 见 到 了 15个 留 胡 须或 胡 髭 的 人 。 而 且 ， 如 果 你 在 任 何 一 家纽 约 的 办 公 室 周 围 转 一 转 ， 你会 发 现 几 乎 没 有 一 个 不 留 短 络腮 胡 子 或 胡 髭 的 人 。 她 在 谈 论 苏 黎 世 已 变得 不

9、再 保 守 ， 或 “ 她 准 备 把苏 黎 世 同 其 他 城 市 进 行 比较 ” ， 甚 至 “ 她 很 迷 恋 男 人的 胡 须 或 胡 髭 ” 。 也 许 她 不 喜 欢 男 人 面 部蓄 须 ； 或 者 想 比 较 不 同 办 公 室职 员 的 蓄 须 方 式 ； 也 许 她 对 专业 机 构 如 此 容 忍 职 员 蓄 须 感 到惊 讶 。 叙 述 者 想 说 伦 敦 在 这 方 面 比 其 他 城 市 发 展 得 都 更 早 ， 于 是 把 理解 的 意 思 告 诉 了 叙 述 者 。 听 者 的 理 解 在 逻 辑 上 完 全 合 理 ， 但 根 本 不 是 叙述 者 想 表

10、 达 的 意 思 。 案 例 分 析 按 照 自 上 而 下 阐 释 思 想 观 点 的 正 确 表 达 方 式 你 知 道 吗 ？ 我 简 直 难 以 相 信 ， 在 商 业 圈 子 里 ，男 人 面 部 蓄 须 已 达 到 了 如 此 被 广 泛 接 受 的 程 度 。 在 苏 黎 世 在 纽 约 还 有 ， 在 伦 敦 总 结 ： 为 了 保 证 读 者 找 到 的 结 构 就 是 你 希 望 他 采纳 的 结 构 ， 你 必 须 提 前 把 这 种 结 构 告 诉 读 者 。 4. 金 字 塔 中 的 思 想 观 点 遵 循 三 个 原 则 :(1)每 一 层 次 的 思 想 观 点

11、必 须 是 低 一 层 次 思 想 观 点 的 概括 ；(2)每 一 组 的 思 想 观 点 必 须 在 逻 辑 上 属 于 同 一 范 畴 ；(3)每 一 组 的 思 想 观 点 必 须 符 合 逻 辑 顺 序 。 演 绎 顺 序 ： 思 想 的 组 织 方 式 是 演 绎 推 理 。时 间 顺 序 ： 思 想 按 因 果 关 系 组 织 。结 构 顺 序 ： 对 某 种 现 在 结 构 进 行 评 论 。重 要 性 顺 序 ： 按 类 别 组 织 思 想 。 四种可能的逻辑顺序5. 条 理 清 晰 的 关 键 ， 是 把 你 的 思 想 观 点 组 织 成 金 字 塔 结 构 ，并 在 动

12、 笔 之 前 用 金 字 塔 原 理 加 以 检 验 。 一 、 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构总 结 ： 若 不 符 合 以 上 五 项 原 则 ， 说 明 自 己 的思 维 尚 存 在 问 题 ， 必 须 进 行 修 正 和 改 变 ，以 使 其 能 够 符 合 金 字 塔 原 理 的 规 则 。 第 一 部 分 内 容 的 关 键 概 念v 每 一 层 次 的 思 想 观 点 必 须 是 对 低 一 层 次思 想 观 点 的 概 括v 每 一 组 的 思 想 观 点 必 须 属 于 同 一 范 畴v 每 一 组 的 思 想 观 点 必 须 符 合 逻 辑 顺 序 一 为 什 么

13、选 择 金 字 塔 结 构二 金 字 塔 中 的 子 结 构三 如 何 构 建 金 字 塔 结 构四 序 言 部 分 的 具 体 写 法五 演 绎 与 归 纳 的 区 别 二 、 金 字 塔 中 的 子 结 构1. 纵 向 的 疑 问 /回 答 式 对 话 (主 题 和 子 题 之间 的 纵 向 关 系 )2. 横 向 的 演 绎 或 归 纳 逻 辑 (子 主 题 之 间 的横 向 关 系 )3. 讲 故 事 式 的 序 言 结 构 (序 言 的 讲 故 事 式结 构 ) 1.纵 向 的 疑 问 /回 答 式 对 话 在 纵 向 方 向 上 ， 各 种 思 想 观 点 与 读 者 进 行 疑

14、问 /回 答 的 对 话 。 优 点 ：v 纵 向 结 构 能 够 很 好 地 吸 引 读 者 的 注 意 力 。 通 过 建 立 疑 问 /回 答 式 的 对 话 ， 从 而 使 读 者 带 着 极 大 的 兴 趣 了 解 作 者 的 思 维 发 展 。v 这 种 纵 向 联 系 迫 使 读 者 按 照 作 者 的 思 想 做 出 符 合 逻 辑 的 反 应 。v 作 者 无 需 考 虑 所 表 达 内 容 的 横 向 逻 辑 关 系 。 有 效 使 用 的 原 则 ： 必 须 让 句 子 直 接 回 答 读 者 头 脑 中 的 某 一问 题 ， 或 者 是 读 者 对 周 围 发 生 的

15、事 情 进 行 短 暂 的 思 考 后 可能 会 提 出 的 问 题 ， 否 则 无 法 吸 引 读 者 的 注 意 力 。 案 例 金 字 塔 结 构 建 立 疑 问 /回 答 式 对 话 （ 1）为 什 么 ？ 如 何 做 到 ？为 什 么 具 有典 型 的 英 国特 征 就 漂 亮呢 ？ 如 何 做 到 ？为 什 么这 么 说 ？ 案 例 金 字 塔 结 构 建 立 疑 问 /回 答 式 对 话 （ 2）读 者 ： 为 什 么 说 猪 很 漂 亮 ？切 斯 特 顿 ： 猪 很 漂 亮 ， 因 为 猪 很 肥 ， 而 且 具 有 英 国 既 强 势 又 仁 慈 的 特 征 。读 者 ： 肥

16、 胖 有 什 么 漂 亮 的 ？切 斯 特 顿 ： 肥 胖 能 够 使 别 人 显 得 更 苗 条 ， 也 能 够 使 肥 胖 者 更 谦 虚 。 切 斯 特 顿 说 ， 猪 应 该 被 当 作 宠 物 ； 读 者 当 然 会 问 “ 为什 么 这 么 说 ？ ” 切 斯 特 顿 说 ： “ 有 两 个 原 因 ： 首 先 ， 猪 很漂 亮 ； 其 次 ， 猪 可 以 培 育 出 多 种 品 种 。 ” 至 此 ， 读 者 明 白 作 者 的 论 述 过 程 ， 显 然 不 需 要 再 提 出问 题 以 进 一 步 了 解 其 推 理 过 程 。 作 者 可 进 行 另 一 部 分 论 述 ，

17、即 猪 漂 亮 是 因 为 它 们 具 有 典 型 的 英 国 特 征 。 案 例 金 字 塔 结 构 建 立 疑 问 /回 答 式 对 话 （ 3）读 者 ： 为 什 么 具 有 典 型 的 英 国 特 征 就 漂 亮 呢 ？切 斯 特 顿 ： 猪 同 大 地 是 互 相 联 系 的 ， 这 种 联 系 说 明 权 力 并 非 与 仁 慈 不 相 兼 容 ， 这 种 态 度 是 很 符 合 英 国 特 点 的 ， 也 非 常 美 好 ， 足 以 成 为 英 国 的 国 家 象 征 。 读 者 可 能 会 对 这 种 观 点 持 不 同 意 见 ， 但 是 能 够 很 清 楚地 了 解 切 斯

18、 特 顿 这 样 表 述 的 原 因 。 这 种 表 述 之 所 以 清 晰 ，是 因 为 其 思 想 的 组 织 一 直 紧 紧 围 绕 着 回 答 由 主 题 引 起 的 问题 。 最 后 一 部 分 关 于 猪 的 品 种 的 论 述 ， 也 能 够 同 样 清 楚 地被 读 者 理 解 。 案 例 纵 向 疑 问 /回 答 式 对 话 结 构 在 商 业 写 作 中 的 应 用 这 是 一 份 20页 的 商 业 备 忘 录 的 文 章 结 构 。 这 份 备 忘 录 的 主 题 是 建 议 购买 英 国 莱 兰 公 司 的 特 许 经 销 权 。 在 每 个 原 因 的 下 一 层

19、次 ， 都 对 读 者 可 能 提出 的 疑 问 作 出 了 回 答 。 由 于 文 章 的 论 述 过 程 非 常 清 晰 ， 读 者 所 要 做 的 只 是决 定 自 己 是 否 同 意 作 者 的 观 点 ， 并 提 出 相 关 的 逻 辑 问 题 。 2.横 向 的 演 绎 或 归 纳 逻 辑v 在 横 向 方 向 上 ， 各 种 思 想 观 点 以 演 绎 或 归 纳的 方 式 回 答 读 者 的 问 题 ， 但 两 种 方 式 不 可 同时 使 用 。v 表 述 必 须 具 有 明 确 的 归 纳 或 演 绎 关 系 ， 但 不可 同 时 既 具 有 归 纳 关 系 ， 又 具 有

20、 演 绎 关 系 。 特 点 ： 演 绎 性 思 想所 有 的 人 都 会 死 。对 演 绎 性 思 想 的 概 括 基 于 最 后 一 个 表 述 ： “ 因 为 苏 格 拉 底 是一 个 人 ， 所 以 苏 格 拉 底 会 死 。 ”演 绎 性 思 想 的 形 式 对 某 种 的 情 况 作 出 表 述 。对 的 某 种 作 出 表 述 。如 果 第 二 个 表 述 是 针 对 第 一 个 表 述 的主 语 或 谓 语 ， 则 说 明 这 两 个 表 述 相 关 。第 三 个 情 况 则 说 明 了 以 上 两 种 表 述时 所 具 有 的 隐 含 意 义 。苏 格 拉 底 是 一 个 人

21、 。因 此 苏 格 拉 底 会 死 。 归 纳 性 思 想法 国 坦 克 已 抵 达 波 兰 边 境 。德 国 坦 克 已 抵 达 波 兰 边 境 。俄 国 坦 克 已 抵 达 波 兰 边 境 。归 纳 性 思 想 的 形 式对 归 纳 性 思 想 的 概 括 ：判 断 以 上 句 子 的 共 同 点 (都 是 针 对 波 兰 的 战 争 行 为 )， 推 论可 能 是 “ 波 兰 将 受 到 坦 克 入 侵 ” 或 类 似 的 思 想 。 归 纳 性 思 想(1)所 有 表 示 一 类 事 物 的 词 都 是 名 词 。(2)该 组 思 想 中 必 定 有 一 个 以 上 该 类 思 想 。

22、选 择 归 纳 法 回 答 由 某 个 思 想 引 起 的 疑 问 ， 必 须 保 证 该组 思 想 在 逻 辑 上 具 有 共 同 点 ， 并 且 可 以 用表 示 。在 归 纳 过 程 中 ， 通 常 保 持 主 语 不 变 、 改 变 谓 语 ， 或 者保 持 谓 语 不 变 、 改 变 主 语 (如 法 国 、 德 国 、 俄 国 )。在 上 例 中 ， “ 军 事 行 动 ” 就 是 这 样 一 个 复 数 名 词 ，“ 进 攻 准 备 ” 也 同 样 是 一 个 符 合 条 件 的 复 数 名 词 。归 纳 推 理 的 过 程 ： 3. 讲 故 事 式 的 序 言 结 构v 序 言

23、 部 分 的 讲 故 事 形 式 是 为 了 提 醒 读 者 文 章所 要 回 答 的 初 始 问 题v 序 言 部 分 主 要 包 括 情 境 ， 冲 突 由 情 境 发 展 而来 ， 情 境 和 冲 突 都 是 读 者 熟 知 的 事 实v 冲 突 导 致 问 题 的 提 出 ， 而 文 章 为 该 问 题 提 供答 案 （ 即 金 字 塔 塔 顶 的 主 要 思 想 ） 特 点 ： 序 言 的 案 例 分 析 （ 1） 本 备 忘 录 的 目 的 是 为 了 进 一 步 思 考 和 讨 论 以 下 问 题而 收 集 观 点 ：(1)常 见 的 商 业 报 告 中 的 序 言 董 事 会

24、的 组 成 及 其 最 适 宜 的 人 数 ； 董 事 会 和 执 行 委 员 会 的 一 般 作 用 、 具 体 职 责 及 相 互 关 系 ； 使 外 部 董 事 会 成 员 成 为 有 效 的 参 与 者 ； 董 事 会 成 员 的 选 举 和 任 期 的 有 关 规 则 ； 就 董 事 会 和 执 行 委 员 会 的 运 作 ， 公 司 可 采 取 的 其 他 方 式 。 序 言 的 案 例 分 析 （ 2） (I) (2)以 讲 故 事 的 模 式 撰 写 的 商 业 报 告 序 言 优 点 ： 读 者 理 解 该 备 忘 录 的 目 的 和 信 息 将 会 变 得 容 易 许 多

25、。 10月 份 新 建 的 机 构 将 管 理 该 机 构 两 个 部 门 的 所 有 日常 事 务 的 全 部 权 力 和 责 任 ， 这 些 原 本 都 完 全 由 两 个 部 门的 经 理 负 责 。 这 一 举 措 将 董 事 会 从 琐 事 中 解 脱 出 来 ， 全力 处 理 董 事 会 独 有 的 决 策 和 规 划 等 宏 观 事 务 。 序 言 的 案 例 分 析 （ 2） （ II） 但 是 ， 因 为 董 事 会 长 期 深 陷 于 处 理 短 期 运 营问 题 ， 现 在 无 法 有 效 地 将 工 作 重 心 转 移 到 长 期 战略 发 展 上 。 因 此 ， 董

26、事 会 必 须 考 虑 实 现 工 作 重 心转 移 需 要 进 行 的 变 革 。 具 体 地 说 ， 我 们 认 为 董 事会 应 当 考 虑 如 下 变 革 ： 序 言 的 案 例 分 析 （ 2） （ III） 将 日 常 运 营 事 务 交 由 执 行 委 员 会 处 理 ； 扩 大 董 事 会 编 制 ， 吸 纳 外 部 董 事 参 与 ； 建 立 规 范 内 部 运 作 的 政 策 和 程 序 。 第 二 部 分 内 容 的 关 键 概 念v 各 种 思 想 观 点 纵 向 相 关 （ 疑 问 /回 答 ）v 各 种 思 想 观 点 横 向 相 关 （ 演 绎 /归 纳 ）v 金

27、 字 塔 塔 顶 思 想 回 答 的 问 题 来 自 读 者 已 知的 事 实v 序 言 引 出 初 始 问 题 金 字 塔 结 构 中 的 逻 辑 关 系 一 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构二 金 字 塔 中 的 子 结 构三 如 何 构 建 金 字 塔 结 构四 序 言 部 分 的 具 体 写 法五 演 绎 与 归 纳 的 区 别 三 、 如 何 搭 建 金 字 塔 结 构1. 自 上 而 下 法2. 自 下 而 上 法 自 上 而 下 法在 最 顶 部 方 框 填 入1.你 准 备 讨 论 的 主 题2.你 准 备 回 答 的 读 者 头 脑 中 已 存 在 的 关 于 该 主

28、题 的 问 题3.对 该 问 题 的 回 答将 回 答 与 序 言 部 分 对 照4.列 出 “ 情 境 ”5.列 出 “ 冲 突 ”2.以 上 问 题 及 回 答 是 否 仍 成 立确 定 关 键 句6.以 上 回 答 会 引 起 的 新 问 题7.确 定 以 演 绎 法 或 归 纳 法 回 答 新 问 题7.如 采 用 归 纳 法 ， 需 确 定 可 用 于 概 括 的 附 属 名 词 组 织 支 持 以 上 观 点 的 思 想8.在 此 层 次 上 重 复 以 上 的 疑 问 /回 答 式 对 话 过 程1 3主 语 /谓 语6 新 问 题78 S=4C=5Q =2 自 下 而 上 法v

29、 列 出 所 有 你 想 要 表 达 的 思 想 v 找 出 各 要 点 之 间 的 逻 辑 关 系 v 得 出 结 论 案 例 分 析 混 乱 的 备 忘 录 （ 上 ） 排 版 成 本 是 所 有 新 版 书 籍 的 成 本 中 最 重 要 的 部 分 ， 约 占 精 装 本 成 本 的40%和 简 装 本 的 50% 55%， 排 版 成 本 主 要 包 括 将 TTW与 平 均 标 准 进 行 对 比 可 以 发 现 ， TTW在 排 版 工 艺 上 的 生 产 力 相 对 较低 。 目 前 ， 排 版 评 估 员 正 在 对 我 向 他 们 提 供 的 一 些 典 型 案 例 进 行

30、 研 究 。 该 企业 对 每 一 项 排 版 工 作 基 本 都 要 重 复 相 同 的 步 骤 ， 以 保 证 较 高 的 质 量 。 这 也 是其 在 简 单 业 务 的 排 版 上 不 具 竞 争 力 的 原 因 之 一 。 爱 斯 勃 雷 (Aylesbury)公 司对 TTW公 司 的 排 版 成 本 较 高 的 原 因 非 常 感 兴 趣 。 我 已 经 同 罗 伊沃 尔 特 、 布 赖恩汤 普 森 的 乔 治肯 尼 迪 谈 过 此 事 。 肯 尼 迪 愿 意 进 行 一 项 实 验 ， 以 找 出 ：(1)该 企 业 的 排 版 工 序 中 是 否 有 可 以 简 化 的 步

31、骤 ， 尤 其 是 针 对 某 些 排 版 任 务而 言 ； (2)其 较 低 生 产 力 的 原 因 即 为 什 么 低 于 平 均 标 准 。 TTW公 司 目 前 的 排 版 任 务 已 经 超 负 荷 了 。 排 版 部 门 的 大 部 分 工 作 都 无 法 按时 完 成 。 目 前 这 种 生 产 能 力 低 下 的 现 象 在 手 工 排 版 工 序 上 尤 为 空 出 。 TTW公司 支 付 的 工 资 比 该 地 区 其 他 印 刷 厂 都 低 ， 因 而 越 来 越 难 以 吸 纳 和 保 留 排 版 工作 。 现 在 ， TTW公 司 正 面 临 工 会 提 出 的 一

32、项 新 的 要 求 。 有 两 名 排 版 工 已 经 离开 。 该 企 业 排 版 部 门 的 员 工 目 前 少 于 编 制 ， 而 员 工 的 加 班 工 作 量 超 过 了 50%。 案 例 分 析 混 乱 的 备 忘 录 （ 下 ）结 论 ： 1.降 低 排 版 成 本 似 可 采 取 如 下 方 法 ： A.简 化 价 格 较 低 的 排 版 项 目 的 工 序 ； B.改 变 工 作 方 法 、 提 高 生 产 效 率 。 2.为 了 简 化 某 些 项 目 的 工 序 ， 必 须 针 对 某 些 项 目 进 行 一 些 实 验 ， 对 其 整 个 工 序 进 行 全 程 跟 踪

33、 ， 控 制 因 改 变 校 对 次 数 和 时 机 而 对 排 版 质 量 造 成 的 边 际 效 应 ， 并 观 察 客 户 对 此 的 反 应 。 此 举 节 约 的 费 用 可 能 达 到 排 版 总 成 本 的 10%。 我 认 为 ， 第 二 种 降 低 排 版 成 本 的 方 法 需 要 进 行 细 致 的 方 法 研 究 。 TTW目 前 在 排 字 和 手 工 排 版 上 的 效 率 低 于 平 均 标 准 20% 50%。 该 企 业 应 当 能 够 有 所 改 善 。 3.如 果 我 们 将 TTW同 贝 尔 德 公 司 、 波 奈 尔 公 司 或 沃 特 路 公 司 进

34、 行 比 较 ， 也 许 可 以 有 所 发 现 。 乔 治肯 尼 迪 和 罗 伊沃 尔 特 似 乎 有 兴 趣 进 行 这 项 对 比 研 究 。 但 是 ， 我 已 经 告 诉 过 他 们 ， 也 许 他 们 不 会 有 很 大 的 发 现 。 4.爱 斯 勃 雷 对 TTW公 司 的 排 版 成 本 也 存 在 不 同 的 看 法 。 格 里 卡 尔 弗 特 认 为 TTW公 司 的 排 版 成 本 肯 定 过 高 ， 乔 治 肯 尼 迪 则 认 为 尚 无 确 凿 证 据 显 示 其 排 版 成 本 过 高 ， 而 罗 伊 沃 尔 特 则 认 为 他 还 无 法 对 此 下 结 论 。

35、 他 们 似 乎 都 非 常 愿 意 对 此 进 行 调 查 。 案 例 分 析 思 路 分 析v 步 骤 一 ： 列 出 要 点v 步 骤 二 ： 找 出 逻 辑 关 系v 步 骤 三 ： 得 出 结 论 对 有 关 情 况 或 主 题 一 无 所 知 的 情 况 下 ， 我 们 按 照 自下 而 上 的 方 法 ， 对 这 篇 文 章 的 思 路 重 加 整 理 。 思 路 分 析 步 骤 一问 题 解 决 方 案1.排 版 工 作 效 率 低 1.简 化 价 格 便 宜 的 排 版 任 务 的 工 序2.对 每 项 排 版 人 物 均 采 用 相 同 的 工 序 2.改 变 工 作 方

36、法 ， 提 高 生 产 效 率3.对 简 单 任 务 的 报 价 不 具 竞 争 力4.无 法 按 时 完 成5.工 资 偏 低6.人 员 短 缺7.加 班 过 多 8.在 排 字 和 手 工 排 版 上 的 效 率 低 于 平 均 标 准步 骤 一 ： 列 出 要 点 思 路 分 析 步 骤 二步 骤 二 ： 找 出 逻 辑 关 系5低 工 资 6缺 少 员 工 4无 法 按时 完 成 7加 班 过 多 （ ？ ）成 本 过 高 3价 格 无竞 争 力2工 序 无区 分 8效 率 低 于平 均 标 准 1生 产 效 率低 下 思 路 分 析 步 骤 三步 骤 三 ： 得 出 结 论 那 名

37、顾 问 想 说 明 的 究 竟 应 当 是 哪 一 个 呢 ？ 原 备 忘 录 暗 示 读 者 已 经 了 解的 情 况 是 什 么 ？ 你 的 思 路 应 当 如 下 所 示 ： 1 主 题 制 版 成 本 。2 疑 问 制 版 成 本 是 否 过 高 ？3 回 答 是 的 。4 情 境 制 版 成 本 是 总 成 本 中 最 重 要 的 一 部 分 。5 冲 突 不 知 道 制 版 成 本 占 总 成 本 的 比 例 是 否 过 高 ， 但 竞 争 力 较 低 的 事 实 说 明 可 能 如 此 。 疑 问 （ 2） 制 版 成 本 可 以 被 降 低 吗 ？ 回 答 （ 3） 可 以 。

38、6 新 的 疑 问 如 何 实 现 ？ 7 关 键 句 省 略 制 版 过 程 中 不 必 要 的 步 骤 ， 并 且 将 工 人 工 资 提 高 到 具 有 竞 争 力 的 水 平 。 案 例 分 析 结 论 清 晰 的 备 忘 录 (1) 我 过 去 两 周 在 爱 斯 勃 雷 公 司 研 究 排 版 部 门 的 成 本 。 我 们都 知 道 ， 排 版 成 本 占 精 装 本 成 本 的 40%， 占 简 装 本 成 本 的50% 55%。 TTW公 司 并 不 知 道 其 排 版 成 本 是 否 过 高 ， 但 是 人们 认 为 该 公 司 在 简 单 排 版 任 务 上 缺 乏 竞

39、争 力 。 经 过 初 步 调 查 ， 我 们 认 为 该 公 司 可 能 能 够 通 过 以 下 方 法大 幅 降 低 其 排 版 成 本 ： 1） 省 略 排 版 过 程 中 不 必 要 的 步 骤 ； 2） 将 工 人 工 资 提 高 到 具 有 竞 争 力 的 水 平 。 上 述 为 序 言 部 分 ， 其 写 作 方 法 为 ： 可 以 包 括 关 于关 键 句 要 点 的 表 述 。 这 样 ， 读 者 就 可 以 在 开 始 阅 读 的 最 初 30秒 内 了 解 你 的 全 部 思 路 。 案 例 分 析 结 论 清 晰 的 备 忘 录 （ 2）评 析 ： 标 题 及 小 标

40、题 的 运 用 方 法 标 题 及 小 标 题 能 够 突 出 文 章 结 构 中 的 重 要 部 分 ， 以 便读 者 迅 速 地 找 到 某 一 个 问 题 。 文 章 篇 幅 较 长 时 ， 这 种方 法 尤 其 有 效 。 注 意 标 题 的 用 词 ， 即 标 题 应 反 映 某 种 思 想 ， 而 不 是 某种 类 别 。 例 如 ， 不 要 将 标 题 定 为 “ 我 们 的 发 现 ” 或“ 结 论 ” ， 这 样 的 标 题 对 于 读 者 快 速 浏 览 没 有 什 么 帮助 。 省 略 步 骤小 标 题 TTW公 司 在 排 字 和 手 工 排 版 方 面 的 工 作 效

41、 率 比 平 均 标 准 低 20% 50%增 加 工 资小 标 题 TTW公 司 支 付 给 工 人 的 工 资 比 该 地 区 其 他 印 刷 厂 的 低 ， 因此 难 以 吸 纳 和 保 留 排 版 工 人 案 例 分 析 结 论 清 晰 的 备 忘 录 （ 3）该 公 司 目 前 正 面 临 着 工 会 提 出 的 一 项 新 的 要 求 ，可 能 会 被 迫 增 加 工 人 工 资 。 如 果 这 样 ， 该 公 司 应 该 能 够招 收 适 当 的 人 选 ， 减 少 加 班 费 用 。 文 章 的 剩 余 部 分 都 只 是 为 了 解 释 或 支 持 你 已 提 出的 观 点

42、， 读 者 在 之 后 的 阅 读 过 程 中 肯 定 不 会 遇 到 会 使 其大 吃 一 惊 的 重 要 思 想 。 两 篇 文 章 写 作 风 格 比 较 备 忘 录 原 文 及 改 写 后 的 备 忘 录 在 语 言 的 使 用及 句 子 的 措 辞 上 几 乎 没 有 什 么 区 别 。 这 说 明 ， 改写 后 的 文 章 的 清 晰 思 路 来 自 于 ， 而 不是 写 作 风 格 的 变 化 。 初 学 者 注 意 事 项v 一 定 先 尝 试 自 上 而 下 法v 将 “ 情 境 ” 作 为 构 思 序 言 部 分 的 起 点v 不 要 省 略 对 序 言 部 分 的 思 考

43、v 将 历 史 背 景 放 在 序 言 部 分v 序 言 部 分 仅 涉 及 读 者 不 会 对 其 真 实 性 提 出 怀 疑的 内 容v 如 果 可 以 选 择 ， 在 关 键 句 层 次 上 更 宜 使 用 归 纳法 而 非 演 绎 法 。 第 三 部 分 内 容 的 关 键 概 念v 确 定 主 题v 确 定 问 题v 给 出 答 案v 检 查 情 境 和 冲 突 是 否 导 致 该 问 题v 证 实 答 案v 填 充 关 键 句 一 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构二 金 字 塔 中 的 子 结 构三 如 何 构 建 金 字 塔 结 构四 序 言 部 分 的 具 体 写 法五

44、演 绎 与 归 纳 的 区 别 四 、 文 章 序 言 部 分 的 具 体 写 法（ 要 点 提 示 ）1 序 言 的 目 的 是 提 示 读 者 ， 而 不 是 提 供 新 信 息2 序 言 通 常 应 包 括 情 境 、 冲 突 、 疑 问 和 回 答 3 序 言 的 长 短 取 决 于 读 者 的 需 要 和 主 题 的 要 求4 为 每 个 关 键 句 部 分 写 一 段 引 言 文 章 序 言 部 分 的 具 体 写 法 （ 2）1.序 言 部 分 的 写 作 顺 序2.序 言 部 分 的 长 度3.商 业 性 文 章 序 言 部 分 常 见 模 式4.咨 询 文 章 常 见 模 式

45、 序 言 部 分 的 写 作 顺 序基 本 结 构S (情 景 ) 多 元 化 研 究 业 务 在 过 去 五 年 中 增 长 了 40C (冲 突 ) 无 法 证 明 我 们 的 工 作 对 客 户 有 明 显 益 处Q (疑 问 ) 如 何 确 保 多 元 化 研 究 确 实 对 我 们 的 客 户 有 明 显 益 处A (回 答 ) 实 施 “ 公 司 发 展 项 目 ” 以 研 究 该 问 题 情 境冲 突 -解 决 方 案 几 种 常 见 模 式v 标 准 式 ： 情 境冲 突解 决 方 案v 开 门 见 山 式 ： 解 决 方 案情 境冲 突v 突 出 忧 虑 式 ： 冲 突情 境

46、解 决 方 案v 突 出 信 心 式 ： 疑 问 情 境 冲 突 几 种 常 见 模 式 （ 1） 近 几 年 来 ， 本 公 司 已 经 因 为 提 供 多 元 化 研 究 业 务 而 向许 多 客 户 收 取 了 大 量 费 用 。 但 是 ， 至 今 伦 敦 办 事 处 也 没 有一 个 员 工 能 够 证 明 ， 某 客 户 的 某 项 收 购 案 或 并 购 案 与 本 公司 的 工 作 密 不 可 分 ， 该 办 事 处 为 庆 贺 第 一 个 能 够 作 出 此 项证 明 的 员 工 而 准 备 的 香 槟 酒 也 一 直 无 人 开 启 。 然 而 ， 本 公司 的 多 元 化

47、 研 究 业 务 却 在 过 去 五 年 中 增 长 了 40 ， 因 此 ，现 在 应 该 实 施 一 项 “ 公 司 发 展 项 目 ” ， 以 研 究 我 们 如 何 确保 多 元 化 研 究 确 实 能 够 为 客 户 带 来 显 著 的 利 益 。 本 备 忘 录 列 举 了 该 项 目 实 施 过 程 中 应 当 解 决 和 进 行 试验 的 主 要 问 题 和 假 设 。标 准 式 ： 情 境 冲 突 解 决 方 案 几 种 常 见 模 式 （ 2） 我 们 实 施 “ 公 司 发 展 项 目 ” 的 首 要 目 标 ， 是 改 善 我 们 帮助 客 户 实 施 多 元 化 的

48、能 力 。 仅 在 伦 敦 办 事 处 ， 我 们 帮 助 客 户寻 找 收 购 或 并 购 对 象 的 业 务 就 在 五 年 内 增 长 了 40 ， 但 是 ，我 们 无 法 指 出 任 何 一 项 收 购 案 或 并 购 案 是 与 我 们 的 工 作 密 不可 分 的 。 开 门 见 山 式 ： 解 决 方 案 情 境 冲 突 几 种 常 见 模 式 （ 3） 据 我 了 解 ， 目 前 伦 敦 办 事 处 还 没 有 一 个 员 工 可 以 说 ，他 为 客 户 所 做 的 多 元 化 研 究 ， 已 经 为 客 户 带 来 了 客 户 自身 无 法 达 到 的 明 显 效 益 。

49、 这 种 情 况 非 常 令 人 吃 惊 ， 因 为我 们 在 多 元 化 研 究 领 域 的 业 务 在 过 去 五 年 内 已 经 增 长 了40 。 从 良 心 上 讲 ， 我 们 不 能 再 继 续 为 无 法 取 得 显 著 收益 的 工 作 而 收 取 客 户 的 报 酬 ， 而 且 这 样 做 也 难 以 维 持 我们 的 良 好 声 誉 。 因 此 ， 我 建 议 实 施 一 项 “ 公 司 发 展 项目 ” ， 研 究 如 何 能 够 使 我 们 的 多 元 化 研 究 业 务 真 正 为 客户 带 来 显 著 的 利 益 。 突 出 忧 虑 式 ： 冲 突 情 境 解 决

50、方 案 几 种 常 见 模 式 （ 4） 我 们 如 何 才 能 确 保 多 元 化 研 究 继 续 成 为 我 们 的 一 项重 要 业 务 ？ 此 项 业 务 目 前 已 占 我 们 公 司 总 业 务 的 40 ，但 是 ， 我 们 却 难 以 举 出 几 个 我 们 为 客 户 提 供 了 必 不 可 少的 帮 助 的 例 子 。 如 果 不 采 取 措 施 提 高 我 们 工 作 的 价 值 ，我 们 就 会 面 临 失 去 在 该 领 域 的 发 展 势 头 的 实 际 风 险 。 为 此 ， 我 建 议 立 即 实 施 一 项 “ 公 司 发 展 项 目 ” ， 以研 究 如 何

51、 改 善 我 们 在 该 领 域 的 业 务 能 力 ， 使 该 项 业 务 能够 不 断 为 客 户 带 来 显 著 利 益 。 突 出 信 心 式 ： 疑 问 情 境 冲 突 序 言 部 分 的 长 度 一 般 需 要 两 到 三 段 ， 说 明 “ 情 境 ” 和 “ 冲 突 ” 的 文字 可 以 有 三 四 段 。 但 也 可 短 到 一 句 话 。 视 读 者 的 需 要 而定 。 写 序 言 说 明 情 境 冲 突 由 情 境 发 展 而 来 情 境 导 致 问 题 你 的 文 章 就 是 问 题 的 答 案 商 业 性 文 章 序 言 部 分 常 见 模 式 （ 1）(1)发 号

52、 施 令 式 针 对 “ 我 们 应 该 做 什 么 ” 或 “ 我 们 应 该 如 何 做 ” 之 类 问 句 模 式 ： S=你 做 X C=必 须 以 Y方 式 进 行 Q=什 么 是 Y方 式 (2) 寻 求 支 持 式 针 对 “ 我 们 是 否 应 该 这 样 做 ” 之 类 问 句 模 式 ： S=我 们 遇 到 了 一 个 问 题 C=我 们 的 解 决 方 案 需 要 _美 元 经 费 Q=(我 应 该 同 意 吗 ) (3) 解 释 方 式 式 针 对 “ 我 们 应 该 如 何 做 ” 之 类 问 句 模 式 ： S=必 须 做 X C=还 未 做 好 做 X的 准 备

53、Q=如 何 做 好 准 备 (4) 比 较 选 择 式 针 对 “ 我 们 应 该 做 什 么 ” 之 类 问 句 模 式 ： S=我 们 希 望 做 X C=我 们 有 一 些 不 同 的 做 X的 方 案 Q=哪 一 种 方 案 最 合 理 商 业 性 文 章 序 言 部 分 常 见 模 式 （ 2） 咨 询 文 章 常 见 模 式 （ 1）A.项 目 建 议 书常 见 模 式 ： S=你 遇 到 一 个 问 题 C=你 已 决 定 请 局 外 人 帮 助 解 决 此 问 题 Q=(你 是 我 们 应 该 聘 请 来 解 决 该 问 题 的 局 外 人 吗 )案 例 ： 我 们 很 高 兴

54、 同 您 见 面 ， 并 讨 论 了 您 因 为 公 司 内 部 持 有不 同 意 见 而 难 以 确 定 如 何 处 理 汽 车 后 续 市 场 的 问 题 。 本 文提 出 了 我 们 的 建 议 ， 希 望 有 助 于 您 从 多 种 方 案 中 挑 选 出 合适 方 案 ， 并 制 定 能 够 使 您 在 短 期 内 获 得 较 大 市 场 份 额 的 战略 。 咨 询 文 章 常 见 模 式 （ 2）B.项 目 进 度 小 结常 见 模 式 ： S=我 们 告 诉 过 你 X C=你 要 求 我 们 调 查 Y， 我 们 已 经 完 成 该 调 查 Q=你 们 发 现 了 什 么 一

55、 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构二 金 字 塔 中 的 子 结 构三 如 何 构 建 金 字 塔 结 构四 序 言 部 分 的 具 体 写 法五 演 绎 与 归 纳 的 区 别 五 、 演 绎 与 归 纳 的 区 别v演 绎 推 理 是 一 种 论 证 ， 其 中 第 二 个 论 点 对 第 一 个 论 点 加 以 评 论 ， 第 三 个 论 点 说 明 前 两 个 论 点 同 时 存 在 时 的 含 义 ；v对 演 绎 论 证 的 概 括 ， 就 是 把 最 后 一 个 论 点 作 为 主 体 ；v归 纳 推 理 是 把 一 组 相 似 的 结 论 放 在 一 起 ， 根 据 它 们

56、 之 间 的 相 似 性 作 出 推 论 ；v归 纳 推 理 比 演 绎 推 理 难 ， 大 脑 需 要 把 不 同 事 物 归 类 于 同 一 个 组 中 ， 并 说 明 其 共 性 ；v在 关 键 句 层 次 ， 使 用 归 纳 推 理 比 演 绎 推 理 更 利 于 读 者 理 解 。 第 五 部 分 内 容 的 关 键 概 念v 演 绎 是 一 系 列 推 理 过 程v 归 纳 是 把 相 似 的 思 想 观 点 或 相 关 的 行 动 组 织 在 一 起v 在 关 键 句 层 次 ， 使 用 归 纳 推 理 比 演 绎 推 理 更 利 于 读 者 理 解 总 结 为 什 么 选 择 金 字 塔 结 构 金 字 塔 中 的 子 结 构 如 何 构 建 金 字 塔 结 构 序 言 部 分 的 具 体 写 法 演 绎 与 归 纳 的 区 别 Thank you