办公设备管理制度

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1、办公设备管理制度办公设备管理制度生效日期2016-12-01版本A0第一章 总则为规范办公室的工作秩序，加强办公环境管理，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围，特制定本规定。第二章 适用范围深圳市佰陆斯泰科技有限公司各办公室及办公区人员第三章 工作职责1、人资行政部负责本制度的制定、解释、实施、监督与检查。2、人资行政部负责各办公室的整体日常检查及突发事件处理。3、各项目/部门负责人负责所属办公室日常内务管理。第四章 主要内容(一)安全管理规定1、工程技术人员定期对办公室的电器设备、照明灯、电源线进行检查，发现有老化、破损现象应及时上报处理；2、对进入办公区域检查或施工的外部人员，须由指

2、定专人陪同直至离开，并办理好登记手续；3、对来访人员进行询问、登记，并做好引导工作，严禁各类推销人员、衣冠不整者进入办公区域；4、前台人员在下班前应关闭电器设备、照明、门窗并锁门后方可离开；5、办公室内严禁存放酒精、油漆、稀释剂、汽油、烟花炮竹等易燃易爆危险品；6、办公室内应配备消防器材，定期检查其使用性。7、设备管理规定所有设备日常使用及保养均由各项目/部门指定专人操作，操作者必须掌握基本操作程序，未经授权不得擅自使用。8、设备发生故障时，不得擅自拆装，修复不了的应及时通知维修人员维修处理，并做好维修记录。设备管理分为办公设备管理及非办公设备管理。9、办公设备包括：电话、电脑、网络（电话）交

3、换机、传真机、复印机、打印机、碎纸机、音响设备、投影仪、照相机、摄像机等。(二)电话1、办公室人员原则每人配备一部办公电话，同一部门不得超过五部办公电话；2、办公室前台或服务中心前台配备一部办公电话；3、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好接听记录，配备工作手机的员工不应长时间占用公司办公电话；4、禁止使用办公电话拨打私人电话；(三)电脑1、原则上办公室人员每人配备一套电脑，各服务中心前台配备一套电脑，家服务部配备一套电脑，综合文员配备一套电脑，各部门负责人及项目负责人配备一套电脑；2、脑及网络设备包括：电脑主机、外围设备(显示器、键盘

4、、鼠标、打印机、UPS、扫描仪、调制调解器等)、服务器、交换机、集线器、路由器、DTU、UPS、DDN 线缆、光缆、调制调解器及其他外设和网络线缆等；3、电脑及网络设备由公司 IT 管理员统一管理；4、未经公司行政部许可，使用部门或个人不得擅自拆装及维修电脑网络设备，设备出现故障的报公司 IT 管理部申请报修；(四)复印机、打印机、扫描机1、主要用于复印、打印、扫描日常办公的文件及业务部门所需的记录表格等资料。大批量文件（月使用量在 1000 张以上）应尽量安排印刷，不得用公司复印机复印绝密文件和私人材料；2、行政文员对租赁的复印一体机每月抄表数据进行复核，并完成相关请款工作；3、在复印、打印

5、前，应先在电脑上进行预览，选择复印、打印的张数、比例、纸张大小、墨迹的浓淡等设置，选好后方可进行复印或打印，避免造成不必要的浪费；4、每个人须节约用纸，废弃的无关重要的纸张可作为二次纸利用，对于机密文件需使用碎纸机碎毁。(五)音响设备、投影仪、照相机、摄像机1、由行政文员负责投影仪、照相机、摄像机等设备保管及借用手续的办理；2、各项目/部门应指定专人办理借用、归还手续，并在借用时应检查确认投影仪、照相机、摄像机等设备完好并签字确认。3、各项目/部门借用投影仪、照相机、摄像机等设备应指定专人负责操作，操作人必须掌握设备的基本操作，了解使用中的注意事项，如有疑问，应及时咨询保管部门人员；4、在使用

6、过程中任何人不得维修、拆装设备，如因操作不当或其它非客观原因造成设备及配件损坏，将视情况由借用部门承担全部或部分赔偿责任；5、在办理归还手续时，设备保管人员应严格检查，确保设备及配件完好，并做好归还记录。非办公设备包括：照明系统、消防系统、监控系统、网络系统、空调系统、考勤系统等。(六)照明系统1、照明系统由前台人员负责开启和关闭，每天开启照明后全面检查办公区域及公用部分照明系统运行状况，如发现异常应及时联系工程技术人员维修处理。2、消防系统办公区域内的消防设备设施，包括消火栓、灭火器、报警电铃、烟感、喷淋、消防广播、应急灯、安全出口标志、办公区消防疏散示意图等，任何人不得随意挪动和使用，其维

7、护工作由楼宇服务部负责安排和实施。3、监控系统办公区域门口及内部监控 24 小时开启，并由监控室楼宇管理员负责监察。第五章 办公区管理准则1、任何员工不得携带危险物品进入公司办公区。2、保持办公区整洁统一，所有办公设施、设备及办公物品等应摆放整齐，不得在办公区堆放杂物。3、办公时间工作台面应保持整洁，不得放置与办公无关的其他物品。离开办公区域，应清理桌面，办公文具、资料放置归位。离开办公座位，座椅归位。4、保证文件柜（框）的统一、整洁，文件必须进文件夹，不同颜色的文件夹应相对归类摆放。5、办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。6、衣物要挂在更衣室或指定地点，不得挂在办公椅及

8、办公桌挡板上。7、爱惜使用公司的物品设备，公司物品不得挪为私用，不得随意移动或取走公共区域摆放的物品。发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即报修，以便及时解决问题。8、正确使用各类办公设施设备，非专业人员请勿轻易动用专业设备，严禁翘、摔、拍打复印机、传真机、电脑、空调系统、电话等办公设备。保持复印机和传真机的整洁，使用完毕的纸张应及时清理、销毁。9、下班后桌面上除整齐放好的必要办公物品外，其余物品、文件资料应全部收进办公柜，各类文字资料、图纸不得直接摆放在桌面上。10、提倡节约能源，下班后应主动关灯、关电脑（含主机、显示器及 UPS）、复印机、饮水机等电

9、器，并切断各类电源，各部门最后离开办公区的员工负责关闭门窗，并切断公共区域电源。办公区只有部分人员值班或加班的时，应在满足正常工作需求的情况下，关闭部分灯光及空调设备。第六章 办公环境规范1、公司外人员联系业务，如遇相关工作人员不在，应引领至会议室或接待处等候，不得在工作区域内等候。2、各部门使用大会议室请提前由本部门内勤人员报行政部备案，合理安排使用。会议室使用期间应注意关门、窗帘半落，以避免影响他人工作。3、涉及办公区的各类维修和维护保养，除紧急情况外均应在非工作时间进行，以免影响正常的办公秩序。第七章 卫生管理准则1、所有员工皆有义务保持办公区的整洁与舒适。2、爱护办公室及公共区域的整洁

10、、卫生，不得随地吐痰、扔烟头、纸屑等任何垃圾，不得向窗外扔垃圾，应主动清洁地面杂物。3、所有员工上班时间不得在公共办公区吸烟，不得在办公区流动吸烟，可以在指定吸烟区吸烟。4、公司所有办公区内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语；不准堆放或悬挂物品，所有物品都应进入库房堆放。5、平常注意保持地面、墙面、桌面、柜面、电脑等设施设备清洁干净，室内无污迹、无纸屑等垃圾，要注意自行清倒烟灰缸、清理纸杯。6、洗手间必须特别保持整洁。第八章 违规人员相关处罚规定1、对于违反以上任何一条规定者，乐捐人民币 10 元。一个月连续违反三次以上的，再追加乐捐 20 元100 元处理。第九章 附则1、本制度自公布之日起实施，由深圳市佰陆斯泰科技有限公司行政实施归口管理并执行，未尽事宜，另行修订。深圳市佰陆斯泰科技有限公司行政人事部2016-12-01核准：审核：制表：