检验资料档案管理制度（四篇）.doc

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1、检验资料档案管理制度一、目的对检验工作中形成的记录、科技资料，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。二、范围2.1适用于质量控制和检测检验活动中的各种质量记录和技术记录的归档管理。三、职责3.l办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。3.2各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。3.3财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。3.4宣传人员负责影像资料的收集归档管理。3.5质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作

2、中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。3.6办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。3.8各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。3.9各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。3.10技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。四、程序4.1记录格式的确定4.1.1技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。4.1.2质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。4.1.3质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。4.1.4所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一

3、编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。4.1.5在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。4.1.6上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。4.2记录的内容要求与改进4.2.1格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。4.2.2原始记录

4、要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。4.3记录的填写4.3.1各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。4.3.2记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。4.3.3记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。4.3.4检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信

5、息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。4.4记录的更改4.4.1当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则。被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)应在被更改值(或文字)的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。4.4.2如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。4.4.3电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。4.5记录(档案)的收集与归档4.5.1本单位的记录、档案实行分级管理，即

6、由档案室和各科室分别存档。4.5.2记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。4.5.3各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写档案移交清单，于规定时间交档案室归档。4.6记录的保存和管理4.6.1档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度-科室-保存期

7、限分类法”进行排列和编制全引目录、案卷目录和收发文本。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。4.6.2档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。4.6.3记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权的程序4.6.4电子媒体的记录应确保软盘

8、、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。4.6.5档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写档案统计登记表报上级部门。4.7记录(档案)的借阅4.7.1对一般档案，人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意，填写借阅档案登记表，和借阅本专业范围的业务档案，受控文件资料借阅按文件控制程序执行。4.7.2外部人员查阅或拷贝记录(档案)，质量档案须经质量管理科负责人批准，其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅，不予外借。4.7.3工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保

9、管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。4.8记录的清理、处置和销毁4.8.1办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填写档案销毁清理册报技术管理层审批同意后，由规定机构监督销毁。五、记录的管理流程质量记录和技术记录格式的设计与审定记录格式的填写记录的唯一性标识记录的收集记录的编目记录的归档与保存记录的检索与查阅、借阅记录的储存、保管与维护记录的清理、销毁和处置高唐县疾病预防控制中心_年_月_日检验资料档案管理制度（二）为了做好工程及设备档案资料的管

10、理工作，参照建设工程文件归档整理规范等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。(1)归档范围主要为工程和设备档案资料。a.工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移

11、交手续及其他需要存档的文件等。b.设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料，是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保

12、养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。(2)档案保密制度a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。c.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。d.对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主

13、管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。(3)档案工作人员岗位职责a.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。b.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。c.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。d.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。e.办理领导交办的其他档案业务工作。(4)档案管理制度a.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。b.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方

14、便c.做好档案柜内“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。d.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。e.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。f.档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。(5)档案安全制度a.严格执行定

15、期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。b.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。(6)档案资料查阅利用制度a.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。b.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，

16、不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。c.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。d.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。e.查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。(7)档案的收集a.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。b.工程档案资料按项目收集，档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。

17、c.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。d.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。e.勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。f.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。g.本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。检验资料档案管理制度（三）

18、第一条为进一步加强中心食品检测资料档案管理工作，使各类资料便于借阅利用，为符合法律法规、标准、客户、法定机构、认证/认可等组织的要求提供客观证据，根据中心规章制度和质量管理体系文件的要求，制定本制度。第二条食品检验资料归档范围：食品检验报告、检验原始记录(采/抽样记录、收样记录、内部质控资料、合同、工作单、样品准备、原始观测记录、计算和导出数据等)、参加外部能力验证活动资料、检验标准或操作规程、检验结果登记、仪器运行状况记录等。第三条交管期阴：健康相关食品产品的检验报告、检验原始记录由报告编制人，参加外部能力验证活动资料由检验组负责人在检验完成后三个工作日内交综合业务管理办公室归档；其它资料由

19、检验人员在检验完成后三个工作日内交部门兼职档案员在本科室整理归档，于次年初集中送中心档案室存档。第四条保管期限：食品检验报告、检验原始记录等保存期五年。第五条保管方式、条件：中心档案管理员对各类报告、记录进行分类编目，存放有序，便于存取、检索和借阅。档案室环境要适宜，能防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等。第六条档案调阅、复制、清理、处置和销毁：档案调阅、复制、清理、处置和销毁需办理相关手续，具体按中心档案有关规定执行。第七条档案资料应清晰明了，并注意完整、规范、保密，不得用圆珠笔书写，不得用热敏打印纸，不得损毁、丢失、涂改、伪造、擅自抄录、销毁、出卖、转让、赠送检验资料，资料利用者必须

20、注意保守机密，不得向无关人员泄密档案的内容，未经同意，不得将档案带出。第八条电子媒体的记录应确保软盘、更盘、光盘不损坏，确保记录完整，并采取有效措施，避免原始信息或数据的丢失或改动。第九条违反本制度之规定者，按照中心规章制度进行处理，必要时，移交司法机关处理。第三篇：食品检验资料档案管理制度doc检验、技术资料档案管理制度一、目的对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。二、范围2.1适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。三、职责3.l质控部办公室人员负责往来文件

21、收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。3.2各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。3.3财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。3.4宣传人员负责影像资料的收集归档管理。3.5质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。3.6办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。3.8各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。3.9各

22、科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。3.10技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。四、程序4.1记录格式的确定4.1.1技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。4.1.2质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。4.1.3质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。4.1.4所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。4.1.5在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。4.1.6上级部

23、门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。4.2记录的内容要求与改进4.2.1格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。4.2.2原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。4.3记录的填写4.

24、3.1各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。4.3.2记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。4.3.3记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。4.3.4检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。4.4记录的更改4.4.1当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则。被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文

25、字)应在被更改值(或文字)的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。4.4.2如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。4.4.3电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。4.5记录(档案)的收集与归档4.5.1本单位的记录、档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。4.5.2记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管

26、理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。4.5.3各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写档案移交清单，于规定时间交档案室归档。4.6记录的保存和管理4.6.1档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度-科室-保存期限分类法”进行排列和编制全引目录、案卷目录和收发文本。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人

27、造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。4.6.2档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。4.6.3记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权的程序4.6.4电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。4.6.5档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写档案统计登记表报上级部门。4.7记录(档案)的借阅4.7.1对一般档案，人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室

28、负责人同意，填写借阅档案登记表，和借阅本专业范围的业务档案，受控文件资料借阅按文件控制程序执行。4.7.2外部人员查阅或拷贝记录(档案)，质量档案须经质量管理科负责人批准，其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅，不予外借。4.7.3工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。4.8记录的清理、处置和销毁4.8.1办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保

29、存而又不能外泄的档案填写档案销毁清理册报技术管理层审批同意后，由规定机构监督销毁。五、记录的管理流程质量记录和技术记录格式的设计与审定记录格式的填写记录的唯一性标识记录的收集记录的编目记录的归档与保存记录的检索与查阅、借阅记录的储存、保管与维护记录的清理、销毁和处置检验资料档案管理制度（四）适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。三、公

30、司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。第20页共20页