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1、2023年销售部档案管理制度 书目 第1篇地产公司销售部档案管理制度范本 地产公司销售部档案管理制度范本 地产公司销售部档案管理制度6 为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特殊制定以下管理方法; 一、档案归档范围 1、销售合同 (1)预定书(认购书)原件; (2)买卖合同原件; (3)换、退房申请; (4)房型修改申请; (5)其他合同之补充协议。 2、客户资料档案 (1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭状况及其他特殊事项。 (2)签约客户档案 基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款状况、家庭状况等; 办理按揭及房屋产权证所需客户供应
2、的资料; 其他客户提交之资料。 3、内部管理档案 (1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件 (2)销售管理档案 (3)各日、周、月统计表及报表; (4)早晚会会议记录。 4、内部往来文件 (1)发往各部门间的日常函件; (2)收到公司各部门的往来文件。 5、公司对外宣扬资料 (1)各类公司制作的楼书、提袋、宣扬品样本; (2)电视宣扬资料:各种宣扬用vcd、录音带、录像带; (3)户外灯箱、路牌的样稿; (4)各类宣扬活动的录影带及照片。 6、房地产相关信息 (1)房地产相关法律、法规、政策、资料; (2)各楼盘楼书; (3)房地产相关信息剪报; (4)各项目对外宣扬广告剪报
3、。 7、对外合同合约 (1)户外宣扬制作合同复印件; (2)媒体制作合同; (3)其他与销售部有关的合同合约。 二、归档及保管要求 1、严格按归档范围对档案进行归档整理; 2、档案资料分类应清楚、全面; 3、档案接收时要仔细点、验收,并办理交接手续后入档; 4、档案必需运用专用资料柜、资料盒; 5、应建立清楚、明白的检索工具便于检索。 三、档案的借阅 档案的借阅应有严格的借阅制度,必需填写借阅登记表方能借阅。档案借阅方法按以下制度执行: 1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字; 2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因须要延长借期,须出示借条并附部门负责人签
4、字; 3、查阅、借还档案都必需在管理员处办理登记手续方能借阅和离开; 4、按期归还,爱惜所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任; 四、档案的保管 1、档案接收时要仔细清点、验收份数、张数、规格验收必需符合要求的,办理交接手续方可入档; 2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管; 3、档案存放必需运用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找; 4、每年年底要对档案库存保管状况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质状况要刚好实行有效措施补救。 五、档案的剔除和销毁 1、在整理档案的过程中,对档案材料要细致甄别,对无保存价值的资料刚好剔除,必要时列出剔除资料书目提交部门经理批示; 2、每年年底对保管期满的档案列出书目写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。
2023年销售部档案管理制度
