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1、档 案 管 理一、档案管理的目的加强档案管理工作 , 保证档案的及时收集、 归档、 完整和有效利用。二、适用范围适用于公司档案室的各种档案的管理工作。三、职责主管行政公司领导负责外单位(个人 )查阅档案的审批。行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。四、档案员职责1、 档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放 ;2、 档案资料的交接;3、 办理档案的借阅、登记、统计 ;4、 执行相关保密制度;5、 档案室设备、设施的管理等。五、工作步骤(一 )档案资料的确定1、 凡属下列几类资料均属归档资料:( 1) 本公司基本情况资料 , 包括批文、 营业执照、 代码本、财产登记台帐、 管理制度、 合
2、同、 人事劳资、 工作基本情况描述等资料 ;( 2)公司行文 ,包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等 ;( 3)各部门资料 ,包括业务、行政管理等材料;( 4)外来资料 ,包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等;( 5)图书等参考资料,包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等 ;( 6)其它。( 二 )档案编号1、 档案分划资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。为便于系统化管理 , 根据档案的内容和形式特征 , 将公司档案划分为八大类 ( 为一级分类 ) , 每一大类下再划分出若干子类 ( 为二、 三、 四级分类 ) 。具体分划详
3、见档案分划编号表2、 档案编号为方便查阅档案资料 , 根据档案分划对档案进行编号。 编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下 :( 1)分类图示 :第四级类 ,类数099第三级类,类数0999第二级类,类数09第一级类,类数099每一编号的具体意义。( 2)案卷号、 文件顺序号按电脑输入时间自动排序,从开始。( 三 )档案地址确定1、 档案存放位置利用分类编号来确定。确定档案一级类存放区 : 根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。 各一级类档案存放区依序按从右到左、 从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、 从上到下的顺序排列。每
4、一份档案均存放在某一级类的档案盒内。同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地 , 以保证新增档案的存放。( 四 )归档管理1、 归档前资料管理( 1)分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。( 2)各部门必须设置资料固定存放处,并将资料分类放入不同的卷宗内。( 3)各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。2、 归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同 ,分别按如下原则确定归档时间。( 1)公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档;( 2)法律诉讼、外
5、来文件等资料处理完毕即行归档;( 3)用户资料在用户办理完各项手续后即行归档;( 4)各项工程资料在验收后一个星期内归档;( 5)各部门当年的业务、行政管理资料、行文、 承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档;( 6)图书资料购买后即归档,期刊、杂志半年归档一次。( 7)其它资料按公司领导确定的时间归档。3、 归档要求( 1) 归档资料必须完整 , 如文件的正文与附件、 正式印本和稿本、 设计图纸及其更改通知等都必须齐全 ;(2) 归档的文件资料必须是原件。 部门须常见的资料可留用复印件 , 原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、 墨水 , 不得使用铅笔、 圆珠笔 , 纯兰墨水 ;(3)
6、 归档资料必须准确记录各项活动 , 凡涉及工程图纸、 管网分布及走向、 埋深等 , 必须做到”图物相符 , 数字准确” , 设计的修改也须在图纸上反映出来。六、档案资料移交1、 资料归档前各部门须按类整理好,并填写档案资料移交清单。2、 移交时 ,档案员须仔细核对移交的资料,核对无误后 ,交接人在移交清单上签字。资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。3、 移交清单一式两份,交接人各留存一份。七、资料编号归档档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。档案员须把每份档案资料名称、 编号和归档时间等逐一登记在登记册上。编号后的档案 , 按 4.3 ”档案地址确定”的规定上架排列存放。八、档案管理档案室由行政管理部负责管理 , 行政管理部指定档案员负责具体管理工作。九、档案员岗位职责1、 档案员必须熟练掌握档案业务知识,了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。2、 档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。3、 档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。4、 档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
物业公司档案管理规章制度样本
