office办公软件实用技巧培训

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1、2018.4.11 Microsoft office 软 件 学 习 的 目 的 提 升 工 作 效 率增 加 工 作 技 能增 加 解 决 技 术 问 题 的 途 径 软 件 学 习 的 种 类 软 件 下 载 与 破 解 office软 件 家 族 主 要 成 员 WORD EXCEL POWERPOINT ACCESS OUTLOOK 其他文 字 排 版 数 据 统 计 演 示 文 稿 数 据 库管 理 电 子 邮 件 office软 件 家 族 常 用 的 三 大 应 用WORD EXCELPOWERPOINT 我 最 擅 长 ： 文 档 编 排 ， 能 制 作 出 图 文 并 茂 的

2、 文 档 。我 最 擅 长 ： 表 格 设 计 、 数 据 处 理 ， 图 表 制 作 。我 最 擅 长 ： 图 文 展 示 ， 汇 报 讲 演 文 案 制 作 。 常 用 的 快 捷 键Ctrl+A 全选Ctrl+C 复制Ctrl+X 剪切Ctrl+V 粘贴Ctrl+Z 撤销Ctrl+Y 恢复(重复)Ctrl+N 新建Ctrl+S 保存Ctrl+O 打开Ctrl+P 打印Ctrl+Shift+= 上标Ctrl+= 下标 Ctrl+B 加粗Ctrl+I 斜体Ctrl+U 删除线Ctrl+F 查找Ctrl+H 替换Ctrl+L 左对齐Ctrl+R 右对齐Ctrl+E 居中对齐Alt+Shift+

3、D 插入日期Alt+Shift+T 插入时间 自 动 保 存 和 恢 复打 开 “ 文 件 ” 菜 单 ， 单 击 “ 选 项 ” 命 令 ， 弹 出 对 话 框 中 单 击 “ 保 存 ” 选 项 卡 ， 里 面 有一 个 “ 保 存 自 动 恢 复 信 息 时 间 间 隔 ” 项 ， 勾 选 ， 并 设 置 间 隔 时 间 。 (默 认 为 10分 钟 ) 格 式 刷 ： 可 应 用 的 格 式 包 括 字 体 、 字 号 、 填 充 色 等 。*双 击 格 式 刷 可 多 次 复 制 样 式 。查 找 、 替 换 ： 批 量 更 改 文 字 。 插 入 符 号打 开 “ 插 入 ” 菜

4、单 ， 单 击 “ 符 号 ” 命 令 ， 点 击 “ 其 他 符 号 选 项 ” ， 弹 出 对 话 框 ， 从列 表 中 选 择 要 插 入 的 特 殊 字 符 ， 双 击 选 中 的 字 符 可 插 入 到 文 档 中 。 部 分 符 号 在 现 在的 输 入 法 中 均 可用 拼 音 首 字 母 缩写 打 出 来 ！ ！ ！ 创 建 自 动 目 录打 开 “ 引 用 ” 菜 单 ， 单 击 “ 目 录 ”命 令 ， 弹 出 对 话 框 ， 从 列 表 中 选择 “ 自 动 目 录 ” 。编 辑 文 档 后 ， 点 击 目 录 左 上 角 的“ 更 新 目 录 ” 命 令 ， 选 择 “

5、 更 新整 个 目 录 ” 选 项 ， 点 击 确 定 。(最 后 适 当 调 整 格 式 )* 进 行 文 档 编 辑 时 ， 需 选 用标 题 样 式 ， 否 则 不 能 识 别 自动 更 新 目 录 。 单 击 “ 插 入 ” 工 具 栏 ， 单 击 “ Excel电 子 表 格 (X)” 选 项 ， Word文 档 界 面 中的 菜 单 栏 和 工 具 栏 就 变 成 了 标 准 的 Excel菜 单 和 工 具 栏 ， 可 以 像 在 Excel中一 样 进 行 数 据 的 处 理 。在 Word中 插 入 新 的 Excel工 作 表 ： 打 开 “ 文 件 ” 菜 单 ， 单 击

6、 “ 选 项 ” 命 令 ，在 弹 出 对 话 框 的 “ 常 规 ” 选 项 卡 内 设 置 。设 置 新 建 工 作 簿 默 认 字 体 、 字 号 ： * 也 可 以 选 中 所 有 单 元 格 ， 在 “ 开 始 ” 菜单 中 修 改 。 打 开 “ 文 件 ” 菜 单 ， 单 击 “ 选 项 ”命 令 ， 在 弹 出 对 话 框 的 “ 高 级 ”选 项 卡 内 设 置 ， 勾 选 “ 将 精 度 设为 所 显 示 的 精 度 ” 。避 开 Excel的 误 差* 利 用 Round函 数 对 中 间 值 四 舍 五 入Excel中 Round函 数 的 格 式 为 ：Round(数

7、 值 ， 保 留 的 小 数 位 数 )。 打 开 “ 页 面 布 局 ” 菜 单 ， 单 击 “ 打 印 标 题 ” 命 令 ， 在 弹 出 对 话 框的 “ 工 作 表 ” 选 项 卡 “ 顶 端 标 题 行 ” 设 置 每 页 需 要 打 印 的 标 题(或 表 头 )。设 置 每 页 打 印 标 题 ：* 设 置 后 打 印 多 页 文 件 时 ， 每 页 的 表 头 系 统 默 认 打印 选 中 的 标 题 行 。 打 开 “ 条 件 格 式 ” 菜 单 ， 单 击 “ 新 建 规 格 ” 命 令 ， 在 弹 出 对话 框 中 选 择 “ 使 用 公 式 确 定 要 设 置 格 式

8、的 单 元 格 ” 选 项 ， 输入 公 式 ， 单 击 “ 格 式 ” 命 令 ， 在 弹 出 对 话 框 中 设 置 格 式 。隔 行 着 色 ： * 公 式 ： MOD(ROW(),2)=0MOD(被 除 数 、 除 数 )， 其 功能 为 返 回 两 数 相 除 的 余 数 。ROW(需 要 得 到 其 行 号 的 单 元格 或 单 元 格 区 域 )， 其 功 能为 返 回 引 用 的 行 号 。 选 择 区 域 ， 打 开 “ 条 件 格 式 ” 菜 单 ， 单 击 “ 新 建规 格 ” 命 令 ， 在 弹 出 对 话 框 中 选 择 规 则 类 型 ， 设定 条 件 ， 单 击

9、“ 格 式 ” 命 令 ， 在 弹 出 对 话 框 中 设置 格 式 。特 定 数 据 醒 目 显 示 ： 选 择 区 域 ， 打 开 “ 数 据 ” 菜 单 ， 单 击 “ 创 建 组 ”命 令 ， 在 弹 出 对 话 框 中 单 击 “ 创 建 组 ” 。折 叠 部 分 行 或 列 ： * 完 成 后 单 击 “ -” 号 即 可 折 叠 选 中行 或 列 ， 单 击 “ +” 号 展 开 。 又 称 “ 数 据 有 效 性 ” ， 打 开 “ 数 据 ” 菜 单 ， 单 击 “ 数 据 验证 ” 命 令 ， 在 弹 出 对 话 框 中 单 击 “ 数 据 验 证 ” 。数 据 验 证 命

10、 令 应 用 ： 选 择 数 据 所 在 列 ， 打 开 “ 数 据 ” 菜 单 ， 单 击 “ 分 列 ” 命 令 ， 在 弹出 对 话 框 中 选 择 最 合 适 的 文 件 类 型 ， 如 “ 分 隔 符 号 ” ， 单 击 下 一步 ， 选 择 分 隔 符 号 的 类 型 。分 列 命 令 的 应 用 ： * 可 自 定 义 分 隔 符 号 ， 但一 次 只 能 自 定 义 一 种 。 除 了 明 确 定 义 的 筛 选 以 外 ， 还 可 以 按 照 颜 色 、 数 据 条 件 ， 文 本 条 件 进 行 自 定 义 筛 选 。筛 选 命 令 的 多 种 用 途 ： 单 击 “ 排

11、序 与 筛 选 ” 命 令 ， 单 击 “ 自 定 义 排 序 ” 选 项 ， 在 弹 出 对 话 框 中 设 置 排 序 的 主 次 条 件 。多 条 件 排 序 ： 实 用 函 数 命 令COUNTA 计算范围中不为空的单元格的个数。COUNTIFS 函数将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统计满足所有条件的次数。仅一个条件择用COUNTIF。PRODUCT 使所有以参数形式给出的数字相乘并返回乘积。 SUMIFS 满足某条件的单元格求和 AVERAGEIF 满足某条件的单元格求平均值 熟 练 操 作 事 半 功 倍上电脑！把PPT里的每个功能都试一试 内容性目标性逻辑性 简单化视觉化文表

12、图PPT的理念 内 容 性 理 念 PPT只是表现工具内容为王PPT只是为你的演讲服务，最重要的是你的内容不要让PPT成为你的障碍更不要过分依赖PPT捆绑你的能力 老师PPT做得烂并不影响他的教学最精彩的演讲并不是缺PPT不可 没有PPT你也可以继续你的演讲 目 标 性 理 念 作为你演说的对象观众为王从观众的角度思考设计你的PPT观众最大程度得决定你演讲的主题内容、风格以及形式 观众可以理解你说的内容吗？观众想听你讲的内容吗？ 观众记得住你PPT的内容吗？ 逻辑杂乱无章逻 辑 性 理 念 贯穿的内容逻辑是PPT的生命高手与菜鸟的本质区别在于思路 结构清晰明朗1 2 3456杂乱难以记忆且无说

13、服力 连贯易于记忆且以理服人 逻 辑 性 理 念 PPT中展示逻辑的不同？Word垂直思考法(左脑)什么是对的？ 啊，原来是这样的！PPT水平思考法(右脑) 逻 辑 性 理 念 PPT中展示逻辑的不同？应用金字塔原理后：制作时间 文字密度 内容条理金字塔原理_要有中心思想一页PPT要突出一个中心思想 40年经典著作 逻 辑 性 理 念 学会从结论说起老板，我最近在留意原材料的价格，发现很多钢材都涨价了；还有刚才物流公司也打电话来说提价；我又比较了几家的价格，但是还是没有办法说服他不涨价；还有，竞争品牌*最近也涨价了， 我看到;对了，广告费最近花销也比较块， 如果可能。一个糟糕的汇报者 老板，我

14、认为我们的牌子应该涨价20%，而且要超过竞争品牌，因为：第一、原材料最近都涨价了30%，物流成本也上涨了；第二、竞争品牌全部都调价10-20%，我们应该跟进；第三、广告费超标，我们还应该拉出空间，可以;老板，你觉得这个建议是否可行？假如他学习了金字塔 逻 辑 性 理 念 金字塔原理构建实例葡萄、桔子、酸奶油、土豆、苹果、牛奶、鸡蛋、胡萝卜、黄油 逻 辑 性 理 念 两种建立金字塔结构的方法如果你对业务很熟悉：自上而下法 n 完成金字塔n 快速列出中心思想 n 列出分析问题的经典框架n 分析可以获得的素材n 将素材放进对应的框架下 逻 辑 性 理 念 两种建立金字塔结构的方法如果你对业务不很熟悉

15、：自下而上法 n 形成完整的框架结构和完整的内容支撑n 好的金字塔结构可以不断重复复用 n 框架结构逐步完善n 调整素材材料分类n 给框架补充新的内容n 零星的素材n 想办法搜集更多 n 构建初步的框架结构n 不断发现新的素材材料 文 表 图 理 念 把概念或数据转换成图文 中国对汽油的含硫量要求很低 表中国对汽油的含硫量要求把自己想要表达的内容通过PPT以观众最容易理解的形式表现出来一目了然，简洁明了：PPT是用来瞟的，不是看的相对于文字，大脑更喜欢图形 放的信息越多，观众不一定记住越多 图中国对汽油的含硫量要求10 30 150欧洲 美国 中国 视 觉 化 理 念 设计四原则对齐 对比 聚

16、拢 统一 视 觉 化 理 念 设计四原则1对齐这个就是左对齐吧左对齐左对齐左对齐左对齐左对齐 这个就是中间对齐吧中间对齐中间对齐中间对齐中间对齐中间对齐 这个就是右对齐吧右对齐右对齐右对齐右对齐右对齐 视 觉 化 理 念 设计四原则2对比大小 颜色 形状 深浅 距离对比制造重点 要么完全一样，要么完全不同 视 觉 化 理 念 设计四原则3聚拢 相关的东西尽量在一起无关的东西尽量分开 视 觉 化 理 念 设计四原则4统一1 2 3一致的风格 一致的排版 一致的字体 一致的配色 视 觉 化 理 念 设计细节仅献给新手的建议用纯色吧尽量别用黑底千万别乱用图片做背景背景 配色 字体 图片用单色吧颜色越

17、少越好驾驭千万不要超过三种颜色 用微软雅黑吧记得不要太小哦千万不要和背景颜色相近 用真人相片吧试试全景华盖吧千万不要再用百度了 简 单 化 理 念 如何化腐朽为神奇？不合格 PPT 一般 PPT 好的 PPT看不懂 可以理解 引发思考 简 单 化 理 念 心有成竹错误可能有许多种，但他们都有几个共同点：杂、乱、繁、过我们的目标齐、整、简、适 简 单 化 理 念 一目了然保持简单思路一：提炼关键词大标题表达中心思想小标题是本段关键词 这里是大标题要点一 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要点二 正文正文正文正文正文正文正文正文 正文正文正文正文正文正文正文正文要点三

18、 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文 简 单 化 理 念思路二：利用行间距留白不好的形式 好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式 不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式

19、好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 简 单 化 理 念思路三：巧妙排版小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标

20、题 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1 23 4 横向无时间顺序 横向有时间顺序纵向无时间顺序 纵向有时间顺序 如 何 做 PPT深思熟虑纸上谈兵视觉呈现 了解目的解读内容制作封面分配内容 分

21、析观众收集材料目录导航提炼文案 确定形式与内容组织思路美化排版 构建结构图配图 检查修改 明确目的纸上谈兵视觉呈现我为什么要做这个PPT？观众是谁？观众想要听什么？观众怎样才能更多更好的记住？根据前面的问题确定展示的内容，形式，风格等 解读内容分配内容 收集材料提炼文案 组织思路 构建结构图这些都是在纸上完成，之后才开始动手做PPT梳理清整个PPT逻辑主线构建结构图按重要和复杂程度分配内容页面分配内容 一语中的简洁有趣提炼文案 准备把无趣的文字变成精美的PPT吧制作封面 目录导航 美化排版 配图 检查修改PPT的组成 学会做标题党 引起观众兴趣视觉冲击 吸引观众目光制作封面 目录导航 美化排版

22、 配图 检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧 PPT封面可以这样设计 全图型半图型纯文字 创意型 体现你的主要内容标明你的进度制作封面 目录导航 美化排版 配图 检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧 目录页和导航页这样设计纯文字图文型突出型 设计四原则 对齐、聚拢对比、统一制作封面 目录导航 美化排版 配图 检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧不让观众看起来吃力 关键词搜索好图片网站：全景网、华盖、Google制作封面 目录导航 美化排版 配图 检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧注意图片和整体的协调 制作封面 目录导航 美化排版 配图 检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧调整排版、配色、配图等，使风格一致2 试着对着PPT演讲，纠正逻辑不顺的地方3 根据演讲需要添加动画，嵌入或保存字体4 从头到尾播放一次，看有无错别字、版面错误1 锻炼自己的逻辑思维能力思考别忘了逻辑是PPT的生命 真正动手才能知道问题所在动手动手才能真实体会 模仿优秀作品能最快提升水平模仿模仿并非复制 技巧都是一个个积累而成的积累厚积而薄发 SO EASY！领导再也不用担心我的PPT了！感 谢 您 的 聆 听 Thanks for your listening