文员岗位工作流程说明

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1、文员岗位工作流程一、文员的工作职责和内容1、工作职责：(1) 、根据领导的意图向下属员工传达各项工作任务.(2) 、车间日常报表的录入和提交.(3) 、做好车间的后勤服务工作。(4) 、其他部门业务交接和沟通.2、工作具体内容：(1) 、每天在上班后，对办公区域进行清理和清扫。(2) 、按各班组需求打领料单和单元段标签。(3) 、工程现场物料需求录入，以入库的安排领料发货(工程文员XXXX3919,计划员XXXX3339, 电工车间文员 XXXX3372)。(4) 、车间紧固件、刀具和劳保用品打其他出库单(物流部组长XXXX3367)。(5) 、设备报检打印和包装清单录入(清单上传到项目管理系

2、统中)。(6) 、设备报检登记和提交(质检员签字后将底单交给计划部文员XXXX3336)。(7) 、出差人员登记(会有派工单,登记出差日期,回来后会上报)。(8) 、车间考勤每月进行统计，打印后给员工签字(考勤表由人力资源部XXXX3309提供).(9) 、员工加班、请假和考勤异常处理(打印未刷卡证明，提供派工日期等交XXXX,报加班 XXXX3901)。(10) 、接收计划部派发的图纸，并清点后放入文件柜(平面图、装配图、设计更改单，计划部文员 XXXX3331)。(11) 、车间员工领用图纸(平面图和装配图)时进行登记，还图纸确认是否完整.对已经发货任务单,图纸还给计划部(XXXX3331

3、)进行销毁。(12) 、车间呆滞物料消耗进行登记，每月统计上交(发送财务XXXX 3302)。(13) 、酸洗房钥匙领用登记(登记酸洗钥匙台账)。(14) 、车间常用耗材的申购和领用(纸张、记号笔、切割片、本子、伤口贴等，办公用品 XXXX3305，车间耗材物流经理XXXX 3367)。(15) 、派工登记和打印工票(删螺栓财务文员XXXX 3302).(16) 、设备零件或派工状态异常时及时反馈计划部(XXXX 3350)。(17) 、车间内设备损坏报修，录入信息系统(行车，磨光机等维修部组长XXXX 3372负责,电脑、打印机,ERP等找系统XXXX 2166)。二、文员的工作要求 (1)

4、、清理地面,确保无杂物和纸屑。定期擦拭窗台和柜子，无灰尘。(2)、1领料单打印:登陆ERP系统，按各班组需要打印各设备材料出库单.设备单机流水号 在U8ERP系统153表中查询获取。操作步骤如下：登陆ERP，账号335，密码XXXX 点选材料出库单一点增加下方的三角一在下拉菜单中点选生产一生产订单一输入生 产订单号和行号(查153表可得，小数点后面的是行号)点确定一在出现的界面里勾 选所需的订单号一在下方出现的清单中选择所要的物料一选择完成后点屏幕左上角 的确定一在材料出库单中输入仓库号(3号五金，18后包,28代管)一备注内输入任 务单号、设备名称、领料人一将库位号相同的放一起打印,不同的点

5、修改删除再次重 复以上操作一为物料排序后一打印预览一选择EPSON打印机一选择打印方式(9x11/1 大量，9x11/3单张)一打印2. 标签打印:打开桌面上小标签软件，在标签页面上输入客户名称、任务单号、产品标示号（注意不同设备开头不同），装配责任人（各班组长）,填写完成后点击快捷栏 中打印机图 标，在跳出的窗口中找到序列号一栏，填入所要打印标签的数量,在点 打印。缺纸或错误后， 可取消打印,更换纸卷或解决错误（卡纸或错位）后，在标 签页面产品标示号中改到继续打 印的数字，在点打印，序列号不便。（维修员 XXXX 2166）、现场物料需求录入方法如下：打开谷歌浏览器，登陆项目管理系统（账号X

6、XXX）,左侧 点选个人办公工一办公管理一待办事项，在窗口中点需要处理工程现场物资需求表。打开后根据内容打电话给技术员（2196 XXXX，3183 XXXX，XXXX）,询问原因确认是否 同意添加（审批结论选项），如技术部同意则登记添加原因（原因初判选项），根据需 要录入添加零件的编码和数量 （物料编码选项），全部录入后点确认完成。（4）、其他出库单打印：类似材料出库单，登陆ERP系统，账号335，密码XXXX点选其他材料出库单一点增加（不要点下方的三角）一在材料出库单中输入仓库号和 事业部编码（J02包装事业部）一在存货编码栏录入所要的物料编码，数量 可提前 在表格 中做好编码和数量，Ct

7、rl+ V黏贴进去）一保存（无库存或不足会报错，需删 除或该数量）一打印预览一选择EPSON打印机一打印（注意只能选9x11/3单张）（5）、班组设备安装完成后需打印报检和提交包装清单，报检单分功能报检（零时）和系统报检（正式） ，一般都会先打功能报检（零时），交给质检部，由质检员进行整机功能 报检（可试机,单零件不全）.功能报检（零时）完成后，等所有零件齐全时打印系统报检 （正式），系统会自动生成报检单号，交给质检部,录入系统.1。报检单打印方法如下：打开桌面网上邻居一U8erp-共享一U8ERP -打开316工序登 记打开后会出现路线单、工艺和工序3个表格，在路线单表格（第一个）流水号栏下

8、方 填入要报检设备的流水号（查询 153 表可得），在点击屏幕左上角的工艺进度查询按钮（三面小旗），接下来3个表格都会出现数据.第二个表格是工艺，一般不用.点击最下方 的也就是第三个表格,在第 10 列,操作者栏录入操作人（一般为各班组长）和要求完成日 期（一般填明天，注意格式必须是XXXX/X/X），然后点击屏幕左上角的派工登记按钮（一 个手掌），会有窗口提示完成派工登记（如报错检查前面1,2,3列显示是否为包装事业部） 完成派工后继续录入合格数（一般为1）、回用数（0）、工废数（0）、料废数（0）和实 际完成日期（一般为当天Ctrl+;快捷输入），选中对应的结账工时栏点击屏幕左上角的 完成

9、登记按钮（两堆金币）。最后在点击屏幕左上角的打印报检单按钮（一个电影胶卷）, 打印机为EPSON打印机。2。包装清单录入方法如下:瓶箱输送系统报检会提供包装清单，其他设备在拆线后提供 .一般为为员工手写的,电脑里有模板，手动录入。录入后可打印一份给车间质检员,用来 检验设备是否齐全，确认后在上传项目管理系统。3。包装清单上传方法如下：打开谷歌浏览器，登陆项目管理系统（账号XXXX），左侧点 选个人办公工一办公管理一工作发起,在工作发起页面中上传包装清单、零散部件装箱 清单、随机备件清单和缺件清单。（6）、设备完成打印报检单时因做好记录，并标明设备是功能报检（零时）还是系统报检（正式），如果是正

10、式报检因登记报检单号（系统生成）。报检登记表在共享文件夹下方的 报检登记中。报检单和拆线通知在质检部完成登记后，及时上交给生产计划部,以便结算本月产值，注意报检单必须在每月最后一天前上交，否则按未完成计入考核.7）、出差人员派工登记：人员出差一般会提交派工单（工程部文员开具）到车间进行登记， 收到后录入出差人员登记表。出差人员登记表在共享文件夹根目录,人员出差要登记, 回公司也需要登记（出差回公司会主动上报）。公司工程部、售后服务部、吹灌安装团 队和车间均可派工,但只有工程会开具派工单.8）、每月月初时人事部会发送上月考勤,考勤中部分员工会有异常（迟到、旷工、早退、 未刷卡），询问员工本人，有

11、事没来的补假，迟到改补请假,出差现场考勤异常的联系 派工部门补录考勤，如车间派工则补录为公出（可以通过电话和其他部门沟通）.考勤 表异常情况解决后打印，交给车间员工签字，在公司员工签好后给人事部姚丽.（9）、员工加班、请假、公出和培训录入都在XXX中进行，录入方法如下：1. 加班登记：打开谷歌浏览器一登录文员账号（账号是自己工号,密码是5个1） 一左侧索引栏中选择加班登记一录入加班时间和类型一按名字搜索（名单由班 组长提供）一全部录入后点确定。2. 员工请假、年休和公出操作如下：打开谷歌浏览器一登录员工账号一左侧索引 栏中选择请假申请一录入时间和请假类型（事假、年休和公出）一提交。退出 员工账

12、号一登录文员账号一待办事项一同意请假一提交人事部（2天内，超过2 天还要经过总监）。3. 培训录入和上面类似:打开谷歌浏览器一登录员工账号一左侧索引栏中选择培 训I登记一录入培训时间、课程名、讲师等资料以及培训名单（由讲师提供）10）、图纸接受有图纸收发登记本,实体本登记就在桌面上。设计更改单和车间有关的车 间质检登记,无关的收藏好即可；工程平面图签收后加入工程图纸册;车间平面图加入 车间图纸册；设备的装配图清点图纸数量,标记好后按任务单号放入文件柜（标签自 制）,等员工领取。11）、员工领用图纸需登记表格,图纸领用表为电子文档,位置在电脑共享文件夹根目录 中,收发图纸都要清点数量不可丢失,如

13、丢失由员工赔偿（每张20元）。12）、车间呆滞零件消耗时,班组提交退库单时应登记退库物料编码和数量,汇总后每月 交给财务部。13）、酸洗房钥匙由车间文员保管,有专用的保存柜和登记台账,领用前应登记名字和领 用时间,还钥匙时登记归还时间。酸洗房钥匙不得在外过夜,下班前必须归还！14）、文员因做好车间后勤工作,对办公用品,日常耗材做好管理工作.数量不足时应提 前申请采购,办公用品采购申请流程如下：填写物资申请单（手写）,写清申请购买的 物资名称和数量,有车间主任和部门总监签字后交给行政部文员季梦,一般要半个月.车间耗材采购申请流程如下:电脑模板内录入,申请购买物资的编码、名称、型号和 数量及采购时

14、间,打印后由车间主任和部门总监签字后,交给物流部卞红霞采购。采 购物入库后物流部会通知,需开领料单或其他出库单领取.办公用品:打印纸（盒）、标签纸（卷）、水笔、记号笔、创可贴、订书钉、印泥、笔 记本、清洁用品、返修工票、退库单、公出单、领料单等。领用时,原则 上要求以旧换新。车间耗材:切割片、砂轮片、工具、刀具等（15）、路线单打印和报检单方法基本相同：1。路线单打印先打开桌面网上邻居一U8erp 一共享一U8ERP -打开316工序登记，打开后会出现路线单、工艺和工序3个 表格,在路线单表格（第一个）流水号栏下方填入要路线单的流水号,在点击屏幕 左上角的工艺进度查询按钮（三面小旗）,接下来3

15、个表格都会出现数据。第二个 表格是工艺，一般不用。点击最下方的也就是第三个表格，在第10 列,操作者 栏录入操作人和要求完成日期（一般填明天，注意格式必须是XXXX/X/X）,然 后点击屏幕左上角的派工登记按钮（一个手掌）,会有窗口提示完成派工登记（如 报错检查前面 1， 2,3 列显示是否为包装事业部）。完成派工后继续录入合格数 （注意查看投产数量，必须一致）、回用数（ 0）、工废数（0）、料废数（0）和实 际完成日期（一般为当天Ctrl+;快捷输入），选中对应的结账工时栏点击屏幕左 上角的完成登记按钮（两堆金币）.最后在点击屏幕左上角的打印路线单按钮（一 台打印机），打印机为EPSON打印

16、机。2。路线单报检号是登陆ERP系统获取的（设备报检号同一流程），登陆ERP，账号 335，密码 XXXXX点选物料报检-点增加-在跳出窗口中录入流水号-确定-选中要报检的设备 或零件一点左上的确定一系统自动生报检单号（ERP系统叫路线单号）将报检 单号写在共票上（报检单自动填写），交给质检部检验，检验合格后登记,在转 物流入库。注意！物料报检前必须将流水号内所有东西都全部清空，包括螺栓！3. 报检单和工票都是3联纸,其中设备和单机报检单（临时）在质检签字登记后, 质检会保留白联，车间保留红联，黄联交给XXXX。如果报检单打印时已经有报 检号（正式）的，质检签字后3链全部保留，会另外开拆线通知

17、给车间，直接 交给XXXX.报检单没有报检号的，在流水号（BOM）全部清干净后，在打印由报 检号的正式报检单给质检,让质检出具拆线通知给车间,才算完成。工票也是3联，打印后用订书机钉在路线单上，写上报检号转交质检部，质检 一科（零件检验）检验后保留黄联和路线单，红联会流转给物流,白联给仓库登 记。（16）、在打料单和登记路线单会出现异常，例如未派工、派工部门错误、挪料或零件未投料等需及时反馈计划部（XXXX3350），在系统中及时改正。（17）、维修登记：打开谷歌浏览器-登录文员账号（账号是自己工号，密码是5个1）-左侧索引栏中选择维修登记-录入设备编码、名称以及故障原因（大概情况描 述）-提交