2023年企业档案管理制度篇

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1、2023年企业档案管理制度篇 书目 企业公司档案管理制度6 企业(公司)档案管理制度范本6 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保个人档案和生产资料机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资

2、料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求: 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理个人资料; 依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、个人资料,生产资料标题简明准确,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组

3、成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。 新能源企业生产技术档案管理制度 新能源公司生产技术档案管理制度 第一章 总则 为了加强对风厂档案的管理,有效地供应技术档案信息资源,为风厂的生产、经营管理工作供应优质的服务,特制定本制度。本制度适用于公司所属的全部风厂档案室。 其次章 生产技术档案的管理 技术档案的归档、管理由风厂厂长、专工及技术员负责。对风力发电厂在生产、经营过程中形成的文书档案、技术档案、声像档案、电子版档案等进行收集、整理、归档、保管、鉴定、统计,并供应

4、利用。保证档案的齐备、完整、精确、平安;档案归档率100%,完整率98%,精确率100%;查全率、查准率在98%以上。技术档案的收集风力发电厂新建工程、扩建工程验收合格后,风厂负责人应向工程主管资料人员索要工程中涉及到的以下全部图纸:工程竣工图纸爱护定值单爱护整定计算书设备说明书产品合格证设备出厂试验报告设备交接试验报告设备调试报告大型设备安装报告设备验收报告监理报告风厂历年设备检修、预试的技术档案,验收报告。风力发电厂员工外出培训学习、开会收集的资料。 生产设备异动、变更资料清册以及电子版资料由风厂技术管理人员负责将以上资料归类存档。公司员工因公外出(包括出境)学习、参观、考察和参与各种专业

5、会议,收集到的各种文件、材料,应在学习等结束后的7日内交给风厂技术管理人员,并填写移交清册。技术档案的保管标准依据风力发电厂设备的实际状况,各类档案应分柜按工期、设备主次、电压由高到低、由一次到二次依次排列保管。档案脊背编号采纳5位数,如1*,其中第一位数字的“1”代表该风厂一期工程,依此类推。档案盒脊背的标准见附件一,其中“年度”栏内填写本资料档案所在竣工年度;“一级类目名称”栏内填写“生产”;“保管期限”栏内填写“长期”;“盒号”栏内填写该资料的5位数编号。档案室要建立档案索引,标明资料实际位置及依次,便利查阅。档案室要有资料借阅登记本,全部借阅人员必需履行借阅手续。 档案室的门要常常上锁

6、,钥匙由技术管理人员或风厂厂长保管。严禁穿油污的工作服进入档案室,查阅资料时手要干净,进入档案室的人员严禁在室内吸烟。技术档案的运用本风厂内的职工查阅本风厂技术档案时,要遵守档案室管理制度中的相关规定,查阅后的资料要放回原位,查阅过程中要疼惜查阅的资料,留意不要损坏及圈涂资料。 本风厂内的职工借阅资料时,征得技术管理人员的同意并在技术档案借阅登记本上进行登记后,即可供应,但一般不许拿出本风厂,如确因工作须要必需拿出风厂时,应经风厂厂长批准,由借阅人履行借阅手续后方可将资料带出风厂。 风厂内技术档案原则上只供应本风厂内部人员运用,外来风厂人员或其他单位人员特别状况需进入档案室查阅资料时,必需得到

7、风厂厂长的许可,并且在本风厂人员的监视下方可进入档案室进行资料的查阅,但严禁将任何资料带出档案室。 风厂技术管理人员应定期检查档案室的门窗,留意门窗的密封状况。同时要查阅技术档案借阅登记本,刚好催交外借的资料。若职工借阅档案时不慎损坏或丢失档案,风厂技术管理人员应马上汇报风厂主管领导,视资料的珍贵程度对责任人进行适当的罚款。 第三章考核细则 档案室资料收集不全,每缺一份资料考核管理人员50元。收集的资料保管不善,损坏或丢失的,每份资料考核责任人100元。不按档案借阅手续进行资料借阅的,每发觉一次考核当事人100元,考核档案管理人员200元。不执行档案管理制度,私自进入档案室进行乱翻乱动资料的,

8、考核当事人100元,考核档案室管理人员200元。档案室资料收集齐全,按规定存放;日常管理中严格执行档案管理制度,确保档案归档率、完好率均达到100%的,将赐予档案管理人员200500元的嘉奖。 第三章 附则 本制度由生产技术部负责说明。 本制度自发布之日起执行。 附件一档案盒“脊背”标识制定标准(单位:mm) 企业劳动用工健康监护档案管理制度 企业劳动用工及健康监护档案管理制度 1、单位在与员工签订劳动合同时,应将工作过程中或工作内容变更时可能接触的职业病危害、后果、职业卫生防护条件等内容照实告知职工,并在劳动合同中写明,不得隐瞒。如各单位违反此规定,职工有权拒签劳动合同,各单位不得解除或终止

9、原劳动合同。 2、员工有维护本单位职业卫生防护设施和个人职业卫生防护用品的权利和义务;发觉职业病危害事故隐患及可疑状况,应刚好向有关部门报告;对违反职业卫生和职业病防治法律法规以及危害身体健康的行为应提出指责、制止和检举,并有权提出整改看法和建议。 3、单位不得因员工依法行使职业卫生正值权利和职责而降低其工资、福利等待遇,或者解除、终止与其订立的劳动合同。 4、单位应到有资质的单位对从事接触职业病危害因素的作业人员进行上岗前、在岗期间、离岗、应急的职业健康检查。不得支配未进行职业健康检查的人员从事接触职业病危害作业,不得支配有职业禁忌症者从事禁忌的工作。 5、用人单位应依据新聘请及调换人员的职

10、业健康体检结果,以及职业健康体检单位检查建议支配相应工作。 6、对职业健康检查中查出的职业病禁忌症以及疑似职业病者,支配患者进行诊断、治疗,并进行视察。 7、用人单位应按规定建立健全职工职业健康监护档案,档案内容应包括: (1)职业健康监护档案应当包括劳动者的工作经验,记录劳动者既往工作过的用人单位的起始时间和用人单位名称和从事的工种、岗位; (2)劳动者从事职业病危害作业的工种、岗位及其变动状况; (3)接触时间、接触职业病危害因素种类、强度或浓度,相应作业场所职业病危害因素检测结果; (4)历次职业健康检查的结果和职业病诊疗等个人健康资料。 8、用人单位应按国家有关规定妥当保存职业健康监护

11、档案。 9、对在生产经营活动中遭遇或者可能遭遇急性职业病危害的职工应刚好组织救治或医学视察,并记入个人健康监护档案。 10、如在体检中发觉群体反应,并与接触有毒有害因素有关时,职业卫生管理部门(或者职业卫生管理人员)应刚好组织作业场所职业卫生学调查,并会同有关部门提出防治措施。 11、全部职业健康检查结果及处理看法,单位均需照实记入职工健康监护档案,并在一个月内通知体检者本人。 12、单位应严格执行女职工劳动爱护规定,刚好支配女工健康体检。支配工作时应充分考虑和照看女工生理特点,不得支配女工从事有害妇女生理机能的工作;不得支配孕期、哺乳期(婴儿一周岁内)女工从事对本人、胎儿或婴儿有危害的作业;

12、不得支配生育期女工从事有可能引起不孕症或妇女生殖机能障碍的有毒作业。 q企业档案管理制度 档案管理制度 一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质

13、量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求: 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理、立卷; 依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案

14、鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。 化工企业平安生产文件档案管理制度 1、目的 为了规范平安生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合 理性、科学性，使其为今后工作开展供应参考资料和文献，特制定本 制度。 本制度适用于公司与平安生产有关的文件档案的管理。 2、职责 2.1、平安生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头，生产部主管收集、整理、编制并拟定文件和制度，公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。 文件的运用：平安生产标准化体系管理文件由行

15、政部统一发放，并做好发放登记工作；技术性文件由生产部门负责发放，并做好发放登记工作；其他部门的专业文件由主管部门负责发放，并做好发放登记工作。 2.2、 各单位负责本单位文件档案的管理， 并负责监督检查和考核。 2.3、 各单位平安员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。 3、内容 3.1、 文件资料收集 平安生产文件档案内容如下：平安生产会议记录（含纪要）、平安费用提取运用记录、员工平安教化培训记录、劳动防护用品选购发放记录、危急源管理台帐、平安生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、平安生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍平安管理记录

16、、平安设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。 3.2、 立卷归档 3.2.1、 文件资料应依据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档 案的齐全、完整，能反映平安生产主要状况，以便保管和利用。 3.2.2 应依据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三 种进行时间整理，分类归档。 3.2.3 、各单位在每年 2 月底前对上年度的文件资料进行归档， 统 一保存。 3.2.4、 各种文件资料按肯定特征进行排列和系统化， 应层次分明， 编写页码，填写卷内文件资料书目。 3.2.

17、5、 不同价值，不同性质的文件资料应当区分管理，单独立卷。 3.3、 档案保管 3.3.1、 档案应入柜上架，科学排列，避开暴露和捆扎堆放。 3.3.2、 应实行防潮、防虫措施，防止档案损坏。 3.4、 档案借阅 3.4.1、 文件资料档案借阅， 必需借阅手续， 借阅当案要留意爱护， 不得丢失、 损坏、 涂改， 要如期归还， 到期不能归还者， 要说明状况， 并办理续借手续。 3.4.2、 借阅的档案要留意保密，未经许可，不得随意公开、发表 或转借他人。 3.4.3、 归还档案时，由档案管理人员当面查点清晰，并在借阅登记本上注销。 3.5、 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导

18、批准，可以定 期销毁，必要时做好销毁记录。 6、 本制度由行政部制定并负责说明，自发布之日起实施。 房地产开发企业档案管理制度 房地产开发有限责任公司档案管理制度: 1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 2.档案的管理机构 2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任详细负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常详细工作。 2.2 文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;

19、其余资料原稿由公司办公室归档并保存。 2.3 各部室、各单位或个人视实际须要,经公司领导批准后可留存影本。 2.4公司档案员(兼)主要工作职责 2.4.1 制定或参加制定档案工作的规章制度; 2.4.2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督; 2.4.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.4.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作; 2.4.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3 归档范围 3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存) 3.2 公司

20、内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排、营销安排、财务安排;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类安排指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存) 3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存) 3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存) 3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技

21、术部负责归档并保存) 3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存) 3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存) 3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标记牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存) 3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存) 3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存) 3.11 公司劳资人力资源资料。包括公司员工聘请、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等

22、相关资料。(由办公室负责归档并保存) 3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存) 3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存) 3.14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存) 3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存) 4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、

23、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。 5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有安排地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。 5.1 立卷归档的时间 5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。 5.1.2 对于在外地施工部门的文件,为便利日常工作,立卷归档时间可依据实际状况适当延长。 5.3 立卷归档的要求 5.2.1 各部室设立兼职归档员

24、,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。 5.2.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。 5.2.3 归档的文件资料必需完整、真实、精确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起 5.2.4 立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标题、日期等项目填写清晰,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、坚固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。 5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清晰、精确。 5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主,依据文件形成的特点,保持文件的

25、历史联系,适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 5.2.7 立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有亲密联系的文件组合在一起。 5.2.8 立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。 5.2.9 立卷归档后,发觉需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。 5.2.10 文件组成案卷后,卷内文件应根据肯定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找便利。 5.2.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件,并保持其完好无损。 5.2.12 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄

26、录者,归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。 6.档案的借阅 6.1 档案只供本公司利用,一般不外借。如状况特别,须经公司总经理批准后方可查阅。 6.2 各部室工作人员可干脆查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。 6.3 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。 6.4 对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用。复制可采纳复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后供应运用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。 6.5 必要时,档案室

27、应对所供应档案出具证明,证明材料写好后应细致校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料作说明或下结论。 6.6 档案一般不得借出档案室。如有特别状况,可以作短期外借,最多为十天,但必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要刚好催还。 6.7 借阅档案须妥当保管,若有遗失,将依据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。 7.档案保密要求 7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。 7.2 有密级

28、档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。 7.4 有密级档案只限归档人运用,其他人员利用需经公司总经理批准。 7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,刚好供应利用。 7.6企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。 8.超期档案的销毁 8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。 8.2 经批准销毁的

29、档案,可单独存放半年,阅历证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。 8.3 销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。 9.档案的保管档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案相互混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的平安性,对破损档案应刚好修补。 f房地产开发企业档案管理制度 房地产开发有限责任公司档案管理制度: 1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统

30、计、销毁等管理内容。 2.档案的管理机构 2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任详细负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常详细工作。 2.2 文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。 2.3 各部室、各单位或个人视实际须要,经公司领导批准后可留存影本。 2.4公司档案员(兼)主要工作职责 2.4.1 制定或参加制定档案工作的规章制度; 2.4.2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督;

31、 2.4.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.4.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作; 2.4.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3. 归档范围 3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存) 3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排、营销安排、财务安排;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类安排指标、技术

32、指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存) 3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存) 3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存) 3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存) 3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存) 3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存) 3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标记牌申请表、竣工备案通知书

33、。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存) 3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存) 3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存) 3.11 公司劳资人力资源资料。包括公司员工聘请、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存) 3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存) 3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存) 3.14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政

34、治、文件消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存) 3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存) 4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。 5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有安排地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定

35、期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。 5.1 立卷归档的时间 5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。 5.1.2 对于在外地施工部门的文件,为便利日常工作,立卷归档时间可依据实际状况适当延长。 5.3 立卷归档的要求 5.2.1 各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。 5.2.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。 5.2.3 归档的文件资料必需完整、真实、精确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起

36、 5.2.4 立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标题、日期等项目填写清晰,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、坚固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。 5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清晰、精确。 5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主,依据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 5.2.7 立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有亲密联系的文件组合在一起。 5.2.8 立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。 5.2.

37、9 立卷归档后,发觉需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。 5.2.10 文件组成案卷后,卷内文件应根据肯定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找便利。 5.2.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件,并保持其完好无损。 5.2.12 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。 6.档案的借阅 6.1 档案只供本公司利用,一般不外借。如状况特别,须经公司总经理批准后方可查阅。 6.2 各部室工作人员可干脆查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。 6.

38、3 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。 6.4 对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用。复制可采纳复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后供应运用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。 6.5 必要时,档案室应对所供应档案出具证明,证明材料写好后应细致校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料作说明或下结论。 6.6 档案一般不得借出档案室。如有特别状况,可以作短期外借,最多为

39、十天,但必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要刚好催还。 6.7 借阅档案须妥当保管,若有遗失,将依据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。 7.档案保密要求 7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。 7.2 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。 7.4 有密级档案只限归档人运用,其他人员利用需经公司总经理批准。 7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,刚好供应利用。 7.6

40、企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。 8.超期档案的销毁 8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。 8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,阅历证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。 8.3 销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。 9.档案的保管档案保管工作应做到四不: 不散(不使档案分散)

41、,不乱(不使档案相互混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的平安性,对破损档案应刚好修补。 企业公司档案管理制度 企业集团档案管理制度 一、 职责 各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和限制,全部档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。 二、管理内容与方法 1、立卷归档 (1)公司应立卷归档的文件资料包括: 证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料; 规章制度:包括公司

42、制定和修改的全部制度、规定、方法、细则等。 收发文书:包括总公司内部文件、总公司与各子公司(办事处)往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的确定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。 合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。 工程技术资料:包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。 照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。 其他需归档的文件资料。 (2)立卷归档的要求: 各类文件应分别立卷。全部外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制书目、按

43、年按类装订成册,外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。 文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文件、材料的完整性。 立卷归档的文件要便于查找。 文件有标题的,应在书目中列上标题。无标题的,应依据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。 案卷封面要用毛笔或钢笔填写清晰,对破损文件应加以裱糊。 照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。 2、档案的利用 (1)各部门因工作须要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。 (2)借阅档案,要填借阅簿,用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥当保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。 (3

44、)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。 (4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长批准。 3、销毁 (1)档案保存期,由行政部提议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限根据国家有关制度。 (2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。 (3)销毁档案时,应仔细清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。 (4)对已销毁文件,应制定书目清册存档。 4、档案室管理 (1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必需在流水帐簿上登记,对保管、利用状况定期进行统计。

45、(2)档案管理人员离职或调职,必需与接任人员办理移交手续。 (3)档案管理人员对保存的档案应依据须要进行全面或重点检查,平常留意档案的保存状况,发觉问题,刚好报告解决。 (4)档案室须特殊留意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应留意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并留意温度相宜。 (5)立卷的档案应分类放入档案盒存放; (6)档案移交 由部门自定责任人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查; 按年度归档的档案,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室; 负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与档案室负

46、责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人; 档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。 三、责任 1、损坏、丢失公司档案的; 2、擅自供应、销毁公司档案的; 3、涂改、伪造档案的; 4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的; 5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损失的。 违反档案管理制度的,公司将据人事管理制度,视情节轻重,赐予惩罚。 企业（公司）平安生产档案管理制度 企业(公司)平安生产档案管理制度 1、为了更好的建立平安生产记录,确保平安数据的完整性和连续性,特制定此制度。 2、

47、公司的平安生产制度依据液态奶事业部平安生产管理要求。制定了五个平安生产管理台帐,五个管理台帐主要包括:平安生产检查台帐、平安生产教化台帐、平安生产奖罚台帐、平安技术措施台帐和平安事故台帐。 3、生产检查台帐中记录了三个方面的内容:日常性平安检查记录、季节性平安检查记录和综合性平安检查记录。 4、生产教化台帐包括:事业部级平安生产教化台帐、工厂二三级平安生产教化台帐和平安活动台帐。 5、奖罚台帐包括:平安生产嘉奖台帐和平安生产惩罚台帐。 平安生产技术台帐包括:平安技术措施改造项目及投资费用、平安隐患整改项的平安投入、平安活动支付的资金投入。 6、生产事故台帐应记载事故类别:人身损害事故台帐、设备

48、事故台帐和其他的事故台帐。 7、生产的档案由公司平安员依据日常的检查以及各科室平安员上报的相关数据统一管理记录。 企业档案管理方法制度 为了将公司档案纳入规范化管理,特制订本制度。 1、档案管理内容:公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档,以便备查,整理事记等。 2、档案登记:档案室建立档案登记簿,将全部档案具体分类登记,分类管理。存档者须在登记簿

49、上签名,方可将资料入档,否则档案管理员不予接受。 3、档案的查阅: (1)任何人查阅档案,如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅运用,必需打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。 (2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员干脆办理查阅手续。其他人员需查阅档案时,必需有本部门经理以上管理人员书面证明,方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特别状况,必需由综合管理部经理批准证明方可查阅。 4、档案的爱护: (1)查阅者必需爱惜档案,保持整齐,严禁涂改,留意平安和保密。 (2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借,更不得遗失。如的确须要抄录和复制,必需由总经理

50、签字的批准申请方可抄录或复制。 (3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特殊是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则,对责任人每次罚款200元。 (4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸,必需由分管经理签字批准,保卫方可放行。否则,如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者,须查明缘由报综合管理部,并每次对当事人罚款200元-*元。如保卫未查出,被带出公司以外而造成损失的,除对当事人罚款外,由当事人担当一切损失,同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的,除对当事人罚款外,对责任保卫失职罚款50元。 5、公司购买设备

51、时的随机技术资料、说明书、装箱单等,员工外出学习时发放的学习资料,聘请师傅供应的技术资料、设备资料等,申请购买的技术资料等,必需在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续,否则每拖延24小时对责任人罚款50元。 6、需长期借出专人运用的,必需由专用人员写出书面借条,报总经理签名批准后借出,并由档案员办理登记手续。专用人员必需妥当保存,严禁外传、泄露隐私。否则,视情节轻重罚款1000-10000元,并担当公司一切损失。 7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案,进行微机管理,并确保查询打印的资料完整精确无误。 8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制

52、度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝,标明名目后,存档备查。 （公司）企业人事档案管理制度 企业(公司)人事档案管理制度 一、总则 第一条为了规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作供应有效的信息依据,特制订本制度。 其次条集团公司员工档案实行分级管理 由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。 (一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料,员工转正后调入公司管理。 (二)新建档案:员工入司以后的任职状况、培训状况、工资调整、学历、职称改变、历年考核等状况及员工基本状况复印件备查材料。 (三

53、)电子档案:员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经验、岗位、职务、合同期限等状况通过电子信息系统的形式所形成的记录。 经集团人力资源中心授权自行聘请的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。 第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导,该公司、部门人事负责人详细负责操作和管理,并对档案的完整性、真实性和精确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。 二、人事档案的建立 第四条 新建人事档案收集范围 由人力资源部门干脆形成的材料: (一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经验材料及求职原始

54、材料。求职原始材料包括:报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效)等材料。 (二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。 (三)工资调整审批表。 (四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。 (五)考核、考勤或其它类材料。 (六)有关培训学习经验及成果、学历状况等材料。 (七)各种处分、惩罚材料和通报指责等材料。 (八)有关接收、调配、解聘等状况记录材料。 (九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。 (十)各种岗位责任书、竞聘、施政方

55、案等。 通过其它渠道形成的材料: (一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受嘉奖材料。 (二)参与各级人大或各类协会代表大会材料。 (三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。 (四)出国审批表及在外期间鉴定材料。 (五)参与公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。 (六)在原工作单位形成的有关档案材料。 (七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。 (八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。 (九)对违纪、违法事务的申诉、申报以及处理状况记录等。 第五条 人事档案归档材料要求 归档材料应具备的条件: (一)必需是已经处理完毕,而不是悬而未决或没有最终审定和处理看法的文件。

56、 (二)材料必需以个人为对象。对反映多人有关状况的材料,应当分别制成以个人为单位或反映本人状况的材料,方可归入个人档案。 (三)凡归档材料必需具有凭证性标记,如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料,应先将手续补齐,并在办理完备后再行归档。 (四)档案内容必需实事求是,不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。 (五)档案内容应当完整,对头尾不清、来源时间不明的材料,要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料,如需查清,应转交相关部门处理后,方能归档。确定材料能否归档时,应针对详细问题详细分析,不能一概而论;同时,还应对档

57、案中应当具备而缺少的材料予以登记,并有安排地进行收集补充。 应妥当处理不应归档的材料: (一)经过鉴别,凡应转往有关单位保存或处理的材料,应填制人事档案转递通知单(此指干部或重要人员档案)。 (二)接收单位清点核对后,应按程序办理接收手续。 (三)凡属退还本人的材料、证章等,应开列具体清单,证明材料(物品)名称及份(件)数,经批准后退还本人,并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。 (四)对不干脆退还本人的材料,可经批准后赐予销毁,并应对其本人说明。 (五)销毁人事档案履行肯定审批手续,任何个人都不得擅自销毁。 第六条 人事档案的整理要求: (一)应遵循完整、真实、精练、好用的原则。 (二)应做

58、到仔细鉴别、分类精确、编排有序、书目清晰、装订整齐。 (三)人事档案的保管范围与人员管理应相一样。 (四)材料增减时应进行重新整理。 (五)人事档案原件作为正本,对于机密性较高的人事档案,可依据工作须要和人员管理状况建立副本。 第七条 人事档案的建立 (一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料,并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须刚好予以补充完善。 (二)集团公司人力资源中心授权自行聘请的各分(子)公司干脆按人事档案建档要求,经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

59、 (三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案,并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更状况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。 第八条 人事档案的编号 (一)人事档案编号构成:档案代码+四位数字,按依次编号。 (二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写),如选购管理中心,其人事档案编号为cgg。 (三)员工辞职后的档案编号接着保留,不重复运用。 (四)同一部门员工的档案要求放在一起,每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内,调动或辞职抽出后不添加新的员工档案,若档案袋中员工档案已抽完,此空档案袋接着保留。抽出档案后应当在档案袋上予以标明。 第九条 人事档案建立的 详细程序 (一)集团人力