表格处理软件Excel(IV)

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1、中 国 药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 了 解电 子 表 格 的 基 本 功 能 和 应 用 领 域 ； 电 子 表 格 的 操 作 特 点 。掌 握电 子 表 格 的 基 本 编 辑 操 作 ； 公 式 和 常 用 函 数 的 使 用 ， 相 对 引 用和 绝 对 引 用 ， 自 动 填 充 ； 内 容 、 格 式 、 公 式 等 的 复 制 、 移 动 和粘 贴 ； 图 表 创 建 和 相 关 设 置 ； 以 及 数 据 的 分 类 统 计 、 筛 选 、 排序 及 数 据 透 视 表 的 建 立 。 中 国 药

2、科 大 学 大学计算机信息技术基础 6.1 Excel简 介6.2 创 建 和 编 辑 工 作 表6.3 公 式 和 函 数6.4 图 表6.5 数 据 管 理 和 分 析6.6 格 式 化 工 作 表 与 工 作 簿 管 理 中 国 药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 启 动 Excel 2003主 要 有 三 种 方 式 。从 Windows开 始 菜 单 启 动 Excel 2003。利 用 桌 面 上 的 快 捷 图 标 启 动 Excel 2003。通 过 打 开 Excel文 档 启 动 Excel。关 闭 退

3、 出 Excel 2003主 要 方 式 ：双 击 Excel 2003工 作 窗 口 标 题 栏 最 左 端 的 控 制 菜 单 按 钮 。选 择 “ 文 件 ” |“退 出 ” 命 令 。注 意 ：如 果 在 退 出 Excel 2003时 文 档 没 有 保 存 ， Excel会 自 动 弹 出 对 话框 ， 询 问 是 否 需 要 保 存 文 件 ， 如 果 确 定 ， 对 于 新 建 文 件 出 现“ 另 存 为 ” 对 话 框 ， 进 行 保 存 。 如 果 是 对 老 文 件 修 改 则 直 接以 老 文 件 名 保 存 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 菜 单

4、 栏 常 用 工 具 栏 格 式 工 具 栏 单 元 格 编 辑 栏 活 动 单 元 格 工 作 表 标 签 任 务 窗 格 状 态 栏 工 作 区 水 平 分 隔 条 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 工 作 区 窗 口 是 Excel 2003的 主 要 工 作 区 ， 在 性 质 上 属 于 文 档 窗 口 。 Excel 2003允 许 同 时 打 开 多 个 工 作 簿 (各 占 用 一 个 窗 口 )， 每 一 工 作 簿 下 最 多 不能 超 过 255张 表 。 工 作 区 窗 口 中 包 括 工 作 表 工 作 区 和 工 作 表 标 签 。 工 作 表 工 作

5、 区工 作 区 (work space)统 指 位 于 “ 编 辑 ” 栏 与 “ 标 签 ” 栏 之 间 的 区 域 ， 表 格 的 编 辑 主要 在 这 一 区 域 内 完 成 。工 作 区 内 包 括 行 头 、 列 头 和 单 元 格 。每 个 单 元 格 由 行 号 和 列 标 来 定 位 ， 其 中 行 号 位 于 工 作 表 的 左 端 ， 顺 序 为 数 字 1、 2、 3等 ， 该 数 字 的 最 大 值 为 65536； 列 号 位 于 工 作 表 的 上 端 ， 顺 序 为 字 母 A、 B、C等 ， 最 右 边 的 列 号 为 IV。 加 亮 的 单 元 格 表 示 当

6、 前 的 活 动 单 元 格 。 工 作 表 标 签工 作 表 标 签 位 于 工 作 簿 窗 口 底 部 。 依 次 为 Sheetl、 Sheet2、 Sheet3。 加 亮 的 标 签 指出 了 当 前 的 工 作 表 。新 建 的 工 作 簿 一 般 包 含 3张 工 作 表 ， 但 用 户 可 按 需 增 减 ， 最 多 可 达 255张 工 作 表 。标 签 左 方 设 有 标 签 滚 动 钮 ， 可 使 标 签 左 右 滚 动 显 示 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 “ 单 元 格 编 辑 ” 栏 一 般 位 于 “ 工 具 ” 栏 的 下 方 ， 自 左 至

7、 右 依次 由 “ 名 称 ” 框 、 工 具 按 钮 和 “ 编 辑 ” 栏 三 部 分 组 成 。当 某 个 单 元 格 被 激 活 时 ， 其 单 元 格 的 地 址 (例 如 A1)即 在 “ 名称 ” 框 出 现 。 此 后 用 户 输 入 的 数 据 ， 将 在 该 单 元 格 与 “ 编 辑” 栏 中 同 时 出 现 。“ ” 按 钮 为 “ 输 入 ” 按 钮 ， 用 于 确 认 输 入 单 元 格 的 内 容 ；“ ”按 钮 为 “ 取 消 ” 按 钮 ， 用 于 取 消 本 次 输 入 的 内 容 ；“ fx”按 钮 为 “ 插 入 函 数 ” 按 钮 ， 仅 在 向 单

8、元 格 输 入 公 式 和 函 数时 使 用 。 名 称 框 工 具 按 钮 编 辑 栏 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 工 作 簿 是 计 算 和 储 存 数 据 的 文 件 ， 一 个 工 作 簿 中 可 以 包 含 若 干 张 有 内 在关 联 的 工 作 表 。Excel 2003中 的 工 作 簿 是 以 文 件 形 式 存 放 在 磁 盘 上 其 扩 展 名 为 .XLS。1. 工 作 簿 与 工 作 表Excel 2003首 次 启 动 后 进 入 工 作 簿 窗 口 ， 默 认 情 况 下 Excel 2003的 一 个 工 作簿 中 有 3个 工 作 表 ，

9、一 个 工 作 簿 可 以 包 含 多 个 工 作 表 ， 这 样 可 使 一 个 文 件中 包 含 多 种 类 型 的 相 关 信 息 ， 默 认 当 前 工 作 表 为 Sheetl， 用 户 可 以 用 这 个空 白 的 工 作 表 建 立 自 己 的 工 作 表 ， 也 可 根 据 实 际 情 况 增 减 工 作 表 和 选 择工 作 表 。2. 单 元 格 、 区 域单 元 格 是 组 成 工 作 表 的 最 小 单 位 。 当 单 击 某 单 元 格 时 ， 该 单 元 格 的 轮 廓线 会 变 为 粗 轮 廓 线 高 亮 度 显 示 出 来 ， 则 这 个 单 元 格 叫 做 “

10、 当 前 单 元 格 ”或 “ 活 动 单 元 格 ” ， 这 个 单 元 格 的 列 和 行 号 被 显 示 在 “ 名 称 ” 框 中 。 区 域 是 连 续 的 单 元 格 ， 用 “ 左 上 角 单 元 格 ： 右 下 角 单 元 格 ” 表 示 ， 为 区域 运 算 符 。 如 A2： A9表 示 起 于 A2止 于 A9的 八 个 单 元 格 ， 这 样 的 连 续 8个 单元 格 称 为 一 个 区 域 。 中 国 药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 1. 选 取 单 元 格 （ 教 材 P128）单 元 格

11、 的 选 取 是 单 元 格 操 作 中 的 常 用 操 作 ， 它 包 括单 个 单 元 格 选 取多 个 连 续 单 元 格 选 取多 个 不 连 续 单 元 格 选 取2. 输 入 数 据 （ 教 材 P129）在 工 作 表 中 用 户 可 以 输 入 两 种 数 据 常 量 和 公 式 。 当 激 活 某 个 单 元 格 后 ， 可以 从 键 盘 直 接 输 入 常 量 数 据 ， 包 括 文 本 型 、 数 值 型 和 日 期 时 间 型 数 据 。 当 激活 某 个 单 元 格 后 ， 先 输 入 一 个 等 号 “ =”再 输 入 公 式 ， 则 是 用 这 个 公 式 计 算

12、 的 结果 填 入 该 单 元 格 在 Excel中 。 输 入 文 本 输 入 数 值 输 入 日 期 时 间 数 据3. 自 动 输 入 数 据 （ 教 材 P129） 自 动 填 充 等 差 、 等 比 数 列 等 数 据 序 列 的 填 充 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 1. 插 入 一 整 行 或 一 整 列 的 单 元 格2. 插 入 单 元 格3. 删 除 单 元 格4. 移 动 单 元 格 中 数 据5. 复 制 单 元 格 中 数 据6. 清 除 单 元 格 中 数 据 中 国 药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大

13、学 大学计算机信息技术基础 公 式 是 对 单 元 格 中 数 值 进 行 计 算 的 等 式 。通 过 公 式 可 以 对 工 作 表 数 值 完 成 各 类 数 学 运 算 ， 如 进 行 加 法或 乘 法 计 算 。在 默 认 状 态 下 ， 公 式 从 等 号 “ =”开 头 ， 由 常 量 、 单 元 格 引 用、 函 数 和 运 算 符 等 组 成 。 公 式 开 始 符 号 单 元 格 地 址 数 值 常 量 运 算 符 函 数 区 域 范 围 引 用 =(A2+10)/SUM(B2:G10) 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 1. 运 算 符运 算 符 是 公 式

14、 组 成 的 元 素 之 一 。 运 算 符 是 一 种 符 号 ， 用 于 指 明 对 公 式中 元 素 进 行 计 算 的 类 型 ， 如 加 法 、 减 法 或 乘 法 。 在 Excel中 包 含 4种 类 型的 运 算 符 ， 即 算 术 运 算 符 、 比 较 运 算 符 、 连 接 运 算 符 和 引 用 运 算 符 。（ P132）2. 创 建 公 式在 单 元 格 中 创 建 公 式 的 方 法 是 ， 先 选 中 单 元 格 输 入 “ =”号 ， 再 在 单 元 格中 输 入 相 应 的 公 式 。 最 后 按 回 车 键 或 单 击 “ 单 元 格 编 辑 “ 栏 中

15、的 “ ”按 钮 ， 将 公 式 计 算 的 结 果 填 入 选 中 的 单 元 格 中 3. 使 用 公 式 时 出 现 的 错 误 信 息 使 用 公 式 计 算 时 ， 若 有 错 误 会 产 生 一 个 错 误 信 息 代 码 ， 以 提 示 用 户 ，常 见 的 有 以 下 几 类 ， 如 后 表 所 示 。 （ P133） 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 # # # # #单元格列宽不够或日期为负# DIV/0! 除 数 为 0 或 为 空# N/A 没 有 可 用 的 数 值 (用 户 可 填 入 )， 系 统 默 认 为 数 字 0# NAME? 使 用 了 不

16、 存 在 的 名 称#REF! 单 元 格 引 用 无 效#VALUE! 参 数 或 操 作 数 类 型 有 错 #NUM! 计 算 结 果 超 出 范 围 (1*10307或 者 -1*10307) 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 Excel 中 提 供 了 大 量 的 内 置 函 数 ， 为 用 户 对 数 据 进 行 运 算 和 分 析 带 来 极 大方 便 。 这 些 函 数 包 括 财 务 、 日 期 与 时 间 、 数 学 与 三 角 函 数 、 统 计 、 查 找与 引 用 、 数 据 库 、 文 本 、 逻 辑 、 信 息 等 。函 数 使 用 形 式 为 其

17、中 参 数 可 以 是 常 量 、 单 元 格 、 区 域 、 公 式 或 其 他 函 数 。例 如 函 数AVERAGE(C2:G10)表 示 求 C2到 G10之 间 的 一 个 矩 形 区 域 中 所 有 数 值 的 平均 值 ；MAX(B2:D6, F7:H12)表 示 求 B2到 D6和 F7到 H12两 个 不 连 续 矩 形 区 域 中 单 元格 数 值 的 最 大 值 。 除 了 直 接 输 入 函 数 以 及 函 数 的 参 数 外 ， 还 有 另 外 两 种 使 用 函 数 的 方 法 。1. 自 动 求 和 （ P134）2. 使 用 粘 贴 函 数 输 入 （ P134

18、） 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 公 式 的 复 制 和 填 充 可 以 避 免 大 量 重 复 输 入 公 式 的 工 作 ， 复 制 公 式 时 ， 若 在 公 式 中 使 用 单 元格 和 区 域 ， 应 根 据 不 同 的 情 况 使 用 不 同 的 单 元 格 引 用 。1. 相 对 引 用 假 定 单 元 格 D2中 的 公 式 为 =B2*C2， 如 果 将 D2单 元 格 中 的 公 式 复 制 到 D3单 元 格 ， 则 D3单 元 格 中的 公 式 会 自 动 由 =B2*C2变 为 =B3*C3。 这 种 对 单 元 格 的 引 用 会 随 着 公 式

19、所 在 单 元 格 位 置 的 改 变而 改 变 的 引 用 叫 做 相 对 引 用 。2. 绝 对 引 用在 复 制 或 移 动 单 元 格 时 ， 如 果 不 希 望 其 的 公 式 中 引 用 的 单 元 格 发 生 变 化 ， 则 需 要 使 用 绝 对 引用 。 绝 对 引 用 要 在 单 元 格 的 列 号 和 行 号 前 都 要 加 一 个 美 元 符 号 $。 例 如 ， 将 D2单 元 格 中 的 公 式=B2*C2改 为 =$B$2*$C$2， 则 将 它 复 制 到 D3单 元 格 中 时 ， 公 式 将 保 持 不 变 ， 即 D3单 元 格 中 的 公 式也 为 =B

20、2*C2。 这 种 在 复 制 或 移 动 单 元 格 到 目 的 地 ， 源 单 元 格 中 的 公 式 中 的 运 算 符 和 操 作 数 (原来 引 用 的 单 元 格 )都 不 变 的 引 用 ， 称 为 绝 对 引 用 。3. 混 合 引 用 在 一 个 公 式 中 既 有 相 对 引 用 又 有 绝 对 引 用 的 引 用 称 为 混 合 引 用 。 在 使 用 混 合 引 用 时 ， 一 定 要弄 清 楚 哪 些 引 用 是 固 定 不 变 的 ， 哪 些 引 用 是 随 公 式 所 在 位 置 的 改 变 而 改 变 的 。4. 引 用 其 它 工 作 表 中 的 单 元 格如

21、 果 需 要 引 用 工 作 簿 中 的 单 元 格 ， 比 如 Sheet2 的 B6 单 元 格 内 容 与 Sheet1 的 A4 单 元 格 内 容 相加 ， 其 结 果 放 入 Sheet1 的 A5 单 元 格 中 ， 则 在 Sheet1 的 A5 单 元 格 中 输 入 公 式 =Sheet2!B6+ Sheet1!A5， 即 在 工 作 表 名 与 单 元 格 引 用 之 间 用 感 叹 号 ！ 分 开 。 中 国 药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 在 Excel中 ， 图 表 可 以 分 为 两 类嵌

22、 入 图 表 ： 图 表 和 工 作 表 放 在 同 一 工 作 表 。独 立 图 表 ： 图 表 单 独 放 在 一 个 工 作 表 中 。嵌 入 图 表 和 独 立 图 表 都 与 建 立 它 们 的 工 作 表 数 据 相 链 接 ， 当改 变 了 工 作 表 中 的 数 据 时 ， 这 两 种 图 表 都 会 随 之 更 新 。 使 用 图 表 向 导 创 建 图 表 （ P136）步 骤 1： 图 表 类 型步 骤 2： 图 表 源 数 据 步 骤 3： 图 表 选 项步 骤 4： 图 表 位 置 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 图 表 对 象 图 表 区 格 式 图

23、 表 类 型 图 例 数 据 表 按 行 按 列 文 字 斜 体 中 国 药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 在 Excel 2003中 可 以 通 过 创 建 一 个 数 据 清 单 来 管 理 数 据 。 所 谓数 据 清 单 ， 就 是 以 数 据 库 的 方 式 去 管 理 数 据 。 当 数 据 被 组 织成 一 个 数 据 清 单 之 后 ， 就 可 以 被 查 询 、 排 序 、 筛 选 以 及 分 类汇 总 。数 据 清 单 包 含 相 关 数 据 工 作 表 中 的 数 据 行 。 清 单 中 的 列 被

24、 看成 是 数 据 库 的 字 段 ， 清 单 中 的 列 标 题 被 看 成 是 数 据 库 的 字 段名 ， 清 单 中 的 每 一 行 被 看 成 是 数 据 库 中 的 一 条 记 录 。 因 此 数据 清 单 一 般 具 有 这 样 的 特 征 ， 数 据 整 齐 ， 由 行 列 组 成 规 则 的表 ； 每 列 构 成 一 个 字 段 ， 第 一 行 是 字 段 名 ， 该 列 中 数 据 类 型相 同 ； 在 数 据 清 单 中 没 有 空 行 出 现 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 在 数 据 清 单 (一 系 列 带 有 标 记 且 包 含 类 似 数 据

25、 的 行 )中 ， 针 对 某些 列 的 数 据 可 以 用 “ 数 据 ” 菜 单 中 的 “ 排 序 ” 命 令 来 重 新 组织 行 的 顺 序 。 用 户 可 以 选 择 数 据 和 排 序 次 序 ， 或 建 立 和 使 用一 个 自 定 义 排 序 次 序 。 1. 简 单 排 序2. 多 条 件 排 序 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 选 择 “ 数 据 ” |“筛 选 ” 命 令 可 以 对 清 单 中 的 指 定 数 据 进 行 查 找等 工 作 。 一 个 经 筛 选 的 清 单 仅 显 示 那 些 包 含 了 某 一 特 定 值 或符 合 条 件 的 行

26、， 暂 时 隐 藏 其 他 行 。在 “ 筛 选 ” 命 令 的 级 联 菜 单 中 ， Excel 2003还 提 供 了 “ 自 动 筛选 ” 和 “ 高 级 筛 选 ” 两 个 命 令 来 控 制 筛 选 数 据 。“ 自 动 筛 选 ” 命 令 能 满 足 大 部 分 需 求 ； 当 需 要 更 复 杂 的 条 件来 筛 选 清 单 时 ， 则 需 使 用 “ 高 级 筛 选 ” 命 令 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 下

27、面 以 求 不 同 性 别 学 生 测 试 成 绩 的 平 均 成 绩 为 例 说 明 分 类 汇 总 功 能 。 具体 步 骤 如 下 ： (1) 首 先 进 行 分 类 ， 将 同 性 别 同 学 记 录 放 在 一 起 ， 可 通 过 “ 性 别 ” 字 段 排 序 来 实 现。 (2) 选 择 “ 数 据 ” |“分 类 汇 总 ” 命 令 ， 打 开 如 图 6-28所 示 的 “ 分 类 汇 总 ” 对 话 框 。 (3) 单 击 “ 确 定 ” 按 钮 ， 得 到 分 类 汇 总 后 的 结 果 如 图 6-29所 示 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 中 国

28、药 科 大 学 大 学 计 算 机 信 息 技 术 基 础 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 可 以 根 据 需 要 设 置 单 元 格 中 数 据 的 格 式 ， 如 字 体 格 式 、 数 字格 式 、 对 齐 方 式 、 单 元 格 的 边 框 等 。 设 置 单 元 格 格 式 最 基 本的 方 法 是 通 过 菜 单 打 开 “ 单 元 格 格 式 ” 对 话 框 ， 选 择 相 应 的选 项 卡 进 行 设 置 。还 有 可 以 通 过 工 具 栏 上 的 按 钮 进 行 设 置 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 启 动 Excel 2003时 ，

29、默 认 打 开 Book1空 白 工 作 簿 ， 其 中 包 含 3张空 白 工 作 表 。 选 择 “文 件 |打 开 ”命 令 ， 或 单 击 常 用 工 具 栏 的 “打 开 ”按 钮 ， 都 可 以 打 开 已 有 的 工 作 簿 文 件 。由 于 工 作 簿 是 以 文 件 形 式 存 在 的 ， 而 工 作 表 又 存 在 于 工 作 簿中 ， 所 以 保 存 文 件 实 际 上 保 存 了 工 作 簿 和 工 作 表 。 单 击 常 用工 具 栏 上 的 “保 存 ”按 钮 ， 或 选 择 “文 件 |保 存 ”命 令 即 可 保 存 正在 编 辑 的 工 作 簿 。 中 国 药 科 大 学 大学计算机信息技术基础 1. 工 作 表 的 增 加 与 删 除2. 工 作 表 的 复 制 或 移 动3. 工 作 表 更 名