2023年写档案管理制度篇

《2023年写档案管理制度篇》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年写档案管理制度篇（49页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、2023年写档案管理制度篇 书目 某物业公司文件档案管理制度怎么写 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、奖惩记录、保险安排及记录劳

2、动合同等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司

3、由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料:公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 写字楼物业办公室档案管理制度 写字楼物业办公室档案管理制度 1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。 2)档案文件必需设专柜存放保管,存放必需分类编号,清晰编写文件书目,以便查阅。 3.)凡经领导批示传阅的重要文件,必需随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。 4)借阅档案须仔细办理借阅登记手续,保

4、证按时归档。 5)凡借阅重要密件,必需经总经理批准后,方可借阅; 所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。 6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发觉异样或被盗、丢失等状况,刚好向领导反映,妥当出路。 如系认为造成,要追究有关人员的责任。 公司档案管理制度范例怎么写 公司档案管理制度范例档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必需按本制度仔细做好档案管理工作。第一节 档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必需立卷、归档。其中,文件包括:规划、安排、技术资料、工程资料、财务资

5、料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。其次节 档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类: 1、行政类 2、财务类 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、隐私。详细划分规则见本制度第三节 其次条。 三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写档案管理登记表(附表1)。第三节 机要档案 一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“隐私”三级。其中: 二、划分标准:绝密档案包括:公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协

6、议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括: 1、财务资料; 2、公司重要会议纪要; 3、公司经营状况; 4、人事档案、薪资性档案、劳动合同; 5、技术资料; 6、金额在10万-100万元的合同。隐私档案包括: 1、重要项目资料; 2、项目合同协议。第四节 档案装订 一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等状况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。第五节 保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律根据下列规定办理: 一、永久保存: 1、公司章程; 2、股东名簿; 3、股东会、董事会、监事会会议纪要; 4、公司证照; 5、各级

7、批文; 6、印鉴; 7、公司年度经营安排; 8、公司年度经营总结; 9、年度财务报表; 10、技术资料; 11、不动产全部权状及其他债权凭证; 12、人事资料; 13、大型活动图片、音像资料; 14、其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存: 1、会计凭证; 2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、五年保存: 1、期满或解除的合同协议; 2、完结后的项目方案; 3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存: 1、部门工作安排及工作总结; 2、完结后的部门恳求报告; 3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,运用部门视

8、其有效期限予以保存。第六节 保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。 三、合同协议应在签订之日移交总经办。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。 六、档案移交须填写档案移交清册(附表2)。 七、档案移交清册一式三份,移交双方各一份,总经办留

9、存一份。第八节 档案调阅 一、因工作须要需调阅档案时,须填写档案调阅申请单(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,运用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见机要档案管理制度)。 三、档案管理人员必需严格根据档案调阅申请单的内容,将档案调出,供调档人查阅。 四、调档人必需是档案调阅申请单里注明的查阅人。 五、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长,

10、应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁 一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。 三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写档案销毁登记表(附表5)。 五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。 六、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份,申请部门一份,总经办一份。第十节 其他 一、档案管理人员应妥当保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案平安。 二、全部档案应有专柜存放、加锁,定期清

11、理通风,防湿。 三、全部档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。 四、本制度 包括:机要档案管理制度。 五、以上表格均由总经办统一编号。 六、各部门必需严格根据本制度相关规定保管档案。 投资公司档案管理制度怎么写 投资管理公司档案管理制度 第一条依据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 其次条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门依据工作须要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应根据明确的归档时间和归档范围,定期向

12、档案管理部门移交档案,确因工作须要接着运用的文件资料,原件移交档案室,运用部门留存复印件。 第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理批阅后归档。 第四条一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第五条在切实遵循中国档案分类法前提下,依据公司实际状况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量平安管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。 第六条归档范围: (一)重要的会议材料,包括会议的通知

13、、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 (二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 (三)本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 (四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 (六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第七条归档要求: (一)归档的文件材料要完整、系统、精确。 (二)归档的文件材料必需是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。 (三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,

14、区分不同的价值,便于保管和利用。 (四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 (六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 (七)档案文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 (八)案卷封面,应逐项按规定一律运用用黑色中

15、性笔填写,字迹要工整、清楚。 第八条档案管理人员职责 (一)根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 (二)根据归档范围、要求,将文件材料按时归档。 (三)工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守,努力维护公司档案的完整与平安。 第九条档案的查阅和借阅 (一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。 (二)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发觉损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。 (三)必需严格保密,不准泄

16、露档案材料内容,如发觉遗失必需刚好汇报,追求责任。 (四)不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得随意摘抄或复制案卷内容,如确有须要,必需经领导批准才能摘抄或复制。 (五)必需爱惜档案,保持整齐,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 (六)不准转借,必需专人专用。 (七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办理续借手续。 第十条档案的保管 (一)要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行平安检查,发觉问题要刚好向领导报告,并实行补救措施。对于不易接着保存的档案资料,应刚好予以复制;对于已破损的

17、档案资料应刚好予以修复。 (二)为做好档案的供应和利用工作,全部文件资料均应根据其分类组卷,并根据其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 (三)档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 第十一条档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理看法,报总经理批准后予以销毁。 第十二条奖惩 (一)公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,赐予负责人点名指责,并视情节轻重处以50-200元的罚款。 (二)经批准借出的档案资料,无正值理由在借阅限期内不归还的,赐予

18、责任人罚款100-200元的惩罚;档案管理人员未刚好催还的,每次赐予罚款10-50元的惩罚。 (三)有意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值赐予相应的惩罚;情节严峻的,予以辞退处理。 第十三条本制度说明权、修改权归公司,自公布之日起生效。 某公司档案管理制度怎么写 微星公司档案管理制度第一章 总则 第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的刚好归档和妥当保管,特制定本制度。 其次条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要根据本制度的规定刚好归档,部分资料须在行政部备份。其次章 文件资料的

19、收集管理 第四条 归档范围:公司印发的公文。公司的各种规章 制度、实施细则、程序文件。公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。公司重要会议资料,包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。上级机关发来的与公司有关的确定、决议、指示、条 例、规定、安排等文件资料。公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。公司管理人员的任免文件资料以及关于员工嘉奖、处分的文件资料。公司全部员工的考核与培训资料。公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。公司及产品的获奖证书。 第五条 资料承办人员应刚好将办理完毕或经批

20、准的文件资料,收集齐全,加以整理、归档。 第七条 一项工作由几个部门参加办理,在工作活动中形成的重要文件资料,由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。 第八条 公司员工外出参与培训、学习、考察、调研等公务活动,必需将重要文件资料向行政部办理归档。 第九条 各部门须有一名档案管理人员,仔细执行定期归档制度。第三章 归档管理 第十条 档案管理人员应依据公司的业务及工作现状,编制“案卷类目”。“案卷类目”的条款必需简明准确,并编上明细名称。 第十一条 档案管理人员应刚好将文件资料根据“案卷类目”放入文件夹内,对号入座。 第十二条 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与

21、原件,归放在一起,不得分开。 第十三条 对于重要的声像类资料,档案管理人员应在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。第四章 附则 第十四条 本制度由公司行政部负责说明。 第十五条 本制度自颁布之日起施行。 物业管理公司档案管理制度怎么写 物业管理公司档案管理制度 (八)依据中华人民共和国国档案法,结合企业实际状况,确保档案的完整和平安,特制定本制度。 一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。 公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料刚好归档。 二、

22、文件资料点收、整理和归档 1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及 是否完整,如有短缺,应马上追查归入。 2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。 3、文件的处理手续必需完善,如有遗漏,应马上退回承办人。 4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,刚好分类、立卷、归档。 三、档卷管理 1、每年对档案材料的数量、保管等状况进行一次检查,发觉问题刚好实行补救措施,确保档案的平安。 2、做好相关的防范措施,留意保密工作。 3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并实行防虫蛀腐朽工作。 4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必需列册登记,经领导审批后作销

23、毁处理。 四、档案调、借阅 1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。 确因工作须要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。 2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。 3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,马上归入档卷。 会计档案管理制度怎么写 会计档案管理制度 1.目的:会计档案是档案的重要组成部分,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,现依据中华人民共和国国会计法和中华人民共和国国档案法的规定,制定本方法。2.适用范围:本规定适用于公司及分子公司。3.会计档案管理体系 3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本方

24、法管理睬计档案。 3.2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 3.3各单位必需加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥当保管、有序存放、便利查阅,严防毁损、散失和泄密。4.会计档案范围 4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 4.2会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。 4.3会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、协助帐薄,其他会计帐薄。 4.4财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和

25、其他财务报告。 4.5财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。 4.6其他类:银行存款余额调整表,银行对帐单,物资盘存表,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。5.各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构根据归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 5.1当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

26、 5.2移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别须要拆封重新整理的,档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。6.会计档案不得自行借出。 6.1如有特别须要,经本单位负责人批准,可以供应会计资料的查阅或复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时,应事前由公司总经办批准。 6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。7.会计档案的保管期 7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类(会计档案保管期限表附后)。 7.2会计档案的保管期限,

27、从会计年度终了后的第一天算起。 7.3本方法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当根据本方法附表所列期限执行。 7.4各单位会计档案的详细名称如有同本方法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理。8.会计档案的销毁 8.1保管期满的会计档案,除本方法规定不得销毁的情形外,可以根据以下程序销毁: 8. 1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁看法,编制会计档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容; 8. 1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署看法; 8. 1.3销毁会计档案时,应当由档案机

28、构和会计机构共同派员监销; 8. 1.4监销人在销毁会计档案前,应当根据会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销状况报告本单位负责人。 8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 8.3正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。9.会计档案的管理 9.1采纳电子计算机进行核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。 9.2单位因撤销、解散、破产或者其他缘由而终止的,在终止和

29、办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管公司或财产全部者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的,从其规定。 9.3单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。 9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规

30、定办理交接手续。 9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。 9.6在建设项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。 9.7单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理睬计档案交接手续。9.7.1移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;9.7.2交接会计档案时,交接双方应当根据会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人监交。

31、交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 9.8预算、安排、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本方法。10.附则: 10.1本制度由公司财务部负责说明。 10.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 10.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 公司档案管理制度怎么写 第一章管理部门 第一条管理部门。 (1)文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际须要留存复印件。如为特别案件因业务处理须要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以复印件归档,原稿用毕后仍应送文书管

32、理部门归档并换回复印件。 (2)各公司档卷分类书目及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制订管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定、报送总管理处总经理室。其次章整理与分类 其次条文件点收。文件结案移送归档时,依如下原则点收。 (1)检查文件的本文及 是否完整,如有短少,应即追查、归入。 (2)文件应有管理部门主管的签认。 文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应马上退回,由经办部门补办。 (4)与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。 (5)有价证券或其他珍贵物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。 第三条文件整理。点收文件后,应依下列方式

33、整理。 (1)中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 (2)右方装订文件及其 均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第四条档案分类。 (1)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。档案先以部门别区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。 (2)档案分类应力求切合好用。倘因案件较多,前款三级不够用时,可在第三级之后另增第四级细类。如案件不多,亦可仅运用部门及大类或小类两级。 同一小类(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多

34、,一个档夹不够用时,可分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设卷次编号,以便查考。 (4)每一档夹封面内页应设目次表,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个目次编号为原则。 (5)档号的表示方式为a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2为经办部门代号,b1b2为大类号,c1c2为小类号,d1为档卷卷次,e1e2为档案目次。 第五条档案名称及编号。 (1)档案各级分类应命名,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容、性质为原则,且有肯定范畴,不宜笼统含混。 (2)各级分类、卷次及目次的编号,均以阿拉伯数字表示,其位数运用视案件多少而定。 档案分类各级名称经确定后,应编

35、制“档案分类编号表”,即将全部分类各级名称及其代表数字编号,用肯定依次依次排列,以便查阅。 (4)档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增加时,随时增补。 (5)档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜随意修改,如确有修改必要,应事先探讨,并编制新旧档案分类编号比照表,以免混淆。 第六条档号编列。 (1)案件如系新案,应就档案分类编号表,查明该案件所属类别及其卷次、目次依次编列档号。 (2)案件如可归属前案,应查明前案的档号,予以同号编列。 档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述几件事情或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。 (4)档号应自左而右编列,右方装订的案件

36、,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。第三章归档与档案清理 第七条保存期限。 (1)归档文件,应依目次号依次以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际须要运用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。 (2)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。 第八条保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理。 (1)永久保存。公司章程。股东名簿。组织规程及办事细则。董事会及股东会纪录。财务报表。政府机关核准文件。不动产全部权状及其他债权凭证。工程设计图。其他经核定须永久保存的文书。 (2)10年保存。预算、决算书类。会计凭证。事业安排资料

37、。其他经核定须保存10年的文书。 5年保存。期满或解除之合约。其他经核定保存5年的文书。 (4)1年保存:结案后无长期保存必要者。 (5)规章由规章管理部门永久保存,运用部门视其有效期限予以保存。 第九条档卷清理。 (1)管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。档案每年依规定清理一次,已届保存期限者,可以销毁,销毁前应造册报总经理核准,必要时向主管政府部门报备,并在目次表的附注栏内注明销毁日期。 (2)保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。第四章调卷 第十条档案借阅程序。 (1

38、)各部门经办人员因业务调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后,向管档人员调阅。 (2)管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备核查、催还。 在档案室当场借阅者,可免填“调卷单”。 (4)档案归还时,经管档人员核查无误并在“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即可归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。 第十一条调卷管理。 (1)“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特别情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。 (2)调卷人员对于所调档案,不得抽换增损,如有必要拆开

39、时,亦须说明缘由,请管档人员负责处理。 调卷人员调阅档案,应在规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更调卷登记,不得私自借出。 (4)调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经文书管理部门主管同意。 z写字楼物业办公室档案管理制度 写字楼物业办公室档案管理制度 1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。 2)档案文件必需设专柜存放保管,存放必需分类编号,清晰编写文件书目,以便查阅。 3)凡经领导批示传阅的重要文件,必需随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。 4)借阅档案须仔细办理借阅登记手续,保证按时归档。 5)凡借阅重要密件,

40、必需经总经理批准后,方可借阅;所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。 6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发觉异样或被盗、丢失等状况,刚好向领导反映,妥当出路。如系认为造成,要追究有关人员的责任。 项目物业公司档案管理制度怎么写 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范,依据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际状况,制订本管理制度,各岗位员工必需严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。 其次条 归集整理: 一、各

41、部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及 是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其 均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第三条 分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程修理保养合同。 3、小

42、区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大选购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、探讨通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作安排、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理确定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、确定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政

43、人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。 (2)员工培训安排、培训实施方案、考核规定。 (3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、安排。 (4)员工工资管理方法、方案、规定和实施细则。 (5)员工的嘉奖、处分的确定和通报。 (6)职工调资、转正、定级、考核等文件。 (7)员工花名册。 (8)选购合同。 3、安护部 (1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。 (2)小区重大消防、治安报告及相关文件。 4、财务部 (1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、方法、通知。 (2)小区管理费调整的请示、通知。 (3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。 5、工程部 (1)

44、工程修理保养承包合同及外派工程合同。 (2)工程重大技改项目、图纸。 (3)工程重大事故报告。 (4)工程重大投诉诉处理资料。 (5)重大意外造成的小区局部损失状况报告。 (6)小区修理资料。 6、客户服务 (1)合同(防蚁、绿化、清洁)。 (2)写字楼、商场等管理规定。 (3)重大投诉、重大事故处理看法。 (4)用户资料。 (5)装修指南。 (6)用户手册。 二、档案编号: (一)根据分类大小级别按次序编号。 (二)根据年度时间按依次编号。 (三)根据采纳首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。 第四条 立卷书目 一、立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。 档案管理员

45、按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。 (一)依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标准贴纸。 (二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。 (三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; (四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹内)。 二、编制书目: (一)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; (二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目

46、)中,以便查阅。 第五条 档案保管: 一、保管期限 (一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (二)各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注 (三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则; 4.董事会及股东会纪录; 5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产全部权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。 (四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业安排资料; 4.其他经核定须保存10年的文书。 (五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。 (六)1年

47、保存:结案后无长期保存必要者。 (七)规章由规章管理部门永久保存,运用部门视其有效期间予以保存。 二、保管要求 (一)便于查阅。 (二)保证档案的平安。 (三)防止档案的损坏。 (四)实行修复技术,延长档案寿命。 三、保管职责: (一)财务部保管财务档案。 (二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料; iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案; 分供方评审、物业 和多种经营资料。 (三)工程修理部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及品质

48、保障部各职能部门须要保管的其他档案。 (四)各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 (五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。 (六)档案管理员将该管理资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号。 (七)档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询。 ( 八、)档案原则上保管原件。 第六条 档案保密: 一、档案密级分为三级:绝密、机密、一般; (一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案; (二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外

49、)工程图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; (三)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。 二、档案查阅 (一)查阅权限 1、总经理可查阅公司全部档案。 2、总经理助理可查阅分管工作的档案。 3、部门负责人可查阅该部门全部档案。 4、其他人员依据审批查阅有关档案。 (二)档案的查阅/借阅/复制 1、查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 2、档案管理员审核其查(借)阅资格:3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理; 4、权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续: 5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批; 属服务

50、中心的档案,由服务中心总经理审批; 属公司的档案,由总经理审批; 财务类的档案也应由总经理审批。 6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批; 机密档案由人事部负责人审批; 一般档案由部门负责人审批。 三、档案的销毁 (一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁安排及清单位,报综合管理部主管审核。 (二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。 (三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。 (四)监销人员确认销毁文件

51、无误签字后,选择平安地点销毁档案。 第七条 库房管理: 一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。 二、要爱惜档案,在整理、搬移、上架和供应利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整齐,发觉破损时,要即使修补。 三、要仔细落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等七防措施,严格限制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。 四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。 五、库房工作人员要熟识与档案库有关的供水、供电、供热系统状况,并常常检查是否完好,离开库房时要留意 落锁, 电源。 六、仔细办理档案入库和查阅,借阅党纪手

52、续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要刚好放回原处,每两年全面检查馆藏档案状况,档案管理人员调动时,必需办理档案交接手续。 七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。 八、利用档案资料要留意保守机密,不得传播档案内容; 要保证案卷的完整与平安,严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改; 要保证案卷清洁,不得弄脏,划道。 突发公共卫生事务应急预案 公司平安环保档案管理制度怎么写 1 目的与范围 本制度规定了_公司平安、环保、职业卫生档案管理的范围及档案管理的基本要求等内容。 其目的是为了规范平安、环保、职业卫生档案管理。 本制度适用于_公司平安、环保、职业卫生档案管理。 2 管理职责2.1

53、公司总经理负责平安、环保、职业卫生档案管理的领导工作。 2.2设备平安课负责平安、环保、职业卫生档案日常管理工作。 2.3技术部负责指导、监督平安、环保、职业卫生档案管理工作。 3. 管理内容3.1档案的分类及编号 a)共设置三个一级类目。 编号用汉语拼音音节表示。 一级类目分类编号依次如下: 代 号 名 称 aq 平安类档案 hb 环保类档案 w 职业卫生类档案 b)二级类目按档案管理内容进行编号,编号用阿拉伯数字表示,凡设及人员档案管理的全部按拼音姓名排序。 3.2平安类档案包括:上级平安法规文件、公司内部平安管理性文件、危急源管理资料、年度安排及总结资料、教化培训资料、应急救援预案、应急

54、演练、日常检测检验结果、事故隐患排查资料、日常检查记录(含各类专项检查)、隐患整改资料、新建项目平安性评价及验收资料、新员工三级平安教化卡、嘉奖与惩罚资料、平安有关会议纪要、特种设备平安技术档案、事故档案(含职业病事故)等。 3.3环保类档案包括:上级环保法规文件、公司内部环保管理性文件、环境因素管理资料、年度安排及总结资料、“三废”检测检验结果、环保设施日常检查记录、隐患整改资料、新建项目环保评价及验收资料、危急废物“五联单”、环境年报、排污申报、排污许可证、环保事故档案等。 3.4职业卫生类档案包括:上级职业卫生法规文件、公司内部职业卫生管理性文件、作业场所职业病危害因素检测资料、职业健康

55、监护档案、职业病防护设施检查记录、作业场所职业病危害申报资料、新建项目职业病危害评价及验收资料等。 3.5档案的保存期限 3.5.1平安类档案:新员工三级平安教化卡、特种设备平安技术档案、事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存,其它档案保存三年。 3.5.2环保类档案:环保事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存,其它档案保存三年。 3.5.3职业卫生类档案:职业健康监护档案、新建项目职业病危害评价及验收资料应永久保存,其它档案保存三年。 3.6管理要求 3.6.1归档资料必需分类装订成册。 3.6.2需复印事故档案、职业健康监护档案时,必需经主管领导批准后方可复印。 物业管理公司档案资

56、料管理制度怎么写 一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。 二、办公室依据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员具体分类,进行归档。 三、档案资料员工作职责 1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。 2、按规定刚好、正确地办理各种资料的动态注记。 3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要精确,装订要工整,符合立卷标准。 4、刚好制订工作安排和做好年终总结,特殊是要做好为领导供应各种资料的参考、查找工作。 5、严格执行查阅资料的规定方法和资料保密纪律。 6、妥当保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。 四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案须要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。 五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并依据不怜悯况实行口头或书面方式赐予回复。 物业公司培训档案管理制度怎么写 1.目的为有效地利用和爱护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。