工作中实用的分类整理方式

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1、工作中使用的分类整理方式Practical classification of work 三 个 交 流 中 心怎样改进为什么做 为 什 么 要 管 好 电 脑 文 件 ？ 工欲善其事 必先利其器 这些悲催的情况有没有？ 电 脑 文 件 最 容 易 乱 的 地 方 在 哪 里 ？我 的 文 档MyDocument有 木 有 ？系 统 中 用 户 的 文 件夹 X:Documen-tsandSettings* 个 人 下 载 目 录X:Downloads有 木 有 ？桌 面Desktop有 木 有 ？ 文 件 管 理 的 真 谛 文 件 存 放 路 径 电 子 文 件 分 类文 件 怎 样 存

2、放 才 好 怎 样 快 速 找 到 文 件文 件 保 存 属 性电 子 文 件文件文件文件文件文件文件文件文件文件电子文件三要素 硬 盘 一 棵 树 分 区 大 的 枝 桠 文 件 夹 分 枝 ， 内 嵌 文 件 夹 小 枝 桠 文 件 树 叶 ， 同 样 把 它 当 城 市 街 道 路 小 区 单 元 房 间 某 一 个 文 件 所 在 的 地 方 ： 分 区 文 件 夹 子 文 件 夹 文 件 名 ， 路 径 就 是 包 含 了 这 一 些 元 素 ， 找 文 件 和 安 装 软 件 都 离 不 开 这 个 路 径 ， 这 个 文 件 所 在 地 地 址 就 是 由 分 区 ， 文 件 夹

3、 ， 子 文 件 夹 ， 文 件 名 组 成 。 要 素 之 一 ： 文 件 存 放 路 径 要 素 之 二 ： 文 件 保 存 属 性能 看 的 ！能 改 的 ！ 只 能 看 ！不 能 改 ！防 修 改 ！ 一 般 你 看 不 到设 置 了 才 能 看可 防 错 误 删 除存档 只读 隐藏 文件类型 格式 格式特征纯文本文件 TXT格式 格 式 简 单 透 明 、 不 含 结 构 信 息 和 加 密 、 不 绑 定 软 硬 件 、能 用 基 本 文 本 编 辑 工 具 阅 读 、 数 据 占 用 字 节 数 少 。XML格式 遵 循 XML技 术 规 范 ， 格 式 开 放 、 不 绑 定

4、软 硬 件 、 格 式 自描 述 、 不 包 含 加 密 、 易 于 转 换 。版式文件 PDF格式 遵 循 ISO/DIS 19005 文 件 管 理 电 子 文 件 长 期 保 存 格式 第 1部 分 PDF1.4的 使 用 (PDF/A-1) ， 支 持 数 字 签名 、 格 式 开 放 、 不 绑 定 软 硬 件 、 格 式 自 包 含 、 格 式 自 描 述 、固 定 显 示 、 不 包 含 加 密 、 可 向 其 他 文 本 格 式 转 换 。CEB格式 支 持 数 字 签 名 、 格 式 自 描 述 、 固 定 显 示 、 可 向 其 他 文 本格 式 转 换 。SEP格式 支

5、持 数 字 签 名 、 格 式 自 描 述 、 固 定 显 示 、 可 向 其 他 文 本 格 式 转 换 。 要 素 之 三 ： 文 件 分 类 -常 见 电 子 文 件 格 式 1 要 素 之 三 ： 文 件 分 类 -常 见 电 子 文 件 格 式 2文件类型 格式 格式特征格式化文本文件 RTF格式 格 式 开 放 、 不 绑 定 软 硬 件 、 不 包 含 加 密 、 易 于 转 换 。WPS格式 支 持 数 字 签 名 、 可 向 其 他 文 本 格 式 转 换 。图像文件 TIFF格式 支 持 无 损 压 缩 、 不 绑 定 软 硬 件 、 易 于 转 换 、 聚 合 能 力 强

6、 。JPEG格式 遵 循 相 关 标 准 规 范 ， 格 式 透 明 、 不 绑 定 软 硬 件 、 易 于 转 换 。 GIF格式 支 持 无 损 压 缩 、 格 式 透 明 、 不 绑 定 软 硬 件 、 易 于 转 换 。PNG格式 支 持 无 损 压 缩 、 格 式 透 明 、 易 于 转 换 。 要 素 之 三 ： 文 件 分 类 -常 见 电 子 文 件 格 式 3文件类型 格式 格式特征音频文件 WAV格式 支 持 数 字 水 印 技 术 、 支 持 无 损 或 其 他 公 开 的 压 缩 算 法 、 易 于转 换MP3格式 遵 循 GB/T 17191-1997 信 息 技 术

7、 具 有 1.5Mbit/s数 据 传输 率 的 数 字 存 储 媒 体 运 动 图 像 及 其 伴 音 的 编 码 ， 压 缩 算 法公 开 、 格 式 紧 凑 、 数 据 占 用 字 节 数 少 、 易 于 转 换 。WMA格式 内 置 版 权 保 护 技 术 、 格 式 紧 凑 、 数 据 占 用 字 节 数 少 、 易 于 转换 。视频文 件 AVI格式 支 持 数 字 水 印 技 术 、 支 持 无 损 或 其 他 公 开 的 压 缩 算 法 、 易 于转 换 。MOV格式 格 式 紧 凑 、 易 于 转 换 。 MPEG格式 遵 循 GB/T 17191-1997 信 息 技 术

8、具 有 1.5Mbit/s数 据 传输 率 的 数 字 存 储 媒 体 运 动 图 像 及 其 伴 音 的 编 码 ， 压 缩 算 法公 开 、 不 绑 定 软 硬 件 、 易 于 转 换 。 如何去做怎样改进为什么做 1S 4S2S 3S电 脑 文 件 的 “ 5S” 管 理 5S整理整顿清扫清洁素养整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) 整 理 Seiri 1S 盘符固定化整理三要点结构科学化 存放目视化目标：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。 整 理 Seiri 1SC:D:E:F:四个盘符标准规划

9、为：操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘(C:) 本地磁盘(D:) 本地磁盘(F:)本地磁盘(E:)计算机 整 理 Seiri 1S适合的文件夹(科学地分类) 适中的层级数(结构的深度) 工具软件 精选PPT参考文件项目文件常用软件 控制文件夹与文件的数目50-100个项目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB调研文件工作安排终端支持 会议管理人事管理 财务管理商品管理 培训管理 整 理 Seiri 1S文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如

10、：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”。 文件名 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 培训课件”。这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件 夹就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景” 规范化地命名文件夹和文件 整 顿 Seiton 2S对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理 进行整顿！果断删除! 清 扫 Seiso 3S定期清除和归档2、定期清扫垃圾1、定期归档文件 安装目录programfilestencentQ

11、Qad 这里面是QQ广告 安装目录programfilestencentQQflashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 装目录programfilestencentQQflashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态 清 洁 Seiketsu 4S经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？结构 建立完善的文件结构 命

12、名 规范化地命名文件夹 归档 周期性地将文件归档1 2 3 清 洁 Seiketsu 4S软件2、安装软件1、下载软件 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料2、归档资料1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养每天清洁的良好习惯？ 下载的各种资料放在临时文件夹； 素养清洁整理 整顿 清扫小结：电脑文件管理的”5S”文件架构建 区别文件分 定期归档归 每日整理整 效果不错推 素 养 Shitsuke 5S总结思想清理环境整

13、理电脑管理工作 电脑的空间因整理变大！思想的空间因总结变扩！生活的空间因清理变宽！理 如何去做怎样改进为什么做 Skill 1： 发 挥 我 的 文 档 作 用 1S 我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。我 的 文 档 Skill 2： 发 挥 快 捷 方 式 的 便 利 2S 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将

14、快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。 Skill 3： 注 意 区 分 要 处 理 的 和 已 完 成 的 3S 当你看到一些PPT达人的分享时，可 以下载到一个临时的“temp”文件 夹中。 待有空时，仔细阅看“temp”中的 PPT，对于值得收藏的作品，可以 按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期的文件，存放该保留 的，删除不需要的，是一个好习惯。 科 学 的 电 脑 文 件 管 理 带 来 什 么 科 学 的 电 脑 文 件 管 理好文件管理让我们工作更轻松和高效！看，这就是我要找的文件！ 访问快捷清晰导航 最 大 问 题 是贵在坚持：人总是相信自己的记忆人总是很难坚持好习惯 谢谢观赏！