加强公司印章管理和使用培训科课件.ppt

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1、公 司 印 章 管 理 和 使 用 培 训 课 件 安 徽 XXXXXXXXXXXX股 份 有 限 公 司LOGO 制 作 秦 圣 扬 关 于 印 章 的 类 别印 章 的 刻 制 、 启 用 备 案 和 停 用印 章 的 管 理 和 使 用用 印 审 核 审 批 人 出 差 、 请 假 期 间 印 章 的 使 用用 印 管 理 责 任 和 要 求监 督 和 检 查违 纪 处 罚目 录 /contents一 、三 、四 、五 、七 、六 、二 、 一 印 章 管 理 和 使 用 的 背 景 | 印 章 的 类 别关 于 印 章 的 类 别 一 、 关 于 印 章 的 类 别 印 章 管 理 和

2、 使 用 背 景 印 章 的 类 别印 章 是 公 司 经 营 管 理 活 动 中 行 使 职 权 的 重要 凭 证 和 工 具 ， 印 章 的 管 理 ， 关 系 到 公 司正 常 的 经 营 管 理 活 动 的 开 展 ， 甚 至 影 响 到公 司 的 生 存 和 发 展 。为 进 一 步 加 强 公 司 印 章 管 理 ， 规 范 公 司 印 章 使 用 ， 明 确 用 印 责 任 ， 完 善 用 印 程 序 ，提 升 工 作 效 率 ， 维 护 公 司 利 益 ， 防 范 公 司风 险 ， 经 研 究 ， 决 定 加 强 公 司 印 章 管 理 和使 用 。（ 一 ） 印 章 管 理

3、和 使 用 背 景 印 章 按 照 使 用 要 求 的 不 同 ， 可 分 为 5大 类 别公 司 用 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定 代 表 人 专 用 名 章财 务 专 用 章 、 法 定 代 表 人 印 签 章发 票 专 用 章 、 产 成 品 出 门 专 用 章 、 半 成 品 外 发 加 工 章 、 退 换 物 料 发 出 专用 章 、 DMF销 售 专 用 章 、 树 脂 聚 酯 销 售 专 用 章 、 仓 库 专 用 章党 委 章 、 工 会 章其 他 各 部 门 章 印 章 管 理 和 使 用 背 景 印 章 的 类 别一 、 关 于 印 章 的 类 别（ 二 ） 印

4、章 的 类 别 二 印 章 的 刻 制 、 启 用 备 案 和停 用印 章 的 刻 制 | 印 章 的 启 用 备 案 | 印 章 的 停 用 （ 一 ） 印 章 的 刻 制公 司 印 章 刻 制 须 报 总 经 理 /董 事 长 批 准 ， 由 人 事 行 政 部门 统 一 刻 制 ， 包 括 新 刻 制 印 章 及 因 印 章 磨 损 或 其 他 原 因损 坏 ， 需 要 重 新 刻 制 的 印 章 。公 司 营 销 、 采 购 部 门 严 禁 刻 制 “ 业 务 专 用 章 ” ， 其 效力 等 同 于 公 司 公 章二 、 印 章 的 刻 制 、 启 用 备 案 和 停 用 印 章 的

5、 刻 制 印 章 的启 用 备 案 印 章 的 停 用总 经 理 /董 事 长批 准 人 事 行 政 部统 一 刻 制（ 二 ） 印 章 的 启 用 备 案公 司 印 章 启 用 须 报 总 经 理 /董 事 长 批 准 ， 并 下 发 启 用 通 知 ， 注 明 启 用 日 期 、 使 用 范 围 、 授 权 管 理 部 门 等 ， 并由 人 事 行 政 部 门 负 责 登 记 、 留 样 和 备 案 ， 以 便 备 查 。 总 经 理 /董 事 长批 准 人 事 行 政 部登 记 、 留 样和 备 案 （ 1） 公 司 名 称 变 动 ；（ 2） 印 章 使 用 损 坏 ；（ 3） 印 章

6、 遗 失 或 被 窃 ， 停 用 并 声 明 作 废 。因 公 司 部 门 撤 销 、 重 组 ， 业 务 流 程 重 整 ，或 其 他 原 因 须 停 用 公 司 印 章 的 ， 应 根 据 公司 调 整 文 件 ， 下 发 停 用 通 知 ， 注 明 停 用 原因 和 停 用 时 间 等 ， 原 有 关 印 章 交 回 公 司 人事 行 政 部 门 ， 由 人 事 行 政 部 门 负 责 切 角 封存 或 销 毁 。二 、 印 章 的 刻 制 、 启 用 备 案 和 停 用 印 章 的 刻 制 印 章 的 启 用 备 案 印 章 的 停 用（ 三 ） 印 章 的 停 用1， 有 下 列 情

7、 况 ， 印 章 须 停 用2,特 殊 停 用 公 章 需 封 存 或 销 毁 人 事行 政 部切 角 封 存或 销 毁公 司 部 门 撤 销 、重 组 业 务 流 程 重 整 其 他 原 因 须 停 用公 司 印 章 三 印 章 的 管 理 和 使 用印 章 管 理 要 求 | 印 章 的 管 理 和 使 用 | 印 章 使 用 注 意 事 项 （ 一 ） 印 章 的 管 理印 章 名 称 组 织 管 理 管 理 部 门 管 理 、 使 用 要 求 备 注公 司 公 章 、合 同 专 用章 由 分 管 人 事 行政 总 监 /副 总经 理 负 责 组 织管 理 人 事 行 政 部 门 由 一

8、 人 管 理 、 使 用 安 排 素 质 优 良 、责 任 心 强 的 专职 管 理 人 员 对相 关 印 章 进 行管 理 、 使 用法 定 代 表人 专 用 名章 由 另 一 人 管 理 、 使 用 ， 构成 制 约 制 衡 机 制 财 务 用 章 由 财 务 总 监 /副 总 经 理 负 责组 织 管 理 财 务 部 门 由 资 金 主 管 岗 人 员 管 理 、使 用 应 按 照 制 约 制衡 机 制 ， 安 排双 人 分 别 管 理 、使 用 ， 不 得 由一 人 同 时 管 理 、使 用法 定 代 表人 印 签 章 由 财 务 部 经 理 或 其 授 权 代理 人 管 理 、 使

9、用 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 管 理 要 求 印 章 的 使 用 （ 续 表 见 下 一 页 ） 印 章 名 称 组 织 管 理 管 理 部 门 管 理 、 使 用 要 求 备 注发 票 专 用 章 、 产 成品 出 门 专 用 章 、 半成 品 外 发 加 工 章 、退 换 物 料 发 出 专 用章 、 DMF销 售 专 用 章 、树 脂 聚 酯 销 售 专 用章 、 仓 库 专 用 章 由 财 务 总 监 /副总 经 理 负 责 组织 管 理 财 务 部 门 安 排 专 人 对 相 关 印 章 进行 管 理 、 使 用党 委 章 、 工 会 章

10、 由 分 管 党 务 、工 会 的 总 监 /副总 经 理 负 责 组织 管 理 党 群 工 作 部 门 安 排 专 人 对 相 关 印 章 进行 管 理 、 使 用 其 他 各 部 门 章 由 各 部 门 分 管总 监 /副 总 经 理负 责 组 织 管 理 各 部 门 安 排 专 人 管 理 、 使 用 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 管 理 要 求 印 章 的 使 用 （ 表 格 承 上 页 ） 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的管 理 要 求 印 章 的 使 用（ 二 ） 印 章 的 管 理 要 求印 章 管

11、理 必 须 安 全 可靠 加 锁 保 存 ， 随 用 随 锁 ， 假 日 加 封 ， 不 得 放 置 在 办 工 桌 上 或 敞 开 的 柜 子 、 抽 屉 里印 章 不 得 擅 自 委 托 他人 代 管 代 用 印 章 管 理 人 不 得 擅 自 委 托 他 人 代 管 代 用 印 章 ； 印 章 管 理 人 请 假 或 不 在 岗 的 ， 应 由 部 门负 责 人 亲 自 管 理 。 印 章 须 保 养 印 章 管 理 人 需 负 责 对 印 章 的 保 养 ， 确 保 印 章 的 干 净 整 洁 、 印 迹 清 晰 、 色 调 鲜 艳 。印 章 丢 失 或 被 盗 须 谨慎 印 章 如

12、果 丢 失 或 被 盗 ， 印 章 管 理 人 应 第 一 时 间 向 所 在 部 门 负 责 人 、 分 管 总 局 /副 总 经理 、 总 经 理 /董 事 长 汇 报 ； 若 公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定 代 表 人 印 签 章 丢 失 或 被 盗 的 ， 还 应 登 报 声 明 作 废 。 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 管 理 要 求 印 章 的 使 用（ 三 ） 印 章 的 使 用印 章 名 称 应 用 对 象 使 用 方 法公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法定 代 表 人 专 用 名 章 公 司 文 件 、

13、 合 同 协 议 、 各 类 对 外 申 报 材 料 、证 明 、 通 知 、 报 告 、 报 表 、 函 件 、 介 绍 信 、授 权 书 、 承 诺 书 等 印 章 管 理 人 应 按 照 “ 用 章 经 审批 、 盖 章 须 登 记 、 用 印 要 存 档 ”的 要 求 ， 正 确 合 理 使 用财 务 专 用 章 、法 定 代 表 人 印 签 章 财 务 专 用 章 主 要 用 于 财 务 收 据 、 财 务 报 表 、银 行 账 务 、 出 具 财 务 证 明 等 材 料 及 事 项 ；法 定 代 表 人 印 签 章 主 要 用 于 办 理 银 行 支 票 、汇 票 等 业 务 时

14、， 与 财 务 专 用 章 一 同 使 用 财 务 部 门 根 据 工 作 需 要 ， 参 照公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定代 表 人 专 用 名 章 的 使 用 方 法 进行 用 印 审 批 、 登 记 和 存 档发 票 专 用 章 、 产 成 品 出 门 专用 章 、 半 成 品 外 发 加 工 章 、 退 换 物 料 发 出 专 用 章 、 DMF销售 专 用 章 、 树 脂 聚 酯 销 售 专用 章 、 仓 库 专 用 章 主 要 用 于 公 司 发 票 、 产 成 品 装 车 发 货 单 、半 成 品 外 发 加 工 单 、 退 换 物 料 申 报 表 、 DMF

15、销 售 装 车 发 货 单 、 树 脂 聚 酯 销 售 装 车 发 货单 、 送 货 单 、 部 分 客 户 订 单 等 专 用 单 据 上 财 务 部 门 根 据 工 作 需 要 ， 参 照公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定代 表 人 专 用 名 章 的 使 用 方 法 进行 用 印 登 记 和 存 档党 委 章 、 工 会 章 主 要 用 于 党 委 、 工 会 等 相 关 文 件 、 材 料 党 群 工 作 部 门 参 照 公 司 公 章 、合 同 专 用 章 、 法 定 代 表 人 专 用名 章 的 使 用 方 法 进 行 用 印 审 批 、登 记 和 存 档其 他 各

16、 部 门 章 主 要 用 于 各 职 能 部 门 对 内 或 对 外 的 相 关 材料 各 部 门 可 根 据 工 作 需 要 ， 参 照公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定代 表 人 专 用 名 章 的 使 用 方 法 进行 用 印 登 记 和 存 档 各 用 印 申 请 部 门 应 事 先 履 行 用 印 申 请 、 审 核 、 审 批 程 序通 过 CRM、 SRM或 OA系 统 填 写 印 章 使 用 审 批 单 （ 附 件 1）进 行 线 上 用 印 申 请 。按 照 印 章 使 用 审 核 审 批 程序 表 （ 附 件 2） 中 规 定 的 审核 、 审 批 程 序

17、进 行 线 下 审 批 。三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 管 理 要 求 印 章 的 使 用（ 三 ） 印 章 的 使 用印 章 管 理 人 应 按 照 “ 用 章 经 审 批 、 盖 章 须 登 记 、 用 印 要 存 档 ” 的 要 求 ，正 确 合 理 使 用1 使 用 前 审 批 印 章 管 理 人 应 坚 持 “ 先 批 准 、 后 用 章 ” 的 原 则 ， 严 格 按 照 经 总 经 理 /董 事 长 或 授 权 审 批 人签 字 审 批 后 的 印 章 使 用 审 批 单 用 印 。 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管

18、 理 印 章 的 管 理 要 求 印 章 的 使 用线 下 审 批 操 作 步 骤 ：印 章 使 用 申 请 部 门 操 作 步 骤 备 注营 销 部 门 CRM系 统 “ 销 售 活 动 ” “ 印 章 使 用 ” 填 表 并 打 印 销 售 合 同 、 授 信 协 议 类 的 用印 申 请 ， 应 在 财 务 风 控 人 员将 合 同 审 核 完 毕 确 认 无 误 并登 记 后 ， 由 财 务 风 控 人 员 陪同 至 审 批 人 出 审 批采 购 部 门 SRM系 统 “ 行 政 事 务 ” “ 印 章 使 用 ” 填 表 并 打 印 其 他 部 门 OA系 统 “ 印 章 使 用 ”

19、 “ 印章 使 用 申 请 ” 填 表 打 印 台 帐 登 记 内 容 应 与 审 批 单 内容 、 用 印 类 型 、 用 印 范 围 等一 致 。三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 使 用印 章 的 管 理 要 求公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定 代 表 人 专 用 名 章 使 用 时 必 须 登 记2 使 用 时 登 记印 章 管 理 人 在 每 次 用 印 时 应在 人 事 行 政 部 门 设 立 的 印章 使 用 登 记 台 帐 （ 附 件 3）上 进 行 登 记 。 各 类 合 同 、 协 议 等 重 要 材 料 ， 用 印 后

20、 应 存 档 。3 使 用 后 存 档人 事 行 政 部 门 安 排 专 人 收 集 相 关 用 印 材 料 （ 包 括 印 章 使 用 审 批 单 、 各 类 合 同 、协 议 文 本 印 章 使 用 之 日 起 2个 工 作 日 内 进 行 拍 照 或 扫 描 按 照 用 印 类 型 将 电 子 版 分类 上 传 至 OA系 统 “ 印 章 使 用 ” 专 栏 进 行 集 成 。人 事 行 政 部 门收 集 用 印 材 料 拍 照或 扫 描 上 传 至 OA系 统“ 印 章 使 用 ” 存 档图 例 存 档 流 程 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 使

21、 用印 章 的 管 理 要 求公 司 OA系 统 设 置 “ 印 章 使 用 ” 专 栏 ， 下 设 “ 公 司 公 章 /法 定 代 表 人 名 章 ” 、 “ 合 同 专用 章 ” 2个 子 栏 目 。印 章 管 理 人 应 妥 善 保 管 好 印 章 使 用 审 批 单 、 印 章 使 用 登 记 台 帐 、 合 同 、 协 议等 纸 质 档 案 。 定 期 核 对 ， 确 保 电 子 档 案 与 纸 质 档 案 内 容 一 致 ， 台 帐 记 录 与 审 批 单 据 等 账 单 相 符 。4 存 档 注 意 事 项 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的

22、 使 用印 章 的 管 理 要 求（ 1） 印 章 管 理 人 用 印 之 前 ， 要 做 好 检 验 、核 对 工 作 。 要 对 用 因 材 料 内 容 进 行 详 细 审核 ， 检 验 是 否 有 错 印 、 漏 印 ， 并 核 对 份 数 ，经 检 验 确 定 无 误 后 方 可 用 印 。（ 2） 印 章 使 用 应 规 范 ， 做 到 “ 齐 年 盖 月 ”（ 即 印 章 的 左 边 缘 与 落 款 日 期 的 年 相 齐 ，月 、 日 盖 在 印 章 的 下 面 ） ； 用 印 时 印 油 适度 ， 落 印 均 衡 ， 确 保 印 章 印 迹 清 晰 端 正 、 色 调 鲜 艳

23、饱 满 ， 严 禁 出 现 颠 倒 、 歪 斜 或 重印 。（ 3） 在 与 外 单 位 、 个 人 订 立 合 同 、 协 议时 ， 若 用 印 材 料 超 过 三 页 的 ， 应 加 盖 骑 缝章 。示 例 图 骑 缝 章示 例 图 印 章 做 到 “ 齐 年 盖 月 ” 5 印 章 使 用 注 意 事 项 三 、 印 章 的 管 理 和 使 用 印 章 的 管 理 印 章 的 使 用印 章 的 管 理 要 求（ 4） 严 禁 在 空 白 介 绍 信 、 空 白 便 函 、 空 白 格 式 化 文 件 、 空 白 纸 张 等 材 料 上 用 印 。（ 5） 对 授 权 委 托 书 、 介

24、绍 信 应 严 格 管 控 ， 特 别 是 载 有 “ 全 权 委 托 ” 、 “ 特 别 授 权 ” 等字 样 的 授 权 委 托 书 ， 以 及 洽 谈 业 务 类 介 绍 信 （ 实 质 是 授 权 委 托 书 ） 等 ， 应 严 格 履 行 审批 手 续 ， 由 公 司 总 经 理 /董 事 长 审 批 。（ 6） 严 禁 在 行 文 不 规 范 （ 字 迹 潦 草 、 有 明 显 涂 、 改 痕 迹 、 表 达 不 清 、 落 款 不 明 ） 的 用印 材 料 上 用 印 。（ 7） 严 禁 任 何 人 私 自 将 公 司 印 章 带 出 公 司 使 用 。 因 工 作 需 要 ，

25、确 需 将 印 章 带 出 使 用 ，需 填 写 携 带 印 章 外 出 申 请 表 （ 附 件 4） ， 由 公 司 总 经 理 /董 事 长 审 批 后 ， 由 印 章 管理 部 门 安 排 专 人 陪 同 ， 方 可 带 出 。 印 章 带 出 使 用 期 间 ， 借 用 人 只 可 将 印 章 用 于 申 请 事 由 ， 并 对 印 章 的 使 用 后 果 承 担 一 切 责 任 。 四 用 印 审 核 审 批 人 出 差 、 请假 期 间 印 章 的 使 用 用 印 审 批 审 核 人 特 殊 情 况 处 理 方 案用 印 审 核 人 员 外 出 参 加 会 议 、 考 察 ， 以及

26、 因 病 因 事 请 假 期 间 应 由 审 核 人 员 的 上 级 代 行审 核 ，不 得 由 其 下 级 代 行 审 核总 监 、 副 总 经 理 级 用 印 审批 人 员 应 由 审 核 人 员 的 上 级 代 行审 批 ，不 得 由 其 下 级 代 行 审 批总 经 理 /董 事 长 公 司 管 理 者 代 表 依 次 行 使部 分 用 印 审 批 职 权四 、 用 印 审 核 审 批 人 出 差 、 请 假 期 间 印 章 的 使 用 印 章 的 管 理 和 使 用用 印 审 核 、 审 批 人 员 在 市 内 参 加 会 议 期 间 ， 若 非 紧 急 事 项 ， 由 相 关 审

27、核 、 审 批 人 员回 公 司 后 再 行 处 理 。 若 遇 紧 急 事 项 ， 可 用 电 话 、 短 信 等 方 式 请 示 后 先 给 予 办 理 ， 待 审 核 、 审 批 人 员 返 回公 司 后 补 办 相 关 手 续 。 五 用 印 管 理 责 任 和 要 求 五 、 用 印 管 理 责 任 和 要 求 用 印 的 管 理责 任 和 要 求印 章 负 责 人 对 印 章 负 管 理 责 任各 印 章 管 理 部 分 负 责 人 对 印 章负 组 织 管 理 责 任 。 各 印 章 管 理部 门 负 责 人 应 指 导 、 督 促 印 章管 理 人 严 格 执 行 用 印 规

28、定 ， 确保 用 印 安 全 。用 印 应 遵 守 规 定 印 章 管 理 人 作 为 印 章 管 理 和 使用 的 直 接 负 责 人 ， 应 遵 守 用 印规 定 ， 严 格 按 审 批 单 或 公 司 制度 要 求 用 印 。 对 审 批 手 续 不 全或 不 符 合 公 司 规 定 的 用 印 材 料 ，印 章 管 理 人 不 得 用 印 。 用 印 过 程 有 异 常 须 及 时 汇 报各 印 章 管 理 人 在 用 印 过 程 中 ，若 发 现 异 常 情 况 ， 应 及 时 向 所在 部 门 负 责 人 、 分 管 总 监 /副总 经 理 、 总 经 理 /董 事 长 汇 报 。

29、用 印 遵 循 “ 谁 审 批 、 谁 负 责 ”的 原 则 ， 不 得 越 权 审 批公 司 公 章 、 合 同 专 用 章 、 法 定代 表 人 专 用 名 章 的 用 印 遵 循“ 谁 审 批 、 谁 负 责 ” 的 原 则 ，各 用 印 审 批 人 对 最 终 用 印 结 果负 责 ； 各 用 印 审 核 人 对 用 印 材料 的 真 实 性 、 完 整 性 、 正 确 性负 审 核 责 任 。 用 印 授 权 审 批 人不 得 对 超 出 授 权 范 围 的 用 印 事项 进 行 越 权 审 批 。 六 用 印 监 督 和 检 查 责 任 主 体 责 任 事 项 具 体 内 容 处

30、理 方 式董 事 会 秘 书 协 管 、 抽 查 和 指 导 公 司 董 事 会 秘 书 负 责 协 管 公 章 、合 同 专 用 章 及 法 定 代 表 人 专 用 名章 ， 应 定 期 或 不 定 期 地 对 公 章 、合 同 专 用 章 及 法 定 代 表 人 专 用 名章 的 管 理 及 本 通 知 执 行 情 况 抽 查 应 及 时 向 董 事 长 报 告 ，且 至 少 每 半 年 提 交 一次 书 面 抽 查 报 告 ， 完善 制 度 并 组 织 培 训 、教 育监 事 会 主 席 监 督 、 抽 查 应 定 期 或 不 定 期 地 对 本 通 知 执 行情 况 进 行 监 督 、

31、 抽 查 及 时 向 董 事 长 报 告 ，且 至 少 每 半 年 提 交 一次 书 面 监 督 抽 查 报 告 ，并 提 出 有 关 建 议内 部 审 计 检 查 、 监 督 应 定 期 或 不 定 期 地 对 本 通 知 执 行 情 况 进 行 检 查 及 时 向 董 事 长 报 告 ，且 至 少 每 四 个 月 提 交一 次 书 面 内 部 审 计 报告 各 责 任 主 体 应 履 行 责 任 事 项 ， 若 发 现 不 符 合 规 定 或 制 度 需 要 完 善 的 ， 或 用 印 过 程 中存 在 问 题 的 ， 应 及 时 以 合 理 方 式 进 行 处 理 。六 、 用 印 监

32、督 和 检 查 七 用 印 用 章 违 纪 处 罚 视 情 节 轻 重 追 究 相 关 人 员 责 任 ， 给 予200-5000元 的 罚 款 并 警 告 、 通 报 批 评 ；同 时 给 予 减 发 、 扣 发 奖 金 、 职 务 津 贴 处罚 。七 、 用 印 用 章 违 纪 处 罚印 章 管 理 部 门 负 责人 、 印 章 管 理 人 、用 印 审 核 、 审 批 人等 违 法 印 章 管 理 使用 规 定 和 程 序 时 ，公 司 将 予 以 相 应 处理 措 施 ： 1 给 公 司 造 成 重 大 损 失 的 ， 移 交 司 法 机 关处 理 ， 追 究 其 法 律 责 任 。2 情 节 严 重 的 ， 予 以 撤 职 或 免 职3 感 谢 您 的 观 看安 徽 XXXXXXXXXXXX股 份 有 限 公 司制 作 秦 圣 扬