公司经济合同管理制度

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1、公司经济合同管理制度1目的为提高风险意识，限制企业经营风险，维护公司合法权益，明确合同管理职责，规范合同管理流程，确保公司各项经济活动正常进行，特制定本方法。2适用范围本规定所称经济合同是指公司在生产经营活动中为明确双方权利义务关系签订的各类合同或协议，主要包括工程承包合同、购销合同、加工承揽合同、货物运输合同、仓储保管合同、租赁合同、借款合同、技术合同、托付合同等。融资合同、保险合同、担保合同、销售合同、劳动合同适用于公司另行制定的相关管理方法。3基本原则公司有关经济合同的签订、履行与管理，必需遵守如下原则：3.1 合理审慎原则公司各部门对外签订经济合同，必需对合同涉及到的项目、当事人的资信

2、、合同生效的条件进行仔细调查，同时依据法律的规定，对合同内容的合法性、可行性、严密性及经济性进行审查。3.2 统一管理原则合同必需由公司统一对外签订，同时公司建立各项制度，对各部门对外签订的经济合同进行统一管理。4.基本制度公司统一对经济合同进行管理，建立如下各项制度：4.1合同印鉴统一规范制度公司对外签订经济合同必需运用公司统一的合同专用章，合同专用章由财务部保管。4.2合同档案制度本管理方法中公司对外签订的经济合同，由综合部统一编号建立档案进行管理。4.3责任追究制度公司详细负责人在对外签订经济合同过程中，必需遵守国家有关法律规定及本规定。假如违反法律、法规及本规定，必需追究相应的经济、行

3、政、法律责任；触犯刑法的，交司法机关依法处理。5.合同管理职责5.1 公司财务部负责对本规定的实施与管理。5.2 经办部门对外洽谈拟订合同的经办人为第一责任人，对合同的真实性、合理性、可行性负有完全的责任，并负责签约对方资信资格、履约实力的审查。相关隶属部门的负责人为第一审核人，负有干脆责任。5.3公司的法务人员为其次责任人，对合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所担当相应的民事责任负有主要责任。5.4公司综合部及财务部合同管理员同为第三责任人，对合同的流转、审批程序、流转时效、各款修改定稿、用印记录、合同资料的分发、归档等负有干脆责任。5.5公司财务部经理为第四责任人，对合同的履约收

4、支、付款方式、单据回笼等状况的监督审核负有干脆责任。5.6在权限范围内，公司总经理或由其代理人负责合同的最终审签，对该合同的最终确认负有领导责任。5.7在权限范围内，公司董事会（股东大会）负责合同的最终审签，对该合同的最终确认负有领导责任。6. 签订书面合同的情形 符合以下状况之一的，应当以书面形式订立经济合同：6.1 单笔业务金额超过人民币10000元的（含10000元）；6.2有保证、抵押或定金等担保的；6.3我方先予以履行合同的（例如，预付款或款到发货）；6.4有封样要求的；6.5必需明确双方的权利与义务的；6.6 频繁选购的物品，应签订一个总合同并注明估计金额，日常选购时可以以选购订单

5、的形式确认每次选购量，选购金额等；6.7 在下列情形下，须要在事后依据规定补办相关手续并形成最终的书面合同：因状况紧急或条件限制未能刚好签订书面合同。通过电话、电子邮件形式确认的合同。当事人双方协商的有关修改合同的文书、电报、传真、函件和图表等书面文件，以及建筑工程设计、施工投标文件，材料、设备等报价也是合同的组成部分。7.合同管理基本程序合同管理基本程序主要包括合同谈判、起草、评审、签订、履行以及后续评估等阶段。7.1 合同谈判合同谈判的打算工作.1合同经办人应对合同标的进行询价、议价、比价。（详细参见选购管理方法）7.1.1.2合同经办人应对谈判对方进行资格、资信审查，主要包括：l 主体法

6、律资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。l 主体法律资质审查，包括技术资质、等级资质、业务资质等。l 主体履约实力审查，包括注册资金、生产实力、商业信誉、胜利案例等。.3合同经办人应打算谈判的相关资料和文件，驾驭我方底线，提出谈判的关键点和难点，初步确定谈判的程序和策略，在谈判前向谈判组成员通报上述状况。必要时协调召开相关责任人会议，探讨谈判的详细问题和相应对策。 合同谈判的主要内容.1合同的标的。.2标的的数量和质量。.3合同的价款或酬劳，以及付款方式。.4合同的履行期限、地点和方式。.5合同的违约责任。.6解决争议的方式方法。.7双方认为须要约定的其它事项。 合同谈判的形式

7、合同谈判由经办人负责牵头并协调组织，按以下规定进行：.1组成合同评审小组进行会议谈判l 经济合同应由合同评审小组进行会议谈判。l 合同评审小组组成：评审小组应由经办部门、技术部门、选购部门、财务部门，法务部门的人员组成。对于重大或法律关系困难的合同，必要时可以聘请外部专家参与。l 谈判记录：包括的要件有发生时间、面谈地点、谈判参与人员、当事人单位、谈判事项、谈判结果、记录人、记录时间等。l 合同评审小组纪律：评审小组成员应按规定参与合同会议谈判的整个过程。若因客观缘由不能参与，须指定代理人代为参与。.2由合同评审小组进行协同谈判l 不符合组成合同评审小组进行会议谈判条件的，由经办人或责任人会同

8、相关人员进行谈判。l 协同谈判形式：经办人可以采纳面谈方式、电话、视像会议、电子邮件等形式，将每一次谈判状况通报合同评审小组成员，作为合同评审会签的参考依据。7.2 合同起草公司对外签订各种经济合同，原则运用公司拟定的合同文本。除非对方单位占有市场优势或对方单位属政府管理部门并且提出访用其供应的文本。合同经办人或责任人负责起草合同。重大合同或特别合同可以由法务或外聘专家起草。可以优先选用国家或行业的示范合同文本，但对涉及权利义务关系的条款应当仔细审查，并进行必要的修改。若合同草稿由对方起草，责任人或经办人须仔细审查，并依据公司的要求提出修改看法，并与对方进行沟通，协商，形成双方都认可的合同文本

9、。合同草稿由双方协商约定，一般应当包含以下内容：l 合同双方的名称或姓名和居处。l 标的的内容，范围及要求。l 数量、质量，检验、验收标准和方法。l 价款或者酬劳、结算方式。l 履行的安排、进度、期限、地点和方式。l 违约责任。l 解决争议的方法。l 名次和术语的说明（视合同性质的须要）。l 签订的时间和地点。每一合同文本上或留我方的合同文本上必需注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。 主要留意事项l 合同中合同双方名称或姓名及居处应与其法定文件（一般是指企业营业执照或居民身份证）中载明的相同。l 合同签字人一般应运用黑色水笔签署合同。7.3 合同评审合同起草完成后，经办人或责

10、任人需将合同草案送交合同评审小组各成员进行审核。 评审重点l 合同经办人或责任人：重点审核合同内容的真实性、技术性及可行性。其中可行性主要审核对方履行合同的实力、条件、预料取得的经济效益以及技术上的风险。l 财务：重点审核合同中涉及资金收付、资产转移等与财务会计相关的内容。其中经济性主要审核经济合同是否符合公司的经济活动范畴和经济利益；可行性主要审核对方的资金实力，签订合同的权限，担保方式是否切实、牢靠；严密性主要审核数量、价款、金额、计算方式是否精确；合法性主要审核资金来源、运用是否合法，结算方式、票据是否合法。l 法务：重点审核合同的合法性及严密性，限制合同的法律风险。其中合法性主要审核合

11、同内容表示是否真实、有效，合同内容是否有悖于法律、法规或相关政策，是否有无显失公允的内容；严密性主要审核合同条款是否齐备、完整，合同文字表达是否精确，合同约定双方的权利义务是否详细、明确，合同附加条件是否适当、合法；合同法律的风险的大小等。l 领导层：审核合同的经济效益，并在授权范围内审批合同。评审小组成员若认为合同草案须要修改，应提出修改看法。经办人或责任人一般应依据看法进行修改。若不修改，须在评审单上注明缘由，合同草案经修改后，应当重新提交审核。评审小组成员应在合同会签流转单上签字，写明各自看法。7.4 合同签订 公司应在与第三人发生经济活动之前签订经济合同，原则上不得采纳事后补签的方式，

12、以免给公司带来损失。 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。 经过评审小组成员同意签订的合同，送报公司法人代表或其授权代理人签署。并按印章管理方法要求申请加盖合同专用章。 重大合同应当与对方当事人当面签订。对于确需公司先行签字盖章，然后寄送对方签字盖章的，应当采纳在合同各页码之间加盖骑缝章、运用防伪印记等方法对合同文书加以限制，防止对方当事人随意增减、修改合同条款和内容。签署后的合同书应加盖公司合同专用章，合同页数超过二页的须要加盖骑缝章。合同原件一般一式四份，合同双方各两份。原件一份存放于财务部，一份报人事行政部档案室存档，经办部门留复印件。

13、财务部应建立合同登记簿，记录合同的签订，收付款等状况。7.5 合同生效合同一般自双方的法人代表或授权代理人签字并加盖公司公章或合同专用章后生效。附生效条件的合同，自条件成就时生效；附生效期限的合同，自期限届至时生效。 任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中的详细状况，尤其不得泄露涉及的商业隐私、技术隐私和学问产权等。7.6 合同的履行、变更和解除合同经办人或负责人应刚好监控合同的履行状况。在合同履行中遇履约困难或违约等状况应刚好向公司领导汇报并通知法务。遇有不行抗力等影响合同履行时，应当刚好以书面形式通知对方，并收集有关证据。 若发觉对方有不履约行为或将丢失履约实力，应当马上向公司汇报

14、，实行合法、有效措施，避开损失扩大。除行使单方解除权外，合同变更或解除合同应当由合同双方达成书面协议。变更或解除合同的审核程序与合同签订审核程序相同。8 合同编号8.1合同编号是构成合同的重要元素，综合部对其进行统一管理。合同签订后，运用部门需向综合部申请合同编号，综合部向申请人发放合同编号，并登记备案。若合同签订的对方已经对合同进行编号，我公司依旧须要进行编号，即该合同两个编号。8.2合同编号规则豆油油品销售合同：DS+四位年+四位流水号。棕油油品销售合同：PS+四位年+四位流水号。豆粕产品销售合同：DP+四位年+四位流水号。豆油油品选购合同：SD+四位年+四位流水号。棕油油品选购合同：SP

15、+四位年+四位流水号。大豆选购合同：DD+四位年+四位流水号。生产用料选购合同：SC+四位年+四位流水号。日常生活办公用品选购合同：XZ+四位年+四位流水号。固定资产选购合同：GD+四位年+四位流水号。修理合同：DX+四位年+四位流水号。工程改造合同：GC+四位年+四位流水号。服务合同：FW+四位年+四位流水号。工程项目合同：按项目部供应的单体及设备清单进行分类编号，详细为XM+单体或设备前两个拼音首字+两位流水号。8.3业务部门和财务部应依据合同编号设立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展状况、收付款状况、发票开具状况逐笔登记。9 合同归档9.1签署生效的合同，正本由综合部负责归档管理

16、。合同装订，借阅，复印等按档案管理方法处理。9.2合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证，应粘贴在合同后面。由印章保管人在合同盖章后留存并刚好归档。10 合同付款参见付款管理方法。11 合同后续管理11.1合同执行完毕后，应对合同执行状况及效果进行分析和评价。11.2对于已经到期并须要对同一合同标的重新续签的合同，需经合同评审小组重新评估，经办人不行以干脆续签。11.3评估时，应综合评定合同执行过程中出现的问题及解决过程，听取与合同相关部门对合同执行的看法。确定是否须要修改原合同的相关条款。11.4重新审核合同方的资质，确定其是否具有接着经营的实力。11.5在成本效益的原则下，应当重修进行比价或询价。12 奖惩12.1 对在签订、履行和管理经济合同工作中成果显著的，以及为避开或挽回重大经济损失的有关人员，应当赐予表彰。12.2 对在签订、履行和管理经济合同工作中失职，渎职或者玩忽职守，造成重大经济损失，以及以权谋私的人员，应就其情节轻重、追究其经济责任、行政责任。构成犯罪的，应移交司法机关追究刑事责任。12.3 对有关人员有意违反本规定有关条款，以达到以权谋私之目的，公司将追究其经济责任、行政责任，构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。12.4 详细奖惩标准参照公司员工管理条例执行。13 附则13.1本方法说明权、修订权属公司财务部。