物资管理规定

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1、广州保利商用管理公司武汉分公司物资管理规定物资管理规定1 目的为加强公司各类物资的限制与保管，确保公司财产平安和运用效率；规范仓库管理，明确各部门职责，确保物资管理做到供应好、周转快、消耗低、费用省2 范围适用于公司除固定资产、低值易耗品外的全部物资管理工作3 职责3.1 行政部负责全部物资的选购工作3.2 仓管员负责抽有物资的验收、入库、领用手续的办理和库存物资的保管3.3 财务部负责对仓库物资定期、不定期盘点4 工作内容4.1 物资选购4.1.1 公司的物资主要分为工程物资、办公物资、印刷品及其他零星物资，由行政部负责选购统筹4.1.2 物资的选购分为零星选购、简易比价选购、询报价选购、招

2、投标选购和竞争性谈判选购等五种选购方法。各种选购方法的适用范围、具体选购流程，详见选购管理费用制度。4.2 物资入库4.2.1 仓管员须仔细做好物资的进仓前验收工作，对物资的数量、规格、质量、品种逐一审核，做到精确无误，凡质量不合格或伪劣产品，不予进仓；对已入仓的要刚好办理退货、退款手续 仓管员应按已审批的选购申请办理物资的验收，在供应商的送货单上签名确认，留存客户联。未经批准的物资不予进仓。4.2.3 阅历收合格的物品，仓管员开具一式两联的入库单用来记录入库物品的具体信息（日期、收货单号、供应商名称、规格、数量、单价、金额等），仓管员必需在入库单上签名，并贴好标签，将物品分类存放。4.2.4

3、 仓管员应于收货当天将入库单明细录入海鼎系统。4.2.5 仓管员应在办理入库手续后将入库单的第一联留存，其次联及送货单客户联交经办部门人员，作为付款依据。4.3 物资出库4.3.1 全部物资出库一律凭一式三联的领料单发货，单件单价物资领用少于500元的，工程部经理审批；单件单价物资领用大于500元（含本级数）小于1000元的，需项目分管负责人审批；单件单价物资领用大于1000元（含本级数）的，需项目总经理审批。4.3.1.2 领料单注明日期、物资名称、规格、数量、用途4.3.1.3 物资的领用应遵循“以旧换新”的原则，个别特别状况未能做到以旧换新的，应有合理说明，否则不予领用。4.3.1.4

4、特别状况急需物品，由领料人填写 领料单，按权限口头（或电话）请示相关领导后，先领用出库，事后补齐上述审批手续。4.3.1.5 仓管员依据领料单上所列品种，逐一核对后发放，仓管员需在领料单上注明该领用物资是否“以旧换新”，领料单第一联由领用部门留存，其次、第三联由仓管员留存。4.3.1.6 仓管员依据领料单内容录入海鼎系统。4.3.1.7 仓管员应按月将领料单其次联汇总后交由财务部核对。 物品借用流程4.3.2.1 工具或设备类物资，假如员工借出后3天内归还的，不做出库处理，仅办理借用手续；否则应当按物资领用流程办理出库手续，同时进行借用登记。4.3.2.2 员工借用工具，应当填写物资借用表，部

5、门经理审批后，仓管员办理借出手续。4.3.2.3 仓管员对借用的物品应依据规定的期限督促借用人按时归还。4.3.3 以旧换新流程4.3.3.1 非消耗性物资严峻损坏或因运用期限已满等而无法接着运用，需进行更换的，运用人应填写 旧物品回收单，列明物资不能运用的缘由，领用时必需以旧换新。若遗失非消耗性物资，应写（遗失证明），并按该物资的价值，按权限由相关领导签名确认（200元以下由部门经理及主管副总签名，200元以上还需公司总经理签名，明确责任和处理看法）。4.3.3.2 旧物资统一由仓管员处理，对于故障物资，则需结合物资保修期等状况进行修理。经修复的物资须重新入仓，无法修复的由仓管员统一报废处理

6、。4.3.3.3 仓管员及领用人同时在旧物品回收单上签名确认4.4 报废处理4.4.1 报废的标准4.4.1.1 物资已到失效期，接着运用存在平安隐患的；4.4.1.2 客观缘由造成物资已无运用价值，或损坏无法修复的；4.4.1.3 执行（以旧换新）积累的废旧物资4.4.1.4 按其他有关规定需报废的4.4.2 物品报废的流程4.4.2.1 仓管员负责填写物品报废单，物品报废单应列明处理（报废）缘由、原运用部门（人员）、运用期限、退库时间、处置看法等。4.4.2.2 仓管员应将待报废的物资列好清单，同时附上物品报废单，经行政人事部、财务部、物业中心经理审核，总经理批准后统一报废处理4.5 保管

7、管理4.5.1 仓库物品的存放分类及要求4.5.1.1 易燃、易爆与挥发性强的物品：四周无明火、远离热源；摆放在地下、配备灭火器、保持包装完好；库房结构坚实；门窗封闭坚固。4.5.1.2 吸水性强，简单发潮、发霉和生锈的物品：用经过防水处理的货架放置；放在干燥的地上或货架上；配备防潮通风设施。4.5.1.3 常用工具、材料和配件等：不规则物品、用盒或袋装好后摆放；规则的物品整齐的摆放在货架或地上；体积较大、体重较轻的牢靠墙立放或挂在墙上。4.5.1.4 易碎、易损物品：体积较小或瓶装物品，放置货架的最底层、整齐的摆放在地上，体积较大应靠墙立放，放置上方不悬挂物品，放置位置有胶垫。4.5.1.5

8、 物资货架贴上物资索引标签保利水城物资卡片，卡片内容包含：类别编号、类别名称、物资名称，便于物料有效的查找、存放、领取、盘点工作。4.6 盘点管理4.6.1 每季度25日前，仓管员应分类别对仓库内物品进行逐一盘点，并形成盘点报告报公司领导审核。每个季度应分别盘点不同类别的物资，原则上，一个会计年度应当盘点完仓库全部物资。4.6.2 仓管员应依据当月发生的入库单、领料单，编制库存物品进耗存表。4.6.3 仓管员应在每月1日前将上月账单及报表报送财务部经理审核。4.6.4 会计应于每月不定期对物资进行抽样盘点，并形成盘点报告报公司领导审核。4.6.5 每年12月25日前，财务部会同行政部对全部物资

9、进行全面盘点，并形成盘点报告报公司领导审核。4.7 保管责任财务、物料管理人员、保管人有下列状况者，应担当处理和赔偿责任：4.7.1 对所保管的财物有盗卖、调换或化公为私等假公济私者；4.7.2 对所保管的财物未经报准而擅自移转、调拨或损坏不报告者；4.7.3 未尽保管责任或由于过失致使财物遭遇被窃、损失或盘亏者。4.8 其他管理规定4.8.1 物资损坏需修理时，不做出库处理，但需填写物资修理登记表，登记物资的出库修理及返仓状况。4.8.2 原购入物资按整件购入，但出库时按零配件出库的，一律按整件物资办理出库手续，剩余零配件若为可用物资，则登记特别物资出库表，对出库状况进行描述，且需单独存放，

10、剩余零配件若为无法单独运用物资，则做报废处理。4.8.3 业务部门退回的、当时状态为可运用物资，不做入库处理，但需登记旧物资回收单，建立入库、领用手工台账。旧物资领用需填写领料单，但不需从系统打印出出库单。5 相关文件5.1 BL2-D09选购管理制度6 相关记录6.1 BL4-E26 入库单6.2 BL4-E28 领料单6.3 BL4-E29 物资借用表6.4 BL4-E30 旧物品回收单6.5 BL4-E31 物品报废单6.6 BL4-E32 物资修理登记表6.7 BL4-E33 特别物资出库表项目公司仓库管员工作手册第一条 复核工程物资申购表 (一) 依据工程部编制的物资申购表，与现时库

11、存量数量核对比较，对物资申购量进行增减，增减原则：超过基准线的物资，削减申购量；低于基准线或库存为零的物资，增加申购量。 (二) 核对物资申购表各项物资的单价，确保单价不超过框架协议。 其次条 物资验收入库 (一) 核对送货单物资明细与已审批可购买的明细是否一样，不一样则拒绝收货。 (二) 安排外的物资紧急选购，需工程部经理和项目负责人在紧急选购单签字审批后方可验收入库，若工程部经理与项目负责人不在公司的，必需在2天内补办手续。 (三) 检验物资：检验物资包装完整性；核对物资品牌、规格、型号、生产日期；清点数量与送货单数量是否相符。 (四) 通知经办部门主管或组长对物资质量进行检查，经办部门检

12、验人需填写进货检验报告书。 (五) 检验无误后，将物资进仓上架，并分类别摆放。 (六) 依据送货单录入入库单并打印。 第三条 物资出库 (一) 领用： 1. 仓管员核对报修单及领料单是否最终审批，保修单须要工程部门负责人审批，单笔领用物资少于500元的，工程部门负责人签字审批，单笔领用物资在500元（含本级数）的，需项目负责人签字审批。依据已审批的领料单明细在进耗存系统录入并打印领用出库单。 2. 非消耗性物资：遵循“以旧换新”原则，先退回旧物资才能领用新物资，仓管员及领料人同时在旧物品回收单签名。假如旧物资丢失，需填写“遗失证明”，审批后方可领用新物资；消耗性物资：仓管员按领用出库单干脆发放

13、物资。 3. 领料人核对物资与领料单及领用出库单表是否一样，一样则在领用出库单签名确认领料，不一样则要求仓管员重新换货。 4. 领料单及领用出库单第一联仓管员留存，其次联交领料人，第三联交会计对账。 (二) 借用： 1. 仓管员借核对借用单是否最终审批，借用单需工程部门负责人签字审批。 2. 仓管员按已审批的借用单明细干脆发放物资。 3. 仓管员及借用人在借用登记本签名确认，借用单第一联仓管员留存，其次联交借用人，第三联交会计对账。 第四条 物资仓储管理 仓管员负责物资仓储管理工作，确保物资完整，完好无缺，确保物资平安，没有平安隐患。 第五条 物资及固定资产盘点 (一) 月末打印出物资进耗存表，与行政一起盘点仓库库存数，确保账实相符。 (二) 季度末会同行政部，对固定资产进行盘点，确保账实相符。 第六条 废旧物资报废 依据公司相关制度规定与实际须要，会同行政人事部门定期清理废旧物资，编制废旧物资报废表进行审批，审批完成后将废旧物资出售，会同行政人事部门将所售款项交收费中心收银员，凭其开具的收款收据登记台账。 第七条 附则 (一) 本工作手册由保利商用管理有限公司财务管理中心制定并说明。 (二) 本工作手册自下发之日起执行。 4