工程部报销实施细则

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1、上海巨一科技发展有限公司工程部管理制度文件名称工程部报销实施细则文件编号文件版本A1生效日期2009年3月2日序号版本修订状态章节内容摘要编制审核批准生效日期备注(1)A0初稿全部初次修订周哲峰2009-2-25(2)A1定稿全部讨论后定稿周哲峰2009-2-25目 录1报销单填写通用规则12专项规则42.1项目专用车报销细则42.2交通费报销细则52.3通讯费报销细则62.4餐费报销细则62.5业务招待费报销细则62.6设备工具报销细则62.7出差津贴申请细则72.8项目现场一般费用报销细则72.9误餐补贴申请细则82.10无发票报销细则8根据公司2008年发布的相关规章制度和工程部2008

2、年发布的有关工程部报销的实施细则，为进一步规范工程部报销相关的流程，特制定本实施细则。1 报销单填写通用规则1.1. 单张报销单可填一个项目多个报销类别；1.2. 部门栏填“工程部”；1.3. 摘要栏按下表要求填写，名称后可加括号进行简单标注。填写摘要名称包含内容汽油费汽油费过境费过境费停车费停车费、洗车费维护修理费保养、小修、大修车辆规费养路费、保险费外出车费出租车费、公交车费、摆渡费等通讯费手机费、电话费出差费飞机票、航空保险、外地住宿费餐费加班餐费、外出餐费、活动餐费业务招待费香烟、招待餐费、礼品费、协调费购食品方便面、副食品、包子、馄饨等饮用水饮料、矿泉水等各类饮品日用品毛巾、蚊香、肥

3、皂、驱蚊水等药品人丹、万金油等防暑降温物品等办公用品笔、尺、复印纸、绳子等购工具卷尺、万用表、工具等1.4. 科目栏按下表项目编码填写（以下所列仅为工程部主管的项目）：项目编码项目名称项目状态项目负责人0501东海大桥交通监控系统有偿维护期徐刚0505上海长江隧桥网络及布线供货安装有偿维护期徐刚0506上海长江隧桥系统软硬件供货安装有偿维护期徐刚0603上海长江隧桥施工阶段监控系统有偿维护期徐刚0604长江隧桥工程项目管理信息系统维保期周哲峰0701东海大桥结构健康监测系统离线评估子系统维保期周哲峰0702东海大桥结构健康监测系统运营服务结束严辉0707颗珠山爆破期间颗珠山斜拉桥结构安全监测合

4、同期罗艳利0708东海大桥交通工程外场机柜工作环境监测施工合同有偿维护期严辉0710上海东海大桥管理有限公司计算机技术服务合同期严辉0711上海长江隧桥工程隧道施工监控系统维保期徐刚0712上海崇明越江通道长江隧桥工程结构健康监测系统合同期周哲峰现场：徐刚0713上海市市政规划设计研究院A楼专网施工维保期杨俊0802大连港集团建设项目管理信息系统软件需求说明书结束周哲峰0807上海市市政规划设计研究院计算机、网络及电话系统技术服务合同期杨俊0812上海公路投资有限公司建设及运营管理信息系统合同期周哲峰0813青岛海湾大桥运营期结构监测巡检养护管理系统合同期张汉明0816东海大桥桥梁结构健康监测

5、系统疲劳分析软件合同期罗艳利0821/0824上海市市政规划设计研究院B楼网络工程（二期）（三期）无合同实施中杨俊0822东海大桥结构健康监测系统维护无合同，已完严辉0828东海大桥结构健康监测系统运营维护服务（0910年）合同期严辉0901上海长江隧桥建设发展有限公司网络及计算机设备维护无合同实施中杨俊0903上海闵浦大桥结构健康监测系统售前周哲峰由于工程部每张报销单仅允许填一个项目的费用，需报销人同时在“报销日期”上方填写项目编码。对于尚未明确的售前项目，且在公司发布的项目编码中无编码的，可在相应位置填写“售前意向项目名称”。项目编码表由行政部汇总编码后定期在公司公用文件夹中公布。1.5.

6、 金额栏剩余的空行要用波浪线或折线填充，合计金额前要加人民币符号；1.6. 合计人民币（大写）处使用以下大写文字：壹仟零叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌元玖角贰分整。1.7. 项目有预支管理经费的，报销人填写报销单先在管理经费管理人处报销，再由管理经费管理人统一向公司报销，实际报销人在收到管理经费管理人的报销费用后，在报销单背面签名，实际报销人填写的报销单的报销人一栏随后由管理经费管理人签名，当前有管理经费的项目和管理人列表如下。项目编码项目名称项目负责人管理经费管理人0828东海大桥结构健康监测系统运营维护服务（0910年）严辉严辉0712上海崇明越江通道长江隧桥工程结构健康监测系统周哲峰现场：徐刚徐

7、刚0813青岛海湾大桥运营期结构监测巡检养护管理系统张汉明张汉明1.8. 无预支管理经费的普通项目，报销人直接在报销人栏中签名。1.9. 报销人签名后，报销单交项目负责人审核签名，无管理经费项目负责人可在报销单背面签名。1.10. 项目负责人审核签名后，报销人将报销单交工程部部门经理助理复核，复核的主要内容包括：l 报销单填写是否规范：l 项目负责人是否审核通过；l 报销凭证是否齐全、是否符合要求；l 报销凭证粘贴是否符合要求；l 报销金额与报销凭证是否相符；l 报销金额计算是否正确。工程部部门经理助理复核完毕后，按项目、个人进行登记，并在每周四下午13:00前交部门经理，同时将报销登记台帐e

8、mail给部门经理。工程部部门经理助理由张海帆担任。1.11. 部门经理每周四下午审核经工程部部门经理助理复核登记后的报销单，下班前交公司行政部李佳处。1.12. 公司领导每周仅处理一次报销事宜，整个报销时间在一到三周间。1.13. 报销单需附报销金额的发票，发票应按报销摘要填写顺序和时间顺序粘帖，发票正面方向同报销单正面方向，所有发票和报销单左上角对齐，并沿报销单左侧边粘帖。2 专项规则2.1 项目专用车报销细则工程部当前有三辆项目专用车，如下表所示。车辆编号项目名称项目负责人车辆负责人沪G266130828 东海大桥结构健康监测系统运营服务严辉施青沪BR23990712上海崇明越江通道长江

9、隧桥工程结构健康监测系统周哲峰现场：徐刚张欢沪DP30920813 青岛海湾大桥运营期结构监测巡检养护管理系统张汉明张汉明项目专用车在项目现场由项目负责人指挥调度，由车辆负责人驾驶并做好相关记录，车辆负责人同时负责保证车辆具备良好车况，定期保养、车辆大修及年检、税费等原则上由公司行政部负责。按公司规定，凡用于公事并经项目负责人认可的汽油费、过境费、停车费、洗车费及维修保养费均可报销。项目专用车在使用时，由驾驶人填写行车记录表（见下表），行车记录表原件应存放在车中，以方便不同驾驶人在每次驾驶后填写。项目专用车车辆负责人每周三需将车辆行驶记录汇总登记，并在每周四上午9点半之前发email给项目负责

10、人、部门经理助理、部门经理和行政部刘主任。行车记录表样表如下。行车记录表车号：沪G26613时间去向里程数使用人驾驶人加油数量金额车辆情况备注月日起点终点填行驶后里程表数值或起始数值升仅填写故障或异常情况其他费用情况9月8日商务广场食堂商务广场298687km东海员工苏华盾40升240元油箱盖被盗9月14日15日商务广场修车厂商务广场298687km298820km朱斌朱斌20升120元油箱盖补配过境费：50元；停车费：10元洗车费：10元修理费：200元项目专用车报销按1.7的要求由管理经费管理人统一报销。每周报销时，报销单“报销日期”上方填写项目编码和车牌号，如0712沪BR2399，摘要

11、栏按“汽油费”、“过境费”、“停车费”、“维护修理费”分列，停车费中含洗车费。报销单后附项目专用车报销费用清单，清单格式及填写样式如下。 0712 沪BR2399 报销费用清单一汽油费时间加油地点金额备注9.2陈家镇加油站2009.9长兴岛加油站200合计400二过境费时间外出起止地点金额备注9.2五号沟A2东海大桥监控中心 来回252=509.4五号沟 A2 A30金山 来回402=80合计130三停车费时间停车地点金额备注9月份项目部小区停车1509.6长兴岛宾馆109.9洗车10合计170四维护修理费时间维护修理内容金额备注9.10修理厂大保养3509.12换后刹车灯泡20合计370总计

12、1070报销人：徐刚 报销费用清单需和日常行车记录表相应记录一一对应，不能对应的不予报销。2.2 交通费报销细则交通费报销用于本地及外地因公外出交通费报销，包括公交、轨道交通、出租、轮渡、长途汽车、火车（以上为外出车费）、飞机（为出差费）等票据费用，偏远地区搭乘黑车无发票的，使用等值的交通费发票报销。按公司相关的规章制度，原则上，公共交通通达的地方以公交、地铁、轮渡这三种交通方式为主，时间急、时间晚、公交不通的路段等特殊情况在获得项目负责人许可的情况下可乘坐出租，往来外地和上海的交通方式由项目负责人根据公司规章制度和项目实际情况确定。外出车费报销时，需附外出交通费用清单，按项目、按时间列示外出

13、往来地点、交通方式和费用，乘坐出租车还需列明同乘人员姓名。清单填写样例如下。 0712 外出交通费用清单时间外出往来地点交通方式费用备注9.2公司市政院地铁+公交（4+2）3=18周、张、罗9.12虹桥机场家出租35深夜9.15公司崇明项目部地铁+出租+轮渡+黑车7+11+13+30=619.18公司东海大桥来回地铁+龙港快线来回（5+17）2=44合计184报销人：周哲峰清单中所述外出情况需与工程部专用外出登记表一致，外出登记表无相应记录的不予报销。为提高报销效率和质量，上一次报销外出车费之前日期的外出车费发票原则上不予报销。出租车发票需与清单所列时间一致，并在出租车背面写明起止地点并签名。

14、2.3 通讯费报销细则个人通讯费额度申请使用通讯费报销申请表，原则上申请一次即可，用于补贴员工因公通讯费。个人通讯费按各自额度在每月月底填报销单，报销上个月的通讯费，报销时附通讯费账单或充值卡发票，申请人在摘要中需注明报销通讯费的月份（填费用发生月），并在报销人栏签名后直接报部门经理助理。项目工地专用的固定电话和移动电话费用可由项目经理或常务副经理按实报销，报销时需附电信或移动、联通公司的发票账单。2.4 餐费报销细则餐费中误餐部分请参照误餐补贴申报；短期出差个人餐费超过出差餐费补贴标准的，经项目经理或部门经理同意，可酌情报销餐费，相应的出差餐费补贴不再享受；加班餐费原则上申请误餐补贴，时间较

15、长的集体加班可由项目经理或部门经理报销实际餐费；工程部内部活动餐费由项目经理、组长或部门经理申请报销餐费，活动餐费的标准参照公司相关文件。2.5 业务招待费报销细则业务招待费均需说明业务招待的时间、事项、对象和金额。 0712 业务招待费用清单时间事 项对 象金 额备 注9.2红双喜香烟一条业主、监理、兄弟单位809.2招待餐费徐、伍请业主吉、殷，3009.10节日礼品费春节礼品卡业主10人2009.12登高车协调费A6标、业主、监理200合计780报销人：徐刚2.6 设备工具报销细则项目用设备、材料采购费用，由申请人先填写设备购置申请单（项目），设备购置申请单（项目）需项目经理、部门经理、公

16、司行政副总审核签名，然后由行政副总委派经办人负责采购工作，经办人采购可选择相应的付款方式，如由经办人垫付款的，经办人拿到发票并办理完入库手续后填写报销单报销，如由公司转账的，按财务要求填写付款凭单或暂支单，同时均需附上经批准后的设备购置申请单报项目经理、部门经理。每周均可填报。公司内部用设备、材料的采购，由使用部门申请人填写设备购置申请单（内部），经批准后交部门经理、行政副总，行政副总指定采购经办人，经办人报销过程同项目用设备购置报销。2.7 出差津贴申请细则出差津贴仅限常驻项目现场人员申请。l 每月由项目经理委派专人填项目考勤表，考勤表填写所有在这个项目工地过夜的人员，公司当天来回人员不算，

17、但包括工程部以外其它部门驻工地人员。本考勤表适用于外地项目和本地特殊项目。l 每月初由考勤人员汇总上月考勤表，统计并填写出勤天数，并在编制处签名报现场常驻项目副经理；l 现场常驻项目副经理统计并填写各人出差津贴天数和膳食补贴天数，并在审核处签名报项目经理；如现场采用统一就餐，请勾选统一就餐的人员，并注明是统一就餐方式；l 项目经理审核确认各统计天数，在批准处签名报公司财务。l 上个月的出差津贴在本月发工资时直接发放给个人；l 工地现场采用统一就餐的，上个月的膳食补贴在本月发工资时统一发放给现场常驻项目副经理，由项目副经理另行统计分发。l 工地现场采用各自独立就餐的，上个月的膳食补贴在本月发工资

18、时直接发放给个人。2.8 项目现场一般费用报销细则项目现场一般费用报销使用以下方法。l 项目所需其它费用由项目经理或现场常驻项目副经理统一报销，经办人填写报销单后，在报销单背面（或清单上）签名，先向现场常驻项目副经理申请报销，项目副经理审核通过后直接使用项目暂支款给予报销，并在报销单报销人栏签名，报项目经理或部门经理；项目所需其它费用包括：现场必须的日用品、办公用品、饮料、招待费（烟、餐费、其它）、统一的通讯费（外地项目）、水电煤费用、统一的交通费、项目用小型零星设备、工具及耗材、项目用特种车辆租用费、偶尔的宾馆住宿费、项目专用车费用（油费、小修费、洗车费、停车费，不包括大修和保养费用）等等。

19、项目所需其它费用每周均可填报。2.9 误餐补贴申请细则误餐补贴仅发生在因公外出、经批准的加班两种情况。l 每次因公外出，需填写出差申请表（去外地）或在前台工程部外出登记表上登记，外出前登记清楚去向及外出时间，返回后补填返回时间，每页填满后，由公司前台交部门经理，部门经理视情况组织项目经理确认签字，并作为月底结算误餐费的部分依据。l 每次确需加班，或领导安排加班的，加班前需填写加班申请表，特殊情况加班后两天内补填，加班申请表首先需经项目经理签字确认，再报部门经理签字批准，批准后可作为结算误餐费的部分依据。l 每月月初由员工各自填写本人的误餐补贴申请表和付款凭单。本表需如实填写，外出去向单位安排伙

20、食的不得申请误餐补贴，加班时由项目经理统一安排加班就餐并报销的不得申请误餐补贴，如相关申请找不到外出登记记录或加班申请记录的，不给予误餐补贴。申请人签名后报部门经理处签字确认，由部门经理统一按报销流程交行政部，报销时误餐补贴统一发放到个人手中。l 特殊项目特殊人员，由员工自行填写误餐补贴申请表和付款凭单并签名后，报现场常驻项目副经理签字，再报项目经理或部门经理。l 付款凭单到现场常驻项目副经理或项目经理处领取。2.10 无发票报销细则经口头或书面请示批准，无发票但又需报销的，由报销人找相应金额的任意发票填写报销单报销，报销摘要中名称需和发票相符，实际报销内容填写在即时贴上贴在报销单背面，有收据的也需贴在背面，发票首选交通费发票和通讯费发票。本细则自2009年3月1日起执行上海巨一科技发展有限公司工程部二九年三月二日