《Excel应用培训》PPT课件

《《Excel应用培训》PPT课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《Excel应用培训》PPT课件（39页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、培 训 目 的 如何准确而高效地工作 学习使用更为复杂的公式及函数 设计简洁美观的数据表格 提高会计数据处理技能 发挥个人创造能力 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 目 录 提高效率 快捷键 格式设计 公式和函数 数据处理 其他：时间、文本、工具栏 叼虫小技 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 提高效率 快捷键 看看我们的键盘 在工作表或工作簿中移动和滚动的按键 用于输入数据的按键 设置数据格式的按键 编 辑 数 据 选择单元格、列或行的按键 (1)、 (2) 分级显示数据的按键 窗口、对话框和编辑框中的按键 (1) 、 (2) 目 录 提高效率 格式

2、设计 公式函数 数据处理 其 他 格 式 设 计 页 面 设 置 数据有效性 条 件 格 式 单元格格式 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 公式函数 基本公式 工作表函数 错误跟踪 录入原则：永远不用鼠标 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据处理 排 序 筛 选 数据透视表 使用名称 使用数组 分 列 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 其 他 时间处理 文本处理 工具栏调整 关于安全 共享工作簿 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 看看我们的键盘 + E 打开资源管理器 + D(或 M) 清屏 + F 搜索

3、 Alt + F4 关闭 windows任务 Alt + Tab 清屏 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 在工作表或工作簿中移动和滚动的按键 按 下 完 成 箭头键 向上、下、左或右移动单元格 CTRL+ 箭头键 移动到当前数据区域的边缘 CTRL+HOME 移动到工作表的开头 CTRL+END 移动到工作表的最后一个单元格（右下角） ALT+PAGE DOWN 向右移动一屏 ALT+PAGE UP 向左移动一屏 CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE UP 移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+F6 或 CTRL+TAB 移动到下一

4、工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6 或 移动到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+TAB F5 显示 “ 定位 ” 对话框 SHIFT+F5或 CTRL+F 显示 “ 查找 ” 对话框 SHIFT+F4 重复上一次 “ 查找 ” 操作（等同于 “ 查找下一个 ” ） TAB 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 用于输入数据的按键 请 按 如果要 ALT+ENTER 在单元格中折行 CTRL+ENTER 用当前输入项填充选定的单元格区域 TAB 完成单元格输入并在选定区域中右移 CTRL+DELETE 删除插入点到行末的文本 F

5、4 或 CTRL+Y 重复最后一次操作 F2 (SHIFT+F2) 编辑单元格 (编辑单元格批注 ) CTRL+D (CTRL+R) 向下填充 (向右填充 ) CTRL+F3 (F3) 定义名称 (将定义的名称粘贴到公式中 ) CTRL+SHIFT+ENTER 以数组公式形式输入公式 CTRL+A 在公式中键入函数名后显示公式选项板 CTRL+K 插入超级链接 SHIFT+F3 将函数粘贴到公式中 F9 (CTRL+ALT+F9) 计算所有打开 (活动 )工作簿中的所有工作表 SHIFT+F9 计算活动工作表 ALT+= （等号） 插入 “ 自动求和 ” 公式 CTRL+; （分号） 输入日期

6、 CTRL+SHIFT+: （冒号） 输入时间 CTRL+SHIFT+“ （双引号） 将上方单元格中数值复制到当前单元格 CTRL+ （左单引号） 在显示单元格值和显示单元格公式间转换 CTRL+ （撇号） 将上方单元格中公式复制到当前单元格 ALT+ 下箭头键 显示 “ 记忆式键入 ” 列表 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 设置数据格式的按键 请按 如果要 ALT+ （撇号） 显示 “ 样式 ” 对话框 CTRL+1 显示 “ 单元格格式 ” 对话框 CTRL+SHIFT+ 应用 “ 常规 ” 数字格式 CTRL+SHIFT+$ 应用带两个小数位的 “ 贷币 ” 格式

7、 ,括号为负 数 CTRL+SHIFT+% 应用不带小数位的 “ 百分比 ” 格式 CTRL+SHIFT+ 应用带两个小数位的 “ 科学记数 ” 数字格式 CTRL+SHIFT+# 应用年月日 “ 日期 ” 格式 CTRL+SHIFT+ 应用小时和分钟 “ 时间 ” 格式，标明上午下 午 CTRL+SHIFT+! 应用这样的数字格式： -3,000,000.00 CTRL+SHIFT+ （分号） 只选定当前选定区域中的可视单元格 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 分级显示数据的按键 请按 如果要 ALT + SHIFT + 右箭头键 对行或列分组 ALT + SHIFT

8、+ 左箭头键 取消行或列分组 CTRL+8 显示或隐藏分级显示符号 CTRL+9 隐藏选定行 CTRL+SHIFT+( （左括号） 取消隐藏选定行 CTRL+0（零） 隐藏选定列 CTRL+SHIFT+)（右括号） 取消隐藏选定列 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 窗口、对话框和编辑框中的按键（ 1） 在窗口中按下 完成 ALT+TAB 切换到下一个程序 ALT+SHIFT+TAB 切换到上一个程序 CTRL+ESC 显示 Windows“开始 ” 菜单 CTRL+W 或 CTRL+F4 关闭活动工作簿窗口 CTRL+F5 恢复活动工作簿窗口的大小 F6 移动到已拆分工作

9、簿的下一窗格 SHIFT+F6 移动到已拆分工作簿的上一窗格 CTRL+F6 切换到下一个工作簿窗口 CTRL+SHIFT+F6 切换到上一个工作簿窗口 CTRL+F7 执行 “ 移动 ” 命令（菜单栏中的工作簿图标菜单）， 或 使用箭头键移动窗口 CTRL+F8 执行 “ 大小 ” 命令（菜单栏中的工作簿图标菜单）， 或 使用箭头键调整窗口的大小 CTRL+F9 将工作簿窗口最小化为图标 CTRL+F10 最大化或恢复工作簿窗口 PRTSCR 将屏幕图像复制到剪贴板中 ALT+PRINT SCREEN 将活动窗口的图像复制到剪贴板中 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 单

10、元格格式 单元格格式 概述 单元格格式 数字 单元格格式 对齐 单元格格式 字体 单元格格式 边框 单元格格式 保护 对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠 标右键 或 键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括： 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据格式数字 此处只对 “ 自定义数字格式 ” 进行说明： 设定常用数字格式： Crtl+Shift+! 如： -12,345 对于七位发票号码 654可以设置自定义格式： 0000000 显示： 0000654 如： #,#0;红色 -#,#0;黄色 0;蓝色 和 0为数字占位符，为文本占位符， “ ， ” （逗号）为千

11、分位符号 d 天， m 月， y 年，如：将 2003-3-15显示成：今天是 3月 15日， 用函数： =TEXT(单元格 ,“今天是 m月 d日 ” ) 或者自定义格式： 今天是 m月 d日 为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制 到其他工作表中就可以了。 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据格式对齐 对横向合并，一般不用 “ 合 并单元格 ” ，用 “ 水平对齐 ” 中的 “ 跨列居中 ” 对竖向合并，可以改变文字 方向 对备注单元格，可以使用 “ 缩小字体填充 ” 对大单元格应在 “ 垂直对齐 ” 上选 “ 居中 ” 目 录 提高效率 格

12、式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据格式字体 只有一句建议 对表格正文部分，大多数时候都不需要改变 字体大小，只需要按缩放打印即可实现 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据格式边框 表格框内线一般用 单线，外框一般用 双线， 当然可以选择任意 一种线型 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据格式保护 锁定 即对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有 工作表被保护时才会生效） 隐藏 即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 页面设置 可以在工具栏添加页面设置快捷键 任何页面设置，首先必须确定 打印

13、机 和 纸张类型 页边距：一般应选择 水平居中，左右边距大多数情况下 相等 垂直居中 视情况选择 页眉 /页脚：可以自定义 页眉 /页脚 工作表：顶端标题行 和 左端标题列 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 数据有效性 可以任意定义序列 或范围 并通过菜单选择 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 条件格式 可以输入公式 或数值 最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格 的内容最多可自动设置四种格式 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 基本公式 1、原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度和准确性 2、在单元格开

14、始输入，按 “ +”、 “ -”、 “ =”时， EXCEL视同输入 公式 3、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格 4、例如：输入 VLOOKUP 或者连接两个单元格 6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用 F4 切换 7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 工作表函数 IF SUM SUMIF COUNT COUNTIF VLOOKUP LEFT RIGHT MID & ABS MAX MIN DATE YEAR MONTH DAY TODAY OFFSET TEXT RANK LEN ISER

15、ROR AND OR 关于盘点表隐藏空行： =SUM(ABS(B2:B1000) 截取产品型号部分长度： =LEFT(B2,10) 键盘 SUM 客户销售排名： =RANK(C2， B2:B150,0) 举例： 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 工作表函数 SUMIF 功能：根据指定条件对若干单元格求和 语法： SUMIF(range,criteria,sum_range) SUMIF(条件区域 ,判断条件 ,求和区域 ) 示例： =sumif(c2:c100,”北京” ,e2:e100) 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 工作表函数 VLOOKUP

16、 功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由 此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。 语法： VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) VLOOKUP(要找的值 ,寻找区域 ,在第几列 ,是否精确查找 ) Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。 Lookup_value 可以为 数值、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域 名称的引用，例如数据库或列表。 Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹

17、配还 是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说， 如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如 果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如 果找不到，则返回错误值 #N/A。 例： VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true) 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 工作表函数 TEXT TEXT(value,format_text) Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。 Format_text 为“单元格格式”对话框中“数字”选项卡上

18、“分类”框中的文本形 式的数字格式。 说明 Format_text 不能包含星号 (*)。 通过“格式”菜单调用“单元格”命令，然后在“数字”选项卡上设置单元格的格 式，只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数 TEXT 可以将数值转 换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。 示例 A1=2006-5-1 TEXT(A1,”今天是 YY年 MM月” ) 显示 :今天是 05年 05月 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 大表格操作 快速切换到表头或表的末尾 工作表之间的切换 多个 EXCEL工作簿之间切换（ ctrl+pgup） 快速选中某区域，如选中可

19、见单元格 定位到某一指定单元格 工作表折分 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 排 序 1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序 2、对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序 3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户 4、可以按行排序 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 筛 选 1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛 选按钮 2、使用自动筛选； 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 图表分析 制作标准图表 制作自定义图表 如何制作图表模板 如何将他人的图表变为模板 0% 5% 10% 15% 2

20、0% 年度预算 13.5% 13.6% 14.9% 5.3% 本月累计 12.8% 13.0% 13.6% 5.3% 上年同期 11.7% 12.9% 11.7% 5.6% 集团汇并 日电 制冷 电机 0 20 40 60 80 100 120 140 空调公司 风扇公司 电饭煲公司 年度预算 11月 累计 12月 预计 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 时间处理 对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了 比如昨天和今天的时间差就是 1， 1900年 1月 1日是系统的第 1天 1、定义时间格式： year y,month m,day d，如： 使用函数定义格式

21、， b2单元格内容是： 2003年 5月 31日 text(b2,”今天是 yy年 mm月 dd日 ” ）， 显示：今天是 03年 05月 31日 2、计算两个时间单元格之间的天数差，直接相减 3、计算 A1和 A2两个时间单元格之间的月份差： MONTH(A1)-MONTH(A2)+(YEAR(A1)-YEAR(A2)*12 4、在数据透视表中，时间可以按月和按年进行组合 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 文本处理 1、测试长度： =len(b2) 2、截取左边三个字： =left(b2,3) 3、截取右边三个字： =right(b2,3) 4、截取第 X个字开始起 N

22、个字： =MID(b2,X,N) 5、连接三个单元格： =b2&c2&e2 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 关于安全 (工具 )保护工作表 允许用户编辑区域 (工具 )保护工作簿 (工具 )保护并共享工作簿 (另存为 )保护文件 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 小 技 巧 知不知道 EXCEL中的照相机是做什么用的 ? 选择性粘贴：转置、加减乘除 将一列数值型文本快速转换为数值： VALUE，运算 如何将任意多个完全相同的表格进行汇总 (个数不确定 ) 我每个月都要把 100个驻外人员的工资条 (excel表 )电邮给他们 ,能 不能只发一个邮件 (每个人只能看到自己的工资条啊 )? 目 录 提高效率 格式设计 公式函数 数据处理 其 他 实在太急了！ 你赶快把这个报表搞定！