外部信息管理制度

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1、公司外部信息传递管理制度信息管理是公司的一项基本管理制度，是企业正确决策的前提和依据。公司应当加强内部报告的管理，保证内部报告的及时传递和信息决策。特制定本办法。一、公司外部信息主要包括公司从外部接收的信息，包括市场信息、军方信息、研发信息、财务信息、生产信息、管理信息等内容。信息形式包括文件、电话、短信、邮件、传真、信函、微信等。二、信息管理原则1、各部门应当加强信息内部报告的管理，各部门负责人是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作。2、各部门应保持开放、协作心态，及时、准确地将相关信息在公司内部网上发布或传递给相关部门知悉。3、各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传

2、递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息。4、公司员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。三、信息处理程序1、对外来重要信息的汇报、传递，各部门要以公司“呈批件”形式汇报部门分管副总经理、总经理、董事长审阅批示，并根据领导要求进行各部门经理的传阅学习；传阅完毕后承办部门要及时收回、整理归档并妥善保管。2、对于民品市场信息的处理，规划市场部要严格按照民用市场信息管理制度执行。3、对于军用产品的研发、生产、审价等重要信息，及有关公司生产经营重大决策的重要信息，研发部、规划市场部、计划生产部、财务部须以公司“呈批件”形式，向部门分管副总经

3、理、总经理、董事长汇报、审阅批示，并根据领导要求进行各部门经理的传阅学习；传阅完毕后承办部门要及时收回、整理归档并妥善保管。4、对于一般信息，5、在接收到信息之后，必须尽快在要求时间内给对方回复。6、各部门要及时、详细的做好外来信息登记，建立外来信息电子档案库，包括信息接收时间、单位、事项、联系人、电话、承办人、完成时间等内容。7、各部门须于每周五下午4点30分前将本部门本周的外来信息汇报表发送至办公室。四、信息安全1、所有员工都有保护公司信息安全的责任和义务，都应养成自觉保护公司商业秘密和信息安全的习惯。2、所有客户信息（客户名称、地址、联系方式、产品价格、付款方式等）及公司的商务信息均属于

4、公司所有，公司任何人不得有意无意转让或转告第三方。3、内部报告中凡涉及公司商业秘密的内容都属于保密范围，凡接触和使用内部报告的员工均有保密责任。内部报告只能在公司内部流转，不得外泄。江苏联环药业股份有限公司 内部信息传递管理制度 第一章 总 则 第一条 为了促进公司生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟 通和充分利用，根据公司内部控制基本规范、公司内部控制应用指引以及 本公司章程，结合公司实际，制定本制度。 第二条 本制度所称内部信息传递，是指公司内部各管理层级之间通过内部 报告形式传递生产经营管理信息的过程。 第三条 公司应当加强内部报告的管理，建立科学的内部信息传递机制，保 证内部报

5、告的及时传递，促进内部报告的有效利用，充分发挥内部报告的作用。 第四条 公司董事会秘书负责公司的内部信息传递工作，公司证券部是内部 信息传递工作的管理职能部门。 第二章 内部报告的形成 第五条 公司根据发展战略、风险控制和绩效考核要求，结合全面预算管理 的需要，制订内部报告的指标体系如下： 上传型内部报告：董事会年度工作报告、监事会年度工作报告、总经理年度 工作报告、年度财务报告、年度预算报告、各车间和部门年度和半年度工作总结、 各车间和部门月度预算执行情况表、各车间月度生产进度表、月度销售进度表、 月度存货报表、月度财务报表 下传型内部报告：公司发展战略规划、公司十二五规划、公司年度工作规划

6、、 各车间和部门年度工作计划、月度生产计划 重大或者突发事件的内部报告 第六条 公司应当注意广泛收集、分析、整理内外部信息，并通过内部报告 传递到公司内部相关管理层级，以便及时采取应对策略。 应当根据信息需求者的要求收集信息 进行分类汇总，重点关注有关公司生 产经营重大决策的信息和为特定对象、特定目标服务的信息。 2 条七条 信息收集相关部门应当关注市场环境、政策变化等外部信息对公司 生产经营管理的影响，广泛收集、分析、整理外部信息，并通过内部报告传递到 公司内部相关管理层级，以便采取应对策略。 应当根据成本效益原则获取相应信息，应当权衡信息的获取成本与使用价 值，充分利用行业协会、中介机构、

7、供应商与客户、网络媒体、来信来访以及监 管部门等渠道获取信息。 第八条 信息收集相关部门应当对收集到的信息进行审核、筛选和鉴别，应 当关注其在事实与时间上有无差错、是否合乎逻辑、是否完整等，以保证资料的 真实性和合理性。 第九条 各层级、各部门应根据各内部报告使用者的信息需求，以内部报告 指标体系为基础，编制内部报告。内部报告应当简洁明了、通俗易懂、传递及时， 便于公司各管理层级和全体员工掌握相关信息，正确履行职责。 公司内部各管理层级均应当指定专人负责内部报告工作，内部报告的起草与 审核岗位应当分离；应当及时编制内部报告，在第一时间提供给相关管理部门； 对于重大突发事件，应优先编制相关报告，

8、向董事会及管理层报告。 第十条 公司应当建立内部报告审核制度，各层级内部报告在传递前必须经 签发部门负责人审核，以保证内部报告的质量；对于重要信息，公司应当委派专 门人员对其传递过程进行复核，确保信息正确传递给使用者。 第十一条 公司内部报告的传递流程是： （一）上传型内部报告按照以下流程传递： 各管理职能部门 办公室 管理层 各车间 证券部 董事会 （二）下传型内部报告按照以下流程传递： 董事会 证券部 车间 管理层 办公室 各管理职能部门 （三）横向流转型内部报告按照以下流程传递： 内部报告编制单位 办公室 内部报告使用单位 证券部 （四）重大或者突发事件的内部报告按照以下流程传递： 3

9、内部报告编制单位 办公室 管理层 证券部 董事会 内部报告的传递应当充分利用信息技术，强化内部报告信息集成和共享，将 内部报告纳入公司统一信息平台，构建科学的内部报告网络体系。 第十二条 公司应当拓宽内部报告渠道，通过落实奖励措施等多种有效方 式，广泛收集合理化建议。 公司应当重视和加强反舞弊机制建设,通过设立员工信箱、投诉热线等方式， 鼓励员工及公司利益相关方举报和投诉公司内部的违法违规、舞弊和其他有损公 司形象的行为。 第三章 内部报告的使用 第十三条 公司各级管理人员应当充分利用内部报告管理和指导公司的生 产经营活动，及时反映全面预算执行情况，协调公司内部相关部门和各单位的运 营进度，严

10、格绩效考核和责任追究，确保公司实现发展目标。 第十四条 公司应当有效利用内部报告进行风险评估，准确识别和系统分析 公司生产经营活动中的内外部风险，确定风险应对策略，实现对风险的有效控制。 公司对于内部报告反映出的问题应当及时解决；涉及突出问题和重大风险 的，应当启动应急预案。 第四章 内部报告的保密和保管 第十五条 内部报告中凡涉及公司商业秘密的内容都属于保密范围，凡接触 和使用内部报告的员工均有保密责任。内部报告只能在公司内部流转，不得外泄。 第十六条 公司证券部应当根据内部报告涉及公司商业秘密内容的多少、重 要程度确定内部报告的保密等级和传递范围，防止泄露商业秘密。 第十七条 内部报告应当

11、按照设定的传递流程进行流转，公司各层级应对内 部报告的流转做好记录，对于内部报告未按设定流程流转的，应当调查原因，并 做相应处理。 第十八条 公司各车间、部门应当指定专人分类保管内部报告；对于不同类 4 别的内部报告应按其影响程度确定其保管年限，超过保管年限的内部报告应当予 以销毁；影响重大的内部报告应当送交公司档案室永久保存。 第五章 内部报告的评估 第十九条 公司应当定期对内部报告的形成和使用进行全面评估，客观地评 价内部报告在公司生产经营活动中所起的真实作用。 内部报告的评估至少每年度进行一次。 第二十条 对内部报告的评估，应当重点关注内部报告的及时性、有效性和 安全性；经过评估发现内部报告的形成和使用存在缺陷的，应当及时进行整改。 第二十一条 内部报告的评估应当与绩效考核挂钩，形成奖惩机制，以保证 内部信息传递工作不断改善和不断提高。 第六章 附则 第二十二条 本制度未尽事宜按照相关法律、规章和公司其它相关制度执 行。 第二十三条 本制度经公司董事会审议通过后实施，修改时亦同。 本制度由公司董事会负责解释。