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1、学历证书电子注册 数据规范及常见错误 汪建军 20080515 证书编号 (1) 长度为 18位，应与院校代码、办学类型、毕业日 期、培养层次等字段一致。 第 1-5位为高校（培养单位）的国标代码，与院校 代码一致； 第 6位为办学类型代码，应与办学类型一致，具体 代码及含义为， 1普通高等教育（含研究生）， 5 成人高等教育， 7网络教育， 9来华留学生（ 6自 学考试，在证书编号第 1位）； 证书编号 (2) 第 7-10位为毕业年份，应与毕业日期中的年份一 致； 第 11-12位为培养层次码，应与培养层次一致，具 体代码及含义为： 01博士研究生， 02硕士研究生， 04第二学士学位，
2、05本科或专升本， 06专科或专 科（高职），（自学考试层次代码在证书编号第 2 位， 5为本科， 6为专科）； 第 13-18位为流水号。 证书编号常见错误 因学校更名或变换代码引起院校代码错； 证书编号中的学校代码与院校代码字段不一致； 办学类型代码与办学类型字段不一致； 毕业年份与毕业日期不一致； 层次代码与培养层次不一致； 2003年以后流水号错编为 5位。 考生号 应与教育 部平台上 公布的一 致。 【 常见错误 】 输入错误引起过短、过长、张冠 李戴或者无录取信息； 用准考证号代替； 用了录取册上的考号但与教育部 平台上的不一致； 已毕业的学生重复上报； 已转学离校的学生错误上报。
3、 姓名 应与教育部平台上公 布的一致。 更改姓名应先按规定 的程序在教育部平台 上处理好。 无法输入的生僻字用 拼音字母代替，并在 备注中注明该生僻字 的写法。 【 常见错误 】 姓名中间或末尾含有 空格或其他字符； 输入错为同音字或形 近字； 对无法输入的生僻字 未用拼音字母代替或 没有在备注中注明该 生僻字的写法。 性别 应填“男”或“女”。 不能为空或其他字符。 应与身份证号中的性别位一致。 【常见错误】 性别填反、为空或其他字符。 出生日期 应填入合法日期。 与身份证号中的出生日期一致。 【常见错误】 日期不合法； 超出正常的生存范围； 与身份证号中的出生日期不一致。 身份证号 应真实
4、有效，应与性 别、出生日期、照片 文件名一致。 现役军警人员或港澳 台侨可以用院校代码 加学号代替，但长度 不得超过 18位，并不 包含除阿拉伯数字以 外的字符。 【 常见错误 】 与性别、出生日期或 照片文件名不一致； 包含有全角数字； 数字 0错输为字母 O； 第 18位校验码错误 ; 身份证号与他人重复。 院校代码与院校名称 不能为空。 应与教育部平台 上公布的一致。 院校代码应与证 书编号中的学校 代码一致。 【常见错误】 院校代码与教育部平台上 公布的不一致； 院校代码与证书编号中的 学校代码不一致； 院校代码与院校名称不一 致； 院校名称与教育部平台上 公布的不一致； 院校代码或院
5、校名称为空。 专业名称 不能为空。 应与教育部 或省里批文 同意开设的 专业名称一 致。 不应带有专 业方向。 【 常见错误 】 同一高校出现仅一字之差的几个 相近专业名称（如“与”、 “及”、“及其”）； 专业名称中明显掉字（如“计算 机科学与”、“文秘与办公 自”）； 将专业方向带入专业名称中； 是否会有未经教育部或省里批准 开设的专业名称暂时还不知道。 办学类型 教育部平台上显示为“学历类 别”。 不能为空。 应填写为“普通高等教育”、 “成人高等教育”或“网络教 育”。 应与证书编号中的办学类型代 码一致。 【 常见错误 】 为空； 掉字； 填错。 层次 不能为空。 应填写为“博士研究
6、 生”、“硕士研究 生”、“第二学士学 位”、“本科”、 “专升本”、“专科” 或“专科（高职）”。 应与证书编号中层次 代码一致。 【 常见错误 】 为空； 与证书编号中层次代 码不一致； 未分清“第二学士学 位”、“本科”、 “专升本”。 学习形式 不能为空。 普通高等教育中研究生应填写 “全日制”或“在职”。 普通高等教育中本专科应填写 “普通全日制”。 网络教育应填写“网络教育”。 成人高等教育应填写“脱产”、 “函授”、“业余”或“夜大 学”。 【 常见错误 】 为空； 掉字。 入学日期 不能为空； 普通高等教育与考生号中的年份一致， 2002年以后成人高等教育与考生号中的年份相隔
7、1年； 春季招生均填写 3月 1日入学，秋季招生均填写 9 月 1日入学； 民族预科生的入学年份应填写为转正的年份； 留级、降级、休学、保留学籍、跳级（提前毕业） 的学生只改变当前所在级，入学年份不能改变。 入学日期常见错误 为空； 春季入学者填写的不是 3月 1日，秋季入学者填写 的不是 9月 1日； 民族预科生入学年份填写的是进入语言预科学习 的年份； 留级、降级、休学、保留学籍、跳级（提前毕业） 的学生改变了入学年份。 毕结业结论 不能为空。 应填写“毕业”或“结业”。 【常见错误】 为空； 填错，毕业生填写为“结业”，结业生填写为 “毕业”。 毕业日期 不能为空。 毕业年份应与证书编
8、号中的年份一致； 春季毕业的学生填写 1 月 31日。 秋季毕业的学生填写 6 月 30日（普通）或 7月 1日（成教、网络）。 【 常见错误 】 毕业年份与证书编号 中的年份不一致； 春季毕业者填写的不 是 1月 31日，秋季毕业 者填写的不是 6月 30日 或 7月 1日。 学号 不能为空。 由学校自行编制。 【常见错误】 为空。 学制和当前所在级 都不能为空。 学制与学生就读的专 业相关，不能随意变 动。 留级、降级、休学、 保留学籍、跳级（提 前毕业）的学生当前 所在级应作出相应改 变。 学制 +当前所在级 =毕 业年份。 【 常见错误 】 学制或当前所在级为空； 学制未按专业设置填写
9、， 而按学生实际就读时间填 写； 留级、降级、休学、保留 学籍、跳级（提前毕业） 的学生当前所在级未作出 相应改变； 学制 +当前所在级 毕业 年份。 办学形式 不能为空。 普通高等教育及成人 高等教育应填写为 “国家任务”。 网络教育应填写为 “自费生”。 来华留学生应填写为 “留学生”。 【 常见错误 】 为空； 填写错误。 招生季节 不能为空。 应填写“秋季”或“春季”。 【常见错误】 为空。 校长姓名 不能为空。 【 常见错误 】 为空。 民族 不能为空。 应填写为 56个民族标准名称、“其他”或国家标 准名称（来华留学生填写国籍）之一。 【常见错误】 为空； 56个民族名称不标准，随
10、意简写，如“汉”、 “蒙”； 填写为“少数民族”。 政治面貌 不能为空。 应填写为“中共党员”、“中共预备党员”、 “共青团员”、“民革委员”、“民盟盟员”、 “民建会员”、“民进会员”、“农工党党员”、 “致公党党员”、“九三学社社员”、“台盟盟 员”、“无党派民主人士”或“群众”。 【常见错误】 为空； 填写不标准。 图像信息 像片电子信息为彩色图像。 按照一人一个图像文件的方式存储。 图像文件采用本人身份证号码命名。 格式为 *.jpg，其中 *为身份证号码（ 18位或 15 位）， jpg为图像文件格式。 文件大小在 10KB以内。 图像尺寸为 210 150或 160 120。 图像
11、信息常见错误 文件名与身份证号不 一致； 文件名中含空格； 不是 jpg格式的文件； 文件大小超过 10KB； 图像尺寸不标准； 张冠李戴； 图像不是正立，而是 横卧或倒立； 有效图像为 16开纸张 左上角很小的图像， 无法使用； 图像为 4图或 9图，无 法使用； 无本人图像，用“暂 无图像”图片代替； 有图像无数据； 有数据无图像。 备注填写方法 (1) 信息一致。凡信息与教育部在校生库中完全一致 的学生（包括已在教育部平台成功进行了学籍异 动或信息修改的学生），均 不加任何备注 。 更名。姓名变更（包括学生改名、高考录取错误） 应按操作流程规定在教育部平台上操作；凡在教 育部平台上经省教
12、育厅确认成功更名的学生均不 加备注；对教育部平台上暂无数据、且经省教育 厅审批同意更名的学生，上报时应在曾用名字段 填入高考录取名，姓名字段填入现用名，并在备 注字段填入 “更名” 。 备注填写方法 (2) 姓名中的生僻字。无法输入的生僻字，用拼音字 母代替，并在曾用名字段填入录取库中的姓名， 在备注字段中填入生僻字的拼写方法，如 “ YING 表示（王莹）” 。 转学。转学应按操作流程规定在教育部平台上进 行学籍异动处理；凡在教育部平台上经省教育厅 确认转学成功的学生均不加备注；对经双方学校 和省教育厅批准同意转学的学生，由于其他原因 未在教育部平台上完成学籍异动的学生，上报时 应在备注字段
13、填入 “从 xx学校转入” 。 备注填写方法 (3) 本硕连读。研究生中本硕连读生的考号按其本科 入学的考号输入，并在备注字段填入 “本硕连读， xx年本科入学” 。 硕博连读和提前攻博。研究生中硕博连读和提前 攻博学生的备注字段中应分别填入 “硕博连读” 或 “提前攻博” 。 有录取名册，无录取数据。此类学生应在备注字 段中填入 “有录取册，无录取库” 。 备注填写方法 (4) 民族预科班。民族预科班学生转正后才有正式学 籍，其入学时间按取得正式学籍年份填写，并在 备注字段填入 “ xx年民族预科班” 。 五年一贯制高职。五年一贯制高职毕业生学制为 5， 起止时间为五年，备注中填写 “五年一贯制高 职” 。 三二分段制高职。三二分段制高职毕业生学制为 2， 起止时间为两年，备注中填写 “三二分段制高 职” 。 备注填写方法 (5) 提前毕业。经省教育厅批准提前毕业的学生，学 制及入学时间不变，当前所在级相应提前，备注 中填写 “提前毕业” 。 高职高专“预科生”。备注中填写 “ xx年入学， xx年录取” 。 独立学院违规招生。备注中填写 “ xx年遗留问 题” 。 本降专。从本科降为专科的学生，在备注中填写 “本降专” 。
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