物业公司分包方管理程序

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1、物业公司分包方管理程序l 目的：为了对项目部各类分包方的选择、评价、检查过程实行严格有效的控制,从而提高项目部物业管理服务品质。l 业务范畴：合用于为公司提供驻场专业服务的公司，例如保安、保洁、电梯、锅炉等;规定了对分包方的选聘、评价、签订合同、监督检查、成果及撤场等环节的控制措施。此外,还规定了其她外包工作及劳务服务的结算规定。l 定义：其她外包工作及劳务服务指除保安、保洁以外的需验证服务成果的工作,涉及电梯分包、绿化分包、垃圾清运、化粪池清掏、临时工程、设备对外委托维修、水箱清洗、外墙清洗以及电梯年检、锅炉年检、消防设施年间、测量计量器具送检等。l 工作原则和规定:1. 项目经理对项目各类

2、分包方负重要管理责任,并监督项目各专业负责人（部门负责人)贯彻分包的平常管理规定,保证分包的服务工作符合公司的原则。2. 项目部在选聘分包方时应选择两至三家进行比较。3. 公司行政管理部应及时更新分包单位名册。4. 项目经理在签订分包合同步，应将分包方的工作内容、工作范畴以及对其的工作规定、与分包工作有关的检测费用、物资材料费用的支付以及扣款、补偿的内容在合同中明确。5. 项目分包专业负责人应及时建立并更新驻场分包员工资料，保证驻场分包员工资料精确、齐全，并与实际驻场服务人员、实际员工排岗相符。6. 项目分包专业负责人根据公司专业文献及分包合同的规定对分包方实行严格管理并检查工作效果，随时纠正

3、分包工作中的不合格,并应每天检查分包员工出勤人数的状况，必须符合公司商定的人数。7. 项目部应保证分包方提供的服务达到公司顾客满意度的规定，无对分包服务的重大客户投诉。8. 项目部在分包方驻场及撤场时均应形成交接记录，并由项目分包专业负责人及项目行政存档。职责程序接口一、项目经理选聘分包方并对其进行评价公司分包单位名册项目分包专业负责人项目分包公司选聘审批表二、公司专业部门对项目选定的分包方进行审批公司领导层三、项目经理与分包单位签订分包合同/合同合同范本公司专业部门合同/合同审批申请表公司领导层项目分包方服务合同简报四、项目分包专业负责人对分包方进行管理,检查分包工作效果分包方员工资料登记表

4、公司专业部门分包方工作周报体系检查及不合格控制程序五、项目分包专业负责人评价分包方工作并结算保安保洁分包结算单项目经理其她外包工作/劳务结算单公司专业部门公司领导层六、项目分包专业负责人分包方撤场分包撤场交接登记表项目经理公司专业部门公司领导层l 工作内容：一、 选聘分包方并对其进行评价1. 项目经理可以自行选聘分包方,也可根据公司分包单位名册从中选聘分包服务公司,并对所选分包方进行评价。2. 项目部评价分包服务公司的准则:1) 分包方应具有合法有效的营业执照及资质证书；分包方应保证分包方员工身份合法，保证是18周岁以上、合法雇佣、有身份证、并有一定的专业技能，国家规定持证上岗的岗位分包方服务

5、员工必须持有岗位资格证书；2) 对驻场分包方人员有个个人形象规定或着装规定的,分包方应予以保证；3) 对分包方以往业绩进行考察。3. 项目部将对分包方的评价成果及该分包方的基本状况填入项目分包公司选聘审批表中，审批表涉及对分包公司的规定及分包服务人员岗位编排筹划,并由项目分包专业负责人将填好的上述资料上报公司审批。二、 公司审批:公司职能部门及领导层对项目部选定的驻场分包方进行审视、批准。三、 与分包单位签订分包合同合同1. 项目经理与公司批准的分包单位签订合同，执行合同管理规定,并在合同中明确具体服务规定,可参照合同范本。2. 合同中明确对分包方的规定:1) 提供驻场工作人员的个人具体资料及

6、资格证书，便于物业公司管理；2) 如有人员变动必须提前告知项目部的有关负责人，并变更有关资料;3) 服务过程及原则,所使用的设备、质量规定、环境规定、合同期限、服务费的原则及支付方式等；4) 与分包方确认驻场人员平常工作必须按照公司规定的有关质量、环境体系文献执行,有关文献也可作为合同附件进行约束；5) 明确评价和考核分包方的方式。3. 公司行政管理部将已签订合同的分包单位列入公司分包单位名册中,做到随时更新,并上传平台,便于各项目资源共享。四、 项目分包单位负责人对分包方的管理、检查等工作1. 对每位驻场分包员工建立分包方员工资料登记表,并留存分包员工照片、身份证复印件，有岗位技能规定的还应

7、保存期资格证书，项目分包专业负责人应根据驻场分包员工的变化随时更新员工资料并记录离职时间。2. 项目保安、保洁分包专业负责人负责分包员工胸卡的发放、登记及佩戴状况的管理。负责分包方撤场或离职时胸卡的回收;当胸卡发生损坏、丢失时应及时向项目行政申请补办；负责收取胸卡押金，并将押金及时交项目财务。3. 分包方的胸卡应按照实际制作数量，向分包方统一收取押金20元/人，每月按照数增、减变化进行押金金额的调节,其中工本费5元人，分包方撤场时公司统一返还1元/人。分包员工丢失胸卡时扣工本费以及押金共20元/人;分包员工发生损坏胸卡时需重新交纳工本费5元人。4. 规定分包员工遵守物业公司的规章制度和工作规程

8、。5. 负责监督、检查分包人员的排班、排岗、实际出勤状态,发现问题及时解决、上报，对违规行为进行惩罚。6. 规定驻场分包负责人每周总结工作状况和培训状况，制定下周工作筹划和培训筹划，形成分包方工作周报并于每周一上交项目分包专业负责人。由项目分包专业负责人根据分包合同规定在分包方工作周报中对分包方本周工作进行评价并提出下周工作规定和安排。7. 应定期对分包员工进行培训，传达公司的规定,改善分包服务工作,执行在岗员工培训程序。8. 分包专业负责人根据公司制定的各项原则和合同原则每天对园区各分包岗位进行巡逻、督导等；并填写记录，保证各项岗位工作的贯彻状况,如发现任何问题,立即纠正。9. 分包专业负责

9、人每天的巡逻、督导等工作过程中，应同步检查、注意分包人员与否遵守物业公司规定的行为规范,如发现问题，必须及时纠正、教育，对于不合格（或反复犯规)的行为,必须规定分包驻场负责人做好培训工作，分包专业负责人应跟踪培训和效果;对于严重的问题,必须及时向上级或项目经理报告,也许需要对分包方进行惩罚。10. 应定期检查分包公司用房的使用状况，涉及清洁、消防、治安管理、宿舍管理等，保证分包人员自觉遵守各项管理制度。11. 每月底应将分包公司上交的当月所有平常工作和考勤记录查实并存档。12. 公司专业部门检查项目分包方执行文献状况及现场人员管理状况，执行体系检查及不合格控制程序。五、 评价分包方工作并结算1

10、. 项目分包专业负责人根据分包合同的规定对保安、保洁分包工作进行评价和结算,填写保安保洁分包结算单,并报批项目经理审批,项目分包专业负责人存档项目经理审批后的分包结算单。2. 项目（公司)各专业负责人根据外包合同、劳务服务合同对外包工作、劳务服务进行【评价和结算,结算前应确认已竣工或对服务满意或工作合格,并填写其她外包工作/劳务服务结算单，交项目(公司)财务评审费用,最后由项目经理审批，并存档项目经理审批后的结算单。六、 分包方撤场1. 分包方撤场合用于项目更换分包公司及项目物业服务合同终结时与分包方的交接工作。2. 对于分包方撤场的事宜应在分包合同中进行明确，洽谈撤场事宜并准备交接工作。3.

11、 项目分包专业负责人为分包方撤场工作的总负责人,必要时,项目行政可配合项目分包专业负责人共同完毕撤场交接工作。4. 项目分包专业负责人与分包方负责人共同进行工作及物资的交接,共同确认补偿事宜，并填写分包方撤场交接记录，交接完毕后,项目分包专业负责人保存交接记录原件。5. 由于项目物业服务合同终结导致的分包方撤场，交接记录交公司行政管理部存档。6. 由于项目更换分包方导致的分包方撤场,交接记录由项目分包专业负责人及项目档案室各存档一份。l 注意事项:1. 为公司提供非驻场专业服务的公司不作为分包方进行管理,不执行此程序,与其明确服务关系时执行合同管理规定。2. 已离职的分包员工资料应保存到分包合

12、同终结后再进行销毁。3. 项目部必须凭借分包结算单报公司审批进行分包结算。4. 公司专业部门及项目分包专业负责人应向分包员工培训、贯彻公司的质量、环境方针及目的，分包员工必须掌握公司的环境方针及目的。5. 项目分包专业负责人对分包方的平常管理同步执行电梯分包监督规定、供暖分包监督规定、保洁分包监督管理规定以及公司保安、保洁、绿化管理制度。6. 项目分包专业负责人负责存档分包管理过程形成的各项记录。l 表格：1. 项目分包公司选聘审批表2. 公司分包单位名册3. 分包方员工资料登记表4. 分包方工作周报5. 分包方撤场交接登记表6. 保安保洁分包结算单7. 其她分包工作/劳务服务结算单l 支持文献：1. 合同/合同书审批申请表2. 项目分包方服务合同简报3. 在岗员工培训程序4. 合同管理规定5. 电梯分包监督规定6. 供暖分包监督规定7. 保洁分包监督管理规定8. 项目自检管理规定9. 体系检查及不合格控制程序