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1、公司电子印章管理方法为进一步加强我司协同办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及其他材料中的运用和管理，保证文件资料传输的平安、合法、有效，提高办公效率，结合我司实际，特制订本管理方法。第一章 总则第一条 电子印章是指以电子形式存在的，依附在电子文件，并与其逻辑关联，可用来辨识电子文件签署者的身份，同时能够保证签署的文件内容完整性，并表示签署者同意电子文件的陈述事实的内容。其次条 本方法所规定的电子印章指公司行政、合同、法人、工会、纪委、党委印章，和下属各分、子公司行政、合同、法人印章及各部室印章。第三条 电子印章主要用于集团公司及我司内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等，电子印章与
2、实物印章有同等效力。原则上全部合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能运用电子印章。第四条 本方法适用于公司及下属各分、子公司、作业区。其次章 电子印章管理第五条 我司电子印章由集团公司信息中心负责制作，我司办公室为信息中心对口联系部门，负责依据我司机构设置及改变状况，结合各机构部室实际业务开展状况，向信息中心申请制作、变更、或销毁电子印章。各部门如需新增、变更、或销毁电子印章时，须向办公室提出正式申请，由办公室统一向信息中心申请办理。第六条 我司电子印章保管与实物印章保管一样，即公司行政印章、合同专用章、法人印章由办公室保管；各分、子公司行政印章、合同专用章、法人印章由办公室及分、子公司各保
3、管一套；各部门印章由各部门负责保管。第七条 电子印章应指定专人进行保管，且存放电子印章的电脑必需设置开机密码，并定期更换，同时必需安装杀毒软件及防火墙等网络防护软件。存放电子印章的电脑在不用时应关机，在管理人员离开电脑时，必需将电脑锁定（win+L）。第八条 电子印章管理人员必需谨记运用密码，电子印章运用密码不能更改，遗失后对应的电子印章即作废，须重新制作。第九条 全部电子印章管理人员必需严格依据相关法律法规及本方法妥当保管电子印章。若因管理不慎造成的一切后果，由印章管理人员及部门主要领导负责。第三章 电子印章运用第十条 电子印章的运用遵循“谨慎运用，严格审批”的原则。电子印章运用的审批可通过
4、协同办公系统用印审批流程发起，公司级行政印章、法人印章等需经公司领导审批，部门级印章由部门负责人审批，批准用印的负责人应严格把关，必需对用印的后果负责。第十一条 电子印章管理人员在运用电子印章前需仔细学习协同办公系统电子印章运用手册及协同办公系统电子印章运用留意事项，并按要求运用，确保电子印章运用的正确性和平安性。第十二条 电子印章必需在平安的环境下运用，即电子印章必需由印章管理人员在有保障的电脑上运用，严禁电子印章随意复制到其它电脑或U盘、移动硬盘、存储卡等存储设备中运用。第十三条 原则上电子印章必需由印章管理人员运用，如遇电子印章管理人员请假、出差等缘由不在岗而又急需运用电子印章时，在电子
5、印章管理人员或主管领导同意的状况下，可由其他人员代为运用，但必需确保运用过程有人监督，保证电子印章运用的真实和平安。在电子印章管理人员回到岗位后，应刚好更改保存电子印章的电脑密码，杜绝其他人员盗用电子印章。第四章 监督管理第十四条 办公室为我司电子印章监督管理部门，负责全司电子印章运用指导及监督。第十五条 各运用部门应严格依据规定进行运用，在运用过程中遇到问题刚好向办公室反映。第十六条 办公室将定期对各部门电子印章运用环境、运用状况等进行检查，对因电子印章保管或运用不当造成不良影响的，依据相关规定提出考核看法并追究责任。第五章 附则第十七条 本管理方法自下发之日起执行。第十八条 本管理方法由办公室负责说明。- 3 -
公司电子印章管理办法
