小企业综合办公室管理制度

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1、办公室管理制度第一章 总则一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际状况，特制订本制度。二、 本制度适用于公司全部成员并严格遵守各项规定。三、 切合公司实际，依据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有支配、每月有总结的工作目标。其次章 职责范围一、 办公室管理人员干脆受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字

2、工作。三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供应相应的服务。五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣扬等工作。六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，刚好做出整理，当好领导参谋。七、 帮助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。第三章 工作规范一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定依据员工守则细则执行。二、 办公室管理人员严格依据本制度中的要求规范开展工作。第四章 办公室事务

3、管理一、 文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门依据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的持续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。（一） 文件管理制度第一条 管理要点1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 制度类文件依据公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页

4、脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、 依据文件属性、类别，对全部文件进行编号，依据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。其次条 制度规范1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门须要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、

5、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、 各部门因工作须要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、 办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、 依据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，依据文件管理制度进行处理。第三条 文件管理流程设

6、计1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁（二） 文书管理制度第一条 管理要点1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺当进行，保证公司内部资料的平安性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案看法、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣扬资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、 除通知外，一般性文书没有

7、固定的格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书详细内容进行调整。4、 依据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。其次条 制度规范1、 依据公司实际须要及上级支配，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、 依据文书管理范围，行政人事部的发文依据须要填写发文簿，全部文书原稿均由行政人事部分类存档备查。3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需仔细学习并签名备注。4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平常归档与年终归档相结合，比照编号列出整理清单。5、 依据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。6

8、、 办公室负责人为第一责任人，若发觉文书丢失，办公室人员必需查明缘由，照实向主管部门报告，若未查明缘由，则由办公室负责担当。7、 违反以上规定者依据相关规定予以惩处。第三条 流程设计起草文书填写发文簿(须要时)张贴存档更新书目(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁（三） 档案管理制度第一条 管理要点1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，刚好分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、 依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入特地的档案文件柜保管。其次

9、条 制度规范1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、 全部归档文书材料经过初步整理，依据时间先后依次再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、 坚持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，比照编目，列出清单。4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、 档案管理人员必需遵守保密规定，履行保密手续，特殊是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案平安与完整。6、 档案接收、移交，必需依据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计依据文件、文书书目整理须要归档的档案排序整理，编制编目存

10、档借阅清退二、 办公用品管理制度第一条 管理要点1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一样严格要求，无私自挪用现象。3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、 办公用品的选购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。其次条 制度规范1、 公司办公用品的选购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室依据各部门的需求支配和月末办公用品清算单中的物品实际库存和

11、用量，做出选购支配，经部门主管批准，财务部签字后方可选购。对急用品的选购，可依据详细实际进行敏捷处理，但必需经部门主管批准。3、 依据物品所属类别，对办公用品进行刚好出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、 各部门申领的办公用品需刚好发放，并做好填表记录；因特殊状况急需领用未填表登记，事后须刚好补填。5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第三条 管理流程设计编制需求

12、支配表 审批 选购 入库登记 发放编制需求支配 统计申购状况 月末清算汇总 出库登记三、 图书管理制度第一条 管理要点1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。2、 图书管理人员严格依据制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。3、 依据图书类别，对图书进行编号，并制作书目卡以备员工查阅。其次条 制度规范1、 各部门可依据实际工作须要，申请申购图书。2、 依据各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责选购图书1-2次。3、 对全部图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。4、 依据规定时间借阅图书、归还图书；

13、借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，依据规定进行惩处。5、 借书人员妥当保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严峻损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明缘由，报部门主管，按指示行事。第三条 管理流程设计1、 申购流程：填写申购单审批选购图书入库登记2、 借还流程：查阅图书书目卡填写借阅单图书卡签字图书借阅续借图书，再次填写图书借阅单四、 会议管理制度第一条 管理要点1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动实力，进而规范会议管理。2、 依据公司实际及详细的状况，确定会议召开的必要性。3、 清晰会议召开目的，

14、合理支配时间，做到少而精，讲究高效原则。4、 会议负责人有效的限制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人限制会议进程的实力与水平，保证会议实效。5、 依据制度规定，严格会议管理，参会人员准时参与会议，并遵守会议纪律。6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切打算工作。其次条 制度规范1、 收集会议议题，依据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。3、 行政专员依据参会人员的发言状况及相关事项，刚好整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。4、 依据时间排列，将全部会议记录文字

15、资料和电子资料同步整理并归档。5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格依据文书管理制度规定执行。第三条 管理流程设计会前：确定议题、会上所需资料打算、通知会中：主动参与，做好会议记录会后：整理睬议记录张贴归档整理五、 清洁卫生管理制度第一条 管理要点1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺当进行。2、 依据规定，清洁人员完成全部规定项目，并达到相应干净标准。3、 办公室管理人员为第一责任人，管理全部清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。其次条 制度规范1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、 依据排班

16、支配，轮番打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室全部区域的清洁卫生，当日值日生按时做好全部的清洁，监督者刚好做好相应的督察。4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整齐，茶水供应，洗手间的整齐和卫生纸供应等工作。5、 值日生在规定时间内做好全部清洁项目，填写清洁卫生值日表，监督员仔细核实，并填写清洁卫生监督表。6、 未按要求清洁者，依据规定予以惩罚。第三条 流程设计支配清洁排班完成清洁项目填值日表监督检查填写监督表办公室人员执行维护发觉问题执行处理六、 日常事务管理（一） 接待管理第一条 来客接待是行政事务的重要组成部

17、分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做详细的要求。其次条 以主动、热忱、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。依据接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。第四条 流程设计：接待来访人员询问来意，须要找的人通知被访者引领悟见奉上茶水送客整理客人走后清洁（二） 报刊收发整理第一条 办公室管理人员依据公司实际须要，订阅报刊，做出支配预算，负责办理订阅的有关手续。其次条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回

18、原位。第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，全部报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊整理放置资料架定期清理（三） 后勤管理第一条 为了仔细贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的主动性和主动性，依据实际严格制度。其次条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，刚好提示值日生和监督者做好相应工作。第四条 依据外出工作人员状况，刚好督促其按时填写外出工作时间登记，照实填写时间及外出事由。第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末依据外出工作时间登记进行总的考

19、勤汇总。第六条 流程设计：监督照实审核汇总登记报表（四） 文化宣扬管理第一条 负责公司内部文化活动的宣扬和落实工作，同时负责公司外部的宣扬维护工作。其次条 依据须要，刚好收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条 关注国家政策法规，刚好记录政策动向，制作简报以供学习。第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的学问面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获得信息来源编辑整理张贴学习存档（五） 其他事务第一条 名片制作、收发传真等其他事务。其次条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。第四条 帮助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则第一条 本制度由行政办公室制定，说明权归办公室。其次条 本方法由总经理核准后实施，修改时亦同。