湖南中医临床数据库

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1、湖南“中医临床数据库”工作汇报自2004年参加“中医临床数据库”工作以来，我们的宗旨始终是“锻炼好 队伍，保证好质量”。四年来，在“中医临床数据库”的数据加工及其审校、管 理工作中逐渐形成了一套工作程序及其工作风格。兹将我们的工作及点滴体会向 领导及各位同行们作一个简单的汇报，以达抛砖引玉之目的。不当之处，请批评 指正。一、领导的理解与支持是完成好任务的重要环节对这点，我的理解是双方的。我们的工作希望也需要领导的理解与支持，但 不是停留在出差时要领导签字、同意，出差回来向领导汇报。重要的是我们要以 自己的实际行动，以自己平常的所有日常工作以及“数据库”的实际工作取得领 导的信任，让领导省心、放

2、心。我们是2003年参加“中心”数据库建设的。在 没有经过任何培训的情况下，贸然领取了 “化学库” 1000条，“文摘库” 3000 条的任务，尤其是参加“文摘库”的人员，不仅不熟悉加工内容的书写程序与要 求，连电脑也不会使用，加之时间的紧迫，给任务的完成带来极大的困难。记得 在2003年成都中期工作会议上，我们湖南的工作当众受到总中心的质疑与批评， 并将“化学库”的任务削减一半给兄弟单位。说实话，当时的这种情况给我们的 压力巨大，同时也很没有面子啊！会议后所领导重新调整了工作班子，领导深 知我们的困难，全力支持我们的工作，通过上下齐心协心，刻苦努力，终于在规 定的期限内如质完成了任务。后来在

3、以后的每年工作中，我们也都是按期圆满完 成任务，给湖南争得了一份荣誉。可以说，我们是以自己的实际行动让领导省心、 放心，因而领导也更理解与支持我们的工作，这样就进入了一种良性循环的状态。二、认真做好加工前的数据整理、准备工作是完成好任务的前提加工前的数据整理、准备工作包括对北京发来的数据按杂志排序并打印2 份；按杂志顺序对数据逐条进行检查：根据加工原则，对不属加工范围的数据 标明应删除；对在“维普”或“同方”上杂志名称有改变 的数据进行标明；对 在“维普”或“同方”上均没有，而本单位资料室有的数据标明需要扫描；对“维 普”、“同方”以及本单位资料室均没有的数据，标明需退回北京；按杂志划线， 统

4、计每种杂志的数据条数、应删除数、应退回数、可加工数。最后总数据条数= 可加工数+应删除数+应退回数。并将应删除的，逐条点击“应删除”上传，将 应退回的数据作成文档，退回北京。将已完成整理、统计后的数据一式二份， 一份逐批分发给加工人员，一份留作审校用。这些加工前数据的整理、准备工作均由审校员完成，看似繁琐，我的体会是 “磨刀不误砍柴工”。由于有了加工前的整理、准备工作，可以说是“万无一失” 了，该删的删了，该退的退了，总数目也对了，发到加工人员手中的就是纯粹的 加工数据了，以便“按图索骥”，逐条加工，这样可以省去很多的弯路与差错。 同时审校员对全局也有一个全面的了解，做到心中有数。三、数据加工

5、，图片上传工作是完成好任务的基础在数据加工前，首先我们统一思想，统一认识。让全体人员明确，数据库的 加工，所填写的各项数据都是科研、临床、教学上各项数据进行统计的原始数据， 是基础。若原始数据一旦发生差错，以后的统计及其应用将都不确切，也就失去 了意义。因此数据库加工的质量是数据库存在的生命，一切数据的填写都应按北 京“加工手册”的具体要求，忠实于原文。同时我们集中学习北京的“加工手册”， 逐条学习、理解与解释“加工手册”的含义，尽可能使加工人员对“加工手册” 的理解思路一致。在具体的数据加工工作中，要求加工员严格按“加工手册”的要求填写数据， 同时一上机即开通MSN，与审校员保持密切联系，及

6、时交流在数据加工中出现的 问题，使许多问题在数据加工中就已解决，而不是都集中到审校时解决，这样为 后面数据的加工及其审校工作都带来一定的便利。为此我建立了一个“待解决问 题”的文档，每位加工员占一段，当加工员加工中出现的问题通过MSN传过来， 我能立即回复的，即马上回复了，我不能定夺的，通过MSN立即与北京田野老师 商量，得到北京的回答后再回复加工员。由于很多时候田野老师也需考虑、查 证后再回复我，加之北京的下班时间与南方不一样，往往我们还有问题还没下班 时，北京已经下班关机了。这样我将已问北京，尚未得到回复的问题，或还未问 北京的问题，填入“待解决问题”文档的各人名下，以备忘。第二天上班开机

7、， 首先就是打开“待解决问题”文档，开通MSN，与田野老师联系（田野老师不在， 就找刘静老师），得到解决的问题及时从文档中删除。数据加工的关键是加工人员对数据加工的思路要一致，为此，我们及时总结， 对加工中出现的问题统一认识。每次中心开会前，我们都对加工中出现的问题进 行讨论、集中；会后及时向加工人员传达问题的解答，使问题得到及时解决。四、审校工作是保证好任务质量的关键为保证任务的质量，在审校工作中，我主要从四个方面努力。1、严格遵守“加工手册”，按北京“加工手册”的要求逐条、逐表、逐栏地 一一进行审校。2、工作中随时开通MSN，一方面与加工人员保持联系，将审校中发现的错误 改正后及时与加工员

8、通报，使其在今后的加工中引以为戒。另一方面与北京田野 老师保持联系，就审校中出现的问题；标准表中是否增添某词以及发现标准表中 的问题均及时通报、商讨与请教。3、注意对加工人员加工水平的培养与提高由于我们的宗旨之一是锻炼好队伍，培养人才，所以在完成任务的过程中， 自始至终不忘全体人员业务水平的提高，也只有整体水平提高了，才能保证好任 务的质量。一开始我们的数据加工与图片上传工作是分开的，数据加工由接触过医或医 学资料分类的同志承担，图片上传由不懂医的新同志承担，并要求新同志在实践 中努力熟悉医，经过一年锻炼后，我们将数据加工与图片上传的工作统一起来， 目的是要使人人都能全面操作，成为多面手。在工

9、作中开展传、帮、带，不熟悉 数据加工的随时向周围的同志请教、学习。图片上传得又快又好的，开展现场演 示，向大家传授经验。我在开通MSN与北京的联系中，主要都是就加工中的问题、表格的填写等等 进行请教，很多都具有普遍性或有“举一仿三”的作用。为此，我建立了一个文 件夹叫“刘静解答”（现在主要是田野解答了）。将我问的问题以及刘静的解答按 顺序号逐一贴上去，并将“刘静解答”放在“网上邻居”中，要求加工员在遇到 问题时，先打开“刘静解答”看看，是否属于已解答的问题，若没有再通过MSN 问我。这样既避免了重复，又锻炼了加工员的独立思考，解决问题的能力。审校的过程也是与全体加工人员打交道，面对面的过程，时

10、间一长，每位加 工员的性格所反映在加工中的特点也就心中了然了。如何发扬每位加工员的长 处，做到取长补短也是保证好任务质量的重要环节。为此我采取反复审校的办法。 每审一条，已改的错误我及时通报，大的问题，如少做了表，或做错了表是属于 加工思路的问题，我一一记下，并改正一张表。这样审完一批后（按杂志来，条 数不等），将加工人员请来，将存在的问题对着数据库与文章逐一指出，并请其 重做或修正，对方改好了再通过MSN通知我，我再重新进入，重新审校。对于新 同志，一开始由于对每个表的填入要求都不熟悉，我则审完几条后，将问题记入 心中不改，将其请来告之这几条都有错误，大家共同对着数据库，逐条、逐表、 逐栏进

11、行检查，看其能否发现问题。要知道，能发现问题，本身就是进步。指出 问题后，加工员回去重做或修改，改好了，我再重新进入、重新审校，有时这种 反复要进行几个来回才能完全改好。这种审校确实费时不少，也麻烦，但通过这 种反复审校，使加工员能及时明白自己的不足与短处，有的放矢，加以改进，也 避免了错误的低水平重复。而且随着时间的推移，加工水平的提高，审校的进程 也就能得到大幅度的提高。4、及时总结每当审完一种杂志的数据，我一定再进入数据库，看看该杂志的已审校数， 与我们统计的数是否一致，及时避免错误的发生。每当审完加工员的一批数据， 我都将其已审校条数与总审校数记入该加工员交来的数据条上，交还本人，让其

12、 随时了解自己的完成情况与总完成量。每个月 我将各加工员已审条数与总审校 数进行整体统计，做成一览表，通过MSN发给大家，这样使加工员们可以进行横 向比较。必要时，再开会总结。此外，为管理方便，按年度建立了有关的文件夹， 如收件夹、发件夹，经费夹，全年数据加工、审校完成情况则用表格的形式统计， 打开表格，有关数据的分发，加工、审校情况从个人到整体，一目了然，表格做 到每日一结，而且一定与北京数据库的统计一致，及时避免了差错。总之几年来，我们接受的任务虽不算多，但从不敢掉以轻心。在所领导的大 力支持下，大家团结一心，兢兢业业，认真工作，不断完善，基本达到了 “锻炼 好队伍，保证好质量”的目的。今后我们将一如既往地认真工作，为中医药科学 数据库的建设作出应有的贡献。湖南分中心唐承安2008.3.8