设计院EPC总承包项目费用报销流程的优化与实现

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1、设计院EPC总承包项目费用报销流程的优化与实现作者：巨晶涂川来源：中文信息2018年第02期摘要：随着水电市场的日益饱和甚至逐步萎缩，水电设计院在转型过程中承担的EPC总 承包项目也越来越多。本文针对该类项目，实现费用报销流程电子化，从采购，到项目施工一 系列的报销单据网上填写，网上签批，并且优化流程达到最佳，从而根本上解决了项目费用报 销网络化，提高了工作效率。关键词：EPC总承包费用报销转型中图分类号：F2文献标识码：A文章编号：1003-9082(2018)02-0-02近20年来，随着我国水电事业的不断深入发展，中国水电市场已达到空前饱和甚至逐步 萎缩，如何拓宽业务领域，如何适应市场并

2、实现可持续发展，是水电设计院面临的一项重要难 题。因此设计院转型成了必经之路。从原来工程项目的设计工作，转型到EPC总承包项目的 管理工作，是当前公司转型重要工作的一部分。同时，传统的财务业务手工操作难以适应现在 EPC项目管理的需求。因此EPC项目的费用报销也从传统的手工模式转变为网上报销。笔者 参与的项目费用报销系统的流程设计与优化即针对EPC总承包项目的模式报销。一、EPC总承包项目及费用报销1. 什么是EPC总承包项目EPC模式是当前国际工程承包市场中一种新的工程项目总承包模式，也是建设部正在国内 大力推广的一种承发包模式【1】。所谓EPC，即：设计-采购-施工(Engineering

3、， Procurement and Construct)，是指工程总承包企业按照合同约定，承担工程项目的设计、采 购、施工、试运行一体化服务，并对承包工程的建设质量、安全、工期、造价等全面负责。【2】2. 什么是费用报销费用报销是指EPC总承包项目在设计-采购-施工过程中，对产生的所有费用进行报销。目 前大部分企业费用报销以财务核算为主。在企业内部，既没有延伸到原始业务发生点，也没有 扩展到业务处理过程。传统报销模式下报销人员要先粘贴票据，填写报销单，再由会计人员审 核，主管领导审批，最后出纳付款，这样往往存在填单、审核效率低下，预算控制时效性差， 资金支付滞后及财务信息流失较多等弊端。二、设

4、计院EPC总承包项目及费用报销现状1. 设计院EPC总承包项目现状设计院传统项目的主要工作是项目设计，因此关注重点只是项目本身的设计及其相关内 容，并且办公地点大都不需要在施工现场。如今，设计院转型发展，承担的EPC总承包项 目，不仅工作内容发生了变化，工作方式也发生了变化。工作内容从以前的只关注设计这一部 分到现在的设计、采购、建设一体化，工作方式也要求项目人员在现场工作，全方位综合跟踪 项目。2. 设计院EPC项目费用报销存在问题2.1手工填单效率低下传统模式下，员工每次报销需要填写纸质单据，其中存在大量重复信息，如部门、付款信 息等，单据填写不易规范，差错率较高，给财务审核带来很大困难，

5、增加了财务风险。另外单 据有时反复修改，使报销进展迟缓，也易引发报销人员和财务人员间的矛盾。2.2业务审批效率低下每笔报销业务都需找各级领导审批，如遇到领导外出等，则需等待较长时间。对于EPC 总承包项目来说，办公地点都在工地现场，当产生大额业务时，须由高层领导签批的，还需将 单据及对应发票邮寄到设计院总部，这极大的降低了审批效率，领导的工作也常被不期而至的 审批打断。2.3财务审核效率低下EPC总承包项目费用报销单据传递到财务部门，财务人员要审核单据，复核金额，又要控 制业务审批流程。由于采用纸质单据审批方式，报销人需熟知审批单据审核到哪一层面，如没 系统的管理流程，财务人员须花大量精力进行

6、审核。最后，财务人员还需对繁杂的票据进行汇 总，编制记账凭证，将信息录入到会计信息系统中，使会计人员无法脱身繁杂的劳动。2.4财务信息流失较多EPC总承包项目费用报销单据的数据可广泛应用于资金管理、决策分析等管理领域，进行 统计分析该项目资金情况。在传统报销方式下，这些数据分散于单据中，无法进行汇总分析， 使企业损失大量信息资源，从而失去及时应对市场变化、调整经营策略的决策依据。三、设计院EPC项目费用报销难点分析1. 关键业务流程梳理财务报销在EPC项目实施中遇到的一些问题，传统的项目采购报销流程是手工填写单 据，设计流程和设计管理存在较大差异，流程长，繁琐且容易出错，业务审批需要找人现场签

7、 字，效率低下。财务审核、汇总、制证耗人耗时易出错。现将业务流程进行需求分析，优化流 程，更加方便快捷的审批并制证。针对EPC项目中支付审批的流程，梳理出来七类，分别是项目勘测设计费、项目勘测设 计分包价款、项目设备采购支付审批、项目设备成套服务费、项目建设管理费、项目建安价款 和项目其他费用。2. 关键业务流程优化由于以上七类支付审批表，在审批流程的最后几个节点，审批条件和审批人员完全一致， 因此，将这类支付审批表的流程进行优化合并。流程优化后，这几类支付审批表流程快速开发 出来，减少了一定的系统开发量，节约了开发成本和时间。以项目勘测设计费为例，首先填写报销单后由项目主管审批，然后财务主管

8、审批，如果金 额大于50万，则由总会计师审批，如果金额大于100万，则总会计师审批完后，还需要主管 院长审批，最后再由财务人员入账。以上7类单据，从项目主管审批开始，到财务入账，流程 的审批条件和审批人完全一致。四、设计院EPC项目费用报销系统的实现1. 费用报销系统的部署方案为了有效解决EPC总承包项目费用报销存在的问题，设计院部署了财务金蝶EAS系统， 相关网络拓扑图如下图二所示，从网络上保证了费用的网上报销。2. EPC总承包项目费用报销流程的实现设计院在费用报销审批过程中，建立标准化最行之有效的手段就是流程化管理。EPC总承 包项目费用流程，在金蝶EAS系统上进行二次开发。EAS系统采

9、用java三层框架设计，报销 单据的页面开发以及流程配置均在该平台上实现。报销流程能随时查看进度和时间，定位瓶颈 流程和步骤，从而保证流程快速正常流转。2.1流程图设计针对EPC项目中支付审批的流程，上文中提出，分为七类，分别是项目勘测设计费、项 目勘测设计分包价款、项目设备采购支付审批、项目设备成套服务费、项目建设管理费、项目 建安价款和项目其他费用。其中，自项目主管这一环节开始，后面的流程相似。因此将以上7 类流程合并后，在金蝶EAS平台上，支付审批表开发的流程.工作流系统一般分为流程定义工具，流程运行管理工具和流程运行系统。流程定义工具用 来描述企业实际业务流程，它将每一个流程的目标明确

10、、任务细分，分配具体的人员执行具体 的任务。流程管理系统用来进行统计分析，实时监控与总跟。流程运行系统自动运行定义的流 程，自动发送任务信息到指定的人员。3审批节点的配置3.1配置基本模式用来定义流程处理的方式或行为。在EPC支付审批表中，以项目主管这一审批节点为 例，根据具体业务需求，在审批过程中，允许不同意打回，也允许跳转给其他人审批，不允许 加签审批。3.2配置参与人当前审批环节需要哪些人审批，可以通过配置审批人员的参数，或者直接指定具体某个或 某些审批人。在EPC支付审批表中，在项目主管这一环节，获取的是该项目的负责人来进行 审批。3.3配置消息提醒定义决策节点的任务消息。当流程运行到

11、该节点时，系统将发送任务消息给对应的参与 人。参与人通过任务消息可以直接打开决策处理界面对业务对象进行决策。在EPC支付审批 流程中，配置消息：请处理单据编号为XX的支付审批单。五、结论EPC项目单据费用报销流程的实现，使员工到领导以及财务部门均可看到单据处理状态。 对员工来说填写单据更方便快捷，不再为报销奔波；对财务人员而言，工作方式实现了从桌面 到网络的转变；对高层管理者而言，能及时掌握整个EPC项目基本财务数据，员工到领导到 财务均可以清晰地看到单据审批情况。目前设计院所有EPC总承包项目均使用新的费用报销单据来报销。使用半年来，总共报 销XX金额；员工在报销的时候随时可以上网填写单据，

12、领导可以随时电脑或者手机签批，财 务人员也从繁重的工作中解放出来，节约了人力，效率提高。同时，提升公司财务管理的水 平，丰富财务管理的信息系统，更有利于领导决策，更加有利于公司业务的顺利开展。参考文献1孟宪海.次仁顿珠.赵启.EPC总承包模式与传统模式之比较J.经贸实务：2004李炜.EPC工程总承包项目合同风险管理的探讨.J.科技咨询：2007 (30)作者简介：巨晶，女，1985年2月25日出生，汉族，工程师。2007年7月毕业于西安理 工大学网络工程专业，获工学学士学位，同年考入硕士研究生继续深造，攻读软件工程专业， 于2010年7月毕业获工学硕士学位。2010年毕业后分配到中国电建集团西北勘测设计院研究 院有限公司信息中心工作。主要从事信息化建设、管理及运维工作；服务器管理及运维工作