确定文书档案保管期限的分析方法

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1、拟定文书档案保管期限的分析措施拟定文书档案保管期限的分析措施 作者：刘爱民 陈壮 来源:中国档案杂志社 拟定档案保管期限的重要环节在于归档文献的价值鉴定或价值分析。目前,各级机关拟定文书档案保管期限应根据国家档案局8号令。然而,再具体的保管期限表也不能穷尽所有档案文献材料，因此,拟定某份文献保管期限必须对文献材料进行价值分析。分析归档文献的责任者 文献材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文献的保管期限相对较长。这里的“我”,一是指本机关，涉及本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，特别指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切有关的机关。

2、 1.分析归档文献是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机关主管业务的文献材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文献材料，应在本机关归档,但保管期限短。在相似内容、相似文种的状况下,本机关责任者形成的本专业文献材料比外机关责任者形成的本专业文献材料至少要长一种档次。 2分析归档文献是本系统责任者还是外系统责任者。外系统形成的非本专业文献材料在本机关不归档;外系统形成的本专业文献材料在本机关可归档，但其文献材料的保管期限较短。在相似内容、相似文种状况下,本系统责任者形成的本专业文献材料比外系统责任者形成的本专业文献材料至少长一种档次。 3.分析归档文献是本级责任者还是上级、下级责任

3、者。本级责任者形成的文献材料,其保管期限相对较长。上级形成的文献材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其她机关等状况。 分析归档文献是多种责任者还是单个责任者。划分保管期限时,无论是单个责任者还是多种责任者,只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是,多种责任者中要辨别本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限,如本机关是协办机关,则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。 5分析归档文献在运转过程中的责任者。文献材料在主送、抄报、送阅等运转过程中,也许会浮现上级批复、领导签订意见等状况。此时保管期限应从长。

4、如有批复的请示一般保存30年以上；无批复的请示一般仅保存。 为了以便计算机辅助拟定保管期限,责任者的重要限度可用分值来辨别。一般来说,本机关为独立发文的责任者或为联合发文的主办机关，其归档文献可得分;本机关为协办机关可得2分。本系统责任者中，上级的可得2分,下级的可得分;外系统责任者中，上级的0.3分,本级的0.分,下级的0.1分。分析归档文献的内容分析归档文献内容是拟定档案保管期限最重要的方面。归档文献内容为“重要的”其保管期限相对较长。“重要的”重要指三种状况:一是反映本机关的重要职能,其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要;二是反映本机关的基本面貌，如年度以上工作总结、综合登记表等；三

5、是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其她债权债务文献材料。1分析归档文献与否体现机关重要职能。一是归档文献的内容与否为本机关重要职能。二是其内容与否反映本机关重要任务。三是其内容与否反映本机关的重要工作。四是其内容与否反映了本机关的中心工作。五是其内容与否反映了本机关的重要活动。六是其内容与否反映了本机关重要工作事项。七是其内容与否具有典型性。上述状况,其保管期限从长。 2分析归档文献与否反映本机关基本历史面貌。一是归档文献与否反映本机关辖内工作全貌。二是归档文献与否反映本机关工作状况。三是归档文献与否反映了本机关的工作水平。四是归档文献与否反映本机关工作规模。五是归档文献与否反映本机

6、关工作变化。六是归档文献与否反映了本机关的工作发展。七是归档文献与否反映本机关较长时间的工作状况。上述状况,其保管期限相对较长。3.分析归档文献与否反映本机关的经济关系。总的来说，价值高、债权债务时间长的归档文献其保管期限长。重要有三种状况：一是反映本机关产权关系的归档文献。二是反映本机关债权债务关系。三是下属单位的经济关系。.分析归档文献与否波及个人利益。归档文献波及本机关人员较重要个人利益，波及外单位个人利益,如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文献材料;行政征收工作形成的财产税和行为税等文献材料;安顿、抚恤、优待、补贴、救灾扶贫等行政予以工作中形成

7、文献材料，一般应作永久保管。5分析归档文献运用的时效性。某些文献只能在一段时间内有作用,其保管期限从短。但是文献的时效性不是档案保存期的决定因素。档案是一种历史记录,决定档案有无保存价值重要还是其能否反映本机关重要职能、历史面貌、经济关系和个人利益等,这些档案在拟定其保管期限时就应从长。 归档文献保管期限划分应从归档内容与否重要来分析,同步还要结合文献的责任者来分析,一般来说,本机关、本系统责任者形成的内容重要的文献材料，可永久保存；内容一般重要的可定期(0年、）保存。外机关、外系统形成的属本专业内容，且重要的文献材料，可0年保存;内容为一般的可保存，非本专业的文献材料一般不归档。为了以便计算

8、机辅助拟定保管期限,归档文献内容的重要限度可用分值来辨别。一般来说，反映本机关重要职能、基本历史面貌、经济关系、个人利益的重要的归档文献可得6分,一般的可得3分;虽不反映本机关重要职能、基本历史面貌、经济关系、个人利益、但要执行的文献材料可得2分,不需执行的不归档。分析归档文献的形式 归档文献保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“贵重性”。.分析归档文献的文种。反映方针政策、重大事件、重要业务活动,具有权威性和重要性的决定、决策、命令、批示、条例、纪要、报告等，比解决平常事务的告知、简报、来往函件等保管期限长，但告知、函等文种还要根据其内容的重要限

9、度来决定其保管期限。 2.分析归档文献的稿本。归档文献的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。但有些重要文献经反复修改,其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文献要结合其文种及其文献自身的重要性来划分保管期限。 3分析归档文献的外形特点。有重要领导、出名人物的题词、批注、签字的文献材料有权威性,具有纪念价值。某些文献因载体古老、珍稀而具有文物价值,某些文献因书法或装帧优秀而具有艺术价值。这些归档文献都可作永久保存。 归档文献的形式分析要结合文献材料的责任者、内容的重要性等来分析。一般来说，本机关、本系统上级机关形成的重要文种的文献材料,可永久保存；一般文种的文献材料可定期

10、（30年、)保存。为了以便计算机辅助拟定保管期限，归档文献的形式可用分值来辨别。一般来说,本机关、本系统上级机关形成的重要文种可得分；一般文种的可得0.5分。外机关、外系统重要文种的归档文献可得0.5分,一般文种的仅得02分。 用计算机辅助拟定归档文献保管期限的措施 计算机辅助拟定归档文献保管期限的措施重要使用抽词比较法。可在月末或每年年终成批解决，也可随办随归对单份文献解决。 1编制归档文献责任者、内容、文种的词表,并按上述分值对每个词条给分。这些词条可预先列出一部分，其他的在录入时由计算机系统以“自学习”方式建词表。二是列出归档文献内容的主题词并划分为两档：重要的、一般的,分别定出相应分数。三是列出多种归档文献的文种、分数。2根据现行文献的格式,拟定不同的模板。如模板一:责任者、内容、文种;模板二:内容、文种。拟定模板的目的是为了计算机自动抽词进行比较的以便。 编制计算机程序。其核心内容是将电子文献的题名中各段与词表相比较，责任者、内容、文种一致的则抽出,并给出相应分数。最后汇总分数。 4每份或一批电子文献形成后，在设计好的程序中运营，根据汇总分数,初步拟定保管期限，最后由人工审核保管期限划分的与否精确。