人员数据管理制度

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1、XX软件股份有限公司规范性文件人员数据管理制度文件编号：广（人力）字规A XXXX第004号版 次：XXXX年V1.0编 制：人力资源部目录第一章 总则 3第一条 编制目的 3第二条 适用范围 3第三条 管理原则 3第四条 术语、定义 4第五条 角色分工及职责 5第二章 管理内容 6第六条 数据管理要求 6第七条 数据服务流程 8第八条 监管机制 10第三章 附则 11文件修订记录版次生效日期修改 页码修改章节修改依据修改内容修订人XX 软件股份有限公司人员数据管理制度第一章 总则第一条 编制目的为规范公司人员数据管理，保证为公司经营分析及管理决策及时提供真实、准确的人员数据，特制定本制度。第

2、二条适用范围XX 总部及各分子公司。第三条 管理原则（一）遵循“双重确认原则”，即在信息的处理上，要有复核的 部门或职位参与。（二）人员数据发生错漏或泄露等不合规行为，应遵循追责并积 极整改原则。（三）人员数据由总部人力资源部组织发展部统筹管理，各部门 及分子公司分散维护。（四）根据管理需要，各部门及分子公司应设定接口人，负责数 据维护及数据提供。（五）人员数据维护及提供应保证及时、准确、完整、真实。（六）人员数据使用及传递，应做到统计口径及来源清晰，谨慎 使用，保证人员数据安全。第四条术语、定义(一) 人员数据：指员工在公司工作过程中，由公司管理的个人 基本信息、任职经历、学习经历、工作经历

3、、培训经历、 薪酬福利记录、考勤休假记录、奖惩记录、岗位绩效结果 等数据。人员数据分类：根据用途和重要性分为0类、C类、S类、 ST类四大类。 0类数据：即开放数据(Open data),指公司内部所有员 工均可知晓和使用的数据，如员工个体的姓名、部门、职 位、工号、内邮、性别等。 C类数据：即核心数据(Core data),指用于公司人员管 理和对公司经营有一定影响的数据，如任职经历、学习经 历、培训经历等。 S类数据：即敏感数据(Sensitive data)，指对公司经营 管理有一定影响的、或详细完整体现公司人员现状的、或 带有员工个人隐私信息等的数据，如员工产品线价值链属 性、带有手机

4、号的人员清单、人员定编表、体现公司经营 分析的报表等； ST类数据：即保密数据(Secret data),指仅在特定范围 内传递和使用、并对人员管理有重大影响的数据，如数薪 资相关数据等。(二) HR系统：即人力资源管理系统，是公司管理人员数据的核心平台，是实现人员数据平台化管理应用的主要载体， 同时也是公司信息化建设的重要组成部分。系统工作原理举例：通过技术手段，实现HR与0A入转调离流程的对接，流程结案后将人员数据自动存储到 HR 系 统，业务人员按期把业务数据维护/计算/导入/读取到 HR 系统中，如薪资数据、劳动合同数据、出勤刷卡数据，并 可以通过接口开发向外围系统传输数据，如广讯通、

5、0A、 工作流等，实现数据共享，提升数据流转效率。第五条 角色分工及职责 人员数据管理过程中的角色分类及职责如下：（一）业务管理员：由总部人力资源部组织发展部eHR经理担任， 负责制定人员数据管理机制、数据应用及服务管理、监督数据 质量及安全等，推动人员数据平台化管理及应用，提升数据运 转及使用效率。（二）IT 管理员：由企管与 IT 部的业务顾问担任，负责 HR 系统 相关业务需求分析、方案设计、后台配置、权限分配、系统运 维、等工作，保证 HR 系统正常运转，协助业务管理员及业务 负责人，提升人员数据平台化管理及应用效率。（三）业务负责人：指总部人力资源部薪酬福利、员工关系、员工 培训与发

6、展等业务的负责人，负责制定业务数据处理规则，并 有责任交授业务数据处理规则和方法，履行跟催提醒责任，同 时将跟催提醒的相关邮件或通知告知 eHR 经理及关键数据使 用者，保证数据顺畅流转；负责将业务数据逐步完善到 HR 系 统中，实现平台化管理及应用。（四）数据维护人：指数据的直接维护人，包括在 HR 系统上可直 接维护数据的 eHR 专员、人事专员、运作支持人员、各业务负 责人等；也包括在入转调离流程上填写信息的操作人，如填写 员工价值链的二级部门经理。（五）数据复核人:对数据维护人维护的数据质量进行复核 ,对数 据质量负连带责任，一般由数据维护人的上级或经理授权人担 任，没有明确授权人的，

7、由经理担任，如分子公司。（六）数据提供人：上述的所有角色均可能是数据提供人。（七）使用者：通过公司准许的方式获取人员数据的员工，如可以 登录 HR 系统的员工。第二章 管理内容第六条 数据管理要求（一）0类数据及C类数据管理：广泛用于日常数据服务及应用，数据主要通过入转调离流 程生成或由员工维护，数据维护人涉及范围广，需各部门及分 子公司相关人员紧密配合，保证数据质量和更新及时性。各部门及分子公司若发生人员变化，运作支持经理/部门经 理应提前或当天安排相关人发起流程，并督促遵照入转调离流 程处理规定，保证当月发生流程当月结案。人事专员负责督促工作，保证每月按时完成HR系统数据的更新及数据完整性

8、、准确性核查。（二）S类数据及ST类数据：针对S类、ST类数据的传递和使用，业务负责人应在业务管理规则中制定明确的要求和有效的管理规范，使数据维护人 及使用者知晓并遵守。并在业务流程设计上充分考虑数据传递 的顺畅和安全。S类、ST类数据的数据质量尤为重要，维护人必须保证数据的 100%准确、完整，及时，具体遵照业务要求执行。三） 数据复核要求：总部、分子公司必须遵照业务管理要求，建立数据复核机制，充分保证数据 100%及时、准确、完整，数据传递流程如下：业务负责人制定业务数据维护提醒、 跟催将HR系统数据推送规则、交授维给EBS系统、BI平护方法台、阿米巴系统维使 用 者复 核 人亠流程跟催、

9、 HR数据维护 及核查完整性、准确性核查数据维护人及复核人涉及的数据范围，如下：数据分类数据范围数据维护人/第一责任人复核人人员基本信息入离调转流程上填写 的信息、价值链产品线 信息、新员工填写的信 息。1、总部：招聘人员、部门运 作支持人员、行政助理及流 程上填写信息的人员，如二 级部门经理。2、分子公司：人事专员/行 政助理1、总部：员工关系专员、员 工关系助理2、分子公司：分支经理/运作 支持经理/其他授权人薪酬每月薪资发放明细、年终奖金数据1、总部：薪酬专员2、分子公司：薪酬专员（包括兼职的会计/出纳）1、总部：薪酬经理2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人社保、公积金每月社

10、保、公积金明细1、总部：薪酬专员2、分子公司：人事专员1、总部：薪酬经理2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人劳动合同劳动合同签订、续签、终止等信息1、总部：员工关系助理2、分子公司：人事专员1、总部：员工关系专员、员 工关系助理2、分子公司：分支经理/运作 支持经理/其他授权人考勤总部、广梦、广正月度考勤请休假处理；销服分支工作时间、加 班时间1、总部、广梦、广正：行政助理/运作支持人员2、销服分支：人事专员1、总部、广正（总部发薪员 工）：员工关系专员、员工关 系助理2、广正（广正发薪员工）：广 正运作支持人员。3、销服分支：分支经理/运作 支持经理/其他授权人第七条 数据服务流

11、程使用者应根据不同的数据需求，选择相应的服务申请流程。数据提供人应尽可能满足使用者的需求，并在约定时间内提供数据。（一）0类、C类数据需求申请：总部各部门申请人应说明数据 用途、数据要求，并以邮件形式发给二级部门经理，经理同意 后，由人力资源部组织发展部 eHR 专员提供。分子公司及设有 数据接口人的总部部门应自行处理日常数据需求，超其权限范 围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部组织发展部 eHR 专员申请协助处理。（二）S类、ST类数据需求申请：总部各部门申请人应说明数 据用途、数据要求，并以邮件形式发给人力资源部相应业务负 责人，申请人的一级部门经理同意后，由业务负责人直接提供。 分子

12、公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理，超权限范 围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部业务负责人申请 协助处理。（三）系统集成数据需求申请：凡是需要与HR系统集成的系统或工具，需向 HR 系统业务管理员、业务负责人邮件申请，并经 IT 管理员评估后方可使用，同时 IT 管理员负责备案和管理系 统接口。（四）HR 系统数据权限申请、转移、废止：申请人应以邮件形 式，说明权限申请范围、使用周期、用途等，经二级部门经理 同意；涉及 S 类或 ST 类的，需经一级部门经理批准。业务负责人及业务管理员同意后，由 IT 管理员开通权限 并备案。申请人权限发生转移或需要废止的，应及时告知总部业务 负责

13、人、业务管理员，由 IT 管理员做权限调整并备案。（五）其他数据需求申请：基于 HR 系统的复杂数据需求、报表 需求等，由业务管理员负责处理；基于HR系统无法提供的数据, 由总部业务负责人提供。第八条 监管机制 为保证给公司经营提供准确数字，制定以下机制：（一）通报机制：各部门及分子公司若出现数据错误或数据传 递延迟等，经所在部门一级经理确认同意后，将在一级经理范 围内通报批评，并责令整改。（二）开罚单机制：情节严重的，经所在部门一级经理确认同 意后，处罚责任人 300元，上级经理同等处罚，其他人酌情负 连带责任，同样的错误不允许犯第二次，要求有错必改，重复 犯错，加重 50%处罚，同时责令作

14、书面检查（包括改进和补救 措施）；给公司经营分析及决策带来严重影响或经济损失的，上 报总裁办，经调查属于重大公司质量事故的，按照公司问责 制的规定，追究相应管理责任。（三）抽查机制： 总部人力资源部组织发展部每月对数据质量进行抽查，包括但不限于数据的准确性、及时性、完整性，并将结果以邮件形 式通报给数据维护人、业务负责人及各部门经理，抽查结果遵照 上述通报或开罚单机制处理。四） 关于申诉:对处理结果有明显异议的，可以自收到处罚决 定起 5 个工作日内向直管一级经理及人力资源部提出申诉，发 现处理错误的，应当及时纠正，否则维持处理结果。第三章 附则本文件从发布之日起生效。 本文件由人力资源部负责解释与修订。人力资源部