办公室工作方法

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1、如何做好办公室工作今天，参加办公室人员及通讯员年会的同志，有的是在 办公室工作，有的是在安全科，有的是在机务科，也有生产 一线的站务工作者。在这里，我就如何做好办公室工作，与 大家共同探讨一下。一、要做好办公室工作，首先要树立好“五种意识” 一是要树立勤奋刻苦的学习意识。办公室工作政治性、 全局性、综合性强，要把勤奋学习作为提高履职水平的基本 前提，在学习上做到领先一步、深入一步，时刻保持学习的 “饥饿感”、竞争的“危机感”，重点学习政治理论，学习办 公室工作业务，学习现代经济、科技、管理、法律及文史哲 等方面的知识，优化知识结构、拓宽知识面，不断开阔眼界、 开阔思路、开阔胸襟，提升工作能力。

2、二是要树立优质服务 的使命意识。要牢固树立服务领导就是服务大局、服务工作、 服务发展的理念，突出抓好办公室以文辅政、综合协调、后 勤保障和重大活动、重大会议、重大接待等各项优质服务工 作，真正把办公室打造成政治上的先进部门、工作上的示范 部门、作风上的表率部门，推进办公室职能作用有新加强、 工作质量有新提高、服务水平有新提升。三是树立研究问题 的全局意识。总公司十届一次职代会提出的建设“四个州运” （诚信州运、和谐州运、数字州运、文化州运）目标，对 2013 年工作，提出了五大工作目标：1、全司营业收入增长 6%以 上，企业效益同步增长；2、确保企业安全稳定；3、努力实 现困难单位的逐步脱困；

3、4、保障职工福利待遇的不断提高， 工资增长不低于 6%；5、确保吉首西口站、保靖新站、永顺 三保厂车站、吉首东站改建的建成和投入使用。这就是全司 的大局所在、全局所系，要坚持从大局出发，以大局为重， 为大局服务，有的放矢地围绕中心开展工作。四是树立推陈 出新的创新意识。认真学习、深刻领会、准确把握中央、省、 州的大政方针和总公司的决策部署，在此基础上，立足本单 位实际，融会贯通，创造性的抓好落实，使之符合科学发展 观的要求，又切合本单位实际。要强化开放理念，用更加开 阔的视野、更加开放的心态、更加开明的气度，听取不同意 见，吸收外界智力，借助“外力”、“外脑”，做到兼收并蓄， 确保出主意、作决

4、策、办事情更加科学、更加合理。五是树 立吃苦耐劳的奉献意识。办公室服务性职能突出，从某一方 面来讲，办公室的主要职责是为决策和落实决策提供参谋、 方案和保障条件，只能是“参谋长”、“司务长”，而不能是 “司令员”、“董事长”。幕后忙得多，登台亮相少；埋头苦 干多，抛头露面少。这就要求我们要把敬业奉献作为一种人 生追求，树立强烈的事业心和责任感，积极投身到确保企业 健康稳定持续发展的具体实践中，老老实实做人、踏踏实实 干事，要乐于并甘于奉献，发扬老黄牛的精神，把奉献当成 一种生命常态，把付出当成一种生活习惯，视职业为事业， 视事业为生命，敬业乐业，勤勉努力，满腔热情地干好工作， 不计较个人得失，

5、甘于付出。二、做好办公室工作应掌握的方法 办公室工作是细致缜密的服务性工作，把握好规律、掌 握好方法、处理好关系十分重要。要注重处理好四种关系： 第一，处理好大与小的关系。天下大事，必作于细。心中常 想大事，手上勤做小事。想大事，就是要心中有大局、工作 为大局、办事顾大局，围绕不同时期、不同阶段总公司的重 大决策部署，努力从领导的角度去思考问题，站在全局的高 度去谋划工作，始终做到身为士卒、胸为帅谋。做小事，就 是要周密计划，严细要求，一篇材料、一个电话、一次排序 甚至一个字、一个标点，都必须高度重视，一丝不苟，沉心 静气，认真认真再认真，细致细致再细致，努力把每一件事 情、每一项工作、每一个

6、细节做得尽善尽美。第二，处理好 虚与实的关系。要以务实的态度，做务虚的工作，必须虚实 结合、虚功实做，工作要事事做实，件件落地，炼就踏石成 印、抓铁留痕之功，避免以会议传达会议、以批示贯彻批示、 以汇报材料替代落实行动，大力倡导务实之风。第三处理好 刚与柔的关系。办公室是单位的枢纽，领导交办的事项多， 与各方面接触多，在落实领导指示与中心任务时，既要讲规 矩、讲原则、讲制度，做到规矩不变、原则不让、制度不改 掌握缓急，雷厉风行，扎实推进，快事快办、急事急办、特 事特办，又要在实际推进中考虑周全，耐心柔和，积极稳妥 地解决矛盾和困难，做到刚得适时、柔得适当，实现刚与柔 相得益彰。第四，处理好得与

7、失的关系。办公室人少事多、 闲少忙多，为人作嫁衣的事多，很多同志都是工作连轴转， 连节假日也很少休息。要正确看待苦乐得失，常怀知恩感恩 之心，胸襟坦荡、淡泊名利，得亦不喜、失亦不忧，守得住 清贫、耐得住寂寞，在奉献中体现价值，在忙碌中享受生活， 在艰辛中体验快乐。要擅于自修以拓展宏阔、包容、和谐的 内心世界，以工作实绩和能力赢得领导满意和赏识，以卓越 高洁的形象争得社会认同。三、锻造做好办公室工作的看家本领。（一）提高文字表达能力。文字表达能力是办公室工作人 员的看家本领，没有这个本领，在办公室工作是没有发展余 地的，起码不是个合格的办公室工作人员。办公室工作人员 没有较高的观察问题、表达问题

8、的水平，是写不出好文章。 要有地位，就得有作为。练就看家本领，是有作为的首要前 提。会写机关公文、领导讲话、总结材料、典型材料、调查 报告，是对办公室工作人员的起码要求，也是办公室工作人 员的基本技能。办公室工作人员的文字表达能力，是指用撰写公文的方 式，贯彻党的路线方针政策，传达指示命令、部署任务、反 映情况、确保领导机关行使职权的能力。提高文字表达能力，首先的还是端正思想认识。文字表 达能务是办公室工作人员综合素质的反映，没有较高的观察 问题、分析问题、综合问题、表达问题的水平，是写不出好 文章的。为了比较形象地阐述文字表达能力的重大意义，这 里先讲个故事：一个是曾国藩修改“报告”的故事。

9、当年， 曾国藩率湘军与太平天国军队作战，开战之初，被太平军打 得一败涂地，有几次差一点掉了脑袋，因此，师爷给清朝中 央政府写战况报告时，如实汇报战争之惨烈，声称时常处在 “屡败屡战，屡战屡败”的境地。曾国藩一看，惊出一身冷 汗，朝廷看到这个报告，必定认为自己指挥无能，湘军打仗 无能，这还了得！曾国藩毕竟是文坛高手，他用笔轻轻一勾， 把两个词的顺序颠倒了一下，变成了“屡战屡败，屡败屡战” 这真是妙笔生花，湘军不怕牺牲、前赴后继、顽强作战的英 雄气概和形象跃然纸上，果不然，朝廷看过战况报告后，并 没因为他们打了几个败仗而怪罪，反而对他们“屡败屡战” 的顽强精神大加赞赏。总公司创办州运导报，就是给大

10、家创造了一个良好 的创作平台，要紧扣企业实际、贴进职工，要紧跟企业时事 主题、当前工作重点，围绕贯彻落实总公司十届一次职代会 精神，反映企业积极向上的精神风貌，多撰写一些先进人物、 先进事例。写作能力也是一个磨砺的过程，只要经常锻炼， 也是会有所提高的。会写公文。公文是各级办公室实施领导意图、处理公务 的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线方针政 策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流 情况的工具。依靠文件指导工作，是办公室的重要方法之一。 公文是一面镜子，代表着办公室的工作水平。会写公文，是 对办公室工作人员的起码要求。公文的主要功能：传令功能；教育功能；沟通功能；协

11、调功能；办事功能；凭据功能；史料功能。公文的主要种类共有 15 种：决议、决定、命令（令）、 公报、公告、意见、通告、通知、通报、报告、请示、批复 议案、函、纪要。会写领导讲话。领导讲话都是用来指导工作的，是以领 导的个人身份来表达的。起草领导讲话的最大特点，可以说 是“代人立言”，而不是“为己立言”。在体现领导指导工 作总体意图的前提下，要符合领导个人的思路，符合领导特 定的身份，符合领导的语言风格。领导讲话的具体特点有如下三个：一是内容上的指导性； 二是风格上的个性；三是效果上的二重性。起草讲话的具体要求有五个：一是要有思想；二是要实 在；三是要准确；四要丰满厚实；五是要有个性。会写总结材

12、料。总结性的文字工作，是办公室工作人员 经常承担的一项重要工作，会写总结材料，也是办公室人员 必备的基本功。要注意把握这么四点：一是领导意图把握准； 二是把全面情况了解清；三是把总体思路研究透；四是把概 括手法运用好；五是把“重头戏”唱精彩。会写典型材料。运用典型指导工作，是各级领导机关的 重要方法，是办公室工作人员义不容辞的责任。要注意几点 技巧：一是层次安排要严谨；二是选择事例要典型；三是使 用语言要生动；四是写作形式要新颖。会写调查报告。有针对性地或有目的地开展深入的调查研 究，掌握第一手的资料，形成得出结论、说明观点和提出解 决问题的文字，就是调查报告。应遵循以下原则：一是“七 分调查

13、，三分写作”；二是“动脑第一，动笔第二”；三是 “有虚有实，虚实相生”；四是“不走极端，防止片面”。（二）提高口头表达能力。“上情下达，下情上报”，是 办公室工作人员的家常便饭，必须具有很强的口头表达能 力，才能将上级的指示、下级的请示和自已的思想观点、意 见、建议，及时、准确、有效地传递给他人，以便采纳和推 广。如果没有良好的口头表达能力，是很可悲的事，就像鸟 儿没有翅膀不能飞翔一样痛苦。要想飞得高远，就要苦练口 头表达艺术。口头表述总的要求，是言之有理，即提出问题， 又分析问题，要有推理，既能说服人，又能感动人，要有公 理，既要观点正确，又要符合现实，要言之有物，言之有据， 言之有策，言之

14、有度。（三）广泛吸纳信息。当今社会是信息社会谁最先占有信 息，谁就可能争取主动，成为赢家。办公室工作人员必须眼 观六路，耳听八方，广泛吸纳各种信息，成为信息灵通人士。 只有做到要什么资料有什么资料，工作起来才能得心应手， 游刃有余。要养成关注上情的习惯。上情主要是指党中央、国务院、 中央军委制定的路线、方针、政策、法规和一些指示，以及 上级党委和领导机关贯彻落实的方案、要求等。只有时刻关 注上情，对当前的形势任务有个明确的了解，才能保证工作 方向。这就要求办公室工作人员在工作中做到以下几点：一 是多看文件；二多参加会议；三是多接触上级。要养成关注下情的习惯。下情主要指下属单位、特别是 基层单位

15、的情况，它就包括诸如单位编制、地理环境、人员 数量、历史背景等自然的客观情况，又包括班子建设、干群 关系、人心士气、思想情绪、敬业精神等主观情况。通俗地 讲，既有动态的“死情况”，又有动态的“活情况”。这就 要求做到如下六点：一是身到；二是眼到；三是耳到；四是 口到；五是心到；六是手到。要养成关注内情的习惯。所谓内情，就是本级办公室的 情况。主要包括：一是对本级办公室的工作要很清楚。二是 对本级领导的情况要很了解。三是对本职业务工作要很精 通。对内情的关注的熟悉，一要靠学习。凡涉及办公室的工 作思路、规划、部署、规范，涉及本职工作的政策规定、专 业知识等，要经常学习，温故而知新。二是靠多交往。

16、内部 的领导关系、同事关系、工作关系等，要靠在不断的交往之 中逐步加深，增进理解、增进友谊。要养成关注外情的习惯。外情是指外单位的、外系统的。 关注外情，了解外情，有利于开阔思路。“外面的世界很精 彩”，办公室工作人员不能做井底之蛙。一方面，要时刻关 注形势的变化。形势是分析判断的重要依据，对形势看不清 楚，就不可能有正确的判断，就会闹出盲人摸象似的笑话。 所以，一定要时刻关注不断发展变化着的新形势，对国际国 内新近发生的重大事情要尽收眼底。做到这一点，就要十分 注重发挥媒体主渠道的作用。因为国内外大事一般都能在媒 体上及时地反映出来，所以一定要培养读报、看电视、听广 播、上网的爱好。（四）做

17、到能参善谋。在领导活动的舞台上，能参善谋 是办公室工作人员的角色要求，你若想获得更多的升迁机 会，不仅要能够完成好领导交办的事务，还要能起到辅助决 策的作用，帮助领导想问题、提建议、出点子。最好能先领 导一步思维，提出高领导一筹的见解。准确领会领导意图。办公室是领导的“耳目”和“外脑” 是协助领导做决策的，不是代替领导做决策的。准确领会和 理解领导意图，也是办公室工作人员非常重要的一种素质。 首先，对领导的意图要坚信不移；其实，对领导的意图要仔 细品味；再次，对领导的意图要经常琢磨。细心比较论证。办公室工作人员出谋划策的过程，是一 个分析、比较、判断、得出结论的过程，要学会透过现象看 本质。所得出的结论正确与否，直接关系到决策建议的质量 高低。如果结论正确，处置方案得当，就能胜券在握；倘若 结论错误，处置方案再好也无济于事。首先，要进行必要性 论证；其次，要进行可行性论证；再次，要进行实践性论证。最后，希望通过这次的学习交流，大家能有所收获，对 于今后工作有所帮助，达到办文是高水平，办会是能手，办 事是巧手的目的，我们这次年会活动目的就达到了。谢谢大家！