开会前的准备(文秘工作人员必备)

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1、开会前的准备为建立健全会议服务三级检查保障工作,保证全区性大型(重要)会议和区直机关各部、委、办、局的各项会议圆满顺利地进行,特制定机关后勤保障中心会务管理岗位职责。 一、大型（重要）会议的会务服务大型(重要)会议期间,后勤保障中心会务组负责人全面负责会议的接待工作,召集各有关人员召开会前会，布置会前准备工作。区机关事务管理局对会务状况检查指引： 一级检查 对服务人员的检查,涉及:会议服务人员着装准备等。对照会议备忘录,贯彻服务细节等。 二级检查 对会场布置的检查,涉及：整体会场、音响设备、灯光系统、多媒体、主席台背景、会徽等项目贯彻状况。 三级检查 机关事务管理局会同会议主办单位进行全面检查

2、，协调会议服务环节、跟踪会议服务需求,贯彻会议服务细节，协助会务组完毕会议接待任务。 (一）全区性大型（重要)会议1、会议筹划 召开全区性大型（重要）会议，会议主办单位应提前三天报会务组安排。会议组织者应以同步以书面（紧急状况除外)或电话,告知机关事务管理局和会务组负责人。2、会前准备 (1）拟定会议名称、会标、欢迎牌、会议批示牌、会场座位安排示意图,会期、参与人员范畴、开会时间和地点； （）设立主席台桌椅、讲台,桌牌、签到册、签到笔,选票箱、会徽； (3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、电视； (4)会务组织者提供会议议程,或牵涉到需要插播音乐的有关领导发言稿; ()会内音乐:迎宾曲、国

3、歌、投票及颁奖音乐、背景音乐等； ()主席台前鲜花、讲台花篮、长青树、绿叶植物、来宾胸花等； ()主席台茶水、湿纸巾,参会人员矿泉水或茶水； (8)调配会务专用车辆，联系交警大队协助交通安全;（9）保卫人员执勤； (10)会议组织者规定准备的其他事项。 、会议签到 会议组织者应事先准备签到册。规模较大的会议实行个人签到,单位领导签到。会议结束时,组织者可对各单位的出勤状况检查或抽查。 4、会议文献 全区性正式会议的会议文献由会议主办单位准备。会务组协助告知文印室打印文献材料并组织装袋。会议结束后,会务组应及时将剩余的会议文献移送会务主办单位。 、会务纪律 (1)会务服务人员应穿戴整洁,统一制服

4、。 (）不迟到，不早退,有事离开应提前向会务组负责人请假; (）规定期间内加水、倒茶。(4）会议期间应关闭通讯工具,保持会场安静,不做与会议主题不有关的事。 6、大型会议设备规定 多媒体音视频信号源图像清晰音质优美,并根据需求配备投票表决功能以及会议大屏幕显示。控制室控制所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能。工作人员通过电脑控制,实现复杂的管理，涉及:话筒管理,资料产生和显示,表决方式，内部通讯,建立代表数据库，出席登记和音频解决。 7、设备操作 (1)发言话筒(涉及主席机和代表机),话筒有一种红色的批示环,当打开话筒时批示环亮起来。为了避免声反啸叫，当打开话筒后，扬声器停

5、止发声。 (2)大屏幕投影机是多功能会议中心的重要构成部分。会务人员必须掌握投影影碟、录像等视频信号,以及投影实物、图文以及计算机画面等专业技能。 ()每个座位前配备投票器,可以进行会议方式/问卷方式投票表决。配合计算机机及投票软件可以记录显示表决成果。 （4)电话会议系统与照相机、视频展示台等设备配合构成(视音频）多媒体会议系统。通过话筒耦合器、输入输出IC/音频信号,以播放背景音乐或会议扩声参与远地会议。 (二)重要会议1、制定会务服务保障的准备时间进度表； 、调配会务专用车辆，派车接机(车) ; 3、安排住宿：参与会议的(男、女）客房数、会务组用房； 4、预订餐宴：欢迎酒会、欢送晚宴、茶

6、歇,早、中、晚餐等; 5、外围保卫由区政法委综治办负责协调公安、边防、本地派出所;6、饮食卫生和疾病防患由区卫生局指派医院、卫生防疫站负责;7、（也许）存在的问题，解决方案及规定; 8、印制装订会务材料,代办会议水果(采购、清洁、摆放);、订制胸牌，订购胸花,联系专业照相，组织快餐、点心; 0、会前准备:(1)会议名称;(2）会议主旨和目的；(3)会议时间；(4)会议地点；(5)会议议程；(6)出席人员（桌牌）；（)会议茶水; 1、内勤保卫、参观考察路过地的交通安全; 12、会议结束,派专车送客人前去机场、火车站; 13、会议组织者规定准备的其他事项。 （三）定期或不定期的常规会议 1、会前应

7、明确会议主题和出席或列席人员数量; 2、不定期的重要会议,承办人应提出会议企划书；、召开例会,通过电话或书面填报“会议室使用登记表”提出会议申请，经会务组确认。二、会务工作的后勤服务保障 1、大会堂门厅摆放高档盆景,增强美化效果； 、主席台布置不厌其烦，多次调节，达到庄严、大方的规定,受到各方领导承认。 3、机关食堂承当两会会务工作人员的膳食服务,贯彻专人值班,按大会规定除正常供应工作套餐外,还提供夜餐服务,保证菜肴质量； 、文印室承当党代会、人大会和政协会的会议材料印制任务，在抽调人员上会服务的同步,实行两班倒,停人不断机,小时为两会服务，做到稿到即排,及时分装会议文献，交付会议组织单位。

8、三、定期检讨会议纪律执行状况 1、及时掌握会务工作执行状况，注重会务操作规程；2、高度注重党代会、人大会和政协会等大型及全国性(重要）会议服务。保障会务抓好贯彻。明确责任分工,细化工作方案，规定： (1)、加强会务工作人员的服务意识和奉献意识教育; (2)、接待服务工作细致、周密;及早制定会议服务保障方案,做到万无一失。 (3)、高原则、高质量完毕会议保障工作，为大型(重要)会议提供一流服务。 (4)、严格按照原则对会场布置、客房服务、菜肴质量、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺。 （5)、检查会务用车的车容、车况，并对驾驶员的服务行为规范提出严格规定。 （6)、严格执行卫生值日制度,清洁人员负责会议场合卫生打扫； ()、会场内电电扇、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责管理。(8）、会务筹办组负责大会的住宿安排、餐证发放、车辆安排,联系会场布置的有关事宜。 (9)、会务人员再次核对上一级领导同志参与大会的告知联系事宜。 会议组人员在会议期间要为大会提供全过程、全方位、全天候高效、迅速的优质服务,到处体现“满意+惊喜” 的服务宗旨。规定做到:一丝不苟,精益求精;挥洒自如，忙而不乱;尽善尽美，万无一失;各负其责，协同作战。