现代秘书职业的谋求

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1、第十章 现代秘书职业的谋求国内秘书行业发展状况与趋势专业秘书在国内发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相称庞大。据不完全记录,目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中,真正受过秘书系统培训的人局限性三成,大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。 以其职能而言,国内秘书百分之七、八十均为商业秘书,角色介乎业务与行政之间,并且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者相反,是权力太大，等于老板同样。这都是国外公司组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清晰,因此，所

2、负责任小,职权范畴狭窄,自然待遇不高，取代性高,流动性大。曾在英国获得“Se Setary”头衔的hire alor发现，在中国，秘书并不是一种受尊敬的职业；同步,秘书的专业训练不够完善，某些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了,主线谈不上专业性。她坦言,中国秘书未达国际原则,而马来西亚跨势集团开办者施国忠先生指出,据她观测，在诸多状况下，中国秘书不够自信，她们自觉地把自己定位在一种“低档”的角色,只是等待老板命令,而不会积极提前解决问题,这显然不符合高原则高薪水的规定。中国秘书的现状重要还是来自大多数秘书的体现，“你具有什么样的能力,才干得到什么样的回报”。随着大多数组织构造的扁平

3、化发展，大多数办公室职业人员将承当更大范畴的职能,越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就规定秘书们必须要时刻保持领先的职业技能,而不是办公室的冗员,以免成为扁平化的裁减对象。 从社会实践看,近来，国内的生产构造从农业转向工业进而向现代工业发展,都市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细,专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学觉得,秘书的重要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层,有组织内部门与部门，有组织与社会,就会有秘书的职业发展空间，核心

4、在于秘书自身的发展因素。保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中,必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其她社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代,因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。例如秘书的“第二专业”知识和工作悟性,应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐渐建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才构造。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大,短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一种基本,秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和

5、职业级别制度，也是永业化的重要因素。 资料来源:秘书在线论坛 第一节 求职准备“秘书”一词源于拉丁文cretarus，意即“可靠的职工”，可见其重要，也可见人们对她的注重。世界各国及其各个层次、多种组织的领导机构和领导人员,对秘书的选择都持十分谨慎的态度，都但愿在其就职前对其品德、素质、学识、能力有一种较为全面的考察。想从事秘书职业的人员在求职前必须做好充足的准备,所谓“凡事预则立，不预则废”。一般从如下几方面做准备：一、做好职业生涯规划作为在校学习的学生，求职前的准备必须从踏进校门的第一天开始做起,这种准备也就是目前非常盛行的“职业生涯规划”。由于只有结合自己的职业生涯规划,临近毕业时才干结

6、合这个长远发展筹划拟定就业目的,弄清晰自己想找什么样的工作,能做什么样的工作，设计有针对性的求职材料，而不是盲目地参与多种笔试面试。职业生涯是指一种人毕生中的所有与工作相联系的行为与活动，以及有关的态度、价值观、愿望等的持续性经历的过程。一种人的职业生涯受各方面的影响,如本人对终身职业生涯的设想与筹划、家庭中父母的意见、组织的需要与人事筹划、社会环境的变化等。职业生涯在一定限度上可以说是多方面互相作用的成果。职业生涯规划，是对决定个人职业生涯的个人因素、组织因素、社会因素进行“SWO”（优势、劣势、机遇、威胁)的分析,制定出个人毕生在事业发展上的战略设想和筹划安排。进行职业生涯规划可协助求职人

7、尽早理解职业的概况,掌握自己的职业倾向,早规划,早受益。秘书被称为现代社会的第三百六十一行,可见秘书岗位的重要性和素质的综合性。职业生涯规划必须对现代社会秘书岗位的知识、能力、道德等方面的规定有较充足的理解，唯其如此，才不会入错行，临近毕业时才不会发出“自己本来并不适合做秘书”的感慨。设计职业生涯,一般分为四个环节。(一)自我结识充足、对的、深刻地结识自身条件与有关环境，以此作为设定职业生涯目的与方略的基本。设计职业生涯的时候自我结识要注意这样几点:1.性格倾向指就业环境中求职者的人格、气质等一系列心理特质的体现。一般来说,有人适合于从事与人打交道的事情，有人则适合于尽量少与人交际而埋头苦干。

8、前者适合于搞公关、营销、培训、接待、出访、谈判、管理等需要与生人接触的工作;而后者则适合于搞开发、设计、研究、财务、文案、流水线、人机对话等需独当一面的工作。自己有了对此的结识，有助于在将来工作的选择中尽快找到确切的目的。2机会成本应当意识到，每做一次选择,都是对既成现实的扬弃，而这种扬弃是要付出代价的，在工作选择中，就成为一种在工作机会上的成本。无论在收入或外部环境、新工作的熟悉限度乃至周边的承认上,大多数条件下不能奢望在做了选择后立即就能比过去有很大的改观，需要有耐心、毅力和灵活性,而这是需要用精力、时间和金钱作为其补偿的。发现自己的优势及潜力所在你所学的专业在一定限度上决定你的职业方向。

9、你从自己的专业中获得了哪些知识与能力，你从社会实践活动获得的成就及工作经验的积累都反映出你的优势及能力。个人经历是一种人最珍贵的财富,它从侧面反映出一种人的素质、潜力状况，招聘单位之因此关注应征者与否有社会实践经历,正是看重你的经验、能力和潜力。4.发现自己的弱势及能力欠缺由于自我经历的不同，环境的局限，我们无法避免某些经验上的欠缺。对于这些欠缺，我们要认真看待，善于发现，并努力在求职时扬长避短。（二）确立目的树立拟定目的，可以成为追求成就的推动力，有助于排除不必要的踌躇，一心一意致力于目的的实现。分析成功与失败者之间的差距只在于:成功者在她们成功之前,都精确树立了远大抱负。她们的成功只但是是

10、坚持不懈地朝着目的不断努力的必然成果。而失败者，她们往往没有目的或是目的比较低,她们只是“做一天和尚撞一天钟”。现代社会多种专业和职业的分工越来越细,而许多工作也越来越需要多种知识与经验的交叉综合。这种漏斗式的智能构造,一方面需要学识面广,另一方面又需要集中在一点上发挥作用。因此，不管你想做成什么事，在目的的选择上越具体明确越好。滴水穿石了聚焦效应，都是从一点上突破而有所成就的。职业目的直接决定着一种人的职业发展,因而需倍加谨慎。拟定职业目的要把握这个几种原则：一方面,你必须对自己选择的职业是热爱的，只有热爱它,才也许全身心地投入。另一方面要选择自己所擅长的，只有人擅长的工作，才干发挥自己的优

11、势，做出突出业绩；再者，所选职业要为社会所需要，只有社会需要的职业,才有自我发展的保障。（三)择业方略为实现职业目的而制定的行动筹划,具有较强的可行性。专家觉得职业选择的方略大体可归为如下四种,即试探性方略；以专业为重点的方略；以工作单位为重点的方略;稳定性方略。选择职业生涯的途径,总的来看，重要有如下六种，即自然继承型；劳动市场就业型;亲友简介型；社会分派型;个人谋业型;社会选择型。(四)职业评估评估可通过择业方略来反馈,更可以作为下一轮职业生涯设计的重要参照根据。成功的职业生涯设计,需要时时审视内在外在环境的变化，并及时调节自己迈进的步伐，修正目的才干成功。一种成功的职业评估向你提供独特的

12、机会去摸索及评估你的个人特质，你的生活和工作成就，你的工作能力和你在群体中所起的作用。它同步也帮你理解在生活上及职业中需要加强及成长的方向,并找出哪些职业会对你导致工作压力甚至精神崩溃。很近年轻的朋友们一进入社会就开始挑拣工作之优劣,挑拣薪水之多少，职位之高下,这些是人的生理需求,也没有什么不对的。但我们的目的一定要清晰，这个阶段不是为了赚钱，或者挑选一份轻松的工作，而是获取职业经历,除此以外，别无它图。一般来讲,没有职业经历、职业实践，就不会找自己的职业爱好之所在的。千万不要还没有开始工作就想去搞懂自己的职业方向，这是不切合实际的。 我们在自己的职业经历过程中，要去努力探寻、尝试、总结、分析

13、自己的职业爱好之所在，总结做哪些类型的工作,突显出了自己的优势，做哪些类型的工作时，暴露了我们的劣势，并将这一成果在实践中反复印证。我们要多为自己发明某些可以发挥自己优势的工作机会,避免除做某些自己没有特长的工作。这样一来,很容易在工作找到自己可以获取职业成就感，当这种成就感越来越强时，此类工作就是我们的职业爱好之所在。 如果通过三、五年的努力,我们找到了自己的职业爱好之所在,届时，就完全有能力根据自己的职业爱好进行职业生涯规划了。在现实中，诸多朋友却没有耐心来实现这一过程,没有耐心去探寻职业爱好之所在，而其苦苦探求的成果,问的比做的多得多，这样就步入了恶性循环。 建议通过媒体收集十五条以上招

14、聘秘书信息进行分析、概括,归纳现代秘书的岗位规定，找出自身素养的长处与局限性,制定切实可行的职业生涯规划。 二、学习提高秘书职业修养。当拟定好自己的职业方向后，接下来要做的准备就是学习。运用课内外时间提高从事秘书职业必备的道德、知识、能力和心理等方面的修养，把社会用人单位的需求作为学习的目的，按照秘书岗位的职责规定努力培养自己各方面的才干。只有这样,毕业求职时才干有的放矢,找到和专业对口的岗位,才干尽快的适应岗位规定。由于秘书从事的是辅助性工作，因此比较适合女性。女性天生比较细致认真,耐心周密,温顺和蔼，注重实际，擅长做具体事务性工作。 三、有选择性地参与某些招聘会从九月开始，各类人才招聘会便

15、陆续浮现了,但需要注意的是此时的目的并不一定要放在求职上，而要把目前的招聘会当作一种实战前的演习,理解求职的基本程序和基本礼仪；理解各重要行业以及有关的公司，避免片面理解某个行业等都是收获。固然这个时候学生也可以给自己多准备几种“卖点”,测试哪个最受人欢迎，说不定在“测试”的过程中就有所收获。但,即便如此,也要要有针对性的选择招聘会,不能盲目赶场，乱投简历。一般,一方面选择的是毕业生专场招聘会，参与此类招聘会的用人单位不会刻意强调有工作经验；另一方面是选择公司主办的专场招聘会,目的性较强;其三是瞄准行业专场招聘会,例如软件业、金融业、房地产业等专场招聘会,这样针对性强。尽量不要错过公司在校园举

16、办的小型专场宣讲会。由于这种直接到学校特别是院系招聘人的方式，是最有针对性、最容易使双方达到合同的,并且持续时间也长，可选择范畴较广,还可以减少求职成本。四、选择适合自己的用人单位招聘单位诸多,但并不是每家公司的文化和工作环境都适合自己，如果采用广撒网的求职方式,在每家用人单位都平均用力的话,自己获得面试机会的成功率也许不会很高。因此,必须仔细地对自己所收集的招聘单位的资料进行研究,理解用人单位的文化和人才需求状况，问问自己哪些方面与招聘单位的用人规定是相吻合的,并从中找到契合点来进行面试资料的准备。只要根据自己之前所做的准备工作,把自己适合用人单位人才需求的东西尽量地体现出来一般获得面试的几

17、率会大某些。 就公司招聘秘书而言,一般来说,外资公司特别注重求职者的从业经历,秘书在外资公司也更容易提高各方面才干,但外企招聘秘书的门槛很高,应届毕业生较难得到机会;国内公司的秘书工作比较轻松、自由;中小型公司的秘书相称于老板的助手或管家,比较适合发挥能力,根据目前国内经济的发展,在将来中，全新的就业机会重要来自中小型公司。 有关链接职业生涯规划测评如果有机会让你到如下六个岛屿旅游,不用考虑费用等问题，你最想去的是哪个？可以按照喜欢限度选出三个。 A 岛 美丽浪漫的岛屿。岛上布满了美术馆、音乐厅，弥漫着浓厚的艺术文化气息。同步,本地的原住民还保存了老式的舞蹈、音乐与绘画,许多文艺界的朋友都喜欢

18、来这里找寻灵感。 I 岛 深思冥想的岛屿。岛上人迹较少，建筑物多僻处一隅，平畴绿野,适合夜观星象。岛上有多处天文馆、科博馆以及科学图书馆等。岛上居民喜好沉思、追求真知,喜欢和来自各地的哲学家、科学家、心理学家等互换心得。 C 岛 现代、井然的岛屿。岛上建筑十分现代化,是进步的都市形态,以完善的户政管理、地政管理、金融管理见长。岛民个性冷静保守，处事有条不紊，善于组织规划。 岛自然原始的岛屿。岛上保存有热带的原始植物，自然生态保持得较好，也有相称规模的动物园、植物园、水族馆。岛上居民以手工见长，自己种植花果蔬菜、修缮房屋、打造器物、制作工具。 S岛 温暖友善的岛屿。岛上居民个性温和、十分友善、乐

19、于助人，社区均自成一种密切互动的服务网络,人们多互助合伙,注重教育,弦歌不辍,布满人文气息。 E 岛 显赫富庶的岛屿。岛上的居民热情豪爽,善于公司经营和贸易。岛上的经济高度发展，到处是高档饭店、俱乐部、高尔夫球场。来往者多是公司家、经理人、政治家、律师等，衣香鬓影,夜夜笙歌。 成果： 六个岛屿代表着六种典型的职业生涯爱好类型（其中,第一种是重要爱好，第二、三个是辅助爱好)。 选择 岛 类型：实用型(ealsc） 喜欢的活动:乐意从事事务性的工作，喜欢户外活动或操作机器，而不喜欢在办公室工作。 喜欢的职业：制造业、渔业、野外生活管理业、技术贸易业、机械业、农业、技术、林业、特种工程师和军事工作。

20、 选择 I 岛 类型:研究型(Investigtve） 喜欢的活动:解决信息(观点、理论）,喜欢摸索和理解、研究那些需要分析、思考的抽象问题。喜欢独立工作。 喜欢的职业：实验室工作人员、生物学家、化学家、社会学家、工程设计师、物理学家和程序设计员。 选择 A岛 类型：艺术型(rtic) 喜欢的活动:发明，喜欢自我体现,喜欢写作、音乐、艺术和戏剧。 喜欢的职业：作家、艺术家、音乐家、诗人、漫画家、演员、戏剧导演、作曲家、乐队指挥和室内装潢人员。 选择 S 岛 类型:社会型（Soca） 喜欢的活动：协助别人，喜欢与人合伙，热情关怀她人的幸福,乐意协助别人解决困难。喜欢的职业:教师、社会工作者、牧师

21、、心里征询员、服务性行业人员。 选择 岛 类型：公司型(Eerprsing） 喜欢的活动:喜欢领导和影响别人,或为了达到个人或组织的目的而善于说服别人。但愿成就一番事业。 喜欢的职业:商业管理、律师、政治运动领袖、营销人员、市场或销售经理、公关人员、采购员、投资商、电视制片人和保险代理。 选择 岛 类型：事务型（Coventiona） 喜欢的活动：组织和解决数据,喜欢固定的、有秩序的工作或活动，但愿确切地懂得工作的规定和原则。乐旨在一种大的机构中处在附属地位。 喜欢的职业：会计师、银行出纳、簿记、行政助理、秘书、档案文书、税务专家和计算机操作员。 资料来源：中国人力资源开发网第二节 自我推荐这

22、个环节重要体现为求职材料的准备。准备求职材料的直接目的就是为了使用人单位可以对自己感爱好,最后被录取。用人单位出于节省人力和时间的考虑,大多数状况下,不采用直接面试的形式，而是规定求职者先寄送求职材料，由她们进行比较、筛选，然后再告知求职者与否面试。由于用人单位最初是通过求职材料来理解求职者的，因此求职材料的好坏,关系到求职者能否引起用人单位的注重，对用人单位与否把求职者作为也许的人选并决定与否与求职者进一步接触有着不可低估的作用。求职材料的准备并不难，但是要准备得杰出，特别是可以在众多的求职材料中脱颖而出、受到用人单位的瞩目的确是相称困难的。作为秘书的应聘者，如何使用人公司在众多竞争者中对你

23、一见钟情，答案只有一种:独特。通过求职材料只有给对方留下深刻印象，才有也许得到面试机会；只有得到面试，才有录取机会。一、求职材料求职材料涉及自荐信、个人简历、证明材料、学校推荐意见等,在这里重要简介如下简历的制作。简历一般由四个部分构成:一是基本状况及联系方式,二是教育背景,三是工作经验,四是个人信息。简历要写得薄、露、透。 （一）薄：第一页涉及所有重要内容 招聘人员在看简历时一般是“扫描”式筛选,速度极快，因此简历的篇幅，要越短越好,尽量控制在一页以内，如果一页写不下,也要把重要内容尽量放在第一页。从过去招聘的经验看,越是没有学校或专业优势的毕业生简历就越长,有的简历厚达几十页甚至上百页，效

24、果往往适得其反。（二)露：内容比包装重要 简历应当尽量规范而不要太有创意,太有创意就不容易规范，不规范就会增长招聘人员的选用难度,对求职者有害无益。此外彩色打印、彩色封面和光盘制作已经不算新鲜，因此目前一份朴素的简历倒更能吸引招聘者的眼球。例如一位求职者把学校学生处和教务处的电话附在简历中,提示用人单位如对其简历中的学习成绩和社会实践经历有怀疑,可以打电话调查,这一点就露出了她的诚实、本分，反而更容易成功。（三）透:实话实说 在制作简历时一定要把过去在学校社团里参与活动的经验写透,具体列出与申请职位有关的短期实践经历,要用专业术语和真实数字进行文字包装。毕业生要尽量用综合学习成绩、证书、社团活

25、动、实习经历等构成简历中值得注意的亮点。学习课程简介、获得奖学金状况以及某些主观判断最佳减少，空话套话一句也不要写。总之，简历要务求规范性，目前国外很流行“usfriendl”，即想尽措施给对方发明便利，特别是在找工作时，更要有这一意识。二、网上求职注意事项网上求职一方面要准备一份既简朴又能吸引用人单位的求职信和简历。求职信的内容涉及：求职目的明确你所向往的职位;个人特点的小结吸引人来阅读你的简历;表决心简朴有力地显示信心。在准备求职信时还要注意控制篇幅，要让人事经理无需使用屏幕的滚动条就能读完;直接在邮件内编辑,排版要工整;要做到既体现个人特点又但是分吹嘘。 对于网上求职者来讲，简历的准备相

26、对比较简朴，在诸多人才网站上都提供原则的简历范本。需要注意的是,学历和工作经历要准时间顺序倒着填，也就是把近来的工作经历和学历写在最前面，以便招聘方直观地理解你目前的状况。在填写工作经历时,诸多求职者只是简朴列出工作单位和职位,没有具体描述工作的具体内容,而招聘方恰恰就是根据你做过什么来评估你的实际工作能力的。 简历篇幅以两页为宜,中英文各一份。除非应聘美工职位，不要使用花哨的装饰或字体。 在网上填简历,要严格按照招聘方的规定填写,规定网上填写的就不要寄打印的简历;规定用中文填写的就不要用英文填写；有固定区域填写的就不要另加附件。发送简历是网上求职核心的一步,如果是自己在网上通过Mail发简历

27、,应当以“应聘某某职位”作为邮件标题,把求职信作为邮件的正文,再把简历直接拷贝到邮件正文中，这样既以便对方阅读又杜绝了附件携带电脑病毒的也许性。如果通过人才网站求职，可以直接把填好的简历发送给招聘单位,网站的在线招聘管理系统还能把个人简历以数据库的方式存储起来,根据求职者的规定，供招聘单位检索和筛选。第三节 接受考试用人单位通过对求职者的简历层层筛选，从中选出符合条件的应聘人员,按照招聘程序对她们进行笔试和面试。一、笔试笔试是一种常用的考核措施，重要是用以考核应聘者特定的知识、专业技术规定或需要重点考核应聘者对文字的运用能力,以及考察录取人员素质的一种书面考试形式，它是用人单位对求职者所掌握的

28、基本知识、专业知识、文化素养和心理健康等综合素质进行的考察和评估。笔试相应聘者来说是相对公平的一种测试方式，因而被越来越多的用人单位所采用。 招聘秘书的公司比较注重笔试,由于通过笔试可考察应聘者的文字功底(含笔迹清晰、无错别字、文体畅通、观点鲜明、实用文体的写作与否纯熟、与否具有一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应当是全才）,也许会通过下面的题目来测试:阅读一篇文章，写读后感;自编一份请示报告和会议告知;听取5个人的发言，写一份评议报告；某公司筹划在5月份赴日本考察，写出需做哪些准备工作等等,公司觉得招聘秘书的最佳措施是规定其在一定期限内上交一份有关我司某方面的调查分析报告。但也也许会相应

29、聘人员的文化素质、专业知识等其她方面进行测试,或者考察应聘人员对秘书岗位的定位如何，由于虽然是一种再有想法、再聪颖能干的秘书，也不见得就可以较好地定位自己,结识到秘书岗位的服从性和辅助性。总之，笔试从某种角度来说，能更进一步地检查应聘人员平时的知识积累限度,对知识与否真正理解和掌握等等。因此,用人单位的出题方式远比学校灵活多样,更侧重于能力，而不是单纯的知识。因此，在笔试拿到试卷后,一方面应通览一遍，理解题目的多少和难易限度，以便掌握答题的速度，然后按先易后难的原则排出答题顺序，先攻相对简朴的题,后攻难题做会答的题，遇到较大的综合题或论述题，则应先列出提纲,在逐条写最后，要尽量挤出时间对容易题

30、或浮现错别字，语法不通,言不达意等错误.此外应当注意的是卷面笔迹清晰，书写过于潦草,笔迹难于辨认也会影响考试成绩,由于求职笔试不同于其她专业考试,醉翁之意不在酒,有时招聘单位并不特别在乎应试者的考分的稍许高下,认真的态度，细致的作风，则会大大增强被录取的也许性。二、面试获得面试机会是掌握自己命运的重要一步。人生成功与否,一靠努力，二靠机会。机会来临就应紧紧抓住,认真看待，充足运用。面试就是如此。秘书的具体岗位职责因用人单位而异，也许是综合型，也也许是偏向于专业型(如法律、公关、文书,有的甚至类似于销售助理等）的。面试时注意侧重点,尽量理解对方的状况,根据用人单位的特点，事先把某些有关问题设计好

31、,以便面试时有效应对。参与面试应按告知提前10分钟到场,可借此稳定自己的情绪，调节好临场状态,做足心理准备,保证在主考官面前能气定神闲。作为秘书，由于常常负责接待，用人单位非常看重应聘人员与否具有稳重、成熟的气质。面试中要注意个人形象与否端庄大方、举止与否有礼有节,谈吐与否文雅、有风度。由于秘书的形象和礼仪往往代表公司的形象,因此这一点必须要在面试中予以充足注重。因此,参与面试时,应穿着合适得体的服装,简朴修饰一下自己的仪容,秘书形象宜清丽中透出成熟,切忌浓妆艳抹。站在主考官面前要满怀自信和热情，脸带微笑，眼睛直视对方,握手坚定有力。入座后来,尽量不要浮现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易

32、给别人一种不成熟、不庄严的感觉，姿态应优雅大方,呈现自己良好的职业秘书形象。面试一般都采用较随便的谈话方式进行提问,由于这可考察应聘人员的语言组织和体现能力如何。由于主考官每天面试诸多人,如果自己的回答不够杰出,主考官也许会忽视你,因此,应选择有个性的、独特角度的回答，方能加深她对你的印象。切忌用“是”或“不是”简朴回答。有的用人单位喜欢给应聘秘书的人员某些“如果”式的问题(在秘书工作中的确有也许会遇到的问题)，从对方的回答中来考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。面试结束后,处在礼貌，应与对方道别,轻轻掩上办公室房门,微笑退出。 有关链接:面试典型问题的典型答

33、案 1请你做一下自我简介 解答:避免反复履历中曾提及的资料;应尽量把你不大明显但重要的技能推而广之,例如布满创意、与人相处融洽、合群、组织能力强等；最佳能用事例加以证明;时间控制在三分钟以内;态度自然,不要过度自夸。窍门:可以先写一种自我简介的草稿，然后大声朗读,在朗读过程中不断修改。 2你有什么重要的缺陷或局限性?解答:把自己的缺陷弱化为大学生的共同弱点，例如缺少实践经验、社会阅历较浅等；把自己的缺陷弱化为本专业发展中存在的问题，例如知识构造不甚合理、专业知识局限性以应对新的挑战等;把自己的缺陷弱化为自己个性缺憾,例如过度追求完美,开拓精神不够等。3你盼望的待遇是多少? 解答:一种是比较聪颖

34、的回答：与否可以先让我理解一下贵公司的薪资及福利制度；另一种比较圆滑的回答:我的抱负月薪在至30元之间，不懂得这与否在贵公司的预算范畴之内。 4什么时候可以来上班?解答：不要给出“与否可以给我考虑的时间,与家人商量”这样的答案。要体现自己尽量配合的意愿，并且阐明毕业论文的答辩还没有完毕，在毕业之前要把重要精力放在剩余的学业上，这样不仅可以体现你但愿得到这份工作的意愿，还可以充足表白你是一种对学习认真、负责的人。5.尚有无什么问题要问?解答：不要说“没有”。要用“两个发展”来应对：一、关注用人单位的“发展”。一方面要问与公司发展有关的问题;二、关注个人在单位的“发展”。毕业生可以谈某些自己在应聘

35、单位的发展抱负,故意识地把自己的发展抱负和公司的发展联系起来,并对公司予以实现自己这种抱负的也许性表达关怀。因此,用人单位一般都乐于对此类问题予以比较充足的回答,这两类问题是对方乐意回答的,学生也的确能从中获取不少有效信息。第四节 秘书资格与测评一、职业资格证书制度简介职业资格证书制度是反映劳动者已具有某种专业（工种）所需要的专业理论知识和实际操作技能水平的凭证。职业资格证书制度是凭职业资格证书中华人民共和国职业资格证书上岗任职的制度。根据中共中央国务院有关深化教育改革全面推动素质教育的决定，国内将“在全社会实行学业证书和职业资格证书并重制度”。劳动法第八章第六十九条规定：“国家拟定职业分类,

36、对规定的职业制定职业技能原则，实行职业资格证书制度，由通过政府批准的考核定机构负责对劳动者实行职业技能考核鉴定。“职业教育法第一章第八条明确指出:”实行职业教育应当根据实际需要，同国家制定的职业分类和职业级别原则相适应，实行学历文凭,培训证书和职业资格证书制度。“这些法规是国家履行职业资格证书制度和开展职业技能鉴定的法律根据。实行这一制度，对推动教育改革和职业教育事业的发展,增进科技进步,增强人才的竞争力,均有十分重要的意义。 二、秘书职业资格证书制度（一)国际职业秘书协会（IAA）秘书资格考试“国际职业秘书协会”成立于942年，是世界出名的跨国性的职业组织，原名美国全国秘书协会,1981年改

37、为现名。IAAP举办秘书资格考试，目前在北京和上海等大都市已经设立了培训点和考点。报考资格为:高中生有6年秘书工龄，大学生有共年的大学学龄和秘书工龄，有学士学位的人须满一年工作经验才干报考。考试科目涉及公司法、公司行为科学、公司管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试持续进行1小时。合格者获“特许职业秘书”资格（简称CPS)。（二）伦敦工商会考试局（CCIEB）秘书证书考试该证书考试于1995年引进中国，目前在18个省市设有办事机构。CEB的秘书二级考试涉及商务英语（二级,下同）、商务管理和文本产生三门；三级考试除了上述后两科的三级外,还要考核商务实践,商务英语则可由考生

38、自选二级或三级。每科考试50分及格，考生通过单科考试可获得单科目证书,初次报考后4个月内通过所有考试，可获得LCIEB的英文证书。考试形式为笔试，全球统一命题,统一考试，国内考生也需采用英文试卷。该考试对报考人员没有资格限制。(三)剑桥秘书证书考试剑桥秘书证书考试是国家教育部考试中心和英国剑桥大不考试委员会(UCES)合伙，在国内实行的社会化职业证书考试项目，由教育部考试中心中英中心(SC)具体负责项目管理和推广。“剑桥秘书证书考试”采用模块化学习方式，分不同级别的核心模块，涉及文字解决、办公室管理、沟通和项目管理;选修模块涉及速记、客户服务、人际商务技巧、组织会议和活动、信息与沟通技术（IC

39、T)。参与培训并考试成绩合格者可获由教育部考试中心中英中心(SBC)和英国剑桥大学考试委员会（UCES)联合签发的写实性证书。在通过相应考试的基本上,证书共分五种形式:1 剑桥秘书核心模块合格证书；完毕所有核心模块。2 剑桥秘书单科模块合格证书：完毕单个选修模块。3 初级剑桥秘书证书:完毕三门初级核心模块和一门初级选修模块。4 中级剑桥秘书证书：完毕三门中级核心模块和二门中级选修模块。5 高档剑桥秘书证书:完毕三门高档核心模块和二门高档选修模块。（四)国家劳动和社会保障部秘书职业资格证书考试秘书职业全国统一考试鉴定试点正式启用新的国家职业原则。新的国家职业原则共分为四个级别,分别为国家职业资格

40、五级（原初级）、国家职业资格四级(原中级）、国家职业资格三级（原高档)和国家职业资格二级。秘书职业考核的内容以秘书国家职业原则和秘书国家职业资格培训教程为根据。秘书职业考核的内容涉及职业道德、基本业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。涉外秘书增长外语考核部分，秘书职业资格二级增长业绩评估部分。考核方式有：.书面应答:考生对原则化书面试卷上的问题在答题上作答,题型分为单选题、选择题两种题型。2情景模拟:考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答:均有两段录像，每段录像考个知识点。3 任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。4.综合测试:涉外秘书的英语考试涉及听力题、选择题、写作题

41、。业绩评估:专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。考核内容均及格者，由劳动部职业技能鉴定中心发给相应级别的“国家秘书职业资格证书”。(五）上海市现代通用秘书岗位资格证书考试该项目为中共上海市委组织部、上海市人事局、上海市教育委员会、上海市成人教育委员会组织的“上海市紧缺人才培训工程”项目之一，由上海市干部培训中心负责实行。考试对象为政府机关、各类企事业单位从事办公室文秘或有关工作人员。考试内容有秘书学概要、秘书实务、秘书写作三门科目，考试形式为笔试。该考试采用单科合计制，单科成绩有效期2年。三门科目考试合格,上海市干部培训中心将颁发由中共上海市委组织部、上海市人事局、上海市教育委员会、

42、上海市成人教育委员会联署的上海市紧缺人才培训证书上海市现代通用秘书岗位资格证书，作为办公室文秘人员能力的体现和上岗的根据。(六)上海市职业秘书专业技术水平认证考试该考试由上海市人事局和上海市职业能力考试院共同组织。考试分初、中、高三级。重要内容有文书撰写与文书解决、会议筹划与会务实行、办公室平常工作管理及秘书英语能力等。认证以笔试、面试、情景模拟和计算机测试等措施进行。凡热爱秘书工作,遵守国家有关法律法规、具有中档教育限度及以上学历者均可报名参与考试。考试所有合格者颁发“上海市专业技术水平认证证书”。有关阅读香港启示录机遇与风险并存的香港被称作“东方明珠”,在国际上享有极高的名誉。香港社会经济

43、发达，因此有诸多地方都可觉得目前正处发展阶段的大陆所借鉴。香港秘书职业化限度非常高，这是选择香港的秘书职业来给您做比较的因素所在。如下是一位专业人士在对香港秘书职业作了全面考察后得出的结论。香港的秘书职业仍然走俏。近年来,由于东南亚金融危机的影响,特别是近来国际投机资本的冲击，对香港的震动是不小的，就业率有所下降。但是,香港对合格的秘书需求量还是较大的，就业率也是较高的。可举如下数种征聘秘书的信息为例：初级秘书。负责撰拟一般客户文献资料、分析单据及跟进联系客户等工作，中学限度,国内或台湾同等限度亦可,略懂国语或简体字更佳。月薪5000(初级)80(助理)港元(文员不完全是我们理解的秘书,也具有

44、店员、低档职工的意思,有所谓商务文员、服务文员、外勤文员、跟单文员、夜班文员、运送文员、接待文员，等等。助理则规定稍高一点，一般规定具有中学以上文化限度,具有一定的语言体现能力与文书写作能力)。 一般秘书(或文职助理)。中学以上文化限度,有一定的秘书从业经验，协助领导解决一切文献与文字工作。其受聘薪金视工作经验及学历而定，雇员可享有年终双薪、带薪假期、医疗保障、奖金、长期服务金筹划、教育津贴等待遇以及平等晋升的机会。香港是没有铁饭碗的,但是如能找到这种工作而又勤奋地干到退休,自然也就能升几级，至少是个资深秘书，那比铁饭碗还优越,养老是用不着紧张的了。行政秘书。20岁以上，具有一年文职经验,持有

45、商科课程文凭(注:秘书文凭多附属在商科)，中学以上文化限度，能独立思考、能承受工作压力，月薪500港元。35岁以上,中学以上文化限度，能讲流利广东话(国语)，有一定工作经验,能独立解决事件者优先,重要协助领导解决行政事务和从事业务推广工作,底薪13万港元。固然,香港秘书人员的类型、名称是多种多样的，由于政府对此是不予规范的。低层次的有抄写员、信差等，高层次的要熟悉电脑、会计业务。香港的秘书基本上都是民间的、商务性的秘书。至于公务秘书,则要有较高档的文凭，通过专门的考试,其薪金也按公务员看待。资深的高档私人秘书，薪金可达5万港元上下,有的尚有进入董事会的也许。从中我们至少可以得出这样某些启示：一

46、方面，在香港经济受国际大环境影响不景气的状况下,香港的秘书职业仍十分走俏,充足阐明秘书这一职业广泛的市场前景；另一方面，从薪金来说，秘书职业收入不低，特别是那些高档秘书，薪金更是诱人；再次，我们发现秘书职业自身具有广阔的发展前景,给了从业者不断向上提高的空间和机会。从香港启示录中我们可以得出结论：秘书职业布满机遇。 【有关链接】成功道路永不反复三天两次的秘书求职经历作者:佚名 文章来源：互联网大学期间,我学的是文秘。因此毕业时，我决定找一份与秘书有关的工作。 招聘会上，我好不容易相中一家公司,却发现该公司的招聘展台围满了前来应聘的人群。人们奋不顾身地往展台挤,还不断给招聘人员投简历。不一会儿,

47、小小的展台便堆满了厚如小山的简历。那位瘦子招聘人员虽是手忙脚乱不断地整顿,可还是抵挡不住拥挤人群投递过来的快如雪片的简历，一会儿乱成一堆，散成一片。 在拥挤人群中搏出一条血路的我,费了好大劲才挤到前台。醍醐灌顶的我把自荐书递过去后，正欲做排山倒海似的自我推销。忽然,耳边一种清脆的声音传来了:“教师,您需要帮忙吗?我来帮你整顿简历吧？”我定眼一看,是我身边一位被挤得跌跌撞撞的长发飘飘女孩的声音。我狠狠地瞪了她一眼,别在这儿打岔坏我的好事了，人家才不吃你那一套呢？ 没想到那位招聘人员紧锁的眉头忽地一展，连忙点头说:“好好好，你过来,我正需要人手帮忙呢!忙了这大半天，还是第一次听到有人这样体贴的询问

48、。”应聘成果不言而喻，那位适时卖乖的女孩就凭那一句体贴的询问,使她在众多求职者中脱颖而出被录取了。当那位瘦子招聘人员用一句“一种合格的秘书必须眼里有活”来回绝我时，我气不打一处出:眼里有活,你们需要人手,多来几种人不就得了。 欣慰的是，无功而返的我于第二天，接到了此外一家我看好的单位前去复试的告知。 第三天,我精心作了一番准备后，便早早赶到了那家单位。一踏进该公司的大门,我就倒吸了一口凉气。情形和昨天犹如一辙。应试大厅人山人海,声鼎沸。 通过几种小时的漫长等待,终于听到工作人员叫我的名字了。我迈着轻快的步子穿过人群，来到了应试台。不料,见到那位肥头大耳的主考官后,细心的我发现,由于炎热的天气,

49、加上应聘者无休无止的喧闹以及一堆堆凌乱、散杂的自荐书,体态臃肿的她已明显露出了一种心烦意乱的疲倦表情。 见状，我机灵一动,赶忙上前对正要决定暂停当天招聘的工作人员说，“教师,您需要帮忙吗?我来帮你整顿简历吧?”这可是我前天刚学来的应聘绝杀技，保证管用。我正要对自己的小聪颖暗自窃喜,不料，却看见那位胖胖的主考官对我不耐烦地大手一挥，凶巴巴地说:“你烦不烦呀,还要给我添乱。” 真是见鬼了,明明是管用的绝杀技，已有例为证了,怎么到我身上会是这种成果呢?我悻悻地转身欲走。忽然听见一种清脆响亮的声音在大厅回荡:“如果人们想给自己一种机会,就请人们安静,自动排好秩序。”话音刚落，大厅还真一下就安静了下来。

50、我定眼一看,唉，又是一位长发飘飘的女孩。在长发女孩的组织下,应聘者自动有序地排起了队。很自然的,招聘会又继续进行了。 在我面试完后,考官对我说：作为一种秘书,眼里有活固然是好事。但,一种优秀的秘书仅眼里有活是远远不够的，她还必须具有找合适、有用的活儿的能力。你怎么就没想到帮我维持秩序呢?考官一席话呛得我哑然失笑,是呀,我怎么就没想到呢？ 这时，主考官把那位正在维持秩序的长发女孩叫了过来,当众问她为什么这样做。长发女孩说:“没啥,这是一种应聘者应当做的小事。我只但是觉得你目前最需要的是安静。有了安静的环境，你才会有苏醒的头脑，才干更好地考核应聘人员。”主考官赞许地点了点头说：“好，我的下一道考题就是，你能使那些排队的应聘者离开这儿吗？”主考官话音刚落,那些知趣的应聘者纷纷作鼠状奔逃离散了。三天内的两次求职，我经历了两次不同的求职经历,使我结识到：成功的道路永远不会反复,只有沿着一条适合自己并且与众不同的道路,才干最后走向成功。 【课堂实训】一、简朴应用:明确现代秘书应具有的基本素养和能力 综合应用： 1.写一封自我推荐材料2. 找一家聘人单位,积极上门访谈 3.写一份个人简历 4. 模拟接受一次面试