《合同系统使用指南》PPT课件.ppt

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1、合同管理信息系统 使用指南 首页 功能模块区 导航区 工作区 功能模块 系 统 概 述 首 页 通过点击渝川公司主页上的合同管理系统链接，并输入自己的帐号和 密码后，就可以登录本系统，登录系统后，系统自动跳转到首页，首 页是整个系统最主要的工作界面，系统所有的工作都将在首页的框架 下完成。首页分为三个部分：上部功能模块区，左边的导航区和右侧 的工作区，整个首页如下图所示： 功能模块区 页面的顶部是系统信息区，左侧是系统的图标，右侧是当前登录用户 的姓名及所属单位部门。下侧室当前用户所能使用的功能模块栏，通 过点击功能模块栏栏上的对应链接，用户可进入对应的功能模块进行 操作，如下图： 导航区 导

2、航区是提供功能模块中具体功能链接的地方，当用户点击了上部的 功能模块后，导航区中就会提供该功能模块下所有功能的链接，用户 通过点击链接，就可以在工作区进行工作，如下图所示： 工作区 工作区是用户办理事务的主要区域，系统所有的功能性页面都会出现 在这一区域，用户通过点击左侧导航中的功能链接，就可以在首页右 侧打开对应的工作页面，对事务进行处理。 个人工作助理 我的起草 业务管理 基础数据管理 系统管理 系 统 概 述 个人工作助理 个人工作助理 个人工作助理是为用户提供工作导航的功能模块，具体功能分为待办 工作和已办工作。待办工作是把用户当前未办理的工作进行汇总的地 方，用户通过点击待办工作中具

3、体的工作事项，就可进入对应的处理 页面对工作进行处理。已办工作提供对用户已经办理的事项进行查看 的功能，用户可以通过对待办和已办工作的合理运用掌握自己的工作 情况。 个人工作助理 待办工作分为名称 、 模块 、 流程 、 任务 、 状态 、 分配时间 、 承办部门 、 承办人和流程栏目 。 名称即是待办事项的详细名称 ， 实际工作中即 为合同的名称 ， 模块是指该事项属于哪一类工作 ， 流程则指该事项处 于哪一个工作流程中 ， 任务则是该事项在该工作流程中处于哪一个步 骤 ， 状态则是该步骤的处理状态 ， 分配时间是该事项分配到用户的时 间 ， 承办部门则是该事项的发起部门 ， 承办人则是该事

4、项的承办人 ， 流程则提供一个链接 ， 可以供用户查看该流程的审批信息和状态 ， 点 击流程中的图标 ， 即出现下图： 个人工作助理 用户即可查看该事项的审批流程图 ， 审批步骤和审批信息 ， 上部为流 程图 ， 提示该事项需要经过审批的步骤；中间为审批步骤 ， 提示该事 项每一个步骤需要经过的审批部门和审批人员；下部为审批信息 ， 提 示该事项在各步骤的审批人员处进行的动作和意见 ， 承办人员可以在 这里查看到审批人员对该事项提出的意见 ， 并可以了解到审批是通过 还是被退回 。 个人工作助理 用户即可查看该事项的审批流程图 ， 审批步骤和审批信息 ， 上部为流 程图 ， 提示该事项需要经过

5、审批的步骤；中间为审批步骤 ， 提示该事 项每一个步骤需要经过的审批部门和审批人员；下部为审批信息 ， 提 示该事项在各步骤的审批人员处进行的动作和意见 ， 承办人员可以在 这里查看到审批人员对该事项提出的意见 ， 并可以了解到审批是通过 还是被退回 。 我的起草 我的起草是承办人员进行合同和结算起草的地方 ， 是系统所有工作的 起点 ， 承办人员在这里发起合同和结算的审批工作 。 业务管理 业务管理是对当前系统中所进行的所有工作进行管理的地方 ， 用户根 据自己的权限可以查看对应的数据和工作情况 ， 承办人员可以在这里 对自己起草的合同审批的情况进行跟踪和查阅 。 基础数据管理 基础数据是对

6、系统所要使用的基础数据如合同类别等进行管理的地方 ， 主要提供给系统管理人员使用 。 系统管理 系统管理是对系统功能 、 用户 、 权限等进行设置的地方 ， 主要提供给 系统管理员使用 ， 用户主要使用的是授权功能 ， 授权功能可以将自己 的工作处理权限授予他人代为处理 。 概述 合同办理工作流程概述 合同办理概述 概述 系统将合同办理工作总结抽象成了一条顺 序进行的工作流程，用户只需要根据系统 提供的工作页面和工作流程逐步进行合同 办理工作各类事项的办理，即可完成整个 合同办理过程。 合同分为四类：即普通合同、招标合同、 可不招标合同和应急合同。四类合同的办 理过程有所区别，本手册将以普通合

7、同的 办理为主线，对如何在系统中办理以上四 类合同进行说明和讲解。 合同办理工作流程概述 合同办理中，承办人员所要承担工作主要是填写合同办理中所需要 的各类表单，并将不在系统中审批的其他表单作为附件上传至系统， 填写好这些表单后，由系统和企管法规部将承办人员所填写好的各类 表单分发至审批人员处进行审批，审批人员审批完成后，承办人员将 审批完成的表单和意见打印出来即可，除了第一步起草工作外，合同 办理的每一步工作都会在待办工作中进行汇总，承办人员可以始终在 待办工作中找到合同办理下一步需要进行的工作，不用担心遗忘或者 遗漏工作事项。 根据合同类别不同，合同办理的主要步骤为： 普通合同：起草合同

8、办理集体选商 合同签约审批文件准备 办理 合同签约审批单 办理结束； 招标类合同：起草合同 办理集体选商 合同签约审批文件准备 办 理招标方案报审 办理合同签约审批单 办理结束； 可不招标类合同：起草合同 办理集体选商 合同签约审批文件准备 办理可不招标事项报审 办理合同签约审批单 办理结束； 应急类合同：起草应急合同 办理应急合同签约审批单 办理集体选 商 办理结束。 起草合同 集体选商及选商方式确认 合同文件准备 填写合同签约审批单 合同签约审批结果 普通合同办理 起草合同 点击页面上部 “ 我的起草 ” 模块 ， 左侧导航栏即可加载我的起草功能 链接 ， 点击 “ 起草合同 ” 链接即可

9、进入起草合同的引导页面 ， 如下图 ： 起草合同 这是对合同基本信息进行一些预先填写的地方，填写这些信息有助于 系统制定合同办理的流程和所要填写的表单，对承办人员进行引导。 其中，项目名称就是承办人员所要办理的项目或者合同的名称，为必 填项。类别则是本次需要办理的合同的类别，分为四类：招标、可不 招标、普通合同和应急合同，每种类别的合同办理流程都有所不同， 承办人员在选择的时候需要进行确认，一旦选择错误，则有可能进入 错误的流程导致合同办理错误。合同类别是指本次需要办理的合同的 性质，根据渝川公司的实际情况，系统事先录入了渝川公司可能用到 的所有类别的合同，合同的性质将会决定本合同是否需要进行

10、集体选 商，以及是否必须上传某一类签约依据如谈判记录单才能进行审批， 是必选项。估算金额和备注是非必填项，主要提供给系统进行参考。 填写完毕后，确认无误，即可点击工作区上方的送审按钮，进入下一 步，系统会根据合同类别的不同，进入集体选商表单的审批或直接进 入合同签约审批的流程，系统将会自动跳转到下一步需要进行办理的 工作事项处理页面。 集体选商及选商方式确认 合同中有一些性质的合同需要进行集体选商 ， 根据承办人员在合同起 草中确定的合同性质 ， 如果需要进行集体选商 ， 系统将会进入集体选 商及选商方式确认的办理中 。 如下图： 集体选商及选商方式确认 承办人员根据合同的实际情况对集体选商表

11、单进行填写 ， 根据合同性 质的不同 ， 集体选商表单将会分发至不同部门的审批人员处进行审批 ， 承办人员只需在填写好集体选商信息后 ， 点击工作区下方的送审按 钮 ， 系统即可自动将集体选商表单分发至审批部门的相应人员处 ， 如 下图： 合同文件准备 起草合同和集体选商 （ 如果有 ） 办理完成后 ， 则需要准备合同签约审 批所需要的文件 ， 如合同正文文本和一些必要的附件 。 承办人员可以 在待办工作页点击相应的事项 ， 进入合同文件准备页面 ， 如下图： 合同文件准备 选择合同的类别 ， 系统会根据类别在标准附件参考一栏提示需要准备 的合同签约依据 ， 如下图： 合同文件准备 如手头没有

12、合同范本 ， 则可以点击 “ 点击下载合同范本 ” 即可下载将 要办理的合同的范本文本 ， 用于合同的编写 ， 如下图： 填写合同签约审批单 准备好签约审批需要的文件后 ， 即可进入合同签约审批的办理环节 ， 合同签约审批单是签约审批的对象 ， 承办人员可以通过点击待办工作 中的相应事项进入合同签约审批单的录入页面 ， 如下图： 填写合同签约审批单 填写对应的信息 ， 并上传合同正文文本和签约依据所涉及的附件 ， 要 上传合同正文文本 ， 点击合同正文一栏右侧的浏览按钮 ， 即可弹出文 件框 ， 选择本地已经编写完成的合同正文 ， 如下图： 填写合同签约审批单 选择好以后，点击页面上的上载按钮

13、，才能完成文本的上载。 要上传签约依据所涉及的附件，点击签约依据一栏右边的浏览按钮， 即可弹出文件框选择本地已经编写完成的附件，并可在文号框中填入 附件文号，在签约依据一栏上面有对本类合同需要的标准的附件的参 考提醒，如下图： 填写合同签约审批单 选择完成后，需要点击页面上的上载按钮，才能完成对附件的 上载。 填写完成所需要的信息后，点击工作区上面的送审按钮，即可 送审，合同起草完成。合同将会送至企管法规部合同管理人员 进行分发，企管法规部合同管理人员会将合同签约审批单分发 至相应的审批部门的人员处进行审批，审批完成后，承办人员 可以在待办工作中看到很合同的签约审批结果事项，点击对应 事项，即

14、可进入签约审批结果进行打印等工作的办理。 合同签约审批结果 合同签约审批单经相应各部门审批完成后 ， 将会返回承办人员处进行 最后的办理工作 ， 承办人员需要将已编号和生成签订日期的合同正文 文本及合同签约审批单打印出来 ， 进行备案存档及盖章处理 。 合同签 约审批单审批完成后 ， 承办人员就会在待办工作中看到相应的事项 ， 如下图： 合同签约审批结果 点击相应的事项即可进入合同签约审批结果处理页面 ， 如下图： 合同签约审批结果 系统的打印将在后台进行，系统会收集各部门的网络打印机 信息，服务器将在后台通过网络打印合同签约审批单、合同正 文及集体选商表。 点击打印审批单按钮，即可打印合同签

15、约审批单。点击打印 合同正文按钮，即可打印合同正文文本，打印完成后，点击保 存，合同审批流程即就完成了，合同信息将会进入合同台帐供 管理部门查阅和统计。 起草合同 填写应急合同签约审批单 集体选商及选商方式确认 应急合同签约审批结果 应急合同办理 起草合同 点击页面上部 “ 我的起草 ” 模块 ， 左侧导 航栏即可加载我的起草功能链接 ， 点击 “ 起草合同 ” 链接即可进入起草合同的引导 页面 ， 在这里选择应急合同 ， 点击送审后 即可进入应急合同办理流程 。 填写应急合同签约审批单 准备好应急合同签约审批需要的文件后 ， 即可进入应急合同签约审批 的办理环节 ， 承办人员可以通过点击待办

16、工作中的相应事项进入应急 合同签约审批单的录入页面 ， 如下图： 填写应急合同签约审批单 填写对应的信息 ， 并上传合同正文文本和签约依据所涉及的附件 ， 要 上传合同正文文本 ， 点击合同正文一栏右侧的浏览按钮 ， 即可弹出文 件框 ， 选择本地已经编写完成的合同正文 ， 如下图： 填写应急合同签约审批单 选择好以后，点击页面上的上载按钮，才能完成文本的上载。 要上传签约依据所涉及的附件，点击签约依据一栏右边的浏览按钮， 即可弹出文件框选择本地已经编写完成的附件，如下图： 填写应急合同签约审批单 选择完成后，需要点击页面上的上载按钮 ，才能完成对附件的上载。 填写完成所需要的信息后，点击工作

17、区上 面的送审按钮，即可送审，应急合同起草 完成。应急合同将会由系统自动分发至相 应的审批部门的人员处进行审批，审批完 成后，进入集体选商办理。 应急合同后续步骤 集体选商及选商方式确认 本步骤办理方式和普通合同集体选商办理方式一 样，不再赘述 应急合同签约审批结果 应急合同签约审批单经相应各部门审批完成后， 将会返回承办人员处进行最后的办理工作，承办 人员需要将已编号和生成签订日期的合同正文文 本及应急合同签约审批单和集体选商表打印出来 ，进行备案存档及盖章处理。本步骤和普通合同 签约审批结果处理方式一样，不再赘述。 起草合同 集体选商及选商方式确认 招标方案报审 合同文件准备 填写合同签约

18、审批单 合同签约审批结果 招标合同办理 招标合同前面步骤 起草合同 本步骤和普通合同起草合同办理方式一样 ，在类别中选择招标，点击送审后即可进 入招标合同的办理流程。 集体选商及选商方式确认 本步骤和普通合同的集体选商及选商方式 确认方式一样，不再赘述。 招标方案报审 招标类合同需要在系统中进行招标方案的报审工作 ， 集体选商审批完 成后 ， 承办人员可以在待办工作中看到该合同的招标方案报审事项 ， 点击该事项 ， 即可进入招标方案报审的办理 ， 如下图： 招标方案报审 承办人员根据实际情况填写招标方案的各项信息 ， 填写完成之后 ， 点 击送审 ， 即可将招标方案送至企管法规部合同管理人员处

19、进行分发 ， 合同管理人员会将招标方案分发至相应部门审批人员进行审批 ， 审批 完成后 ， 承办人员可以在待办工作中看到下一步工作的事项 ， 通过点 击 ， 即可进入下一工作步骤 。 招标合同后续步骤 合同文件准备 招标方案审批完成后，承办人员进行 合同文件准备的办理，本步骤与普通合同 的合同文件准备方式一致，不再赘述。 填写合同签约审批单 本步骤和普通合同填写合同签约审批单 凡是一样，不再赘述。 合同签约审批结果 本步骤和普通合同签约审批结果处理方式 一样，不再赘述。 起草合同 集体选商及选商方式确认 可不招标方案报审 合同文件准备 填写合同签约审批单 合同签约审批结果 可不招标合同办理 可

20、不招标合同前面步骤 起草合同 本步骤和普通合同起草合同办理方式一样 ，在类别中选择招标，点击送审后即可进 入招标合同的办理流程。 集体选商及选商方式确认 本步骤和普通合同的集体选商及选商方式 确认方式一样，不再赘述。 可不招标方案报审 可不招标类合同需要在系统中进行可不招标方案的报审工作 ， 集体选 商审批完成后 ， 承办人员可以在待办工作中看到该合同的可不招标方 案报审事项 ， 点击该事项 ， 即可进入可不招标方案报审的办理 ， 如下 图： 可不招标方案报审 承办人员根据实际情况填写可不招标方案的各项信息 ， 填写完成之后 ， 点击送审 ， 即可将可不招标方案送至企管法规部合同管理人员处进

21、行分发 ， 合同管理人员会将可不招标方案分发至相应部门审批人员进 行审批 ， 审批完成后 ， 承办人员可以在待办工作中看到下一步工作的 事项 ， 通过点击 ， 即可进入下一工作步骤 。 招标合同后续步骤 合同文件准备 招标方案审批完成后，承办人员进行 合同文件准备的办理，本步骤与普通合同 的合同文件准备方式一致，不再赘述。 填写合同签约审批单 本步骤和普通合同填写合同签约审批单 凡是一样，不再赘述。 合同签约审批结果 本步骤和普通合同签约审批结果处理方式 一样，不再赘述。 概述 审批事项 审批工作 概述 审批工作是合同系统办理的重要工作 ， 各 部门具有审批权限的人员进入系统后 ， 对 承办人

22、员提交的各类表单和文件进行审批 ， 审批完成后 ， 合同办理工作才能按照指 定的流程和步骤进行流转 ， 合同办理工作 才能顺利进行 。 审批事项 审批人员进入待办工作页面 ， 即可看到应由自己审批的工作事项 ， 如 下图： 审批事项 通过点击对应的审批事项 ， 即可进入审批办理页面 ， 如下图： 审批事项 所有事项的审批页面的结构均相同 ， 页面上半部分为需要审批事项的 详细信息 ， 如下图： 审批事项 审批人员可以对详细信息进行浏览 ， 审批页面的下半部分是审批意见 和审批动作 ， 审批人员即可根据实际情况批写审批意见和执行同意或 者退回的审批动作 。 点击同意按钮 ， 则代表审批人员对该事

23、项表示认 可 ， 审批完成 。 点击退回按钮则表示审批人员对该事项不认可 ， 审批 人员可以在意见框里填写自己的意见 ， 点击退后后就会将事项返回至 承办人处进行修改 ， 如下图： 概述 合同办理跟踪 合同办理跟踪 概述 承办人员和管理人员需要在合同办理的过 程中对合同办理的情况进行跟踪管理 ， 以 保证合同办理的及时高效运作 ， 系统提供 合同办理跟踪功能使承办人员和管理人员 都能对合同当前的办理状况进行及时跟踪 。 合同办理跟踪 点击功能模块区的业务管理模块 ， 左侧导航去即可加载出业务管理模 块的详细功能链接 ， 如下图： 合同办理跟踪 点击左侧导航区中的合同办理管理 ， 即可在右侧工作

24、区打开合同办理 管理页面 ， 如下图： 合同办理跟踪 系统将会将承办人员所有办理的合同进行详细列表，列表分为当前工 作状态、合同名称、承办单位、承办人、办理时间及各项审批事项栏 。 工作状态会以文字形式提示当前合同的办理处于哪一个步骤上，审批 事项栏会对该合同在系统中进行审批的表单的审批状态进行列表，以 合同签约审批表为例，点击信息栏中合同签约审批表中对应合同的点 击查看按钮，即可打开该合同的合同签约审批表的审批情况，如下图 ： 概述 招标项目台帐管理 可不招标项目台帐管理 合同台帐管理 台帐管理 概述 承办人员和管理人员需要在合同办理后对 合同办理的情况进行管理 ， 以保证对过往 合同办理情

25、况的管理 ， 统计和分析 ， 系统 提供台帐管理功能使承办人员和管理人员 都能对已办理完成的合同状况进行管理 。 招标项目管理 招标类合同需要在系统中进行招标方案的报审工作，承办人员可以业 务管理模块中查看招标事项台帐，进入业务管理模块，点击招标台帐 管理，即可进入招标台帐管理页面，如下图： 可不招标项目管理 可不招标类合同需要在系统中进行招标方案的报审工作，承办人员可 以业务管理模块中查看可不招标事项台帐，进入业务管理模块，点击 可不招标台帐管理，即可进入可不招标台帐管理页面，如下图： 合同台帐管理 招标类合同需要在系统中进行招标方案的报审工作，承办人员可以业 务管理模块中查看招标事项台帐，进入业务管理模块，点击招标台帐 管理，即可进入招标台帐管理页面，如下图： 合同台帐管理 招标类合同需要在系统中进行招标方案的报审工作，承办人员可以业 务管理模块中查看招标事项台帐，进入业务管理模块，点击招标台帐 管理，即可进入招标台帐管理页面，如下图：