企业行政管理实务1,2-040tgp_time_mono

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1、LOGOLOGOc企业行政管理实务c第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述 1.比比较：企业行政管理同政府行政管理企业行政管理同政府行政管理 2.企业行政管理的内容企业行政管理的内容 3.企业行政管理的组织地位企业行政管理的组织地位 4.企业行政管理岗位职责企业行政管理岗位职责 5.企业行政管理人员的素质要求企业行政管理人员的素质要求YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述三、企业行政管理的内容三、企业行政管理的内容 企业的业务部门：企业的业务部门：生产生产销售销售研发研发企业的非业务事务企业的非业务事务:企业行政规划企业行政规划;办公室事务管理办公

2、室事务管理;文书档案管理文书档案管理;总务总务后勤事务后勤事务;公共关系等公共关系等 YOUR SITE HEREc广义企业行政管理工作内容明细广义企业行政管理工作内容明细 企业行政规企业行政规划划行政组织设计；办公环境设计；办公自动行政组织设计；办公环境设计；办公自动化建设；企业规章管理；化建设；企业规章管理；行政事务管行政事务管理理接待工作管理；值班工作管理；会务工作接待工作管理；值班工作管理；会务工作管理；企业信印管理；保密工作管理；管理；企业信印管理；保密工作管理；表单管理；印刷品管理；行政经费管表单管理；印刷品管理；行政经费管理；出国出境工作管理；理；出国出境工作管理；文书档案管文书

3、档案管理理文件收发管理；文书撰写与管理；文书归文件收发管理；文书撰写与管理；文书归档管理；档管理；行政人事管行政人事管理理人员聘用及变动管理；培训管理；薪资福人员聘用及变动管理；培训管理；薪资福利管理；人事评定与考核利管理；人事评定与考核行政礼仪接行政礼仪接待待办公室接待礼仪；电话接听礼仪；会议礼办公室接待礼仪；电话接听礼仪；会议礼仪；外宾接待礼仪；宴会与舞会组织仪；外宾接待礼仪；宴会与舞会组织礼仪；庆吊礼仪；礼仪；庆吊礼仪；总务后勤管总务后勤管理理财产管理；物资管理；员工食堂宿舍管理；财产管理；物资管理；员工食堂宿舍管理；安全卫生管理；环境绿化管理安全卫生管理；环境绿化管理YOUR SITE

4、 HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述v广义的行政管理事务，简单理解就是企业中除去广义的行政管理事务，简单理解就是企业中除去基本的基本的“研发研发”“生产生产”“销售销售”这些直接创造这些直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务企业效益的业务性工作之外的全部事务 v狭义的行政管理往往又将其中比较专业的狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事人事管理管理”与与“财会管理财会管理”工作独立出来所剩下的工工作独立出来所剩下的工作事务。作事务。YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述 一、企业行政管理的产生一、企业行政管理的产生 比较：日本企

5、业同欧美企业对企业行政的认比较：日本企业同欧美企业对企业行政的认识差异识差异(差异源于日本、美国的企业文化差异源于日本、美国的企业文化)企业的行政管理的概念可以理解为：企业为了自身的生存发展，依据一定的法律、制度、原则、方法对内部开展职能性管理的总和。第一，企业行政管理的目标是全局性的；第二，行政管理职能是企业领导主要管理内容，处于企业系统的中心位置；第三，行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术等具体职能而产生出的管理服务平台。YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述v二、企业行政管理同政府行政管理的不同二、企业行政管理同政府行政管理的不同 独立性与一体

6、性独立性与一体性官僚与服务性官僚与服务性非盈利性与盈利性非盈利性与盈利性制度性与灵活性制度性与灵活性YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述四、行政管理人员的工作职能四、行政管理人员的工作职能 企业行政管理属于企业的综合管理部门，人企业行政管理属于企业的综合管理部门，人员涉及的主要工作职能包括：员涉及的主要工作职能包括：行政协调行政协调 信息处理信息处理 决策参谋决策参谋 综合事务管理。综合事务管理。YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述五、行政管理人员的基本素质五、行政管理人员的基本素质 遵守制度纪律；遵守制度纪律；人

7、际技能；人际技能；Office,办公技能；办公技能；身心健康；身心健康；思考：还有那些细节是反映行政管理人员素质特点的？YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管理概述企业行政管理概述六：行政管理岗位职责的素质要求六：行政管理岗位职责的素质要求 行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文化行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文化专员、差旅管理员、专员、差旅管理员、ISO9000专员专员思考：还有什么企业行政管理的工作岗位，介绍一下这些岗位负责的工作。YOUR SITE HEREc第一章第一章 企业行政管

8、理概述企业行政管理概述v实践实训环节实践实训环节（1）组织学习小组，）组织学习小组，58人自定；各组自行设计作业册一份。人自定；各组自行设计作业册一份。（2）选择一个研究的企业，最好可以贯穿本课程的学习。（选择知名企）选择一个研究的企业，最好可以贯穿本课程的学习。（选择知名企业可以便于得到信息）业可以便于得到信息）题目题目1：了解一个具体企业的组织结构，行政部门在其中的地位。了解一个具体企业的组织结构，行政部门在其中的地位。题目题目2：了解一个具体的企业行政管理工作岗位（可以找些比较特别的），了解一个具体的企业行政管理工作岗位（可以找些比较特别的），说明这个岗位的素质需求。说明这个岗位的素质需

9、求。完成：组织模型图一份、行政部门介绍一份、岗位说明书一份完成：组织模型图一份、行政部门介绍一份、岗位说明书一份。YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务 1.办公室工作的认识办公室工作的认识 2.对外联络、接待工作对外联络、接待工作 3.差旅管理差旅管理 4.行政会议的组织行政会议的组织 YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务一、办公室工作的认识一、办公室工作的认识 办公室涵义办公室涵义：(1)办公的房子，是工作人员办理公务的地方；办公的房子，是工作人员办理公务的地方；（这种理解比较大，非行政人员也有办公室）（

10、这种理解比较大，非行政人员也有办公室）(2)机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构，是设在上司身边直接为上司服务的综合部门；构，是设在上司身边直接为上司服务的综合部门；协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日常协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日常工作作用的部门。工作作用的部门。YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务办公室的地位和作用办公室的地位和作用 中心的地位和作用中心的地位和作用 枢纽的地位和作用枢纽的地位和作用 窗口的地位和作用窗口的地位和作用YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常

11、行政事务办公室日常行政事务办公室的外部职能办公室的外部职能 服务职能服务职能 指导职能指导职能 管理职能管理职能 监督职能监督职能 协调职能协调职能 办公室的内部管理办公室的内部管理 办公室制度规范办公室制度规范 办公室文化办公室文化 办公室员工管理办公室员工管理YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务二、对外联络、接待工作二、对外联络、接待工作（1）企业对外联络的对象）企业对外联络的对象政府管理部门政府管理部门 业务相关单位业务相关单位 社会媒体社会媒体供应商供应商 经销商经销商 客户客户 竞争对手竞争对手 行业协会行业协会 联络方式：联络方式：日常联

12、络（节日、庆典）日常联络（节日、庆典）任务宴请或拜访任务宴请或拜访 YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务（二）处理政府关系（二）处理政府关系地方村、镇、区、市政府及所属部门；地方村、镇、区、市政府及所属部门；行业主管政府部门；行业主管政府部门；省市、中央政府；省市、中央政府；处理政府关系的技巧：了解政府的工作方式处理政府关系的技巧：了解政府的工作方式讲规格、讲形式、务虚不务实讲规格、讲形式、务虚不务实制度程序性强，有时个人说了不算制度程序性强，有时个人说了不算YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务（三）接待工

13、作（三）接待工作事前准备事前准备接待接待后续工作后续工作重点技巧技能：重点技巧技能：建立好第一印象建立好第一印象（介绍、明片、形象）；（介绍、明片、形象）；寻找话题：寻找话题：既要围绕工作，又要交上朋友；既要围绕工作，又要交上朋友；用心注意细节；用心注意细节；YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务外事接待：外事接待：注意有关国家主权等敏感问题的说法；注意有关国家主权等敏感问题的说法；注意尊重国家、民族的习惯；注意尊重国家、民族的习惯；内外有别，注意保密工作；内外有别，注意保密工作；对外事务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留对外事务的管理、手续都较为复

14、杂，要提前办理留有余地。有余地。YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务技能点：赠送商务礼物技能点：赠送商务礼物（1）商务礼品的意义作用）商务礼品的意义作用（2）商务礼品的选择）商务礼品的选择（3）把握赠送的时机）把握赠送的时机（4）商业礼品的赠送要领）商业礼品的赠送要领(P32)思考：思考：邀请经销商、供应商、关系户到珠海开会邀请经销商、供应商、关系户到珠海开会有什么特色礼物？有什么特色礼物？YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务三、行政会议的组织三、行政会议的组织案例分析：三星的案例分析：三星的“沙漏会议沙漏

15、会议”企业行政会议的特点？企业行政会议的特点？讲究效率：讲究效率：减少时间，减少成本，增加效果减少时间，减少成本，增加效果YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务会议组织环节：会议组织环节：会前准备会前准备会中服务会中服务会后工作会后工作列写做一次简洁高效的行政会议的工作要领：列写做一次简洁高效的行政会议的工作要领：YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务四、差旅管理四、差旅管理含义：对员工外出工作的管理或协助，包括：交通含义：对员工外出工作的管理或协助，包括：交通安排、食宿安排、出差经费、各类手续安排、食宿安排、

16、出差经费、各类手续主要问题：主要问题：管理太严，影响员工工作积极性；管理太严，影响员工工作积极性；管理太松，产生漏洞，成本上升。管理太松，产生漏洞，成本上升。YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务（一）交通安排（一）交通安排 出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、客车、飞机、轮船等六种。客车、飞机、轮船等六种。事先根据出差级别规定好可选的范围；事先根据出差级别规定好可选的范围；留好票据以供报效；留好票据以供报效；商务活动要避免过分节俭耽误工作；商务活动要避免过分节俭耽误工作；YOUR SITE HEREc第二章第二

17、章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务（二）食宿安排（二）食宿安排酒店的级别：酒店的级别：15星级酒店星级酒店 兴新的快捷酒店兴新的快捷酒店阿联酋迪拜的七星级酒阿联酋迪拜的七星级酒店店YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务住宿注意：住宿注意：根据工作需要选择酒店：方便，配套服务根据工作需要选择酒店：方便，配套服务酒店价格浮动很大，争取优惠；酒店价格浮动很大，争取优惠；注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等；注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等；YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务（3）办理出国

18、手续）办理出国手续基本流程：办理护照基本流程：办理护照签证（申请、面试）签证（申请、面试）注意问题：注意问题：护照的性质与限制；护照的性质与限制；提前的时间；提前的时间；拒绝签证的可能；拒绝签证的可能；YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务（四）差旅费用报效（四）差旅费用报效一般流程：一般流程：个人垫付（公司预借）个人垫付（公司预借）消费、保留票据消费、保留票据凭票据，领导签字报帐凭票据，领导签字报帐领款，冲低借款领款，冲低借款YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务v报销上的注意：报销上的注意：健全报效制度，加

19、强监管；健全报效制度，加强监管；简化流程，服务员工；简化流程，服务员工；加强审查，杜绝作假；加强审查，杜绝作假；经大细算，鼓励节俭；经大细算，鼓励节俭；YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务v差旅管理的新趋势差旅管理的新趋势（1）外包，专业化的解决方案；）外包，专业化的解决方案；（2）信息化，高科技运用方案；）信息化，高科技运用方案；（3）集中化管理，全球大企业的选择；）集中化管理，全球大企业的选择；（4）费用承包，鼓励节俭；）费用承包，鼓励节俭；YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务v技能点：差旅省钱方案技能

20、点：差旅省钱方案买到廉价机票买到廉价机票提前订票；淡季出行；选择航空公司；留意航空信提前订票；淡季出行；选择航空公司；留意航空信息；网上订票息；网上订票不要太节约，耽误了生意。YOUR SITE HEREc第二章第二章 办公室日常行政事务办公室日常行政事务实践实训环节实践实训环节制作一份行政会议的制作一份行政会议的策划方案策划方案会议背景：公司年度业绩发布及业绩问题分析会议背景：公司年度业绩发布及业绩问题分析v方案基本内容包括：（参考）方案基本内容包括：（参考）v拟定会议主题：确定会议的主要内容，知道思想，目的任务。拟定会议主题：确定会议的主要内容，知道思想，目的任务。v会议内容：时间、地点、议程、形式、人员等。会议内容：时间、地点、议程、形式、人员等。v准备会议文件：列出文件清单。时间允许可以列出文件内容。准备会议文件：列出文件清单。时间允许可以列出文件内容。v拟发会议通知：将参加会议需要知道的事项以通知的形式告诉参加会拟发会议通知：将参加会议需要知道的事项以通知的形式告诉参加会议的人员。议的人员。v会议布置及服务准备事项。会议布置及服务准备事项。v应急预案：对会议可能发生的意外事项进行遇见和准备。应急预案：对会议可能发生的意外事项进行遇见和准备。YOUR SITE HERELOGOLOGOcThank You!LOGOLOGOc演讲完毕，谢谢观看！