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1、采购流程 内部控制案例分析之五 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 案例背景： MM公司为一家经营化工类产品的大型公司 该公司产品为某种工业原料，生产周期较长 其原料 X为某种易变质为某种易变质化学物品，在生产过 程中物理和化学性能极不稳定，对品质要求极高 该原料 X的特性决定了很难通过一次性的检验确定其品质 由于原料 X的品质的不稳定性，曾使该公司蒙受巨大损失， 因而该公司决定原料 X入库后一律暂不付款，使用一个月 后如无问题，再行付款 该公司的财务总监被评为某年度上市公司的最佳财务总 监 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 一、采购流程存在的内部控制的漏洞 （一）需求部门 提出
2、采购的部门无视公司的资金情况和库存变化， 盲目的提出需求，导致公司的采购成本上升。 （二）采购部门 采购部门在接到采购计划后，没有进行多方的询 价、比价、议价，在和原料供应商签订购货合同 时，为了个人利益，可能抬高原料的采购价格。 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 （三）质检部门 质检部门和采购部门串通，对不合格的原料出具 合格的检验报告，以换回个人利益。 （四）财务部门 财务部门与采购部门串通，在没有收集齐原始的 凭证，就将款项提前支付给供应商，或是将款项 支付给他人。 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 二、各岗位的关系设置 （一）设立请购部门 应由请购部门提出采购的需求，提
3、交需求的 品名、数量和质量要求。以防止采购部门采 购的原料不符合生产的要求以及是否存在重 复采购。 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 （二）、设立采购询价部 采购询价部在采购计划获准后，应开展多方询价、 比价、议价，按照货比三家的原则，询价的人员 将三家以上的供应商的品种、性能指标、报价和 运输及付款条件上报采购部。在采购询价获准后， 由采购部人员与供应商进行洽谈买卖合同及相关 条款。在签订采购合同时，对于付款的条件要申 明如果供应商提供不合格产品，对公司造成的损 失由供应商予以赔偿 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 （三）、设立内部质量检验部 由于公司产品生产周期较长，当该原
4、料投入使用 后，短期内很难从产成品的质量来追溯原料的质 量问题，因此在采购回来入库时，对原料品质的 检验尤为重要。公司为防止由于原材料的质量问 题导致生产产品的不合格，应对质检设立两道程 序，初检和复检。初检可以是公司的检验部门进 行，但复检要送外部检验部门。同时，在提取样 品进行检验时，应是非检验人员和采购人员取样， 以防出现以好的样品送检，而实际库存原料质量 存在问题。 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 （四）财务部 财务部门应根据质检部门送来的质检报告和外部 检验报告以及其他原始凭证（需求部门经核准的 请购单、经核准的订购单和仓管部门的入库确认 单）进行付款。 对上述的各项原始凭证和检验报告要注意其编号 的连续性。 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 上述四个部门之间的关系：采购人员不可以询价， 同时不能担任验收工作。付款人与审批付款不能 是同一个人，记录应付帐款的人员不可以办理付 款。 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 Mpacc第七小组 内部控制案例分析之五 谢谢大家 郝雪梅 杜治柱 桂 薇 梁 洁 徐庆伦 郭福艳 李艳梅 郑 维 田怡卿 Mpacc第七小组
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