《公文写作基础》PPT课件.ppt

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1、公司办公室 1 公 文 写 作 基 础 知 识 公司办公室 2 一、通知类写作 二、条据类写作 三、证明类写作 四、工作安排及工作总结 目录 Directroy 3 通知是用于批示下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发 布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和 聘用 干部的一种公文。其写作格式如下： 1、标题： 通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由 和文种构成；一种是由文种“通知”做标题。 2、正文 由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主题说明 通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下

2、、正文之上顶格写 出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页 的最下方。 3、落款 写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可 以省略不写。 公司办公室 4 （一）批示性通知和知照性通知的写法 颁转性通知由标题 、 主送机关 、 正文 、 落款 、 被颁转文件五部分组成 。 1、 标题 这类通知标题仍按公文标题要求由发文机关名称 ， 通知主题和文种名 称组成 。 但必须在标题中标明 “ 转发 ” ， “ 批转 ” 、 “ 发布 ” 等字样 。 如： 长安公司关于印发公司总裁尹家绪在四季度中层领导干部大会上的讲话 的通知 ， 长安公司关于转发

3、国家行政机关公文处理办法 的通知 。 另外 ， 还要注意颁转性通知标题拟写中的简化和动词选用问题 。 通知类较具体的写作方法 公司办公室 5 （ 1） 颁转性通知标题的简化 其一是为避繁冗 ， 转发类通知可酌情省略被转发 、 批转公文的制发机关名称 。 其二是转发 、 批转的文件如果是多层转发而来 ， 则省去中间转发的名层环节 ， 以直转源文件的形式拟制简明标题 。 例如长安公司转发一个经省 、 市两级转发 的通知 ， 其标题若 “ 如实 ” 写出就十分累赘繁冗 ,应省略省 、 市及其所发的通知 ， 并省去第一个 “ 关于 ” ， 拟写成： 长安公司转发中共中央 XX部 关于 XXXXX工作的

4、若干规定 的通知 。 其实际转发层次的情况可在正文中予以说明 。 其三是转发 、 批转若干机关的联合发文 ， 不必将原文件标题中的若干机关全 部照写 ， 而只标明主要机关 ， 其他机关用 “ 等机关 ” 表示 。 （ 2） 发布性通知标题中的动词选用 根据所发布的文件重要程度 ， 分为颁发 、 发布 、 印发 （ 公布 ） 三种 ， 其标题 也应相应选用： 颁布较为重要的法规 、 规章 ， 选用 “ 颁发 ” 、 “ 发布 ” 。 公布一般性的 、 试行或暂行的规章和有关文件 、 资料 ， 选用 “ 印发 ” 、 “ 公 布 ” 。 公司办公室 6 2、 主送机关 要求同其他通知 。 3、 正

5、文 颁转性通知正文一般都比较简短 。 通常包括两层内容 ， 一是写明颁转对象 ， 即转发 、 批转或发布的文件 ， 二是写明意见或要求 。 两层内容往往只有一两句话 构成一个自然段 。 如 “ 现将 关于实行党风廉政建设责任制的规定 印发给你们 ， 请认真贯彻执行 。 ” 又如 “ 现将教育部办公厅 关于印发 高等学校管理办法 的通知 （ 教办厅 19983号 ） 转发给你们 ， 请遵照执行 。 ” 比较复杂一点的则有两个以上自然段 。 第一段基本同前 ， 个别词语稍加改动 。 第二段则是阐明所颁转文件的意义 、 工作的重要性 、 执行的具体批示 、 要求等 。 内容多的还可分层列项写出 。

6、4、 落款 按公文一般落款要求标注 、 用印 。 5、 被颁转的文件 颁转类通知所颁布 、 转发 、 批转的文件是该通知的正式内容组成部分 ， 不能 作为附件附于通知之外 ， 应将其臵于该通知的成文日期之后 ， 版记之前 。 但是 ， 要对被颁转的文件作技术处理：一是删去其眉首 （ 文头 ） 部分并将其发文字号移 至标题之下；二是去掉其印章 ， 保留或恢复其落款；三是去掉原文件的版记部分 。 公司办公室 7 四、通知写作注意事项 1、 按权限行文 批示性通知 ， 一般只能由直接上级机关向下一级机关主送 ， 批转通知只能 是具有相关批准权的机关才可制发 。 转发通知只能照转照发 ， 完全肯定 ，

7、 执行 要求均是 “ 遵照执行 ” ， “ 认真贯彻执行 ” 。 2、 要求具体 特别是通知事项和执行要求必须明确具体 ， 以利受文者理解和执行 。 象会 议通知还须对会议内容 、 准备 、 报到 、 开会时间 、 地点 、 交通 、 食宿安排 、 联 络等内容都交待清楚 。 3、 转发 、 批转通知正文中写明转发 、 批转文件名称后 ， 再用括号注明其发文 字号 。 4、 简明有序 通知行文 ， 应力求精简 ， 条理清楚 。 5、 任免通知的任免根据常用 “ 经 研究决定 ” 这样简明的句式 ， 而 不必说明深层原因和细节 。 写任免对象及职务 ， 如涉及多人任免 ， 应一人一段 （ 行 ）

8、 ， 按职级高低排序；如是一人既有任又有免 ， 则先写任后写免 ， 必要时 还要写明被任免者的 “ 待遇 ” 及级别 。 公司办公室 8 例文解析 1 关于办理因病退休（职）鉴定的通知（节略） 公司各单位： 根据江北区劳动局江劳鉴字（ 1998） 2号通知精神，今年的因病退休（职）鉴定 工作将于近期进行，为了搞好此项工作，现将有关事项通知如下： 一、申请人员按以下几种类别申报 1.申请因病退职的人员。 2.申请检查精神病退职的人员。 3.申请因病退休的人员。 4.申请检查精神病退休的人员。 二、申请条件 1.申请人员必须是公司在册的正式职工。 2.申请因病退休的必须是九八年六月三十日前，男满五

9、十周岁，女满四十五岁， 连续工龄十年以上的人员。 3.申请因病退职的人员必须有连续十年以上的工龄。 三、办理程序 1.申请人本人填写 因病退休退职体检申请表 ，注明因病退休或因病退职及检 查科目主要病症，精神病患者必须注明就诊医院，经所在单位（车间、处、分厂、部 ）领导审查签字同意加盖公章后，须交相片两张，身份证原件，并交 70元鉴定费。 2.各工厂人劳处收齐汇总后于四月五日前交公司人事部人事处，公司直属单位的 ，由各单位于四月五日前直接交公司人事部人事处，过期不再办理。 3.具体体检时间和医院，另行通知。 4.鉴定费、体检费等一切费用由本人自理。 四、几点要求 1.各单位接此通知后，要立即做

10、好宣传工作，对本人自愿病退休（职），又符合 条件的人员要通知到位，对不符合条件的人员要做好政策解释工作。 2.对丧失劳动能力，不能坚持正常工作的人员，经常完不成生产任务，不能胜任 工作的人员和长期病休医疗期限快满的人员，应劝其参加因病退休或退职体检。 3.因病退休（职）工作关系到职工切身利益，各单位要切实作好工作，使退者愉 快，留者安心，维护公司稳定的大局。 一九九八年三月二十日 标题：为省略式公文标题，即“事由”（关 于办理因病退休（职）鉴定） +“文种”（知 照性通知）。也有完全式标题格式，即单位 +事由 +文种。 主送机关：公司各单位，即为通知对象。 通知正文： 通知缘由，扼要概述要通知

11、的是什么方面的 事情况，主要是根据 精神，为了 ， 将通知的来龙去脉讲清。并在此段最后用一 句，即以“现将有关事项通知如下：”作为 承上启下的关键字句，引出下文。 通知事项是正文主体部分、核心部分。本例 文中，从三个方面进行层层陈述：首先指出 申请的范围，其次讲明申请条件，接下来是 办理的程序。这一部分所陈述的内容要求具 体、明确、严谨，全面而不能产生歧义，让 人清清楚楚，明明白白。 结束语：提出了三点要求。一是做好宣传工 作；二是做好特殊人员的劝解工作；三是做 好维护与稳定工作等。如在前言中没有“现 将在关事项通知如下：”，则用“特此通知 ”字句。 落款：本例文为单一行政机关行文，所以省 略

12、了发文单位名称，只署了成文时间。 公司办公室 9 例文解析 2 关于印发 长安汽车（集团）有限责任公司 会议管理实施办法（试行） 的通知 公司各单位： 长安汽车（集团）有限责任公司会议管理实施办法（试行 ） 已经 2001年 8月 5 日总裁办公会通过，现印发给你们，请遵 照执行。 （盖章） 二一年八月六日 长安汽车（集团）有限责任公司会议管理 实施办法（试行） （以下为 实施办法 的正文，略） 这是一篇发布性通知。因公布的是“试 行”文件，所以在标题中选用的是动词 “印发”。 主送机关：公司各单位。不要写成“公 司所属各单位”。 正文 :包括两层内容 ,一是写发布对象，二 是写意见或要求，两

13、层内容用一两句话 表达即可。也可在这部分开头写明目的 、意义或发布文件的根据。 切记： 通知 正文结束后，不可在后 写“附件：长安汽车（集团）有限责任 公司会议管理实施办法（试行）”，而 是直接将要发布的对象在落款日期后全 文列出。 落款：行政机关可不写，加盖公章即可 。最后注明行文日期。 公司办公室 1 0 例文解析 3 关于转发 关于在中小学（幼儿园）教师中 开展职称外语等级考试的通知 等三个文件的通知 公司各单位： 接西南兵工局、重庆市职称改革办公室有关文件，现将 关于在中小学（幼儿园）教师中开展职称外语等级考试的 通知 （兵西南人 200322号）和重庆市职称改革办公室 关于在全市中小

14、学（幼儿园）教师中开展职称外语等级考试 的通知 （渝职改办 20039号）以及 关于开展全市专业技 术人员计算机应用能力考试的补充通知 （渝职改办 200333号）等三个文件予以转发。请各单位、部门接此通 知后及时传达，确保公司员工的技术职称资格考试、评审工 作顺利进行。 （盖章） 二三年一月三十一日 （下面直接分别附上三个文件的复印件） 这是一篇发布性通知。因公布的是 “试行”文件，所以在标题中选用 的是动词“印发”。 主送机关：公司各单位。不要写成 “公司所属各单位”。 正文 :包括两层内容 ,一是写发布对象 ，二是写意见或要求，两层内容用 一两句话表达即可。也可在这部分 开头写明目的、意

15、义或发布文件的 根据。 切记： 通知 正文结束后，不可 在后写“附件：长安汽车（集团） 有限责任公司会议管理实施办法（ 试行）”，而是直接将要发布的对 象在落款日期后全文列出。 落款：行政机关可不写，加盖公章 即可。最后注明行文日期。 公司办公室 1 1 条据 ， 是指单位或个人之间 ， 在收到 、 借到 、 领到钱物时所出的凭据 ， 目 的是为了办事方便 、 手续清 。 其写作格式如下： 1、 标题 在条据的最高处最前处写上条据的名称 ， 字迹要大些 。 2、 表明性质 、 关系 在标题之后 ， 写明 “ 今领到 ” 、 “ 今借到 ” 、 “ 今收到 ” 等字样 。 3、 正文 要写明内容

16、 、 物件品名 、 数量 、 钱款数 ， 数字要大些 。 如是借条 ， 要写明 归还日期 。 4、 结尾 正文后另起一行空两格写 “ 此据 ” 等等 。 5、 落款 署名 ， 要签名盖章 ， 最后写明年月日 收 条 今收到 XXX退回独生子女父母奖励费人民币柒佰元整。 此据。 锦州采油厂计划生育办公室（盖章） 经手人： XXXX（签名） 二 00三年五月四日 条据写作范例 收 条 代 收 条 今代收到 XXX同志还给 XXX通知的人民币叁佰元整。 代收人： XXXX（盖章） 二 00二年三月四日 条据写作范例 代收条 发 条 XXX开发公司 XXX型汽车叁辆、 XXX型拖拉机 贰台 ,总计人民

17、币 XXXXX元整。 经办人： XXXX（签名或盖章） 二 00二年三月四日 条据写作范例 发 条 借 条 今借到 XXX厂财务处人民币捌仟元整，借期 为六个月。 此据。 借款人： XXXX（签名或盖章） 二 00二年三月四日 条据写作范例 借 条 欠 条 今欠 XXX装饰公司装修费捌仟元整，准于 XXX 年 XX月 XX日付清。 此据。 欠款人： XXXX（签名或盖章） 二 00二年三月四日 条据写作范例 欠 条 1 7 （ 1）单位证明信格式： 证明居中，二号黑色加粗字体 另起一行，姓名，性别，身份证号。在某年某月某日至某年某月某日期间，在 我校任教，担任某职，爱岗敬业，注重团队合作精神，

18、得到同事、家长和学生 的好评。 另起一行，特此证明。 另起一行，右靠齐，校名 另起一行，右靠齐，年月日 盖单位公章：压年盖月 1 8 （ 2）如何写作证明 证明由以下几部分组成。 第一部分，标题。“证明”，写在第 行正中位臵。 第二部分，正文。开头顶格写送达机关名称；接着写要证实的具体事实，说明 材料来源等。 第三部分，结束语。一般用“特此证明”。有的开头没写送达机关名称的，可 用“此致 XX单位”。 第四部分，落款。证明制发机关、日期，加盖公章。 总的说来，证明信的写作要实事求是，简明扼要，要有明确的结论，用词 1 9 证 明 XXX计划生育办公室： XXX同志系辽河油田锦州采油厂作业一大队

19、职工，该同志于 2009年 7月 28日与你单位 XXX登记结婚，目前无孩。 特此证明。 辽河油田锦州采油厂计划生育办公室（盖章） 2009年 8月 10日 证明写作范例 2 0 计划是机关 、 团体 、 企事业单位对一定时期的工作预先作出安排时使用 的一种公文 ， 计划主要用于对未来的工作任务预先拟定目标 ， 设想步骤 、 方 法等 ， 做到事先心中有数 ， 减少盲目性 。 计划根据内容分 ， 有生产计划 、 工作计划 、 教学计划 、 财务计划 、 学习 机哈 、 科研计划等；还有年度计划 、 季度计划 、 月份计划和个人计划等 ， 这 里主要介绍党政计划的行政工作计划 。 1、工作计划

20、2 1 工作计划的写作格式 1、 标题 计划的标题应包括制发单位 、 时间限断语 、 事由和文种类别 （ 计划 ） 四 部分 ， 一般四者要齐全 。 事由要标明是工作计划 ， 还是生产计划或其他计划 ， 时间限断语是计划适用的时限范围 。 有时因制定者认为计划的执行范围仅在 本单位 ， 已很明显 ， 在标题中将制发单位省略；比较规范的计划仍要标明制 文单位 。 2、 正文 计划的正文 ， 一般先扼要说明制定该计划的缘由 、 根据 ， 对完成任务的 主客观条件做些分析 ， 说明完成该计划的必要与可能性 。 其次是计划的具体 内容 ， 即在多长时间完成哪些任务 ， 并设计完成任务的步骤和方法等 。

21、 最后 是结尾语 ， 提出重点或强调有关事项 ， 做出简短号召 。 3、 签署制文单位 、 日期 高级机关制定的计划 ， 也有在正文后不另署制文单位和制文日期的 ， 此 时制文单位名称应于标题中 ， 制文日期往往在标题下括号内注明 。 计划的正 文通常采用分条列述式 ， 结尾语视情况决定其长短与去留 。 事先认真调查研 究 ， 具体内容切实可行是计划写作的主要之点 。 2 2 总结是各党政机关 、 人民团体 、 企事业单位和公务员个人经常使用的一种文体 ， 主 要用于对一定阶段内的工作进行系统的回顾 ， 分析研究 ， 从中寻找出具体的经验或教 训 ， 发现某些工作规律或缺点错误产生的原因 ，

22、调整改革与前进的方向 ， 以利于今后 工作的发展与进步 。 从不同角度分 ， 总结可以分成各种类型 。 如：根据内容多少 ， 可分出综合总结 （ 或 全面总结 ） 、 专题总结两种；根据总结的对象 ， 可分为工作总结 、 学习总结 、 集体总 结等；根据时间分 ， 又可分为年度总结 、 季度总结 、 月份总结等 。 其实 ， 上述分法多 数是相互交叉的 。 从各级党政机关和行政单位来讲 ， 总结的内容自然是本部门本单位 的 工作 。 因此 ， 全面的工作总结和专题总结之分 ， 是对总结的一种比较切实可行的区 分 。 全面工作总结 ， 也就是日常所说的工作总结 ， 或叫总结报告 ， 是检讨工作的

23、事 ， 总 结经验教训常用的一种公务文书 。 它可提高本单位人员对工作规律性的认识 ， 提高干 部工作能力；也可报送上级领导机关 ， 供上级了解情况 ， 发现典型 ， 指导工作 。 全面 工作总结既可对一个单位和部门某阶段内各方面工作的全面总结 ， 也可以是对某县工 作的情况 、 成败得失的 “ 单项性全面总结 ” 。 2、工作总结 2 3 第一、要占有材料 ，掌握情况 1、典型材料。 2、数字材料。 3、背景材料。 要钻深研透本职工作。业务不熟，动笔发愁。 要把做过的事捋一捋，分 好类，装好筐，合并同类项。要先思考总结的主题，围绕主题大量收集材料。 第二、要深入思索，定好主题 材料写作之前，

24、必须把主题定好。同样的材料、同样的做法，是可以提炼 出不同的主题的。比如开展小练兵活动，既可作为多种途径加快操作人才培 养的一种方法，又可作为企业文化建设的落地文化。因此，要站在时代的高 度来提炼主题，提炼出的主题对当前要有指导作用。 主题要以实际工作为基 础。必须是从实实在在的工作中提炼出来的，不能为了提炼新的主题，脱离 事实，搞假大空的东西。 2、工作总结写作方法 2 4 第三、要精心设计，布局谋篇 搭出整个材料的架子（写作提纲）。 大标题（主题） 第一部分、第二部分、第三部分的小标题。 小标题再分第一层次、第二层次、第三层次，等等。 要把大标题和各个部分的小标题定出来，大标题要鲜明地表达

25、主题。各 部分小标题要围绕大标题列出，起到支撑大标题、分解大标题、表达主题的 作用。 谋划各个部分、各个层次之间分量上的均衡，不能有的篇幅很大，有的 篇幅很小。要在写作前考虑结构美的问题。 精心谋篇的目的，在于使全文紧 紧围绕主题展开，所有材料紧紧围绕表现主题而组织，不能游离。通过设计 谋篇，要保证整篇材料有一个主题；每一个部分都有相对独立的观点，这些 相对独立的观点又是围绕主题展开，从不同的侧面表现主题。 2、工作总结写作方法 2 5 第四、要总结规律 提炼观点 总结只是把进行过的实践活动罗列出来，那是毫无意义的。只有对实践 中的成功与失败、成绩与缺点进行分析研究，把感性的、分散的印象上升为

26、 理性认识，提炼出规律性的东西，才能正确地认识并掌握客观事物的规律， 能动地认识世界和改造世界。所以说，找到和反映出规律性的东西，并提炼 为明确的观点，是写好总结的关键所在。 所谓规律性的东西，是指那些反映事物发展必然性的东西。简单地说， 也就是找出工作中的真正经验，存在的主要问题和教训。 人们常说：“总结是实践的本质概括”，“总结就是提高”，说的就是这 个道理。 2、工作总结写作方法 2 6 第五、要突出重点 写出特点 面面俱到，贪大求全，是总结写作的常见病。包罗万象、面面俱到的总 结，实际上等于没有总结。总结的过程，应该是提炼观点、精选材料的过程， 所以，总结要抓精华，抓典型，以点带面，通

27、过个别反映一般，这样才能重 点突出，抓住主要矛盾。 特别是专题性总结和经验总结，要尽量把口子收小一些，这样容易重点 突出，写得集中，写得深刻。 同时，写总结必须要有针对性，写出特点。照抄照搬，改头换面，是总 结写作的大忌。不要老是一个模式，一样调子，一种语言。不结合本单位实 际，写不出特点，就无法指导下一阶段的实践。 2、工作总结写作方法 2 7 第六、要语言准确 简明朴实 总结要求如实反映客观情况，介绍经验做法，谈出心得体会，它以说明语言为主，又有必要 的叙述和议论，形成了准确、简明而质朴的特征。 所谓准确，是指说明基本情况实事求是，数据准确无误，分析判断恰如其分，遣词造句准确 贴切。尽量避

28、免使用可能、大概、据不完全统计等不确定性的词语，不夸大缩小应表达的词义。 所谓简明，是指语言概括扼要，干净利落，详略得当。概括叙述基本情况，直陈其事，不枝 不蔓；简要介绍经验做法，提炼观点，简洁明了；直接议论分析，谈出切身体会，简要明晰。 为了使语言简明扼要，易记易传，有时要提炼一些条理化的语言。 如党中央将社会主义荣辱 观提炼成“八荣八耻”。辽河油田公司党委在先进性教育活动总结中，把开展教育活动的目的总 结归纳成“党员受教育，组织添活力，企业增效益，群众得利益”。提炼条理化语言必须从实际 内容出发，不能生拼硬凑，更不能玩弄文字游戏。 所谓质朴，是指语言平实、朴素，不追求华丽词藻，不追求修饰、

29、夸张。质朴的语言，可以 保证总结的真实性。 群众语言凝练朴素，新鲜活泼，一篇总结适当运用几名群众口语，能使总结的语言朴实生动， 增强说服力。如有人对群众性理论学习的循序渐进过程用这样的话表达：“有许多同志反映，在 学习理论时一般是：“头遍莫名其妙，二遍有些开窍，三遍学出味道。”这样的语言概括有力， 反映了群众的心声。如果换成“学习是由浅入深、由表及里，循序渐进的过程”也行，但生动性 没了。 2、工作总结写作方法 2 8 总结的标题 总结的标题，要根据写作目的和具体内容来拟定。原则上标题要简洁、 醒目、突出总结的内容。 综合性总结的标题 ，大都包括单位名称、期限和文章名称。如 单位 年度工作总结

30、 。 经验性总结的标题 要好好提炼，用最能表达中心思想的语言概括主题。如 以“四抓四注重”为载体，大力推进领导班子建设确保采油厂实现产量指 标箭头向上 专题性总结的标题 较灵活，或揭示观点，或概括内容。 为了使标题醒目、集中，突出主题，还可以在正题下加上副标题。如 加 速技术改造，完善宏观调控 正确处理技术改造中的七个关系 。 2、工作总结写作方法 2 9 总结的结构 一是横式结构，即按内容的逻辑关系分成几个层次。这种结构形式，观 点鲜明、条理清楚，节约篇幅，过渡衔接比较省力，但要明确各层次的逻辑 关系，才能主次分明，有条不紊。 二是纵式结构，即按照事物发展过程来安排层次。这种结构形式，一般

31、要把整个工作过程分为几个阶段，再分别对每个阶段的情况进行分析，找出 每个阶段的经验教训。这种结构形式便于反映事物的发展过程，但事物发展 过程的叙述说明要服从总结经验的需要，不能写成流水账。要注意各层次的 内在联系，使之成为一个有机的整体。 三是纵横式结构，即纵横交错、事理结合，既体现事物发展过程，又注意 内容的逻辑关系，是上面两种结构方式的综合运用。 2、工作总结写作方法 3 0 把握经验总结的“四题”要领 思路要入题： 构思文章提纲，要在符合（会议）领导意图上下功夫，严防劳而无功。 内容要切题： 选择文章素材，要在符合文章内容实际上下功夫，切忌东拼西凑不着边际。 观点要扣题： 书写文章标题、阐述文章观点，要紧贴文章主题，避免跑偏说走样。 事例要点题： 典型事例必须为文章主题服务，用事例说明主题，以事例擦亮主题。 2、工作总结写作方法