10 第六章 档案的保管

《10 第六章 档案的保管》由会员分享，可在线阅读，更多相关《10 第六章 档案的保管（10页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-1-第六章档案的保管与库房管理第一节档案保管工作概述一、档案保管工作的含义一、档案保管工作的含义档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。档案保管工作的内容，主要包括三个方面：1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相

2、对独立的环节。许多档案馆，设有保管部、处、科等机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。二、档案保管工作的任务二、档案保管工作的任务社会对档案的利用时长期的，要求档案的内容系统化，载体完好，而且有些档案是为国家和人民特定利益而需要妥善保存的。从档案的实体来说，它是以一定的支撑材料的物质形式存在和运动着的，由于时间的推移和各种因素的影响，如社会（人为）原因和自然原因，档案又处在不断损毁的过程中。因此，档案保管的工作任务是：了解和掌握档案损坏规律了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作通过经常性工作，采取专门的措施采取专门的措施，最大限最大限度地防止和减少档案的毁损度

3、地防止和减少档案的毁损，延长档案的寿命延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。保证档案的政治安全。1、防止档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-2-3、维护档案的政治安全，防止泄密。档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节与直接手段。换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关

4、的科学技术知识，具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。三、档案保管工作的意义及与其他环节的关系三、档案保管工作的意义及与其他环节的关系档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。1、档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。2、为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。档案保管工作时整个档案工作有机组成部分之一，它与档案工作其他环节有着密切的联系，要做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，掌握档案工作各个环节对保管工作的促进和制约作用，并注意在进行其他各个环节工作中保护档案。档案保管工作不

5、是单纯的“为保管而保管”，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于保护档案，又要保证当前和长远利用的方便。这是档案保管工作的出发点和检查保管工作做得好坏的标准。第二节档案保管的基本物质条件保管档案的基本物质条件是：档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等。一、档案库房一、档案库房10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-3-档案库房是保存档案的场所和基础设施，它直接影响档案的保管效果。档案库房是不同于民用住宅、办公用房、普通物资仓库的建筑。是一种特殊性建筑，是保存档案的基地，由于档案的特殊价值，要求对档案进行

6、长期甚至无限期的保存，这就必然对档案库房建筑提出一些较严格的要求。如防热、防水（防潮）、防光、防有害气体及灰尘等。新建、改造、扩建档案馆库时，必须考虑到档案库房的重要性及长期、永久保存档案的使用要求，因此，设计时需按档案馆建筑设计规范（国家建设部和国家档案局 2000 年 6 月联合批准）及国家现行的有关强制性标准的规定执行。二、档案库房设备二、档案库房设备符合要求的库房建筑、必要的设备和经常性的技术管理是防止、减缓档案损坏的三要素。档案库房的基本设备包括防火、防盗装置、空气温湿度监控测试和调节设备。三、档案装具三、档案装具档案装具是放置档案实体的设备器具，是档案馆（室）必备的物质条件之一。档

7、案装具是档案库房的主要设备,也是存放和保管档案的基本设备，档案装具的形式、用材、结构、规格等都直接影响到档案的保护条件。因此，档案装具的设计应符合坚固耐久、不损害档案、便于管理，有利于合理利用库房空间以及经济美观的要求。档案装具种类很多，从形状上分，有箱、架、柜；从用材上分，有金属和木质两种金属装具强度高、利于防火、防虫，但其防潮隔热性能不及木质装具，且造价较高；木质装具有较好的防潮隔热性能，造价低、自重轻，但耐用性差，不利于防火、防虫和防腐。1、档案箱2、档案架包括活动式密集架、积层密集架（通天架）等3、档案柜等10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-4-四、档案包装材料四、档案包装材料主

8、要是指档案卷皮、卷盒及包装纸等档案包装后可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的危害，减少档案载体的机械磨损。第三节档案库房的管理库房管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。一、档案库房的编号一、档案库房的编号库房编号有两种方法：1、为所有库房编一个总的顺序号。编序号适用于库房较少的档案馆（室）2、分区编号。即根据库房所在地的方位即库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等。二、档案架（柜）的排放和编号二、档案架（柜）的排放和编号库房中档案架（柜）的排放，应合于下列几

9、个要求：1、整齐一致2、避光通风3、空间利用4、统一编号，编号顺序是从左到右、从上到下。三、档案的存放和全宗排列三、档案的存放和全宗排列（一）存放和排列（一）存放和排列在我国一般的档案馆和档案室所保存的档案，都是按照全宗进行整理和保管的，因此当考虑档案存放的时候，首先应按全宗来进行，一个全宗的档案集中放在一起。库房内各个全宗单位，应进行系统排列。全宗排列方法，主要有两种：1、按全宗号流水排列法。这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便。10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-5-2、全宗分类排列法。这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在我国，通常采用全宗群排列的方法，即在保持

10、全宗完整的情况下，安排所有全宗存放地点的时候，尽量将同一时期同一系统或相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架，上架的次序应根据档案架（柜）及其“栏”、“格”的编号次序进行。（二）（二）存放方式存放方式1、竖放。是目前采用比较广泛的一种方式，好处是检取和存放案卷比较方便。2、平放。虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件比较舒展，文件上的皱纹日久就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案（如卷皮质软、没有装订、幅面过大等）。平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过 0.4 米为宜。库房内

11、全宗分类排列之后，必然出现排列顺序号与全宗号顺序不一致的情况，也使按全宗号查找全宗遇到困难。因此，必须编制档案存放位置索引予以协调。四、档案存放位置索引四、档案存放位置索引档案存放位置索引是一种记录性引导性的管理工具。以表册或卡片形式记录和反映档案在库房及装具中存放位置情况。作用在于方便库房管理人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地存取档案。存放位置索引，按其作用可以分为两种：1、指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。如图：档案存放位置索引（一）10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-6-全宗名称：全宗号：案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数存

12、 放 位 置楼层房间档架（柜）栏格2、指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案。如图：档案存放位置索引（二）楼：层：房间号：框架（柜）栏格存放档案全宗号全宗名称案卷目录案卷目录号目录中案卷起止号数上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来决定。五、档案代理卡五、档案代理卡为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。如表：档案代理卡全宗号 目录号案卷号移出日期移往何处库房管理员签字（移出）归还日期库房管理员签字（收回）单位名称经

13、手人姓名10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-7-代理卡是一种简便适用的管理工具。如案卷调出量大、频繁，而不设或不用代理卡，往往会发生虽从检索工具中查出，而到加上提取案卷时没有案卷，又不知道其短缺原因，或何时借往何处的情况。如查阅档案出库登记和借出登记薄，往往因按时间流水登记，一时查不出某一案卷的去向。所以，设有代理卡是必要的。六、全宗卷六、全宗卷全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。档案馆工作通则规定：每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。（一）全宗卷的内容（一）全宗卷的内容通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史

14、考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。这些材料，随着全宗管理活动的继续而有所增加或发生其他变化。（二）全宗卷的性质和特点（二）全宗卷的性质和特点全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案室（馆）在工作活动中形成的一种档案。全宗卷与其全宗有着密切的联系，因此，它不固定保存在形成全宗卷的档案馆（室），而是随着全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆（室）。掌握全宗卷成分的不定型性和保存单位的流动性特点，有利于全宗卷的管理和发挥它的专用。10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-8-（三）全宗卷的作用（三）

15、全宗卷的作用全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具。由于它存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务，以及进一步收集该全宗范围内的档案，提供重要的依据。全宗卷也是档案馆（室）对全宗进行日常管理，保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。（四）全宗卷的管理（四）全宗卷的管理机关档案工作业务建设规范要求：“机关都应建立全宗卷”，以积累反映全宗历史情况的各种材料。由于全宗卷不属于全宗本身的案卷部分，所以不能编入全宗内的案卷号。全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也应随同全宗移交。七、温湿度调节和清洁卫

16、生七、温湿度调节和清洁卫生科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好档案保管工作的重要措施。有效地完成这些任务，并非简单的体力劳动，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种高测定和防治，采取一系列必要的具体措施。（请详见档案保护技术学）八、保卫和保密八、保卫和保密档案是党和国家的文化财富，其中许多是机密性的。档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作，保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员和值班人员必须恪尽职守，严防任何盗窃和破坏时间的发生，杜绝一切失密的可能性。九、防火九、防火把防火作为经常性的重要任务之一。其一，加强检查，消

17、除一切发生火灾的可能性。其二，做好灭火准备。其三，拟制档案抢救方案。其四，火灾发生后的措施。十、档案在搬运中的保护十、档案在搬运中的保护由于种种原因，档案在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-9-因此，应注意档案在搬动中的保护措施。十一、档案的安全检查十一、档案的安全检查定期和不定期地对档案进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。检查不仅能发现工作中的缺点，及时得到纠正，同时也是维护档案的安全和完整的一项重要措施。只有细致地检查，才能确切的了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，制止档案继续损坏。1、定期检查，可根据本部门的具

18、体情况制定。2、不定期的检查，在出现下列情况时更需进行：其一，水灾、火灾之后；其二，发现档案被遗失或盗窃后；其二，对某些档案（如利用频繁的部分）是否遗失发生怀疑时；其四，发生虫害、霉烂、水渍等现象时。在检查项目中应特别注意下列几个方面：其一，被毁灭、遗失、盗窃文件的数量和内容；其二，受损害文件的情况和数量；其三，实有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；其四，对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统化、编目、鉴定等工作中的缺点，也应当注意。检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后需根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，作认真的处理，必要时对某些

19、制度做适当的修改。【思考与练习】1、档案保管工作的意义是什么？2、档案保管工作的基本任务是什么？3、档案保管的基本物质条件是什么？4、全宗卷及其内容是什么？10 第六章档案的保管陈慧琴Email:-10-答案提示答案提示提示一：对提高档案管理工作水平具有重大的影响；为整个档案工作的进行提供了物质对象；提供了一个最起码、最基本的前提。提示二：了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的措施，最大限度地防止和减少档案的毁损，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。提示三：档案库房、库房设备、档案装具、包装材料等提示四：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。