采购过程管理

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1、 花BOOA ORCMIO海南博大兰花科技有限公司编号QP/BD-11版本A 0页数第1页/共-15-页采购过程管理规范编制:审核:批准:2018- 10- 01 实施2018 - 09- 27 发布海南博大兰花科技有限公司兰花基地发布文件修订记录表文件编号、名称：QP/BD-11采购过程管理规范编制、修订原因说明：新制定修订次数修订前内容及条款修订后内容及条款1修订：审核：批准：一、采购管理流程流程名称：采购管理流程责任人使用单位生管生管生管生产总监分管领导总经理综合部采购品质采购生管采购过程管理规范流程图工作输出活动描述物资需求单1. 各组长根据生产计划，提前准备所 需物资开展各项工作。需

2、要时，提出物 资需求，确认需求物资名称/规格型号、 数量、使用时间等信息，报生管确认及 统筹安排；2. 生管根据各组提出的物资需求及物 资储备需要，核对物资库存情况。针对 物资欠缺部分，由生管填写物资需求 单报生产总监审核；3. 生产总监确认所申购物资规格型号 及数量是否正确、合理。确认后交总经 理审批；4. 物资申购单若在审核、审批过程中 发现问题，生管需及时调查申购物资的 使用及库存情况，并反馈，必要时，进 行调整；5. 物资需求单经批准后，交综合部 经理安排物资采购；6. 采购人员根据申购需求制定采购计 划，并实施采购，并跟进采购进度， 确保满足生产需要；7. 物资到货时，采购人员核对到

3、货物 资、送货单，确保与采购需求一致。 确认后交品质按相关验收标准进行来 料检验；8. 检验合格后，在送货单上签字确 认，交由采购人员办理入库；9. 生管根据采购提交的送货单，核 对到货物资，无误后，录入仓库台账， 并对物资进行管理和发放使用；10. 检验不合格的物料，由采购人员联 系厂家作退货/换货处理，并跟进处理 结果。二、职责和权限2.1总经理a. 负责物资申购、物资采购的审批；b. 负责新进供货单位及合格供方名录的审批；c. 负责重大采购异常的组织处理。2.2综合部经理a. 负责根据申购需求合理安排物资采购；b. 负责审核物资采购申请及采购合同；c. 负责跟进物资采购进度及采购异常处理

4、结果；d. 负责物资采购事宜的内部沟通；e. 负责新进供货单位及合格供方名录的审核；f. 其他上级安排的工作任务。2.3采购a. 负责按要求开展物料采购工作，对采购风险进行识别和控制；b. 负责选择、评价供方，制定合格供方名录，定期开展供方评价，确保提供物料合格;c. 负责按生产要求制定采购计划，与供方沟通，开展物料采购工作，并跟进采购进度；d. 负责物资来料的接收处理及不合格物料的处理；e. 负责产品出货物流的沟通安排，与物流外包方核对单据，出现不合格，及时沟通处理；f. 负责采购相关资料的保存；g. 其他上级安排的工作任务。2.4生管a. 负责库存物资的核对；b. 负责填写物资需求单，并跟

5、进物资采购进度；c. 负责物资入库管理及物资台账的更新；d. 其他上级安排的工作任务。2.5品质a. 负责根据送货单开展来料品质，并记录；b. 负责来料不合格的判定、标识；c. 负责参与新进供应商的评审；d. 其他上级安排的工作任务。2.6技术a. 负责参与新进供应商的评审；b. 负责新物料、新厂商提供样品的试验和结果判定；c. 其他上级安排的工作。2.7使用单位a. 负责物资需求的提出；b. 其他上级安排的工作任务。三、管理规定3.1物资分类类别代 号类别说明物料名称或项目所属类别备注A类对产品质量影响重大 的采购物料、苗株或外 包项目水草、农药、肥料、组 培激素、卡拉胶、琼脂 等胶体生产物

6、资类外购苗苗株类操作机台、打药机、力口 热炉等设备生产物资类设备工具类物流外包B类对产品质量影响较小， 采购金额或数量较大 的物资营养杯、火山石、松树 皮、橄壳生产物资类采购金额大于 5000元，或采 购数量大于 10000 个切花包装袋、纸箱、组 培瓶/盖、脱脂绵生产物资类镊子、剪刀、温/湿度计 等工具生产物资类设备工具类C类零星采购或对产品质 量无重大影响的采购 物料橄子、香蕉、土豆、活性碳生产物资类水管、阀门、喷头、设 备配件等维修类3.2供应商选择3.2.1采购根据生产需要，填写供应商新增申请，经综合部经理审核、总经理批准后， 选择合适的供应商。选择内部管理良好、产品质量可靠、资源充足

7、的供货商作为合格供方， 确保采购的物料符合生产要求。3.2.2 AB类物资的采购，根据以往供方的供货情况、行业的信息及其它渠道，优先选择生 产厂商，其次为代理商，或在零售商处采购业内知名品牌的产品。确保产品质量可靠，有 足够的质量保证能力。选择的厂商为生产厂商或代理商时，还需确保有合法的经营资格、 供货及时、质量可靠，且售后服务有保障；3.2.3对于C类物资的采购，本着质优、价廉、就近、供货及时的原则，在市场上（包括 物资生产厂、物资供销部等）对拟购实物或对其产品说明进行现场评价，选择合适的供货 单位后直接采购；3.2.4各类物料的合格供方原则上至少选择2家，以确保物资及时采购到位。3.3供应

8、商评价3.3.1新增供应商时，由采购按4.2条款规定，结合生产需求，选择合适的厂商。A、B类 物资厂商需提供：a. 厂商营业执照（含统一社会信用代码），代理商需提供厂商授权的代理证书；b. 生产厂商需提供质量管理体系认证证书；c. 需要时，提供产品第三方检测报告；d. 需要时，提供物料样品及样品检检报告。3.3.2采购人员根据厂商物料对苗株质量的影响程度，明确不同物料供方的评价方式：a. 会签方式：采购人员填写供应商评价表，并附厂商提供的资料，报部门负责人审核后， 组织生产管理部技术、品质人员进行审核会签，确认后交总经理审批。对于已提供样品的厂 商，技术、品质人员需结合样品试用及分析结果，会签

9、审批意见；b. 考察方式：采购人员填写供应商评价表，报部门负责人审核同意后，组织技术、品质 等相关人员到厂商现场进行实地考察，并将考察结果形成书面报告，报总经理审批；3.3.3评价合格的供方，由采购人员拟订采购合同，明确采购物资的规格型号、质量要 求、供货周期、交付方式、付款方式、违约责任及其他合同中应明确的事项，报综合部负责 人审核，总经理批准后与供方签订合同，经双方签字、盖单后，归档保存。3.3.4经评价符合要求，并签订采购合同后，采购人员将该供应商纳入合格供方名录， 报综合部负责人审核，总经理批准。3.4供应商再评价3.4.1采购人员每年12月底对合格供方的供货业绩进行评价，包括每批来货

10、的交货质量、 价格、交付及时性、售后服务情况，评价结果记录于合格供方评审表，报综合部经理审 批后归档保存；3.4.2采购人员根据年度评价结果，调整后续物资采购安排：a.综合评价结果为“其他”，或连续两次评价结果为“C级”时，取消合格供方资格。采购人员按4.2、4.3条规定，重新选择、评价合格供方；b.综合评价结果为“B级”时，保留合格供方资格，持续合作;c. 综合评价结果为“A级”时，纳入优质供方范围，后续物资采购时，可优先考虑此类供应 商。3.5物资采购管理3.5.1生产管理部生管人员填写物资需求单，报生产总监审核，总经理批准后，交综合 部经理组织实施（具体操作结合公司物资申购OA流程）。物

11、资需求包括：a. 正常生产过程物资需求，由各生产单位组长提报，生管人员对需求物资规格/型号及数量 进行确认后于每月月底前提出；b. 经确定的物资储备需求，由生管人员提出；c. 新产品试验需求，由技术或品质人员提出；d. 临时发生的紧急生产或设备设施维修情况，由需求单位报生产总监确认后安排生管提出。3.5.2采购人员根据物资需求单，于每月2号下班前，制定本月度采购计划，报综合 部经理审核后，按计划实施物资采购（具体操作结合公司物资采购OA流程）；3.5.3物资采购所选供货厂商，应为经评审确定的合格供方。因特殊原因造成原有合格供 方名录内供方不能正常供货，且公司或顾客急需时，由采购人员提出，经综合

12、部经理同意， 总经理批准后方可实施；3.5.4采购人员需对物资采购进度进行跟进，确保物资及时到位。供应商不能按规定的期限 到货时，需确认原因，并确定具体到货时间，及时与生产沟通，以免影响生产；3.5.5采购物资到货时，采购人员需对来货规格/型号、数量进行核对，确保到货物资、送 货单与采购要求一致。发现异常，及时拍照留证，并与厂商沟通处理；3.5.6采购人员将送货单交品质人员按品质管理规范进行来料检验，确认合格后， 交仓管人员按仓库管理规范办理入库。四、检查与考核4.1本管理规范由综合部归口管理，负责解释、修订。4.2本管理规范由综合部负责监督、检查。4.3各部门严格按规范执行，对于拒不执行者给

13、予100/次处罚；未按要求执行或执行不到 位者给予50元/次处罚。重复出现，加倍处罚。五、弓I用文件5.1 QP/BD-12品质管理规范5.2 QP/BD-14仓库管理规范六、记录表单6.1 QF/BD-11-01供应商新增申请6.2 QF/BD-11-02供应商评价表6.3 QF/BD-11-03采购合同6.4 QF/BD-11-04合格供方名录6.5 QF/BD-11-05合格供方评审表6.6 QF/BD-11-06物资需求单6.7 QF/BD-11-07采购计划6.8送货单（依厂商格式）供应商新增申请=i口新增口替换物资名称/型号原厂 商名称厂商类型口生产厂商代理商口零售商地址新增厂商名

14、称厂商类型口生产厂商代理商口零售商地址联系人联系电话原因说明计划完成时间： 申请人：审核意见部门负责人：审批意见总经理/日期：备注供应商评价表编号供应商名称供应商类型口生产厂商代理商口零售商物资 名称/型号参加评价人员评价时间年 月 日评价内容评价项目评价情况1.供应商的资质米购：2. ISO9001管理体系3.财务支持能力和资信度4.产品在权威机构的检测5.相关经验和顾客满意度6.生产现场的评定7.产品的现场检验8.产品技术文件的评定9.试用确认会签意见品质：技术：评价意见综合部负责人：审批意见总经理/日期：附件采购合同合同编号:甲方：乙方：达成依据中华人民共和国合同法的有关规定，经甲乙双方

15、平等友好协商 如下协议，以供双方共同遵守。一、产品规格型号及价格二产品要求 三、交货期限五、质量要求六、违约责任 七、其他事项甲方：委托代理人签字：日期：年 月 日乙方：委托代理人签字：日期：年 月 日合格供方名录编制:审核:批准:合格供方评审表供应商名称供应商地址米购产品名称及规格型号用于产品的名称或代号上年度供货记录供货时间订货数量到货数量检验结果记录人上年度业绩评 估质量A ( ) B ( ) C () 其他()评估人：价格A ( ) B ( ) C () 其他()交期A ( ) B ( ) C () 其他()服务A ( ) B ( ) C () 其他()结论A ( ) B ( ) C () 其他()重大质量 异常 及处 理部门意见部门负责人：年 月 日备注评估分级：A级为最好B级为较好C级为一般 其他为不符合要求物资需求单采购计划日期:编制:审核:批准: