协同办公方案

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1、引领3 G生活罗田县天堂抽水蓄能有限公司协同办公系统方案书i-POWERotimoo信息就是力崟中国移动通信集团湖北有限公司黄冈分公司2012年9月目录第一章系统架构31.1总体结构31.1.1系统登录31.1.2系统主界面41.2个人办公41.2.1系统首页41.2.2内部邮件41.2.3内部短消息61.2.4手机短信71.2.5我的文件柜81.2.6控制面板91.3工作流91.3.1收文管理91.3.2发文管理121.3.3文件呈批161.3.4协同编辑171.4公共事务181.4.1 发文管理181.5系统管理191.5.1流程管理191.5.2表单管理23第二章常见使用问题242.1定

2、义的表单能重复使用吗？ 24 2.2为什么有些表单不能删除？ 24 2.3通过IE历史记录可以看到访问过的网页么？ 24 2.4怎样在启动 Windows后自动进入网络办公系统？ 24售后服务261服务保证262 服务响应时间262.1 A类问题262.2 B类问题262.3 C类及D类问题273客户维护计划27第一章系统架构11总体结构集成了包括内部电子邮件、内部短信息、发文、个人考勤、日程安排、工作 日志、周报月报、通讯录、工作流、消息发文管理、考勤管理、工作计划、工资 管理、会议管理、车辆管理、网络会议、讨论区、聊天室、文件柜、系统日志、 电话区号查询、邮政编码查询、等多个极具价值的功能

3、模块。基于工作流的公文流转和业务管理，使得业务表单、流程步骤和权限都可以 由用户灵活定制。公文流转支持使用Word、Excel等附件。输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系 统主界面。用户根据管理员的才受权可以查看或操作自己权限内的数 据。如公告模块，普通用户只有查看的功能，公告管理员才具有发布 功能。1.1.2系统主界面1.2个人办公电子邮件、内部短信、手机短信、发文、公告通知、投票、个人考勤、日程安排、 工作日志、周报月报、通讯录、我的文件柜、个人设置1.2.1系统首页包括主菜单、模块树形导航、Portlet快捷窗口（发文、待办、公告通知、日程等）、我的桌面、首页、在线人

4、员、设置、注销、退出等功能。1.2.2内部邮件实现内外网邮件一体化管理：可按部门、人员、角色、群发，群发邮件只占 用一封邮件的空间；在对方没有查收邮件的情况下，可以收回并删除。针对不同 角色用户设置默认的邮箱空间大小；支持邮件导入、导出功能。1.2.2.1邮箱信息邮件箱邮件数福收件箱口 3封新邮件）U发件箱9洛草稿箱13封新邮件）洛3在一起0 3封新邮件）合计二10 3封新邮件）写新邮件至询由时_邮件箱管理|容量不限制：已用1K关于:M 湖北汽车工业学院：也系统管理员 提 联机a内部邮件邮件箱邮件数a收件箱0 （ 0封新邮件）_；发件箱3合计：3（0封新邮件）写新邮件查询邮件邮件箱管理0!容量

5、不限制：已用0K1.2.2.3发邮件发件箱1.2.2.4发件箱迭择状态收洋人主题日即大小口系统管理员est方法2011-9-30 8:02:352.06M口系统管理员无主题2011-9-30 7:19:220KBa系统管理员酒试邮件非常重要20U-T-10 16:06:591K全部迭中厕余|123 W 匚2|转到共26封邮件当前为第1页，共3页，每页最多12封返回1.2.3内部短消息可以实现相关模块信息的及时提醒，比如工作流转交办理，发文查询、h生 日关怀提醒等，也可以用于即时消息的发送，可以发文提醒直接转到相关事务。一、发送消息:一、已发送短消息一、短消息查询1.2.4手机短信支持相关模块信

6、息的及时提醒。与中国移动专业MAS平台接口，支持大容量 短信并发。功能要点如下：一、发送短信收信人内部用户:JL添加青空收信人外部号码:号码Z间请用逗号分隔或每行一条Jl短信内容：已输入 O 字符，剩余叵司字符，每条7。字，超出WFL弭份转第条隐私警示发谖时间：2011-6-27 11:00:01W签名清空内容二、浏览已发送短信发送手机短信短信发送管理|该接收短信查询|B短信发送管理共1条当前为第1页，共1页，每页最多12条|全部删除|收信人手机号码内容发送时间状态操作菜统管理员123456T8901系统管理员：担信则试！ ！ ！2012-3-8 10:07:31未演谖删除 i |1.2.5我

7、的文件柜用于存放个人文件，可以上传、下载个人文件、查看文件属性、浏览文件列表。功能要点如下：浏览文件列表一、0个人文件柜当前文件夹/ * 新建文件夹 属性 g搜索文件选择名称大小类型创建/上隹时间操作画 1 jpg61K文件2011-11-1 8:17:34者营团 2. jpg5K文件2011-11-1 13:20:07暨会议安排表2象.doc52K文件2011-11-3 10:40:15共3个文件，119K删唉上传文件移动到 / V0总空间 100M :已用 119KC 0. 12%),剩余99. 88M二、文件上传功我的文件柜2上传文件上传到此位置:/ 文件：D：m的文档i卓面i十堰r浏览

8、二浏览.浏览.确定 返回三、文件下载大小类型削建/上传时间操作2011-5-24 22:29:44526K文件2011-6-27 13:50:12四、丑、文件夹属性查看移动到1个文件,526K1.2.6控制面板设置个人密码、界面风格、个人基本信息、&个人资料o个性设置国修改密码个人基础信息设置 联系方式设置 手机短信设置头像和昵称设置 畀面主题设置 个人习惯设置修改登录密码个人网址图个人照片中我的帐户个人网址吸藏个人照片设置设置登录别名 角色与管理范围查看P自定又桌面(E自定义用户蛆选择桌面模块模块显示顺序定义迭择人员的用户组1.3工作流包括收文管理、发文管理、督办等公文的审批、成文过程。公文

9、正文文件编 辑格式应支持MS Word、Excel办公套件，支持在线编辑。1.3.1收文管理实现各类型的收文管理，如收取各部门及上属单位发来的通告通报，上级主 管部门的指示、批复，平级单位的发文、通告、下级单位的请示、报告等，各项 规章制度也可形成内部收文。系统对上级部门收文、平级单位收文和下属部门收 文的电子及实物收文进行从登记、批示到分发、传阅、办理等的全流程处理和监 控，实现收文流转的电子化、自动化。支持收文处理单、收文流程自定义功能；见流程管理说明。 可随时查看该文件不同处理阶段的处理情况；根据文件的具体内容，可由相关领导选择批转给其他相关领导进行会签， 所有相关领导会签完毕；或通过知

10、会步骤执行完毕，收文才能够进出到 下一步处理步骤；支持多人并行传阅，支持传阅与承办同时进行；办理完毕的公文可进行自动归档；可按日期、编号、来文单位、标题关键字等进行组合查询；支持以标准样张的格式打印电子公文的内容。一、收文全业务流程示例：二、新建收文可以根据自定义的收文单新建收文处理笺。三、收文流程查询四、会签意见：上传附件公共附件区乙2无附件附件：”II浏览.上传过会签意见区我的意见：1T快捶寂H附件：浏览.保存我的意见和附件rn表单.夕签署意见转交下一步保存保存返回返回五、收文转交:六、流程跟踪:流程开始第1步0序号1:签收期 系统管理员已亦结用时：1分12秒 开始于：2011-6-27

11、22:51:29 步醵结束于：2011-6-27 22:52:41第2步0序号队收交登记期系统管理员已亦结用时：5分45秒 开始于：2011-6-27 22:52:50 步巍结束于：2011-6-27 22:58:35副系绕管理员已办结用时：盼饥秒 开始于：2011-6-27 22:52:50 步软结束于：2011-6-27 22:58:35第3步0序号3：概办意见j系统管理员办理中已用时：9秒 开始于：2011-6-27 22:58:43查看流程设计图傕办与提醒关闭1.3.2发文管理发文管理完成发文所涉及的一系列操作：部门拟稿、领导审核、核稿、领导 签发、文书印发等。实现发文管理的全过程，包

12、括从拟稿到红头文件下发的一个 完整流程控制，也包括一般公文传递。完成单位及部门各类型文种电子起草、审 核、会签、签发、发布等处理。支持发文稿纸、发文单、套红模板、发文流程自定义功能；见流程管理 说明。多级安全保证机制确保公文流转过程中的安全性和真实性；第一级用户、 密码验证机制；第二级设定菜单使用权限；第三级设定表单使用人；第 四极设定不同节点的操作人；第五级加盖印章使用密码保护或USB KEY 认证。系统按照用户岗位不同设置访问权限和操作权限，防止用户越权操作；系统能够实现发文审批的痕迹保留或版本控制，记录文件经手人的审批 意见；可查看公文在不同处理阶段的处理情况；可进行发文文号管理；公文文

13、件内容在发文处理流程中可根据权限进行编辑修改；文件可回退、注销操作，并可根据公文发文处理情况进行会签、退回拟 稿人等操作；文件被退回后，拟稿人可直接修改文件内容及附件，进行再次报送；支持办结的公文自动归档；系统提供发文催办、督办、流程跟踪与查阅等功能；支持笔迹留痕、电子盖章、个性签名及手写笔的应用；可按日期、编号、发文单位、标题关键字、主题词等进行组合查询。文号管理区填写该工作的名称或文号池府会文篓发-名称/交号政府文件签发如控如号T撕建并办理返回区溢程说明及步骤列表步邪摩号名称流程可迭方向1部门拟稿2部门主任核稿3部门部长审签44书记审签5部门主任审核6修改定稿7职员发布查看流程设计图查看表

14、单模板发文起草。根据自定义的发文拟稿纸进行登记。发文登记单起早单位,起早单位拟稿人=系统管理员起早单位负责入=秘书科初审人=办公室核稿人公文标题=收文字号：二、字 Office正文三、提交审批四、待办公文。目i办理中的工作流水号慌程名称工作名称/文号发起入步舞与茂程囹击程操作151发SC2011/6/28 0:38:44)系统管理员第1步：起草单位拟稿主办委托眺交 删除150发文发S：C2011/6/28 0:34:01)系统管理员第1步：起草单位拟稿P主办 委托 部交 删除149发文发S：C2011-6-28 0:29:46)系统管理员第1步：起草单位拟稿P主办 委托 部交 删除148发文发

15、文 C2011-6-28 0:26:58)系统管理员第1步：起草单位拟，稿主办委托|g展交删除147发交发5C2011-6-28 0:10:38)系统管理员第1步：起草单位拟，稿主亦委托眺交 删除146工作交办工作交 (2011-6-T 13:35:12)系统管理员第1步：交办大交待工作主亦委托眺交 删除145发文发文 C2011-6-7 13:32:17)系统管理员第1步:起草单位锹蒋主亦委托部交 删除143发文发文 C2011-6-6 21:53:27)系统管理员第1步:起草单位锹蒋主亦委托部交 删除142发文发文 C2011-6-6 21:41:05)系统管理员第1步：起草单位拟露.夕主

16、办委托骅交 删院五、在线编辑。七、发文监控。您可以监控以下工作状态流水号流程名称工作名称/文号当前步骤当前主赤人151发文发文(2011/6/280:38:44)第1步:起字单位报系统管理员2011/6/28 0:38:50150发文发文(2011/6/280:34:01)第1步:起字单位拟系统管理员2011/6/28 0:34:08149发文发文(2011-6-280:29:46)第1步:起字单位拟系统管理员2011/6/28 0:29:49白148发文发文(2011-6-280:26:58)第1步:起字单位拟系统管理员2011/6/28 0:27:01147发文发文(2011-6-280:

17、10:38)第1步:起字单位摘系统管理员2011/6/28 0:10:42四146工作交亦工作交亦C2011- 6-7 13:35:12)第1步:交 亦人交待T作系统管理员2011/6/7 13:35:14八、催办超时流程九、收回重办下一办理人还没办113清偏申请清偈申请（2口1口年4月蛇曰）系统管理员019系统管理员第副已亦结的工作.理，可以收回151发文岌文(2011/6/28 0:38:44)系统管理员第,.归芋干 IliHAlfci128财务报账雹11年5月份报账单系统管理员第1步：报销人填写单据1*/127财务报账财务报账(2011-5-26 21:48:20)系统管理员第1步：报销

18、人填写单据吼测命11T工作交亦常见胜-工作交亦C2010-4-22）系统管理员第1步：交亦人交待工作阪y删除112发文岌文(2010-4-8 22:18:13)系统管理员第1步：起草单位拟稿吸回删除1.3.3文件呈批呈报登记、审签、会签、审批、退文等处理流程；呈报文处理的流转环节可灵活调整，流转环节数和流转过程可根据需要重新 定义；参见流程管理，有截图说明。可自定义呈文格式，支持表格模版，部分常见文件格式，能参照客户已有的 文件格式在OA中预设，选择相应类型文件后即可直接出现相应文件格式， 其他内容只需直接键入即可。参见表单管理，有截图说明。 公文督办：公文管理中要求拟办人员可以指定人员对公文

19、进行督办，方便单 位领导查看和督办。可设置公文督办期限，督办期限当天给督办人以消息提醒；可按所收公文分别设置公文督办人；可设置公文督办提醒方式，提供短信、在线信息、邮件等方式； 公文督办人员可监控公文处理情况，并对延迟未办理人员进行催办。E3当前步骤当前主办入28第涉起草单位负责人审稿授权监控用户2843 nJ&11草稿系统管理员2011/6/28 0:34:0828-L- & 制草稿系统管理员2011/6/28 0:29:4928二.uHJ & 制草稿系统管理员2011/6/28 0:27:0128系统管理员2011/6/28 0:10:421-第1步:交 办人交待工作系统管理员2011/6

20、/7 13:35:14第1步:起国内部晅信催办起时流程1.3.4协同编辑系统集成NTKO OFFICE编辑控件，使用与所有在线编辑的模块。支持：支持多人同时协同编辑同一 Word或Excel附件的功能，可根据设定的锁 定方式实时显示各个用户的修改，并保留各人的修改痕迹。支持多附件的同时上传；协同编辑可用于系统中所有带附件的应用模块；附件的锁定方式支持自动锁定或手工锁定两种方式，当用户退出附件编 辑时，锁定的附件自动解锁。1.4公共事务1.4.1发文管理实现重要信息的发布。包括发文类型管理、新建发文、发文查询、发文维护。 支持MHT、超链接等格式，支持指定时间发布；支持指定部门、角色人员发布。

21、可设置发文置顶；支持附件内容。功能要点如下：一、新建发文巧发文管理B新建发文。类型管理发文查询g新建发文发布范围（部门）：$发布范围（角色）：$发布范围（人员）：室空标题：11文号:11类型：1请选择有效期：生效日期:盈为空为立即生效终止日期：盈为空为手动终止附件：网件上传:1II洌览一.1添加提鹿:回使用内部短信提醒员工口使用手机短信提醒员工置顶:口使发文置顶，显示为重要1 1= .* . . _ _ _=1 | r= r=i=i /二、发文管理三、发文类型Q新建公告通知类型新建公告通知类型5管理公告通知类型序号类型名称操作1会议端辑删除四、发文查询1.5系统管理1.5.1流程管理系统的流程

22、管理能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、上传附 件、调用表单等功能，以完成单位内部、外部，跨时间、跨空间的资料传递、审 批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。流程设计主要包括表单设计、流程定义、流程节点设计、流程分类、电子印 章管理。一、流程设计可按需绑定任意表单，实现流程与业务的分离；程设计主要包括流程基本信 息定义和流程节点设计，流程基本信息包括流程分类、流程排序号、流程名称、 流程类型、绑定表单、允许附件、工作名称/文号的设定、自动文号表达式、自 动编号计数器、自动编号显示长度、允许手工输入文号。绑定表单可以根据客户 需要进行自由设计。二、流程节点设计流程设计支持列表式流程

23、过程的设置或图形化流程设置。刷新 打印 复制关iQ新建流程步骤（十堰市应用科技学校收文处理笺）新建流程步骤宣管理流程步骏（十堰市应用科技学校收文处理笺）请设定好各步骤的可写字段和经办权限（此经办权限是经办人员、经办部门、经办角色的合集）序号名称下一步邪经赤枚眼漏it该步邪的各项属性操作1收文2,3,4办公室基本属性名经办权限可写字段保密字段删除2领导批示3,5,所有人员校领导基本属性思经办权限可写字段保密字段删除3领导批示2七5校领导基本属性名经办权限可写字段保密字段删除4领导批示35校领导基本属性思经办权限可写字段保密字段删除5承办结果结束,申请人基本属性之经办权限可写字段保密字段删除三、流

24、程分类。对系统中大量的流程，可实现流程分类管理，并以不同的颜色区分不同类别 的流程；新建蒲程分类新建流程分类5管理流程分类序号名称操作1党委文件编辑册除2行政文件编辑册除3校办编辑册除四、流程复制流程可复制，生成新的工作流程模板，方便流程的设计;五、支持多种节点办理情况流程节点支持并行、分支、会签、审批、阅办、拟办、分发、自动发文申请 人、自动或手工选择流程下一步环节、自动归档等丰富的流程控制功能； 流程处理人之间可以通过系统即时通讯工具、手机短信等进行有效沟通；六、自定义节点办理权限由于单位组织架构特殊，制定流程时要求可以根据多样化的选择方式选定执 行人，例如通过角色、部门负责人、人员等多种

25、方式自动选择部门分管领导或岗 位负责人等；七、支持自由流程由流程发起人根据具体业务自由设置流程；在流程的基本属性里制定本流程 是固定流程还是自由流程。在审批过程中支持授权委托他人审批该自己审批的业务。菜单 在线 短信 人员工作流新建工作-*工作查询蜜工作监控个人办公公共事务档案管理蜀系统维护蛆： 系统管理员 虽联机赤理中的工作文档共享信皂交流系条管理辅助办公一委托、转交_、 2流水号流程名称工作名称/文号发起人步骤与荒程囹、/濡程操作181+堰市应用科技学校收文处理笺十堰市应用科技学校收文处理笺(2012-3-8 10:37:39)系统管理员第1步：收文国哇办委托回转交 删除180+堰市应用科

26、技学校收文处理笺十堰市应用科技学校收文处理笺(2012-3-8 10:09:59)系统管理员第1步：收文国哇办委托回转交 删除179+堰市应用科技学校收文处理笺十堰市应用科技学校收文处理笺(2012-3-8 10:09:08)系统管理员第1步：收文国哇办委托回转交 删除178+堰市应用科技学校收文处理笺十堰市应用科技学校收文处理笺(2012-3-8 9:01:37)系统管理员第1步：收文国哇办委托回转交 删除1.5.2表单管理电子表单是在流程中使用的信息载体，在表单设计上要适应部门业务的灵活 多变性，具体功能如下：提供向导式、模板化表单设计过程和图形化流程设计工具，表单模板支 持自定义功能；提

27、供基于web的可视化图形方式表单定义视图，并可通过拖拽，点击等 方式方便定义表单及其当中的域的各种属性以及表之间的关系；能表单 设计，支持word格式嵌入，文本、下拉框、多行文本、选择框、日历等 控件的嵌入，宏定义控件的嵌入。有截图。第二章常见使用问题2.1定义的表单能重复使用吗？ 表单是流程中数据的存储格式，彳艮像Word中的文件模板。在“系统管理”中的“流程设置”中可以设计表单。在具体的“工 作流”模块中，数据按照定义的表单格式进行输入，对于每一 个具体的“工作”，输入的数据都是独立存在的，互不干扰。 所以也可以说表单是可以重复使用的。 2.2为什么有些表单不能删除？ 定义了对应的流程的表

28、单不能进行删除，除非先将对应的流程 删除。 2.3通过IE历史记录可以看到访问过的网页么？ 本系统采用了网页认证机制，每一个页面都只有通过正确登 录，身份验证正确后才能访问。如果使用办公系统后有事离开， 请一定要关闭OA系统，这样他人也无法使用IE历史记录看 到访问过的网页。 2.4怎样在启动Windows后自动进入网络办公系统？ 首先，打开浏览器输入办公系统网址，进入登录页面。在登录 页面上按鼠标右键，在右键菜单中选择“创建快捷方式”即可 在桌面创建OA快捷方式，将该快捷方式拖动到开始菜单- 程序-启动，即可实现启动Windows后自动进入网络办公系 统。售后服务1服务保证1. 系统验收后提

29、供为期一年的服务保证；2, 在系统试运行期间，为保证系统的试运行正常，提供7X24 （每周7天， 每天24小时）的维护支持，具体形式以现场服务为主，负责系统试运行的性能 调整、功能完善，以保证系统的高性能运转；3, 在服务保证期外，湖北金同继续为系统的维护提供技术支持，双方另行 协商确定服务费用及方式；4. 对于系统的软件升级提供优惠服务，酌收成本费。2服务响应时间2.1A类问题严重影响整个系统运行，导致系统不能正常运转，业务处理错误严重且工作 流程不能正常进行，网络联络中断等；此类问题湖北金同需要在最短的时间内予 以解决。在任何时期当软件系统出现A类问题时，各地市技术支持中心和研发中心工 程

30、师，在4小时内到达现场，与应用系统维护人员一起首先确定问题原因；随后 8小时之内针对实际问题给出详细解决方案，并立即着手进行处理；2.2B类问题影响了系统的正常运行，但没有导致系统工作流程和业务处理、网络连接的 停滞或中断；此类问题公司在发现后应该立即着手解决，并在最快时间内予以解 决；在任何时期当软件系统出现B类问题时，本项目的系统维护工程师，将在8 小时内到达现场，与客户维护人员确认问题原因，并将在随后24小时内针对实际问题给出详细解决方案，并立即着手进行处理；2.3C类及D类问题c类问题：没有影响到系统的正常运行，但为了系统日后的正常使用必须加 以修改或完善；此类问题公司需要同客户系统维

31、护人员进行协调，在确定后具体 的解决方案后，按照双方约定的时间计划按时完成修改或改进工作；D类问题：随着系统应用的不断深入，必然会提出越来越多的系统的完善和 修改建议，对于此类问题，需要由合作双方来共同协商制定修改计划进行。在服务保证期内当软件系统出现C类问题或D类问题时，在接到用户书面 形式的正式通知后的8小时内，维护人员将确定问题原因，在1个工作日内与客 户协商出具体解决办法和时间安排，并着手按照计划进行修改，保证在约定时间 内完成问题解决；在服务保证期外对于软件系统出现的C类问题或D类问题，公司将本着与 客户竭诚合作，为用户提供优质满意服务，努力提高软件的可靠性、易用性、可 维护性的基本

32、原则，由项目经理为总协调人，在接到用户书面形式的正式通知后 1个工作日内，将与客户技术人员一道对软件功能的发展和完善进行友好协商， 在3个工作日内给出问题的具体解决办法和时间安排，并据此开展工作；对于公 司应负担部分的工作免费修改完成，功能性新增或增强的内容公司将酌情收取一 定的成本费用。3客户维护计划3.1长期合作公司与行业移动应用客户建立长期的合作关系，利用行业移动应用客户在客 户管理和运行的先进设备和管理经验，充分发挥中国移动在各个行业的信息技 术、项目质量管理、本地化实施与服务方面的优势，优势互补，建立长期的合作 关系。在项目实施阶段，公司将选派最好的系统集成和软件开发工程师组成相应客

33、户的固定的实施工作组；在系统正式运行与维护阶段，公司将在客户保留最好的开发与维护工程师， 负责系统的运行管理与功能的修改维护。在工程结束后，公司将为客户设置专职的金牌售后服务工程师，负责系统的 运行服务，保证系统顺利地运行。公司将指定开发人员长期服务于客户，直至客户信息系统建设完成并通过验 收，合作才告结束。3.2定期回访公司的负责人将保持定期对行业移动应用客户进行定期回访，讨论相关客户 移动信息化建设的发展方向，及时解决系统服务方面的问题，以保证客户移动信 息系统的顺利实施和良好的运行。技术工程师将定期对客户进行回访，进行数据库的优化、系统软硬件运行情 况的检查，制定必要的安全预防措施，预防系统可能出现的问题，及时帮助客户 解决系统在技术方面出现的问题。3.3技术交流将与客户进行不定期的技术交流，技术工程师将负责向客户介绍系统硬件技 术、软件开发的新技术，免费提供新技术资料，新技术专题讲座等。3.4双向服务体系本项目实的施技术工程组将由本省的技术人员提供横向和纵向的服务支持。1.提供本地服务支持，各省、大区研发中心和地市技术支持中心负责本地 化实施、培训和售后服务；2.行业应用事业部：提供纵向线的服务支持，包括需求分析、系统设计、软件 开发、培训服务等；