公司集中采购管理办法

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1、XXX公司集中采购管理办法第一章总则1第二章管理原则1第三章职责与分工1第四章采购项目管理4第五章采购方式5第六章集中采购程序6第七章档案管理13第八章信息统计13第九章内部控制与监督检查 14第十章各分支机构集中采购管理 15第十一章附则16第一章总则第一条为规范XXX公司（以下简称公司）集中采购行为，提高资 金使用效益，加强采购支出管理，根据中华人民共和国招标投标法 中华人民共和国政府采购法实施条例等法律法规，结合工作实际， 特制定本办法。第二条 本办法适用于总部各部室、分支行、总部营业部，各村镇 银行。第三条本办法相关的名词解释如下：（一）集中采购：是指公司集中采购管理部门组织实施的，使

2、用 公司财务资金，以购买、租赁、委托、雇佣等方式获取纳入集中采购 范围的物品、工程和服务的采购行为。第二章管理原则第四条 公司的集中采购工作建立管理与操作职能相分离的内部 控制机制，体现相互制约和有效监督的原则。第五条 公司的集中采购遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益 的原则。第三章职责与分工第六条成立XXX银行集中采购委员会决策会，决策会是全行集 中采购的决策机构，研究审定对经营活动和发展需要有较大影响的采 购事项，审查采购计划的执行情况，对集中采购工作进行管理。第七条集中采购委员会决策会主任由行党委会指定的行领导担 任，成员由首席信息官、总部办公室、总部计划财务部、总部信息技 术部、总部

3、渠道管理部等部门管理人员组成。第八条设立集中采购委员会评标委员，评标委员主任由行党委会 指定的行领导担任。集中采购委员会评标委员内含综合评标委员和技 术评标委员。综合评标委员原则上由各业务主管部门、使用部门推荐 精通业务、具有丰富实践经验的管理人员和技术人员担任，实行聘任 制，综合评标委员的聘任和调整需经公司发文方可生效。第九条 集中采购委员会评标委员的主要工作职责和范围：（一）根据集中采购委员会决策会的审查意见，对应以集中采购 方式获得的各类物品、工程和服务项目进行评审。（二）根据竞争性谈判、询价、单一来源采购文件要求，对潜在 供应商提交的应答文件进行认真审查、核实。（三）对潜在供应商的资格

4、进行审核。（四）根据项目性质与潜在供应商进行谈判、答疑，对潜在供应 商进行综合评估。（五）评议潜在供应商，对潜在供应商进行打分和记名投票，提 出项目入围供应商顺序或直接提出入围供应商。（六）提出项目商务谈判结束后待落实事宜。（七）对已实施完的重大集中采购项目进行供应商后评价。第十条总部办公室承担评审委员会办公室职能，是集中采购工作 的日常管理和实施部门，其主要职责是：（一）拟订集中采购制度、办法。（二）拟订集中采购项目及限额标准。（三）汇总编制年度集中采购计划。（四）审核采购项目、确定采购方式、下达采购任务。（五）组织协调各部门集中采购事项。（六）定期收集各需求部门对全行集中采购商品或项目的意

5、见或 建议，出具年度集中采购管理报告。（七）建立岗位分离、职责明确、互相制约的集中采购内部控制 机制。其主要职责是：（八）根据集中采购委员会决策会下达的采购任务，组织实施集 中采购项目。（九）实施公司协议供货和定点采购工作。（十）建立供应商信息库。（十一）收集需求部门签订的采购合同复印件，整理、归集采购 项目档案。（十二）向集中采购委员会决策会定期报送集中采购的相关资料。第一条公司集中采购工作实行需求归口管理。（一）总部信息技术部负责电子信息化类货物、工程及服务（纳 入低值易耗品管理的电脑、打印机除外）的采购需求管理。（二）总部渠道管理部负责建设装饰工程的采购需求管理。（三）总部普惠金融部负责

6、积分商品、支行营销礼品的采购需求 管理。（四）总部运营管理部负责自助机具、柜台设备的采购需求管理、 银行卡机具的采购需求管理。（五）总部个人金融部负责网点宣传物品的采购需求管理。（六）总部监察保卫部负责消防工程、监控、报警设备和安全工程及前述相关货物、工程及服务以外的采购需求管理。（七）总部办公室负责业务宣传类物品、办公设备的采购需求管 理。第十二条总部审计部、总部监察保卫部对集中采购工作进行监督 检查，受理采购投诉，查处违规、违纪行为。第十三条总部法律合规部负责审核集中采购合同。第四章采购项目管理第十四条 集中采购的范围包括：（一）信息化建设项目涉及的硬件设备、软件及相关服务。（二）监控报警

7、工程、设备以及变配电设备。（三）自助机具、设备。（四）营业办公用房、附属用房和其他建筑物的新建、改建、扩 建、修缮和装饰工程、工程监理、安全管理。（五）汽车保险。（六）空调及安装。（七）营销（积分）礼品采购。（八）零星广告制作及零星维修工程。（九）其他单项或批量达到20万元以上的货物、服务及工程项 目。第十五条 集中采购项目由总部办公室实施采购，部分项目在需要 时也可委托地方政府采购中心或认可的采购机构实施采购。第十六条评审委员会办公室每年将集中采购目录、规格、价格等 内容汇编成册。第五章采购方式第十七条集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一 来源采购、询价、议价等方式。（一）公开招

8、标，是指由公司组织或委托招标代理机构，以招标 公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。（二）邀请招标，是指公司以投标邀请书的方式，邀请三家（含） 以上特定的供应商投标的采购方式。（三）竞争性谈判，是指公司直接邀请三家（含）以上的供应商 就采购事宜进行谈判的采购方式。（四）询价，是指对三家（含）以上的供应商提供的报价进行比 较，以确保价格具有竞争性的采购方式。（五）单一来源采购，是指公司向供应商直接购买的采购方式。（六）议价，是指公司直接或在上述阶段的基础上就价格与供应 商进行谈判的采购方式。第十八条以下采购项目，原则上应实行公开招标：（一）施工单项合同在400万元人民币以上的。（二）重要设

9、备、服务等采购，单项合同估算价在200万元人民 币以上的。（三）勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100 万元人民币以上的。（四）单项合同估算价不超过（一）、（二）、（三）项规定的标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。第十九条具有特殊性、只能从有限的供应商处采购的或者采用公 开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的采购项目，实行邀请 招标。第二十条招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标难 以组织的；技术复杂或者性质特殊、不能确定详细规格或者具体要求 的；采用招标所需时间不能满足紧急需要的；不能事先计算出价格总 额的采购项目，实行竞争性谈判。第二十一条货物规格、标

10、准统一、现货货源充足且价格变化幅度 小的采购项目，实行询价采购。第二十二条只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急 情况不能从其他供应商处采购的；为保障原有采购项目一致性或服务 配套的要求，需要继续从原供应商处添购，实行单一来源采购。第二十三条能够基本确定供应商并可以直接就价格进行谈判的， 实行议价采购。第二十四条规格及标准相对统一，采购具有连续性并且较为频繁 的通用类产品，可采用协议供货、定点采购方式实施采购。协议供货 和定点采购的供应商，通过邀请招标等方式确定。在协议有效期内，可自主选择协议范围内的产品、服务以及供货 商，签订供货协议。第六章集中采购程序第二十五条集中采购程序包括编制

11、计划、组织实施、档案归集、 信息统计等内容。第二十六条编制计划总部信息技术部、总部个人金融部、总部渠道管理部、总部运营 管理部等需求管理部门原则上应在每年11月末前确定下一年度采购 需求，编制采购计划，报送总部办公室，由总部办公室整理汇总后报 评审委员会和行办公会审核批准。对于临时急需性的计划外集中采购项目，由需求部门通过集团签 报的方式通过审批后方可实施。第二十七条编制采购需求，确定采购方式。采购计划经批准后，项目需求部门应及时编制采购需求书报评审 委员会办公室。采购需求书是指由项目需求部门提出的描述采购项目 背景、技术指标、技术方案、质量标准、数量、预算金额及明细、配 置时间、配置地点、售

12、后服务等内容的文件。根据采购需求书内容，评审委员会或评审委员会授权评审委员会 办公室审批采购方式，决定是否在招投标中制作标底，并向总部办公 室下达采购通知。采购实施过程中，项目需求部门变更计划内采购需求、采购方式 及采购预算的，应履行上述审批程序，经批准后方可变更。第二十八条制定评分方案采购计划经批准后，项目需求部门应制定评分方案报评审委员会 办公室审批。评分方案从投标价格、产品（服务）质量、公司综合实 力、售后服务等方面对投标人进行打分，总分100分，其中价格分不 低于50分。第二十九条实施采购（一）组织采购。总部办公室或委托采购代理机构，根据确定的 采购方式，按照相关规定和程序，编制采购文

13、件，组织采购活动。因流标、废标及其他原因需要改变采购方式的，应向项目需求部 门及评审委员会办公室说明事由，经评审委员会办公室审核后方可改 变采购方式。（二）时间要求。总部办公室接到采购通知后，应在如下时间内 完成采购工作：1. 采取公开招标、邀请招标方式采购的，应在35个工作日内确 定中标供应商。2. 采取竞争性谈判方式采购的，应在20个工作日内确定成交供 应商。3. 采取单一来源采购、询价、议价方式采购的，应在15个工作 日内确定成交供应商。4. 发出中标（成交）通知书后，应在20个工作日内督促需求部 门签订采购合同。（三）项目需求部门有下列情形之一的，不予采购：1. 未提供完善的采购需求。

14、2. 对于需公开招标采购的项目，在采购需求中指定品牌或型号 的。（四）总部办公室对采购项目进行分拆（分包）采购的，其分拆 方案应征得项目需求部门同意。（五）在采购过程中，遇到采购需求书表述不清楚或对采购项目的实施有重大影响的问题，应要求项目需求部门予以解答。第三十条 采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照以下规定 组织采购：（一）招标文件应包括国家规定的要素内容，并经项目需求部门 确认后方可对外发售。（二）采用邀请招标方式采购的，受邀请投标的供应商可由评审 委员会办公室在符合资质条件并有意向参加采购项目投标的供应商中 随机选择3家以上（含3家）的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）向投标人收

15、取投标总价2%、最高不超过50万元的投标保 证金，存入指定账户。投标人中标后，投标保证金自动转换为履约保 证金。（四）在投标截止期前2天（或者标书规定的其他时限内），投标 人可书面要求澄清事项，总部办公室经项目需求部门同意也可对招标 文件进行修改，澄清文件及修改文件应以书面形式送达所有投标人， 并在规定时间内获得投标人的确认答复。（五）评审委员会办公室可要求投标单位提供资格审查文件，进 行资格预审。（六）评审委员会办公室开标前应制订详细的投标、开标、评标 工作实施方案，实施方案包括组织开标会场、制订开标程序和评标办 法、安排记录人员、接受投标文件及投标保证金、解答有关问题等。（七）评审委员会办

16、公室从公司委员库中随机抽取委员组成评审 委员会，评审委员会应为5人以上单数，需求部门委员出席会议对本 部门提交项目无表决权。（八）评审委员会开会审议，评审工作完成后，评审委员会确定 中标人。（九）总部办公室向确定的中标人发出中标通知书，退还未中标 机构投标保证金。第三十一条采用竞争性谈判方式采购的，应按照以下规定组织采 购：（一）总部办公室与项目需求部门共同完成谈判文件的编制工作， 明确谈判内容、谈判程序、合同草案的条款、评定成交标准等，报评 审委员会办公室审批。（二）评审委员会办公室根据情况从符合资质条件的供应商名单 中确定不少于3家的供应商参加谈判，由总部办公室向其发出谈判邀 请函及谈判文

17、件。（三）评审委员会办公室从公司评标委员中随机抽取委员组成评 审委员会，评审委员会按照约定的时间与受邀请方分别进行谈判。在 谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的任何信 息。谈判过程中谈判文件有实质性变动的，实施采购部门应以书面形 式通知所有参加谈判的供应商。（四）评审委员会可根据供应商的报价、响应内容及谈判的情况， 按谈判文件规定的谈判轮数，要求各供应商分别进行不超过三轮的报 价，并给予每个正在参加谈判的供应商相同的机会。（五）谈判结束后，评审委员会应根据事先研究确定的成交标准 对参加谈判的供应商分别评分、排序并确定成交供应商。（六）总部办公室负责将谈判结果通知所有参加谈判的

18、供应商，发出中标通知书。第三十二条采用询价方式采购的，应按照以下规定组织采购：（一）评审委员会办公室根据采购需求，从符合相应资格条件的 供应商中确定不少于3家的供应商，由总部办公室向其发出询价通知 书，要求其在规定的时间内进行报价。（二）被询价的供应商只能一次报出不得更改的价格，并对询价 采购文件所列出的全部商务、技术要求做出承诺。（三）评审委员会办公室从公司评标委员库中随机抽取委员组成 评审委员会，评审委员会根据供应商的报价及服务承诺等条件，按照 符合采购需求、质量和服务同等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）总部办公室负责将询价结果通知所有被询价的供应商，并 发出成交通知书。第三十三条采

19、用单一来源方式及议价采购的，由评审委员会办公 室从公司评标委员库中随机抽取委员组成评审委员会。在保证采购项 目质量的基础上，与供应商共同协商确定合理的价格及采购合同的相 关内容。第三十四条重大采购项目或专业性较强、技术评判要求高的项目， 经实施采购部门建议，主任委员审批同意，可成立专家评审小组，专 家评审小组由评审委员会办公室从评标委员中抽取，专家小组成员应 为五人以上单数，业务归口管理部门的专家人数不得超过成员总数的 二分之一。专家评审小组对集中采购项目进行初审或商务谈判，并形成专家 小组评审意见。集中采购委员会决策会对专家小组谈判评审意见进行审议，对项 目集中采购结果提出审查意见，确定中标

20、或成交供应商以及项目项下 产品/服务价格。第三十五条签订合同（一）采购合同由需求部门在审议完成后20个工作日内签订，合 同必须采用书面形式，合同正文统一使用A4复印纸，采用中文简体 字，产品技术说明中若有其他文字表述的应译成中文，专用字母、词 和词组应给出中文注解。合同签订后5个工作日内将合同复印件报送 总部办公室备案。（二）采购合同应包括以下必备条款：采购文件中规定的合同通 用条款与专用条款、合同标的质量及数量、合同金额、交货时间及地 点、验收、付款、违约处理、合同附件等。信息化建设项目合同内容中应同时包括设备及价格详细清单（包 括设备具体型号配置、单价及折扣率）、购买方式、服务期限、培训范

21、 围、项目付款与项目进展情况的对应关系等要素，同时，合同附件中 应包括项目技术、服务、培训等内容。（三）采购合同须经法律合规部审核，按XXX银行合同管理办 法规定进行管理。（四）项目需求部门应指定专人负责监督合同的履行情况。对于 合同履行中出现的问题，由签订合同的部门负责组织协调。第三十六条采购验收（一）采购项目完成后，由项目评审委员会办公室、使用部门、 需求管理部门、审计部、监察保卫部等部门指派人员组成5人以上验 收小组，根据合同的约定，进行验收，出具验收意见。大型或者复杂 的采购项目，可邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。（二）验收过程中，验收小组应要求供应商指派专人到验收现场， 并签

22、署验收单，作为双方确定责任的依据。验收过程中若与供应商不 能就验收合格与否达成一致意见，验收小组应邀请国家法定质量检测 机构重新组织验收，出具验收意见。由此发生的费用，由责任方支付。（三）基本建设工程采购项目的验收按照国家有关规定执行。第三十七条资金结算总部计划财务部必须对各需求项目的采购合同（或协议）、采购发 票及必要的附件等相关凭证进行审查，执行付款必须同时满足两个条 件，即合同约定的付款条件以及验收小组出具的验收报告。第七章档案管理第三十八条总部办公室作为集中采购档案管理部门，应建立集中 采购台账，记录采购项目、时间、数量、金额、项目需求部门、采购 方式、供应商审批手续等详细情况。第三十

23、九条妥善保管采购档案，完善采购档案管理制度，并注意 重大采购项目档案的保密。集中采购档案资料主要包括：招标（谈判、询价、议价）文件、 投标文件、招标澄清文件、定标文件、合同文本、验收报告、竣工决 算、与采购相关的部门往来函件等文件资料。第八章信息统计第四十条总部办公室应建立供应商信息库，对在履行合同中存在 不良行为的供应商，应按照国家相关法律法规追究其责任，同时将其 列入黑名单，限制其以原厂商或其他供应商名义参加XXX银行的采购 活动。第九章内部控制与监督检查第四十一条总部办公室应建立集中采购工作的岗位责任制，明确 岗位分工、职责权限，并完善全行集中采购审批、采购、验收和付款 等环节相互监督、

24、相互制约的内部控制机制。第四十二条不得由同一部门或个人办理采购业务的全过程。第四十三条总部办公室每年应将采购项目名称、采购时间、采购 内容、采购方式以及中标（成交）供应商名称、价格等信息（涉密信 息除外）进行公示，接受监督。第四十四条应加强对采购人员职业道德、专业技能和廉洁自律的 教育，提高采购人员的职业素质。第四十五条加强对集中采购活动的监督检查。（一）评审委员会办公室对集中采购的采购范围、采购方式和采 购程序等方面进行日常检查。（二）监察保卫部对集中采购过程、制度执行情况、采购效率及 相关部门履行职责情况进行监督，监察保卫部还应对参与集中采购的 相关人员遵守法律法规及纪律的情况进行监督，并

25、查处违法、违纪、 违规行为，提出处理意见。发现涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。 监察保卫部负责处理供应商的投诉，处理意见应当以书面形式反馈投 诉人以及与投诉事项有关的当事人。第四十六条监督检查中发现采购活动严重违反规定，可能给公司 造成损害或导致采购无效的，监督检查部门应提请评审委员会责令停 止采购，并按有关规定进行处理。第四十七条 监督检查中发现有下列情形之一的，应责令改正，并 追究有关人员的责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。（一）应采用招标采购方式而未采用造成损失的。（二）将应集中采购的项目划整为零或采取其他手段规避集中采 购的。（三）与供应商或者招标代理机构相互串通、给公司带来损失和

26、 不利影响的。（四）委托不具备采购业务代理资格的部门和人员承办采购事务 的。（五）采购过程中有滥用职权、玩忽职守，徇私舞弊、索贿受贿 及泄密行为的。（六）其他违反采购法律法规及本办法的行为。第十章各分支机构集中采购管理第四十八条各分支机构在总部集中采购委员会决策会 指导下， 应完善集中采购操作规程，原则上在总部编制的集中采购目录内自行 开展集中采购工作。第四十九条 除办公、营业用房及职工宿舍、食堂用房的购置及其 装饰、装修外，非全行性或具有明显自主性的采购项目，各分支机构 可参照总部做法，自行拟定相应的采购管理规则实施采购。第十一章附则第五十条本办法由总部办公室负责解释。第五十一条 本办法自印发之日起执行。