参观接待流程和指引通用版完整版

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1、 参观接待流程和指引通用版 HUA system office room【HUA16H-TTMS2A-HUAS8Q8-HUAH1688】xxx 参观接待流程和指引 前 言 适用范围：公司各部门 规范目的：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。xxx 参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、接待来访前期确认工作 1.1、来访时间及宾客信息确认 确认接待的地点。客户公司经营性质。1.2、接待活动主题以及来访情况确认 合作诚意。1.2.2 客户预期谈判的内容。1.3、来访安排 1.3.1 制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访

2、前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前 2 天通知总经办，以便确认。1.4、资料稿件准备确认 宣传片、公司品牌宣传册、产品彩页等。1.4.2 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。1.5、成立接待小组（详情参见附件二）根据每次接待情况的不同，组建接待小组。1.5.1 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。1.5.3接

3、待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。行政部；讲解人员技术支持部；等等。）2、接待来访前期准备工作 2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。2.2、制定参观路线 2.3、公司整体布置（详情参见附表二）欢迎横幅 指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）花篮/植物绿化 KT版签名墙 红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定）红地毯（按照参观区域布置红毯）植物/花盆装饰 果盘/茶水/咖啡 展厅产品展示、调试、演示、讲解。会议室公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。会客室果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。（以

4、上信息可以根据每次具体情况而定）2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：接待小组提出一定诉求；行政部门制作预算报价呈批；行政部获批后进行采购；根据要求进行布置/装饰。*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）*特殊用品（机器设备等）2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）统一要求全体员工职业装接待。2.6、人员安排（详情参见附表二）3、接待来访当日具体工作 3.1、车辆待命 根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。一级高级接待 *高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）

5、。*高级轿车（奔驰、宝马等）。二级中级接待 *中级商务车（别克商务、日产商务等）。*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。三级普通接待 *普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。*普通轿车/打车。3.2、设备调试 产品设备调试：第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。第二阶段：来访前一天，最终设备调试。第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。3.3、工作人员到位 接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。接待当日，所有参与接待人员提前到岗。最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。3.4、领导会晤 陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。会晤期间，所有

6、接待人员待命。3.5、结束送行 根据身份确定规格而定。（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。4、接待来访后期总结工作 4.1、电话回访、后期跟进 接待小组/具体项目组执行：4.2、总结会议 4.3、总结整理资料留档 5、特别注意事项（详情参见附件三）6、保密原则特别申明 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。【结束语】兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照

7、规定执行公司接待事务。附件一 xxx 客户来访接待流程图 了解来访单位、领了解到访时间、接送要申请部门填写新 注：1、为接待部门执行，为接待小组执行。2、为需要才执行的流程，为必须执行的流程 附件二 xxx 客户来访接待人员职责说明 一、接待接口人 1、处理接待信息 一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。2、确定接待负责人 根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。3、归档保存接待记录 接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知

8、会相关领导。每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。4、资料维护 负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。二、接待助理人 1、进行接待安排 制定详细接待计划。确定来访的议题及来访时间、地点。明确双方与会人数、人员姓名、职位。作好接待日程安排及议程安排。与接待负责人确认此接待计划。礼品资料准备。会议准备。填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。2、接待工作记录/意见反馈 填写接待记录，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。接待后组织会议，收集意见。三、接待负责人 实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观

9、，为客人讲解与客人交流。附件三 xxx 客户来访接待注意事项 一、接待注意事项：1、接机 举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。2、吃饭（根据情况选定餐厅）饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的 40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。3、酒店 根据客人需求和级别来订酒店。（三星五星）具体方案由行政部制定。二、特别注意事项 4、送礼 送礼；酒店是最好的地方。1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对

10、象。2.三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。5、合影 这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。6、必要摆放 在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。7、幻灯片 对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。8、参观厂房 在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。9、反馈 在最末一次餐饭上，一定要问

11、一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。附件四 xxx 客户来访接待人员着装要求事项 一、男士：1、衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净整洁。二、女士：1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟鞋（35公分适宜）。2、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发）。三、禁忌：怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。附件五 xxx 客户来访接待参观指引 一、礼仪规范 1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾

12、时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。二、商务接待中的座次安排 1、关于会议主席台座次的安排 1.1 主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。1.2 主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2

13、 号领导在 1 号领导左手位置，3号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时，1、2 号领导同时居中，2 号领导依然在 1 号领导左手位置，3 号领导依然在 1 号领导右手位置。1.3 几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。1.4 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场

14、后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现 1.4.1 主席台人数为奇数时 1.4.2 主席台人数为偶数时 2、关于宴席座次的安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1 号客人在主陪的右手，2 号客人在主陪的左手，3 号客人在副主陪的右手，4 号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。2.1 中餐桌 2.2 西餐桌?3、仪式的座次安排 签字双方主人在左边，客人

15、在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。4、关于乘车的座次安排 小轿车 1 号座位在司机的右后边，2 号座位在司机的正后边，3 号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则 3 号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1 号座位在临窗的位置。乘车座次安排 5、合影座次安排与主席台安排相同 附：会议座位安排 长条桌 注：A 为上级领导，B 为主方席 沙发室 与外宾会谈 注：A 为主方，B 为客方 与上级领导座谈 注：A 为上级领导，B 为主方领导 附表一 xxx 客户来访接待通知单（一）来客基本信息 姓名 性别 年龄 单位 职务 地址 电话 邮编 （二）、重要来宾个人信息：1

16、、背景：2、在项目中的具体作用：3、对公司技术、文化管理的认可度：4、来访公司、会见领导历史记录：5、个人爱好、忌讳等：（三）、来访目的：选型 参观 签合同 合作 顺访 游玩 其它 （四）接待级别 A 省级 B 地市级 C 普通级 其他特殊客户 接口部门：接待日期：接待负责人：手机及电话：责任部门：责任款项：配合部门：配合款项：（五）来访时间及安排 到达日期 月 日 航班号（车、船次）：从 至 出发时刻 到达时刻 预计离开日期 月 日 返程票：已订 月 日 时 分从 至 待定 月 日 时 分从 至 （六）接待要求：1、迎接 迎接地点：机场 火车站 其它 接待人员：司机 指定人员 其它要求：需持

17、鲜花迎接 需在迎接地点打欢迎 车型有特殊要求 2、住宿 入住酒店：一类：五星 二类：四星 三类：三星（快捷类）其它 房间类型：标准间 间 豪华间 间 套房 间 费用承担：公司全部承担客人完全自付公司只承担房费，其它费用自理 其它要求：提前办好入住手续 开通国内长话费 酒店包早餐 摆放水果 摆放鲜花 摆放公司宣传资料 摆放公司欢迎牌 3、就餐 费用承担：公司全部承担 公司承担接风、送行，其余客人自理 客人完全自理 其它 接风、送行宴建议陪同领导：总经理 副总经理 部门经理 指定人员 4、游览 5、礼品 礼品类别：电器类 文化类 工艺品类（续写申请单）6、送行 是否安排车辆：是 否 送到地点：（七

18、）其它要求：录音 录像 拍照 翻译 做会议记录 其它：（八）接待费用预算：元以内 申请人 部门经理审批 主管总经理审批 抄送告知部门 附表二 xxx 客户来访接待物品申请单（一）公司外部 欢迎横幅 指示牌（大堂、电梯出口、楼梯间）花篮/植物绿化 KT 版签名墙 红地毯（二）公司内部 1、参观区：红地毯 植物/花盘装饰 2、会客室：果盘/茶水/咖啡/饮料 香烟/烟缸/打火机 3、会议室：国旗 鲜花 姓名牌 投影设备 4、展 厅：产品彩页 样品 5、资 料：公司宣传片 公司宣传册 产品彩页 演示样品 汇报演讲ppt/稿件（三）车辆安排 1、一级/高级接待：高级商务车（丰田三花、奔驰商务）高级轿车（

19、奔驰、宝马）2、二级/中级接待：中级商务车（别克商务、日产商务）中级轿车（雷克萨斯、大众）3、三级/普通接待：普通商务车（东风商务车、江淮商务车）普通轿车 打车 4、机动车辆：安排1-2辆随即车辆 （四）人员安排 1、调配人员：接待接口人 接待助理 接待负责人 2、各环节负责人：产品演示人员安排 产品讲解人员安排 网络调试人员安排 照相跟拍人员安排 3、礼仪人员：前台礼仪 个重要出入口礼仪 会议/会晤室礼仪 宴会礼仪 4、其他人员：陪同人员 机动人员 附表三 xxx 客户来访接待总结报告 1、参观情况：2、交流内容：3、效果总结：4、资料图片汇总：5、后期电话反馈情况：6、费用记录：费用计划 实际费用 结算方式 现金方式 签单方式 交通费 住宿费 餐饮费 旅游娱乐费 总计 超标情况