WORD使用技巧

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1、WORD使用技巧1. 自动翻页2. 显示过宽文档在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。3. 改变文档的缺省目录所有Office文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹，根据工作需要，我们可以轻松地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。

2、在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。4. 关闭语法错误标记在键入时，Word可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。5. 控制转换的字体有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装

3、的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。 如何来选择要替换的字体呢？我们可以这样做： 单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项。 在“字体替换”中的“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。6. 将样式传给其它文档某一文档中创建了几种样式后，如果想在其它文档中也使用其中一种，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在

4、左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。7. 特殊数学符号和数学公式的输入多重幂指数实例：输入方法之一：“公式编辑器”公式编辑器”是Word中专门用来输入数学公式和数学符号的工具，利用“公式编辑器”可以输入非常复杂的数学公式和数学符号。具体步骤如下：第一步：单击“插入”菜单。选择“对象”项（或AltIO），第二步：找到“Microsoft公式3.0”项，然后单击“确定”按钮，出现公式编辑器2.1的工具栏；第三步：单击第二行第三个工具。在出现的下拉列表框中，选择第四行第一个工具。在随后出现的幂指数格式框中依次填入数字3（然后

5、按Tab键）、5（再按Tab键），最后填入数字6，再单击幂指数格式框外的任何地方即可得到最后结果：8. 在文档中快速跳转单击“检视/文件引导模式”菜单，显示“文件引导模式”，然后在“文件引导模式”的左窗口中单击某个标题，就可立即跳转到文档的相应位置。要关闭“文件引导模式”，可再次单击“检视/文件引导模式”菜单。9. 在长文档中移动或复制对象选择“窗口/拆分”，把拆分栏拖动到所需位置，将当前文档拆分为两个窗口，然后拖动鼠标左键、选定对象，按下Ctrl键、拖动对象穿过拆分栏到达指定位置。拖动时，不按下Ctrl键是移动对象。10. 纵横页面混排默认文档是横向的，如果要把选定文字排为纵向，则先选定这些

6、文字，然后单击“文件”菜单中的“页面设置”，在“正文排列”中选择“纵向”选项，“应用范围”框中选择“所选文字”，即可将选定文字排为纵向。11. 将Word文件转换成电子邮件，立即发送单击常用工具栏上的“电子邮件”按钮，窗口变成发送邮件时的界面，此时还没有打开Outlook程序。单击“收件人”按钮，打开“选择收件人”对话框，在收件人列表中，选择需要的收件人，选中“收件人”后，单击“确定”按钮，接着点一下“发送副本”按钮就可以把Word文件作为电子邮件发出去了。12. 启用自动恢复功能 步骤如下：单击工具菜单中的选项命令，系统弹出选项对话框。单击保存选项卡，选中自动保存时间间隔复选框，在分钟框中，

7、输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验，自动保存时间间隔以515分钟为宜。实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔。如果你同时选中了允许后台保存复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。自动恢复自动保存文档在断电或类似问题发生之后，要自动恢复 自动保存的文档，步骤如下：重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击文件菜单中的另存为命令，系统弹出另存为对话框。在文件名框中，键入或选定原有文档的文件名，单击保存按钮。如有提示信息出现，询问是否要替换原

8、有文档时，请单击是按钮，否则请单击否按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。手动打开自动恢复文件如果在你重新启动Word 2000后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，步骤如下：1、单击常用工具栏中的打开按钮，系统弹出打开对话框。2、找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word 2000把自动恢复文件保存在C:WindowsApplication DataMicrosoftWord文件夹中。如果你使用的是Windows NT 4.0或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢复文件将保存在C:Window

9、sProfiles用户名Application DataMicrosoftWord文件夹中。在文件类型下拉列表框中，单击所有文件。每个自动恢复文件都命名为自动恢复保存，并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件，单击打开按钮。无法找到恢复文件原因虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原因如下：1、电脑尚未自动保存恢复文件。2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。3、可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为.wbk。4、文档可能是主控文档，Word能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢

10、复文件。最后强调一点，就是自动恢复并不等同于正常的文档保存，在使用Word编辑完成文档后，千万不要忘记了使用保存命令，对文档进行保存操作，否则后悔药可是不好吃得14. 多页表格标题的设置在编辑表格比较多的文档时，如果表格内容多于一页，这种情况下为了阅读方便，通常都在每页的第一行上设置标题行。实际上WORD2000已经提供了这个功能。操作方法是：选中已经设置好的第一页表格上的标题行，然后执行表格标题行重复命令(如下图)，现在其它各页表格的首行是不是都自动设置上了标题行。非常方便。15.表格中数据的排序及公式计算当我们在表格中处理的数据需要排序时，就用到WORD2000已提供的表格中数据的排序功能

11、。具体操作方法是：执行表格排序命令（如下图）。此时，弹出排序对话框，在对话框中，选择合适的排序依据、类型，及递增还是递减。最后，单击确定。表格中的数据即可按要求自动完成排序。当我们在表格中处理一些数值型数据时，有时需要对这些数据进行运算。这时就用到了WORD2000表格中的公式计算功能。在WORD2000中也采用了类似于EXCEL中的单元格的形式，列数从左到右用A、B、C表示，行数从上到下用1、2、3表示。具体使用方法是：将光标定位于存放结果的单元格中，然后执行表格公式命令，出现公式对话框。在等号后面录入公式或函数。假设我们需要计算单元格(A3+A4)/2的值，只需要在对话框的等号后面录入(A

12、3+A4)/2，即可将计算结果，存放到指定的单元格中。当我们需要计算第一列中的第2至10行数值的平均值时，就可以在对框的公式等于号后录入=SUM(A2：A10)/9。16. 在Word中创建虚拟文本告诉你一个好玩的东东，你在Word 97或Word 2000正文中的空行里，输入rand(1,1)，然后回车，看到了什幺？看到文档中显示了这样的文本：The quick brown fox jumps over the lazy dog. 再输入rand(1,2)The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jump

13、s over the lazy dog.输入rand(1,2)，车回，文本又变成了这样：The quick brown fox jumps over the lazy dog.The quick brown fox jumps over the lazy dog.很有趣吧！这是Word中的一个非正式的功能，用来创建虚拟文本来，以便从事新闻通讯或版面设计工作的用户在设计版面的过程中，能看到整个版面填满文字时的效果。 “=Rand(p,s)”，其中p表示段数，s表示句数。例如可键入“=Rand(20,5)”，回车后Word将自动在文本中插入20个段、每段5句的虚拟文本。其中所有的句子都是由“The

14、 quick brown fox jump sover the lazy dog.”这句话组成的。再仔细看一下这句话，发现里面居然包含着英文的26个字母，的不是很好玩！再输入=rand()试试！17. 隐藏图形加速屏幕滚动 如果觉得屏幕滚动得太慢，则按如下方法操作： 1、在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡； 2、选中“图片框”复选框，可隐藏以嵌入方法插入的图片，Word2000将只显示大样而不显示具体图片。清除“图形”复选框上的选中标记，可以隐藏以浮动方式导入的图片，位于图形层并根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其它对象之前或之后的图片），用绘图工具

15、创建的对象，如自选图形等。18. 在Word中插入字数统计一般我们写完一篇文章后，都希望了解一下它的字数。Word为我们提供“字数统计”这个小而实用的功能。 1、将光标移到需要加入字数统计的地方。 2、手工输入有关统计字符的提示信息，如“本篇文档的总字数为：” 3、执行Word“插入”菜单的“域”命令，打开“域”对话框。 4、在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”选项。 5、在“域名”列表框中选择“NumWords”。 6、单击“域”对话框的“选项”按钮，打开域“选项”设置框选择域结果显示的格式。 7、单击添加到域按钮，将所选择的格式加入到添加大域中。 8、连续单击两次“确定”按钮，关

16、闭所有对话框。 19. 普通输入可以产生特殊格式 （1）置斜体：在文字的两端加下划线，可以使字体变成斜体。例如，输入“斜体，将产生斜体的特效； （2）设置黑体：在文字的两端加下星号，可以使字体变成黑体。例如，输入“黑体，将产生“黑体的特效； （3）加单边框线：在同一行，连续输入三个以上的连字符（），然后按回车键就能实现这个效果； （4）加双边框线：在同一行，连续输入三个以上的等于号，然后按回车键即可； *20、自动创建文档的目录 对于一篇较长的文档来说,目录是必不可少的。它可以使文档脉络清晰、查阅快捷方便，使用Word2000很容易实现这样的功能，具体操作步骤为： （1）在“格式菜单中点击“样

17、式，设置自己喜欢的“标题1、“标题2等的字体、字号、缩进量等； （2）把各章节中的标题文字分别按不同的级别设置成“标题1、“标题2等（只须用鼠标拖动选中标题文字，然后把“格式工具栏最左边的样式下拉框拉出，选取希望设置的标题等级即可。当然，如果“格式工具栏没有出现在屏幕上，请用鼠标点击“视图菜单中的“工具栏下的“格式，使“格式前出现一个小对号，将“格式工具栏在屏幕上显示出来）； （3）写完全文之后，将光标移到希望插入目录的地方，点击“插入菜单中“（插入）索引和目录的菜单项，并选择您喜欢的风格，这样就可以产生整齐美观的目录了。 6、用词典进行翻译 在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助

18、于Word的中英英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是: （1）从“工具菜单中选择“语言，然后单击“词典命令，也可按AltShiftF7组合键启动词典，这时出现“词典对话框； （2）键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词； （3）单击“插入按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译按钮，可以在“替换为翻译列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等； （4）在“查阅列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。 21.利用“打印到文件功能输出文档 如果你的计算机没有连接打印机，但是你想用来打印的计算机又没有安装WORD，这时我们可以用

19、WORD2000的“打印到文件功能很好地输出文档，具体实现步骤为： （1）打开已经编辑好的WORD文档，如test.doc ； （2）单击“文件菜单中的“打印命令，屏幕上出现打印对话框； （3）选择对话框中的“打印到文件复选按钮，屏幕上将显示打印输出到文件对话框； （4）在对话框中输入文件存放的位置和文件名，如c:test.prn ； （5）将test.prn复制到软盘中，然后将该软盘插入带有打印机的计算机中，在DOS提示符下输入下述命令：c:copy a:test.prn prn /b，这样即可将编辑好的test.doc原样打印出来22. 用Word2000制作滚动字幕墙纸用过Win98的电

20、脑迷们还记得屏幕保护程序里有一个是滚动文字的屏幕保护程序吧？能够让自己随心所欲编辑出来的文字在桌面上滚动，是不是很新奇的事情。但是，这个程序有一个小小的遗憾，那就是一旦关闭了这个程序，又会恢复到桌面以前的老样子。 能不能弥补这一遗憾呢？答案是肯定的。本人就在Word2000上找到了一种很简单的方法，现就将此方法的详细操作过程告知于大家。首先运行Word2000，新建一空白Web文档，然后点击视图|工具栏|Web工具箱，就会出现Web工具箱，最后一个图标就是滚动文字框的图标，单击该图标，就会出现滚动文字对话框，在请在此键入滚动文字下面空白框内输入你所想好的文字（你输入的文字将最终显示在屏幕上），

21、然后选择滚动文字的滚动方式、背景颜色、滚动方向、滚动次数及滚动速度，经过一番操作之后，你可以在最下面的预览框里很直观地看到你所设置的效果。一切OK后退出滚动文字对话框。 下一步就是对文字进行格式化了（因为Word2000对滚动文字的设置默认为三号仿宋自动颜色），选中插入滚动文字框的当前行，然后对当前行文字的大小、颜色、修饰等进行格式化，滚动文字框内的文字就会跟你所设置的颜色、大小、修饰等一样，立即在页面上显示出来。 做完了这一步，就该设置页面背景了，单击格式|背景，在背景工具栏里有填充、颜色和水印三种效果，依个人喜爱而进行选择。本人在填充效果里面发现有一项是填充图片，可以插入自己喜爱的图片作为

22、背景（这个背景也就是最后直接显示在桌在上的墙纸背景）。完成这一步后就是存盘了（注意文件要存为Web 页），单击文件另存为C盘（假设你的Windows装在C盘下面）WindowsWebwallpaper目录下面，（桌面墙纸存放在这个目录下面）存盘后，退出Word2000。右键单击桌面，点击属性，在背景对话框内，在选择Html文档或图片下面你是不是看到了你刚才所编辑的Html文档的名称，单击它，然后确定。桌面上就会显示出你设置的Html文档的墙纸，看到滚动文字了吧？如果你对你所设置的颜色、滚动方式等不满意，你可以重新打开这篇文档进行编辑，直到自己满意为止23. 在预览窗口中编辑 如果在打印预览时发

23、现某些地方需要进行修改，在Word 2000中，则无需再关闭预览窗口，直接就可以进行编辑操作：点选一下工具栏上的“放大镜”按钮，鼠标的指针便会由放大镜图形变成常见的“I”型的文本编辑指针，将指针移到要修改的地方便可以对文稿进行修改，不必再像以前的版本那样，只有回到编辑窗口才能对文稿进行编辑操作，这样是不是方便多了！ 图2 24.输入带圈字符 我们在写文章的时候，为了使条理更加清晰，通常要用到诸如“、”等符号。但有时也会碰到很麻烦的事无法直接输入大于10的带圈编号！于是有些人提出了使用域或图片的解决方案，但这些方案对于广大的普通用户来说，不仅麻烦，而且相对也有难度。如今有了Word 2000，这

24、已不再是个问题啦！我们只要选择“格式”菜单中的“亚洲方式配置”命令项，即可弹出编辑带圈字符的窗口(如图2)，在这里不用说要圈数字，圈什幺字符都行，且还有不同的圈号供选择呢！25. 设置“艺术性”页面边框 在Word中，可以设置多种“艺术性”页面边框（如图2所示），无论是装饰文档或打印出来作信笺都很漂亮。方法是： 左击“格式框线及网底”； 左击“页面边框”选项卡； 在“花边”组合框中选择喜欢的样式； 调整边框的宽度，确定即可。26. 打印选定的内容 （1）选择需要打印的部分； （2）单击“文件打印”选单； （3）在“页面范围”组中，选中“选定内容”选项，确定即可27. 解决WORD中绘图不精确的

25、困扰在平时的工作中经常需要绘制一些简单图形，尤其学校里打印数学、物理等试卷经常要画些图，很多单位需要打印复杂的带斜线表格，但用绘图工具画出的线要幺接不上，要幺就出头，很让人头疼。请看下图： 你是不是也遇上过这样的问题呢？实际上，在WORD中通过改变绘图设置选项就可以方便地解决这个问题。 请打开WORD，如果看不到下面的绘图工具栏，请按下面的方法调出绘图工具栏：选视图菜单，选工具栏子菜单，点绘图子选项。这时应该看到WORD窗口底部如下图： 用鼠标点上图红色圈住的部位，在出现的菜单中点网格线，会出现图二所示的对话框，改动水平间距和垂直间距选项值到符合自己需要即可。如果您想一直用这样的设置，可点默认

26、按钮，把设定的值做为WORD的默认值，这样建立其它文档时就不需要重复设置它了好，现在点确定按钮来试一试效果。先插入一个表格，调整一下它的大小，点绘图工具栏中的直线工具，画几条线试一试！ 怎幺样？这时画出的图就能令人满意了。有兴趣的话，不妨试试看。 28. 为Word 97表格绕排文字用Word 97做过表格的人都知道，在Word 97中，表格两边不能绕排文字。这是因为Word 97没有将表格当作“对象”处理。但在日常文字处理工作中，难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况，此时，我们该怎幺办呢？ 以前报刊上曾介绍过多种方法，大致有以下3种： 1、在表格两边插入文本框，要绕排的文字放在文本框中； 2

27、、将原表格两边增加没有边框的列，将要绕排的文字放在两边的列中； 3、将表格放在图文框中，将图文框的“正文环绕”方式设为“环绕”，这样图文框周围就能绕排文字了。上述3种方法中，如果你不是老鸟级的用户的话，相信你不会采用前2种方法，因为操作起来非常麻烦。而第3种方法也有缺点，如：插入表格后表格的边框与图文框的边框融合为一体，这样便难以在表格上方或下方加上标题、表注等，另外，图文框两边的文字宽度必须大致相等，若其中一边的宽度明显大于另一边，则小的一边无法排入文字，即无法实现“两边绕排”。 其实，只要将上述第3种方法中的图文框换为文本框，所有问题即可迎刃而解。下面简要给出操作步骤： 1、暂不考虑表格，

28、输入文字，设置好字体、段落格式等； 2、单击“插入”/“文本框”，插入一个文本框，调整其位置和大小（用鼠标改变文本框的位置、大小及拖动表格线时，你会发现很呆板，如按住Alt键则能随心所欲地进行调整）； 图1 3、单击文本框使文本框成为当前操作对象，单击“格式”/“文本框”，通过“设置文本框格式”对话框将该文本框的“填充颜色”设为“无填充色”，“线条颜色”为无线条色，“环绕”方式为“紧密型”或“四周型”； 4、在文本框内插入表格，最后进行必要的局部调整。 OK，经过以上几步，一个表格绕排文字的排版效果便呈现在你眼前(图1)，其操作方法是不是很简单、方便呢?29. 为Word 97添加符号工具栏3

29、0. 文字转换表格 当您将文字转换成表格时，是使用分隔字符来指出新栏开始的位置。Microsoft Word 在段落标记处开始新列。如果您也选择以段落标记为分隔字符，Word 会将文字转换成一栏的表格。1. 开启通讯簿的文件档案。2. 文件中的的分隔字符为定位点分隔数据的位置。3. 选取文件所有的文字。4. 在表格菜单上，用鼠标指针指到转换，然后按一下 文字转表格。5. 在文字转换为表格的对话框中的在何处区隔文字选项中，按一下定位点分隔字符选项。6. 按下确定按钮，则被选取的文字内容将会被套上简单的表格，你也可以套用自动格式设定套用不同的表格格式。31.表格转换文字 除了可以将文字内容加上表格

30、，也可以将表格的内容转换成纯文字内容。1. 按一下表格的任一位置。2. 在表格菜单上，用鼠标指针指到转换，然后按一下 表格转文字。3. 在表格转换为文字的对话框中，选择以定位点为符号区隔文字。4. 按下确定按钮，则表格内容将转换成纯文字内容。32. 如何使用Office 2000中的新剪贴簿 其实上述我们利用菜单、工具列或是拖曳的方式在这复制与贴上的编辑过程中，所复制的内容会先暂存在剪贴簿中，而存在于剪贴簿中的资料可以是文字、图形、表格等对象。剪贴簿中的资料会保存至下次执行复制功能时，才会将剪贴簿中的内容取代。旧版Windows 剪贴簿与新版Office 2000 剪贴簿之比较： Window

31、s 剪贴簿一次只能暂存一笔资料，记忆容量较小，缺乏弹性。 Office 2000中所提供的剪贴簿中，提供了12笔资料的暂存区，一次同时可暂存Office 2000中各种的资料型态。 要使用新版的剪贴簿功能，必须先开启Office 2000的剪贴簿，否则你使用的将是旧版Windows的剪贴簿。 激活剪贴簿的方法：1. 连续复制同一个数据项两次。2. 连续剪下同一软件中的不同的数据项。3. 在工具列区附近，按一下鼠标右键，点选剪贴簿的选项。接下来，我们介绍Office 2000中的剪贴簿的新功能： 如何收集剪贴簿中的信息1. 在 Microsoft Office 程序中，将鼠标移至工具列区附近，按

32、一下鼠标右键，点选剪贴簿的选项显示 剪贴簿 工具列。图2-2-172. 选取所要复制的内容。3. 按一下 剪贴簿 工具列上的 复制 按钮。4. 重复步骤 2 到 3，直到已复制了所有需要复制的项目（至多 12 项）为止。 如何贴上剪贴簿中的信息1. 在 Office 程序中，按一下要贴上内容的位置。2. 贴上的时候，你只要按一下位于剪贴簿工具列下方的内容按钮，你可以选择剪贴簿中12项的其中几项内容，贴到适当的位置。3. 如果您要贴上所有的项目，请按一下 剪贴簿 工具列上的 全部贴上 按钮 。 如何清除剪贴簿资料：若已经不需要剪贴簿中的任何资料，可以按下剪贴簿工具列中的清除剪贴簿的按钮，将剪贴簿中的数据项全部删除。