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1、 办公用品管理学习目标学习目标u能够购买或领用办公设备以及消耗品。u能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。u能够实施办公资源的保管、发放和利用。u能够实施办公设备和办公用品的库存监管。为加强公司办公用品申购、领用、发放管理规范性，本着“节约成本，提高效率，规范流程，明确责任”的原则，倡导“优质环保、勤俭节约”的现代化办公方式 各个部门指派专人负责，由公司办统筹管理，按季度申领、发放，领用时要做好登记，严格控制办公用品的领用。由专人负责领用及保管部门办公用品。一、办公用品的种类一、办公用品的种类（1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白纸，带单位抬头的用纸（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、
2、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液（3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机（4）归档用品：文件夹，档案袋（5）办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备；办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等二、办公用品的购买、申领程序二、办公用品的购买、申领程序 办公用品申请需填写办公用品申请单，办公用品的申请人为各个部门办公用品管理负责人（一）固定资产类 根据需要由专人发起公司内部的固定资产立项表，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采购。（二）电脑设备耗材类 根据需要由专人发起公司内部的办公
3、易耗品采购申请单，说明需要货物的品牌和型号，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采购。（三）办公易耗品类 每季度申购1次，根据部门计划申请，由专人发起公司内部的办公易耗品采购申请单，说明需要货物的品牌和型号，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采购，要做好当季的计划，中途不补货；根据清单内容进行填写，参考附件集团办公易耗品采购清单目录。（四）其他类 采购清单目录上没有的，金额小于1000元，经公司办批准可以自行采购。办公用品的验收、领取及售后u提供办公用品的费用u质量和交货 u售后服务 u安全可靠性 三、办公用品的接收三、办公用品的接收(1)先用订货单核对对方交付货物时出具的物
4、品清单及货物。(2)发现数量不对，应立即通知、以文档形式通过OA发送至公司办，联系供应商。(3)各部门会议接收真实数量支付货款。(4)接收的每一类货物的详情，应登记在办公用品管理台账中。(5)接收后，要及时更新库存余额。(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。四、办公用品的保管四、办公用品的保管（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。（2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保证物品不会因过期而不得不销毁（4）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子
5、上取物时发生事故危险的可能（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到 五、办公用品的发放五、办公用品的发放（1）指定专人发放（2）按照公司规定的发放时间发放（3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放（4）物品领用要做好登记，要注明编号、物品名称、数量、领取人签字、日期等要填写清楚（6）清点核实所发放的办公用品（7）提醒使用人注意节约，杜绝浪费库存物品分类记录表库存物品分类记录表物品领用登记表物品领用登记表六、办公用品的库存控制六、办公用品的库存
6、控制u 最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。u 最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。货时间。u 再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与再定货量接
7、近时，就意味着必须长短来确定的，当库存余额与再定货量接近时，就意味着必须订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常运行。正常运行。库存控制的优点 (1)大量的资金不被不必要的库存占用。(2)空间不被用来存储不必要的货物。(3)能监督个人和部门对物品的使用。(4)避免物品被破坏或因过期而作废。(5)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。(6)可利用准确的库存进行估价。七、办公用品的库存监督七、办公用品的库存监督u检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物检查库存物品申请表和库存卡，
8、从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每2 2个月个月1 1次。次。u定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的和再定货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量；也通过监督处理那些过期的和情况下是否需要重新调整这些量；也通过监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常多余的物品。这种监督通常1 1年检查年检查2 2次次u检查实际库存，将
9、库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未使用的物品；发现和纠正库存记录的不正存价值；剔除那些从未使用的物品；发现和纠正库存记录的不正确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如1 1年年4 4次。次。九、办公设备建档九、办公设备建档1.对日常用品、办公用品、办公家具、各类设备的数量、现状和使用情况调查的清清楚楚，然后进行分类建档。包括名称、制造商、购买时间、放置地点等2
10、.设备的操作、保修和维护信息3.设备的故障排除和零部件更换信息，发生故障的日期，情况，报告人等4.设备的使用情况登记。任务实施通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100令，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25令时候，小张就要组织再次订购新货了。如果A4文件纸数量少于15令时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事？技能训练 秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量
11、，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？案例分析 你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公用品专员你要负责办公用品的保管和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？案例分析
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