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1、 1 我国电子文件标准化建设的现状和走势 在中韩电子文件管理研讨会上的发言 黄玉明 电子档案管理标准化，是保障档案信息化建设，促进国家档案事业健康发展的重要前提和基础。1985 年，我国第一个档案工作标准档案著录规则颁布。1999 年，第一个电子文件管理国家标准CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理颁布。经过多年发展，到 2006 年底，我国已发布电子档案标准 7 项，正在制定中的标准 22 项。一、电子档案管理标准的制定情况 我国办公自动化暨电子档案管理进程和档案工作标准建设在时间上契合。办公自动化、电子文件的生成与电子档案管理始于 80 年代中期。1
2、985 年，第一次全国办公自动化规划会议对我国办公自动化建设进行了规划。1986 年 5 月，国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第一次会议定义了办公自动化系统功能层次和结构模式。随后，个人电脑、办公套件、网络技术、移动办公、工作流程自动化等渐次推行，电子文件大量生成。信息技术开始在档案管理领域得到应用，档案目录数字化率先开展，档案全文数字化、多媒体档案数字化逐步推进。目前，电子档案管理研究和实践已经成为档案工作热点。电子档案标准化建设同电子档案管理研究与实践相伴而行。2 1996 年 10 月,国家档案局成立电子文件归档领导小组,下设 OA 课题研究组和 CAD 课题研究组,开展电子文件归
3、档、管理、利用、法律效力及长期保存等问题的研究。随后,国家档案局承担了 CAD 及OA 电子文件归档管理要求的标准起草工作。经过各级档案部门的努力，电子档案管理研究取得了一批科技成果，计算机光盘档案管理系统、中型机档案资料管理智能软件系统及革命历史档案目录数据库、受损航测数据磁带档案恢复与光盘转储等获得国家科技进步奖。近几年，相继出版了电子文件管理导论、电子文件归档与归档电子文件管理概论、电子文件管理等多部专著。国家档案局发布了电子公文归档管理暂行办法、全国档案信息化建设实施纲要等，规范和推动了电子档案管理。包括深圳市数字档案馆、青岛市数字档案馆、安徽省电子文件中心在内的一批示范性数字档案馆和
4、电子文件中心正在建设之中。旨在全面制定和实施我国电子文件管理国家战略的课题研究已经启动。源于实践，服务实践。1999 年，我国第一个电子文件管理国家标准CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T 17678.1-1999）发布。此后，相继发布了电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）、纸质档案数字化技术规范 （DA/T 31-2005）、公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32-2005）。制订和发布的电子档案目录交换标准有：全国革命历史档案数据采集标准 革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式（DA/T 17.5-1995）、民国
5、档案目录中心数据采集标 3 准 民国档案机读目录软磁盘数据交换格式（DA/T 20.4-1999）、明清档案目录中心数据采集标准 明清档案机读目录数据交换格式（DA/T 33-2005）。目前，正在制订的电子档案管理标准有电子文件名词术语、电子档案著录规则、电子文件归档细则、电子文件管理细则、电子公文文档一体化管理规范、电子文件元数据标准、电子文件管理系统通用功能需求、归档电子文件信息载体保护技术规范、归档电子文件真实性鉴定规程、网站资源归档与管理规范、档案管理网络安全测试规程、数字档案馆设计与建设规范、计算机管理档案软件测评方法、数码照片档案管理规范、缩微影像数字化转换技术规范、照片档案数字
6、化技术规范、录音档案数字化技术规范、录像档案数字化技术规范、电子文件光盘存档技术规范、数字档案信息输出到缩微胶片上的规定、档案著录标记语言、文书档案目录数据元规范等。上述标准是建立在我国丰富多彩的电子档案管理实践基础上的系列标准的一部分。是电子文件归档与电子档案管理领域内始创性的标准。这些标准提出的有关电子文件的真实性、完整性和有效性保证的基本原则至今适用。上述标准也提供了管理电子文件的工具集，提出了电子档案管理的思路和办法。提出了电子档案管理流程、长期保存格式、元数据需求等。借鉴了国际上的一些成功经验。上述标准发布后，促进了电子档案规范化管理和档案信息化建设。除上述国家标准和国家行业标准外，
7、各省、市按照国家档案信 4 息化建设的总体要求，制定了相应的地方标准。1999 年 11 月，天津市出台第一个电子档案地方标准文书档案目录数据库结构与著录格式，不久，江苏、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相继发布了类似标准。二、电子档案管理标准的实施情况（1）标准化建设组织管理 1979 年 12 月，国家档案局在全国文献检索标准化工作会议上提出了在档案工作领域实行检索标准化建议。1982 年进一步提出制定档案管理标准的方案。1983 年 2 月国家档案局正式成立了全国档案标准化领导小组，负责组织和管理全国档案标准化工作。1986 年国家档案局在所属事业单位档案科学技术研究所建立了标准化研究室
8、，开展标准研制，协调、组织档案标准化工作。1989 年，国家档案局成立法规标准化处，负责全国档案标准化工作的行政管理。1991年 3 月全国档案工作标准化技术委员会成立，由各方面专家组成，负责评议档案工作国家标准、行业标准的立项和审查工作。定期复审档案工作现行标准，提出修订、废止、继续执行的意见。承担档案工作标准化的技术咨询工作。与国际及外国档案部门的档案工作标准化机构联系，交流情况和资料。协助国家档案局标准化主管部门与相关的技术委员会协调档案工作领域国家标准的制定、修订工作。国家档案标准化建设管理机构的确立，使全国档案标准化工作有了统一的领导，为档案标准化工作有组织、有计划、有步骤地开展提供
9、了重要保障。5（2）电子档案标准的宣贯 国家档案局把信息化标准建设放在档案信息化建设优先位置。CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理发布后，同年组织编制了实施指南（统一宣贯教材），并召开了全国性的宣贯会议。电子文件归档与管理规范颁布后，各级档案部门也相继举办了培训班，推动标准的贯彻执行。北京、安徽等省、市将电子档案标准化建设纳入了当地档案事业发展“十一五”规划。一些省市根据档案法律法规要求和 电子文件归档与管理规范，结合本地实际情况，制订发布了电子档案管理标准的实施细则或相应规范性文件。如 重庆市电子文件归档与管理细则、江苏省电子文件归档与管理办法、上海
10、市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定、辽宁省电子文件归档与管理暂行规定等。一些基层单位也根据电子档案管理标准，制定实施了相应的管理制度，如南京大学电子文件归档与管理暂行办法等。（3）电子档案标准的实施 国家档案行业标准一经颁布，国家档案局即专门印发通知要求各地组织实施。天津市文书档案目录数据库结构与著录格式发布后，市人民政府办公厅专门印发文件，提出了贯彻实施意见。还有不少省、市也采用行政手段推动标准的实施。一些地方和单位把电子档案标准化纳入办公自动化和文档一体化建设，实行了全过程管理。国家档案局印发了档案管理软件功能要求暂行规定，对软件开发中执行电子档案标准问题做出了相应规定。国家档案局推荐
11、 6 的档案管理软件，原则上都遵从了电子档案管理标准。深圳市、青岛市、合肥市、哈尔滨市等在数字档案馆建设中，十分注重实施标准。深圳市结合工作实际，承担了电子邮件公文归档与管理规则等行业标准的起草任务。山东省档案局根据省档案馆信息化建设需要，制定了数字档案馆建设规程，规范档案馆档案数据采集、加工、管理、利用工作。广东佛山市、上海市长宁区、江苏省常州市等相继建成的电子文件中心在业务技术环节上均遵从了现行标准。安徽省电子文件中心建设坚持“标准先行”，通过起草并实施国家档案行业标准电子文件管理细则，从电子文件元数据、电子档案长期保存格式、基于 XML 的对象封装三个层面，保障了电子档案完整性、真实性、
12、有效性、可读性。（4）标准实施情况的检查监督 国家档案局将档案标准化工作纳入了国家档案事业发展综合评估指标体系及评分细则，定期对标准的制订和实施情况进行考评。不少省、市将档案标准化建设纳入了档案馆、档案室目标管理考核体系，适时进行检查评比。也有不少地方将档案标准化工作纳入了档案工作年检和档案执法检查内容。一些国家综合档案馆在接收进馆档案时，明确规定移交单位必须在移交档案的同时，移交符合标准要求的机读目录。三、电子档案管理标准化建设走向 相当数量电子档案管理标准的问世和制定，将标准化原理与工作规则植根于档案工作之中，通过制定、发布和实施标准，国家电 7 子档案管理趋于规范统一，获得了最佳秩序，推
13、动了档案信息化建设。在新的形势下，电子档案管理标准化建设呈现如下走势：（1）建设电子文件标准化体系。电子文件管理的目标与原则、电子文件归档的内容和形式、电子文件形成、归档、保管、利用的环境与流程、电子文件管理的政策与机制等各方面标准趋于协调配套。（2）电子政务标准与电子档案管理标准衔接。按照文件连续体理论和电子档案前端控制、全程管理思想，电子政务标准和电子档案管理标准将更协调和互补。（3）更多地制订国家标准和采用国际标准。国家信息资源战略研究的推进和国家电子档案信息资源的整合，必然要求将一批电子档案行业标准升格为国家标准。同时，我国档案工作者将更多地参与国际档案标准化组织的工作，我国也将采用更
14、多的国际标准。（4）更加注重电子档案标准的质量建设。由于积累了制订和实施电子档案管理标准的经验，电子档案管理在当前更具广泛的实践基础，电子档案标准化工作将会在数量与质量上走向双提高（5）电子档案标准维护将成为经常性工作。随着电子档案标准体系的建立，标准的复审、修订、废止，以及诸如“语义、限定词、编码体系”等标准维护工作将会提上重要日程。（6）标准认证体系建设将提上议事日程。根据有关规定，可以设立标准认证中心等认证机构，规定认证程序，开展对基于标准的产品、服务和管理体系的认证。8（7）进一步加强人才培养与队伍建设。深入推进电子档案标准化工作，需要培养、选拔一大批既懂档案业务，又了解标准化工作原理、规则的专门人才，为标准化工作的开展及各项标准的贯彻实施奠定更加坚实的基础。
我国电子文件标准化建设的现状和走势91_3
