常用办公软件使用技巧PPT课件

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1、成都纵横电子工程有限公司 杨苧Word中的填空试题制作轻松统一Word论文格式1、巧设文字颜色2、自定义工具栏 如果试卷是要打印出来，而不是在网络中进行测试的，可以把试题和答案一起录入，然后选择第一题的答案，把文字颜色设置为白色，给它加上下划线。小提示小提示：如果是先加下划线后设置文字颜色，则还要把下划线颜色设置为黑色，而不能选择“自动”，否则下划线也会变为白色，无法显示。这样一个“有线无文字”的问题填空部分就完成了，多题操作中反复设置文字和下划线颜色很麻烦，可以用格式刷。具体操作是：选中设置完成的第一个空，然后在常用工具栏上双击格式刷工具按钮，这时鼠标的光标就变成“格式刷”的图标了，接着只要

2、在要设置为“填空”的内容处按住鼠标左键拖动鼠标即可。输入试卷内容，在要填写答案处按空格键，等试卷都输入完成后，再利用“绘图”工具栏上的直线工具绘制直线。利用该方法，最好是在绘制直线之前将“文字格式”和“段落格式”都设置好，以免绘制后重新编辑文字时要调整直线的位置。对于直线位置的调整，可在按住“Alt”键的同时拖动直线，这样就可以精确地进行设置了。首先利用“空格键”和“下划线”相结合的方法（将空格处选中，然后添加下划线）创建一填空空格，将其选中，然后执行“插入自动图文集新建”，在弹出的“创建自动图文集”对话框中输入要创建的词条名称，如：填空（可任意设置为自己想要使用的名称）。接下来，把刚创建的“

3、自动图文集”中的“填空”命令放置在“格式”工具栏上。具体操作是：在Word窗体上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“自定义”，在弹出的对话框上单击“命令”选项，在“类别”框中找到“自动图文集”单击。然后在“命令”框中找到“填空”命令，将其拖动到“格式”工具栏的适当位置后松开鼠标，这时“格式”工具栏上就多了一个名为填空的按钮。以后只要单击该按钮就会在文档中添加一个带下划线的空格了。小提示：将鼠标置于其中，按“空格键”可以增加其宽度。若其处于行尾，且其中有部分内容超出页面范围，在行尾按“回车键”可将超出部分转至下一行。另外，还有一个简便的方法：不用下划线而使用“Shift”+“-”号即可，但此方法虽

4、然简捷，却不适用于在网络中进行在线考试的情况。为什么要统一论文格式定制统一格式按钮录制宏 每学期，学校都会向各科教师收集论文归档，尽管事先布置了论文的排版格式，但交上来的很多论文依然格式不统一，归纳起来主要存在以下几个方面的问题：1.纸张大小和页边距不统一。2.首行缩进不规范，缩进距离有大有小，有很大一部分论文用一两个空格来缩进。3.行间距设置不统一。4.标题及正文的字体、字号设置不统一。要统一这些文档格式，如果用逐篇、逐项重新设置的方法来处理的话，上百篇论文真不知要进行多少烦琐重复的劳动。想用轻松便捷的方法吗？那就跟我一起用自定义宏按钮的方法来解决吧。1、在Word XP中依次单击“工具/宏

5、(M)/录制新宏”，在“录制宏”对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如“Macro1”2、单击工具(T)按钮，在弹出的对话框中选择“命令”选项卡。3、在“命令”选项卡中，“类别”栏选择“宏”，“命令”栏选择要录制的宏命令“Normal.NewMacros.Macro1”，并将它拖动到工具栏的合适位置。4、右击工具栏上的“Normal.NewMacros.Macro1”，在弹出的快捷菜单中选择“命名(N)”，并将“命名”后面框中的“Normal.NewMacros.Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮的名称5、单击关闭按钮，完成宏按钮的建立。建好按钮后，Word会自动弹出录制宏工具图标，

6、进入录制宏状态。接着可做以下几步操作：1 删除段首空格（1）按“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。（2）单击“编辑/替换”，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“p”（“p”为段落标记，后面跟一个中文空格），“替换为”设为“p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击全部替换按钮。替换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。（3）将“查找内容”改为“p”（“p”后跟一个英文空格），“替换为”和“搜索范围”不变，然后单击四次全部替换按钮，这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击关闭按钮退出对话框。2 设置首行缩进两字符，行距调整为单倍行

7、距（1）按“Ctrl+A”选定全文。（2）单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符，行距为“单倍行距”，然后单击确定退出对话框。3 设置字体（1）单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号，再单击确定退出对话框。（2）按“Ctrl+Home”键将光标移到段首，再按“Delete”键删除段首的一个空行。（3）单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”，“对齐方式”为“居中”，然后单击确定退出对话框。（4）按“Shift+End”键选中第一行，然后单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置黑体、三号，再单击确定退出对话框。（5）按“Home”键取

8、消选定。4 设置页面单击“文件/页面设置”，在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.527厘米”（即16开纸），上下左右边界分别设为“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后单击确定关闭对话框。在完成以上操作后，单击停止录制宏按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。现在，你随便打开一个文档，然后单击统一格式按钮，格式不一的文档会自动转为你预设的格式（如段首还有空格，可再次单击统一格式按钮去除）。用这种方法，我们还可轻松处理从网页上复制到的文档呢，是不是很方便？一、管理学生成绩二、日期与时间的快速处理 一、在输入大量学生成绩时，容易发生误输入，如少打小数点、多打一个零等。为避 免这种情

9、况，可以设置“有效性”检查，当输入数据超出0到100的范围时，就会自动提示出错。二、做完学生成绩表后，可把学生的平均成绩分类，大于90分的显示红色，60到90分的显示黄色，60分以下的显示黑色，这样看起来一目了然三、在处理各班的优秀学生名单时，可把各班的学生名单放在不同的“文件夹”里，需要时就展开，不需要了就合上，非常方便。1.选定所有需要输入学生成绩的单元格。2.单击“数据”菜单下的“有效性”命令。3.单击“设置”标签，在“允许”框中选择“小数”，在“数据”框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“0”，在“最大值”框中输入“100”。4.单击“输入信息”，在“标题”框中输入“请输入学生成绩”

10、，在“输入信息”框中输入“成绩介于0到100之间”。5.单击“出错警告”，在“标题”框中输入“输入出错”，在“出错信息”框中输入“请输入0到100之间的数”。6.单击确定按钮。1.选定平均分所在单元格区域。2.单击“格式”菜单下的“条件格式”命令。3.输入条件1（大于90分）：在第一个下拉列表框中，选择“单元格数据”，在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第三个下拉列表框中输入“90”，单击格式按钮，把字设为红色。4.单击添加按钮，照上述方法添加上条件2（6090分）和条件3（60分以下）。5.单击确定按钮。1.在A1单元格中输入“高一（1）班”。2.选择表中高一（1）班的所有学生，单击“数据”

11、菜单的“组及分组显示”下的“组合”命令，这样，相当于是把高一（1）班的学生名单放入一个“文件夹”中，“文件夹”的名称为“高一（1）班”。3.照上述方法，把高一（2）班、高一（3）班等的学生名单，分别放入一个“文 件夹”内。这样处理后，是不是很方便了！1.任意日期与时间的输入2.当前日期与时间的快速输入3.日期与时间格式的快速设置 数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：”配合可输入时间：如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。又如输入“9:25”，回车即得到“09:25”。选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。而要输入当前时

12、间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式数字日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。PowerPoint制作技巧制作技巧PowerPoint中插入视频的三种方法中插入视频的三种方法 插入MP3音乐PowerPoint的“插入影片和声音文件中的声音”不支持MP3，但若你一定要MP3的话，可以这样另辟捷径：1.单击“插入对象”。2.在“插入对象”对话框中选“由文件创建”。3.单击“浏览”，指出MP3文件的路径。4.单击“确定”。5.插入文档后，在“动画效果”设置中除“时间”、“效果”外，再选“播放设置

13、对象动作激活内容”即可（系统内必须有MP3播放器）。直接播放视频插入控件播放视频 插入对象播放视频 这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的暂停和继续播放控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。2.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。3.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好

14、的视频文件选中，并单击添加按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。4.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选播放按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯

15、片。2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中其他控件按钮。3.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。5.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过播放控制按钮来播放指定的视频了。6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的播放、停止、暂停和调节音量等按钮对视频进行控制。