出纳档案的保管课件

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1、第三章第三章 出纳凭证、出纳账簿和出出纳凭证、出纳账簿和出纳报告单纳报告单一、会计档案的定义二、会计核算材料的归档三、会计凭证的装订保管第第四四节节 出纳出纳档案的保管档案的保管任务导入 小张为即将毕业的大学生，毕业实习期间来到河北东方红纺织品有限责任公司实习，单位安排他跟出纳高媛媛学习出纳工作。实习第一天，高媛媛就叫他将上一年度的出纳资料进行整理、装订和归档，但小张感觉无从下手。请问：请问：小张该怎么做呢？小张该怎么做呢？3价值价值属性属性专业专业领域领域形成形成主体主体会计档案是国家机关，社会国家机关，社会团体，企、事业单位，个体工商团体，企、事业单位，个体工商户和其他组织户和其他组织在会

2、计核算活动会计核算活动中形成的具有保存价值具有保存价值的原始记录原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（符合档案构成的三个要件）（符合档案构成的三个要件）原始原始属性属性一一 会计档案的定义会计档案的定义二二 会计核算材料的归档会计核算材料的归档（一）归档范围（二）归档资料整理程序（三）归档时间（四）归档要求和归档手续1、会计凭证类：反映资金收付业务的原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他出纳凭证；2、会计账簿类：现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查账薄；3、财务报告类、档案管理类、印章印鉴类会计软件类和其他类。6（一）归档范围（一）归档范围不属于会计档

3、案归档范围的：不属于会计档案归档范围的：工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案。82.装订3.成册1.分类（二）归档资料的整理程序（二）归档资料的整理程序 归档时间：年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（企业可根据自己情况在会计机构专柜保管）各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，而根据其特点，分为永久、定期两种，定期保管期限为3年、5年、10年、15年和25年。新会计档案管理办法,自2016年1月起施行，原始凭证、记账凭证的保存

4、期限由15年变为30年，总账、明细账的保存期限由15年变为30年，等等责任人：会计人员、档案员（档案室存放）出纳人员不得出纳人员不得兼管会计档案兼管会计档案（三）归档时间和责任人（三）归档时间和责任人 企业和其他组织会计档案保管期限表要求：真实准确(密封处理、加经手章）齐全完整、保持卷册的封装手续：移交清册（三）归档的要求和手续（三）归档的要求和手续三、会计凭证的装订保管三、会计凭证的装订保管（一）会计档案分类方案（二）凭证装订前的整理（三）财务报告整理步骤（四）凭证的装订（一）会计档案分类方案类别年度类别年度会计凭证类会计凭证类会计账簿类会计账簿类 财务报告类财务报告类其它类其它类把全部会计

5、档案按四类分开：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其它类。每一种类的下面，按会计年度排列，一年内的会计档案可根据保管期限的长短依次排列。四类会计档案分别编制独立的案卷号，单独流水，形成四本案卷目录。（一）会计档案分类方案（二）凭证装订前的整理 会计凭证装订前的整理是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能完全一致，有时候前者大于后者，有时候后者大于前者，需要会计人员对原始凭证加以整理，便于下一步装订成册。（二）凭证装订前的整理 1、对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，应以按照记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折齐。注意应把凭证的左上角或左侧面

6、让出来，以便装订后还可以展开查阅；2、对于纸张面积过小的原始凭证，不能直接装订，按照一定的顺序和类别排列，再粘存一粘贴单。粘贴时用胶水。小票应分张排列，同类、同金额的单据粘在一起，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，应将票面票底轻轻撕开，厚纸板可以弃之不用。（二）凭证装订前的整理 3、对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针；4、原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按照原始凭证的面积大小来排序；5、拆除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针等）；6、整理检查凭证顺序号，检查附件是否齐全，领料单

7、、入库单、发货单、工资表等是否随附齐全；7、检查记账凭证上相关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。步骤：装订（组卷）编页号填写卷内目录填写封面装订(左侧)装盒编写案卷目录其中：会计凭证按月度装订会计账簿按年度装订财务报告类按年度装订 （三）会计档案整理步骤财务装订机（四）凭证的装订 凭证装订第一步：会计凭证装订前，首先要将对应的原始凭证、记账凭证、凭证封面等资料按顺序正确完整放好，注意该用粘单的用粘单、厚度要均匀、曲别针和订书钉都要去掉，将要装订的资料以左边和上边为靠齐边进行理齐处理，理齐后用夹子夹好一边。（四）凭证的装订 凭证装订第二步：将裁剪好或者直接买回来的包角拿出来，

8、不写内容的一面朝上，沿上边和左边靠齐放在凭证上部。用另外一个夹子将包角和凭证夹在一起。注意第一次夹的夹子先不要动，防止理齐的凭证被弄乱了（四）凭证的装订 凭证装订第三步：将第一次夹的夹子松开并再在原位置夹上，这次是将包角和凭证夹在一起。完成后，包角和凭证是被两个夹子一起夹着的，十分整齐和牢固；（四）凭证的装订 凭证装订第四步：画第一笔线。包角是要被折叠的，沿着将来要形成折痕的地方用铅笔画上一条直线。该直线定义为上红线（不能跨越的线），也就是装订凭证打洞不能跨越的线。（四）凭证的装订 凭证装订第五步：平行上红线靠里1cm左右，画上一条辅助直线（下红线）；画上一条连接“凭证(0，0)点”和“上红线

9、中心点”的一条辅助直线（中线）；在上、下红线之间区域内以中线为对称轴画上两个对称的小圆；（四）凭证的装订 凭证装订第六步：根据画好的孔位打孔并将裁好的热缩管放入孔中准备热缩。（四）凭证的装订 凭证装订第七步：将辅助针插进热缩管，确保穿透热缩管，进行充分热压。（四）凭证的装订 凭证装订第八步：拔出定心轴，取出文件，装订完成。（四）凭证的装订 凭证装订第九步：将包角沿着上红线向内折。没有对齐的地方进行修正，折叠处用指甲压出一点压痕来。做好粘贴包角前的准备工作。（四）凭证的装订 凭证装订第十步：先折短边。折叠时要压紧粘牢，折叠处一定要有折痕处理。（四）凭证的装订 凭证装订第十一步：折长边。折叠时要压

10、紧粘牢，折叠处一定要有折痕处理。长边会将短边盖在内部使其不会被看到。（二）凭证的装订 凭证装订第十二步：交于主管检查，并请主管签上姓名、审核日期。（二）凭证的装订 凭证装订第十三步：填写封面及侧边辅助栏。字迹要工整，内容要准确；正面要写，侧面也要写；该大写的写大写，该小写的写小写；公司名称、期间、起止时间、起止凭证号、装册排序信息、装订人、装订日期等都要填好。档案排架任务处理n通过以上知识的学习，小张按以下四步完成该项工作:n第一步：出纳资料整理。小张先将所有出纳资料进行分类,按凭证、账簿、印章、报告、软件资料和其他资料进行分类整理。n第二步：出纳资料的装订。按前面的分类,进行不同方法的装订和归置。凭证、账簿、报告类资料要分别进行装订,电算化资料还要进行刻盘存档。n第三步：编册。对于装订完毕的出纳资料,应当立卷成册,启用封面或扉页,用以记录每册的编号、所属单位、所届时期、其计号数及页数、经办人员等详细内容,并加盖单位公章和经办人员私章;在保管上有特殊要求的,可以加盖骑缝章或加贴封条。n第四步：送存。将全部资料编册完成后,按册送存档案室进行保管。39