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1、文件管理程序文件管理程序一、一、目的目的文件编号文件编号P-001P-001版本版本A0A0为确保本公司质量环境体系文件制定、发行、分发、修改、废止及编号和标识的一致性、以便于建立、归档及管理。二、适用范围二、适用范围本公司质量环境手册、程序文件、三阶文件，以及顾客标准，国家标准，国际标准，各种相关规定等外来文件和资料的控制。三、定义三、定义3.1 一阶文件：叙述公司方针与政策之文件。3.2 二阶文件：与 ISO9001&ISO14001 系列要项相关之所需程序文件。3.3 三阶文件：检验标准书、作业标准书、管理办法等。3.4 四阶文件：表单记录。3.5 外来文件：如国家法律、法规、客户图面、
2、客户标准等。四、权责四、权责4.1 本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：专案文件阶别序号4.1.14.1.2一阶文件二阶文件制 订审核核 准控制部门管理者代表各部门总经理管理者代表总经理各部门主管或管文控中心文控中心4.1.34.1.4三阶文件四阶文件各部门各部门各部门主管理者代表随文件一并审核、批准文控中心各制订部门4.2 外来文件4.2.1 外来文件经签署后，由文控中心统一控制、管理（登录、发行、回收、保存、销毁等）。五、作业内容五、作业内容5.1 文件管制流程图见附件。5.2 文件按性质分为四层文件：第1页，共5页文件管理程序文件管理程序手册一阶文件(QEM)程序文件
3、二阶文件(P)作业指导书、规定、检验规范三阶文件(WI)表单、记录四阶文件(FM)5.3 文件编号方式：文件编号文件编号P-001P-001版本版本A0A0 5.3.1一阶文件编号原则(质量环境手册)流水号(从 001-099)文件阶别：QM例如：QEM-015.3.2 二阶文件编号原则(程序文件)流水号(从 01-99)文件阶别：P例如：P-015.3.3 三阶文件编号原则：流水号(从 001-999)部门代码文件阶别 WI例如：WI-GL(管理部代码)-0015.3.4 四阶文件编号原则：流水号版本代码(从 001 开始，版本从 A 开始)文件阶别 FM例如：FM-001A第2页，共5页文
4、件管理程序文件管理程序文件编号文件编号P-001P-001版本版本A0A05.3.5 外来文件及资料编号原则(若外来文件原有编号，按原文件编号进行)收文当日流水号(从 01开始)收文年月日(年:2位;月:2位;日:2位)例如：140216-01 表示 2014 年 2 月 16 日接到的第一个外来文件。5.3.6 公司及部门简称:公司GX总经理GM管理代表MR品质部QC文控中心-DCC生产部SC管理部-GL业务部YW仓库CK5.4 文件版本版次之识别5.4.1 体系文件：版本由 AZ，版次由 05，依次编列。如是局部修订文件，如更改错别字，更改附件表单（不影响文件内容之情况下），可不变更版本版
5、次，直接在（局部）修订处标识“局部修订及修订者”予以识别。5.5 文件制定、修订、废止作业5.5.1 制订作业：视流程需要，由适当部门指定专人制订，再由制订单位送相关单位会审后，交文管中心按文件编号系统编号，呈请核准后发行。5.5.2 增/修订作业：一二阶文件，有不合现状需增修订修时，由原制订单位或相关单位人员填写文件制修废申请单，经权责人员审批后，转呈文管中心编号，签署发行。5.5.3 废止作业：文件废止，由制订单位提出申请、经相关单位审查同意后、呈核准后废止,原文件之编号不可重复使用。5.5.4 三阶制修废订,除涉及二个部门外，可不会审。5.6 文件分发、回收作业5.6.1 经核准发行之文
6、件，由文控中心加盖“受控”章发行至相关部门，收文单位应于文件接收发记录表上签收。5.6.2 修订及废止时，应由文控中心依分发记录对旧版进行回收记录处理.5.6.3 如为了法律规定或提拱资讯之参考资料可不回收，但应在文件上加盖“仅供参考”章。5.7 修订记录5.7.1 质量环境手册、程序文件修订时，应在各文件修订记录页注明修订版本版次、修订内容。5.7.2 工程图面变更时，在图面的变更栏内注明版本版次、变更内容、担当。5.8 文件保存5.8.1 质量环境手册、程序文件之原稿，由文控中心保存。5.8.2 发行给各部门的体系文件由接收单位最高主管指定人员负责保管。5.9 文件销毁第3页，共5页文件管
7、理程序文件管理程序件,文控中心对旧版文件保存期为三年。文件编号文件编号P-001P-001版本版本A0A05.9.1 旧版及文件废止回收时，由文管中心统一回收并销毁，各单位不得保留旧版本不适用文5.9.2 过时无效但有特别需要时，可加盖“仅供参考”章予以识别使用。5.9.3 文控中心回收的旧文件，如将报废的文件纸张再利用，必须于报废文件上加盖“作废”章或将纸对裁开用做便条纸。5.10 文件管理5.10.1 生产或操作现场使用之文件，须由各单位主管指派专人管理。5.10.2 如文件破损、缺页、字迹模糊等，应由文控中心更新补发，不得私自影印。5.10.3 文件因遗失、分发份数不够等，应由需求单位填
8、写文件增补申请单，并经申请部门主管核准后，向文控中心提出补发。5.10.4 任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字符号，若因为字体错误，勘误得制订人盖章/签署勘误之。5.10.5 因业务或实际需要，需将正式文件交予客户/厂商时，应加盖“仅供参考”章，且不回收。5.10.6 文控中心应定期更新受控文件一览表发行至相关部门。5.11 外部文件必需加盖“外来文件”印章加以控制，且登记在外来文件接收登记表。5.12 文件记录表单之管制原则5.12.1 实际使用的文件记录表单应与文件规定的相一致。5.12.2 当制、修、废文件记录表单时，使用单位应知会文管中心。5.12.3 该文件记录表单涉及到 2 个或 2 个以上部门，在制、修、废时应知会相关单位。5.13 公司软体资讯管理5.13.1 密码管制:各项作业系统，应设密码，防止非权限人员侵入破坏。5.13.2 备份:系统程序每次更新时，应立即备份存档。六、相关文件六、相关文件6.1记录管理程序七、相关记录七、相关记录7.1文件制修废申请单7.2文件接收发记录表7.3文件增补申请单7.4受控文件一览表7.5外来文件接收登记表第4页，共5页文件管理程序文件管理程序作业流程图作业流程图:文件编号文件编号P-001P-001版本版本A0A0文件制定/修订/废止审查编号核准文控中心颁布修订发行回收旧资料记录 管制销毁第5页，共5页
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