会议精简促实效

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1、会议精简促实效 会议是各级党政机关和企事业单位领导工作的一种重要形式，成为决定大事的一种民主方式和集体领导制度。会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、一同交流为主要方式的群体性活动。会议已经成为人类社会活动中不可或缺的一种交往方式，包括主持人、与会者、组织者，有限定的时间、地点、讨论的内容以及会议的程序和目标等基本要素。成功的会议可以起到统一认识、明确任务、协调动作、交流经验、推动工作的作用。 下载论文网一、会议的重要作用第一，会议是群体沟通的方式。虽然当今社会人们借助各种媒介沟通的方式越来越多，但是通过会议进行群体沟通，仍然是其他任何方式无法替代的。会议沟通不只是信息的沟通，也是一种情感

2、交流，面对面地交流可以及时反馈，是一种高效的沟通方式。第二，会议是一个集思广益的渠道。会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，如果能够让与会者没有压力而畅所欲言，可以丰富、修正彼此的观点，最终得出更好的结论，这种优势是其他形式不可比拟的。比如单位的发展规划研讨会，与会者在会议中碰撞出火花，产生“金点子”。第三，会议是交换信息的渠道。会议可以使各单位人员获得其他各方面的信息，了解共同目标，其它工作的进度，协调彼此的工作关系，协商解决问题。比如科研生产月例会就是各单位获得全面信息的重要渠道。第四，会议具有约束力。会议一旦形成决议，对与会各方均有一定的约束力，无论在讨论过程中是否有过不理解甚至争吵。而正

3、是因为有约束力，才使与会各方有可能作进一步的接触、合作和交流。每个与会者都要按照会议纪要的决议内容执行。二、效率不高的会议是影响日常工作效率的瓶颈随着我国空间事业的发展，航天某总装单位作为型号研制的重要环节任务日趋繁重，型号任务多，进度压力大，质量安全形势严峻，资源保障困难，因此，在日常工作中需要频繁地交换信息、协调沟通、做出决策去解决问题，会议成了解决问题的首选工具。但是在召开各种讨论会、协调会、总结会时却往往出现会议计划不准确、会议资源冲突、会议延时等现象，导致会议效率降低，影响了日常工作的顺利进行。制约会议效率的现象和原因分析：1.未及时沟通导致协调量大。每周五机关需要提前将下一周的会议

4、安排好，但由于组织者和会议主持人之间没有沟通，导致后期协调量大，迟迟不能确定会议时间和人员，以致一周会议安排往往在周五下班后才能定稿，也使基层研究室不能及时看到整体安排而不能确定本单位的工作，降低工作效率。2.会议资源冲突。组织者临时申请或取消会议时，未能及时通知会议管理方和参会人员，导致会议室冲突或闲置情况发生，造成了会议室、人力资源的浪费。3.影响其他工作。会议占据与会者大量的工作时间，如果会议延时又没有实现预期效果将使会议成本增加，打乱了与会者原有日常工作计划的实施，有效工作降低，直接影响了其他工作。4.会议效率较低。由于召开会议时偏离会议主题，与会者相互推诿，导致会议往往效率不高，有可

5、能为了一个不重要的问题陷入争执，使会议时间冗长，却没有办法达成结论。5.会议内容不明确。由于主办方未能及时将会议议题、会议内容、会议目的及时通知与会者，导致与会者不明参会原因，未准备会议发言，以致会议效率低。6.不遵守会议纪律。会议主办方通过电话、网络等形式明确通知与会者会议时间，但与会者迟到或未事先向主办方请假不参加会议的情况屡有发生；因会场手机声打扰其他与会者现象时有发生。三、精简会议是提高日常工作效率的有效手段精简压缩会议被列为航天单位高效管理的重大事项，如何规范会议，把与会者从众多会议解脱出来，提高工作效率是需要解决的问题。召开会议的目的是做出决策、解决问题、布置工作，想要确实提高会议

6、效率和会议质量，就要有规范的会议制度，会议主持人、与会者、组织者也要通力合作，确保会议顺利召开。（一） 高效会议的特点。1.只有在必要时才召集会议，取消或减少不必要的会议；2.好好筹划会议，每个会议有清晰的目标、明确的议题、合适的参与者、得力的主持人；3.拟定和分发议程表，每个会议的与会者事先得到通知并有备而来；4.遵守时间，组织者和主持人沟通后提前通知与会者会议的起止时间，主持人在会上控制时间；5.一切按部就班，按照事先的议程控制会议的进程，避免临时性议题成为主角；6.让最有经验和才能的人出席，确保参与者能够深入地交流信息和有针对性地解决问题；7.进行点评和总结，通过点评阐明“提倡什么和反对

7、什么”的立场，通过总结提炼有价值的观点和结论；8.记录所有决定、建议和负责人，把会议的沟通和决策职能通过正式的会议纪要发挥“法律”效力。（二）高效会议拟采取的措施。鉴于以上特点，结合航天某总装单位实际情况，为了实现高效会议，采取如下措施。1.贯彻执行规范会议制度。为对会议进行有序化和规范化管理，提高会议行政决策效率，确保各项例会的效率和质量，优化完善例会制度，使会议成为实施战略管理、提高执行力、增强工作合力的重要平台，要以会议管理制度规范会议类型、会议计划、会议实施程序、会议纪律，其中对会议事项、会议文件、会议记录、会议纪要、会议决议的落实要做详细说明。机关各部门承办的会议，承办部门要严格把关

8、，并报主管领导。落实部门责任，减少“陪会”现象。2.超前准备是实现高效会议的基础。会议组织者是会议的承办者，对待要承办的会议要做到统筹规划，合理安排，能够认真领会领导意图和指导思想，把思想贯穿到会议的全过程；能够熟悉和掌握会议的组织领导和与会人员情况，对时间、地点、与会者心中有数；能够协助领导拟定会议安排，做好方案；能够精心组织，统筹协调、上下联系，对有可能涉及到的食宿安排、医疗卫生、安全保密、交通调度都要注意安排，保证会议按照预定的目标进行；能够重视并妥善做好善后工作。（三）严格按照会议目标进行会议是高效会议的核心。一些会议没有成为高效会议，往往是因为在会议中偏离了主题，因此会议主持人和与会

9、者要通力合作，向着会议的目标迈进。（1）控制时间。准时开会、主持人对每个议题的讨论时间有限制，准确把握会议开始和结束的时间，有效控制每个人的发言时间，通盘调整整个会议进度，使整个会议能够充分有效地利用时间。如果在某个议题讨论太久却还没有结果，就把这个议题记下来，下次开会时再讨论。另外，如果这次会议一定要达到某些具体结论的话，在开会前就要先告知每个参与的人，不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议良好的气氛。（2）围绕主题开会。会议要集中注意力在目标上，不要忘了会议的主要理由。开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，最重要的是要以行动为焦点。例如讨论要采取什

10、么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案中选择一个。避免浪费时间，讨论没有行动的会议。（3）建立民主的会议模式。确保参会者良好沟通，倾听发言。会议扩展需要激发每个与会者发言的积极性，脑力激荡产生多种观点。会议过程中不要随意打断别人的发言，但要注意防止发言跑题，并适时回收。遇到意见分歧时，不要回避对立，但要避免情绪对立，可安排休息来调节气氛。最后，会议要进行总结，达成一致结论。（4）及时总结。会议进行时，会议主持人有必要在每次讨论告一段落后做一次总结，总结要系统地陈述讨论过的内容及达成共识，如有疑义应立即修正并提出执行意见。（5）严肃会场纪律。尽量避免迟到、早退现象，如不能按时参加会议，

11、与会者要和会议主持人、组织者提前打招呼。会场保持安静，手机调成静音状态或关机。（6）做好会议记录。会议组织者要将会议中的观点、想法记录下来，形成会议记录，以供参考。（四）会议后续工作是高效会议的关键。是否达成共识，形成决议，或是否相关工作得到落实，这都是要在会议后续工作中完成的。会议组织者要做好会议评估和后续工作的落实。（1）会议评估。会议组织者对会议目标是否实现、与会者是否满意进行评估，借鉴成功会议的经验，为更好地实现高效会议积累经验。（2）会议资料回收。会议资料涉及会议的议程，重要内容，会议组织者必须予以回收。（3）会议纪要及时发布。记录人详细记录会议的要点和细节，在结束会议以后，组织者一定要做好会议纪要，确认执行人及完成时间，并且在一定的时间内进行会议追踪获得反馈，保证会议成果不会付诸东流。这样会议才能有一个完整的流程，并且使会议的结束，真正有效地成为新工作的起点。（4）催办落实。会议成效最重要体现在落实上。组织方可以利用电话、回馈单多种方式进行催办，对会议的待办、决议的执行情况予以跟踪，并将结果及时反馈主管领导。（作者单位：北京卫星环境工程研究所）