办公自动化实训教程之Excel部分

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1、办公自动化实训教程第二部分Excel大连理工大学出版社第二部分Excell Excel 2003是Microsoft公司推出的Windows平台下最流行的电子表格软件，它提供了强大的数据处理功能，是Microsoft Office 2003办公套装软件的一个重要组成部分。l Excel 2003集数据表格、图表和数据库三大基本功能于一身，具有强大的数据管理、统计与分析功能，被广泛应用于教育、科研、财务、和经济等各个领域，特别是需要处理大量数据的报表工作中。第二部分 Excell第7章 制作客户信息表 基本操作l第8章 制作个人明细表 数据计算l第9章 外币资金月报表l第10章 制作销售统计表

2、分析统计第7章 制作培训通知l 案例的制作展示了一个完整电子表格制作过程，从开始新建Excel文档，到在单元格中录入数据，进行格式化操作，对工作表进行页面设置，重命名工作表，及最后的保存及打印工作簿。第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点：l熟悉Excel 2003的基本功能l掌握表格的格式设置l掌握图片等图形对象的插入l掌握工作表的基本操作l了解工作表的打印第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：l 熟悉Excel 2003的基本功能 建立文档建立文档 双击桌面Excel图标，或从开始菜单启动Excel 启动后，默认打开一空白Excel文档。也可以单击“常用”工具

3、栏中【新建空白文档】按钮进行创建。保存文档保存文档l 单击“常用”工具栏中【保存】按钮 输入数据输入数据 l 手工输入，可输入中、英文文本、数字、公式等l 使用自动填充功能快速复制或填充有序数据 第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：l 格式的设置单元格字体、对齐方式、数字格式、边框和底纹等设置l单击菜单栏的【格式】【单元格】命令l通过“格式”工具栏进行设置第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：l 格式的设置数字格式 设置数字格式可改变单元格中数据的显示格式。常见的数字格式有常规、数值、货币、日期、时间、百分比、文本和自定义等。调整工作表行高列宽l鼠标操作

4、拖动列标右边界调整列宽；双击列标右边界“最适合的宽度”l单击菜单栏的【格式】【行】或【列】命令第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：l 插入图片单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令Excel中，可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选图形等图形对象，与Word 不同的是，插入的图形总是浮于文字上方。第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：l 工作表的操作 增加、删除、命名工作表 在工作表标签区中单击选择工作表标签 单击右键，在快捷菜单上选择【插入】/【删除表】/【重命名】命令 冻结窗格l 单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格】隐藏工作表中的网格线 单击菜单栏

5、中的【工具】【选项】命令，打开的【选项】对话框 选择【视图】选项卡，在“窗口选项”中取消“网格线”的勾选第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：l打印工作表 页面设置 l设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等 l页眉/页脚的设置 单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的【页面设置】对话框。选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页眉/页脚】按钮，打开【页眉/页脚】对话框 第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表案例知识点讲解：页面设置 l设置标题行 使得每页顶端或左端都出现标题 在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡 在“顶端标题行”或“左端标题列”选项框 中选择设置标

6、题行或列第第7章章 制作客户信息表制作客户信息表 打印预览 打印工作表第8章 制作个人收支明细表 l 案例中一些基本的原始数据外，其他的各项统计项都是通过Excel提供的公式和函数自动计算完成的。同时通过有效性及保护来尽量避免在输入数据时的误操作。第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 案例知识点：l公式和函数 l验证数据有效性 l设置条件格式 l保护工作表 l复制工作表 第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 案例知识点讲解：l 公式和函数 插入函数 选择结果单元格，单击菜单栏中的【插入】【函数】命令 打开的【插入函数】对话框，选择应用函数 打开【函数参数】对话框，设置函

7、数各计算参数第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 案例知识点讲解：l 公式和函数 输入公式 选择结果单元格 输入等号“=”，输入运算公式，按回车键确认。Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本一致。它总是以“=”开始，可以使用+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、（乘幂）、()（小括号）、（大于号）、=（大于等于号）和&（连字符）等运算符。公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 案例知识点讲解：l 单元格引用 引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位置。l 相对引用 如：A2l 绝对引用 如：$A$2l 混合引用 如：

8、$A2或A$2 相对引用与绝对引用的区别：当复制公式时，相对引用会根据其发生改变，而绝对引用不会。在公式中输入单元格引用，可直接选择该单元格或区域，支持Ctrl键和Shift键。第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 引用运算符引用运算符含义含义示例示例说明说明:（冒号）区域运算，两个引用间的连续单元格区域 SUM(A2:B3)A2B3四个单元格的和,（逗号）联合运算，多个引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三个单元格的和（空格）交叉运算，同属于两个引用的单元格SUM(A2:B3 B2:B4)B2,B3二个单元格的和案例知识点讲解：l验证数据有效性通过给单元格设置“数

9、据有效性”，来限制单元格数据的输入，从而避免输入数据时误操作。选定设置“数据有效性”的单元格区域 单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令，打开的【数据有效性】对话框。选择【设置】选项卡，设置“有效性的条件”选择【出错警告】选项卡，设置“输入无效信息时显示出错警告”第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 案例知识点讲解：l设置条件格式通过条件格式，可将满足特定条件的单元格以指定的格式显示，从而达到突出重要数据的目的。选定设置“条件格式”的单元格区域 单击菜单栏中的【格式】【条件格式】命令，打开的【条件格式】对话框 在“条件？”中设置满足条件单击【格式】按钮，在打开的【单元格格式】对话框中

10、设置满足条件后的格式还可以单击【添加】按钮，添加新的条件格式第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 案例知识点讲解：l保护工作表 保护工作表的作用为保护工作表中的锁定单元格（默认），使得这些单元格不能被编辑修改。选定所有不需保护的单元格区域 单击菜单栏中的【格式】【单元格】命令，打开的【单元格】对话框。选择【保护】选项卡，单击取消“锁定”选项。单击菜单栏中的【工具】【保护】【保护工作表】命令，打开的【保护工作表】对话框。选择“保护工作表及锁定的单元格内容”选项，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入工作表的保护密码，并设置保护后可执行的操作。第第8章章 制作个人收支明细表制作个

11、人收支明细表 案例知识点讲解：l 复制工作表 在工作表标签区中，选中工作表标签。单击右键，在快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框中 在“工作簿”选项中选择目标工作簿 选择“建立副本”（如不选择则为移动），单击【确定】按钮。第第8章章 制作个人收支明细表制作个人收支明细表 第9章 外币资金月报表 l 实例中通过【新建Web查询】功能，从网页中获取数据，并实现自动刷新，从而减少了原始数据的录入，提高了数据的有效利用。第第9章章 外币资金月报表外币资金月报表 案例知识点：l导入外部数据l单元格引用（加强）l隐藏行、列和工作表 l制作图表 第第9章章 外币资金月报表外

12、币资金月报表 案例知识点讲解：l 导入外部数据 导入数据 从数据库或文本文件等外部文件中获取数据 单击菜单栏中的【数据】【导入外部数据】【导入数据】命令，打开的【选取数据源】对话框。选取外部数据源文件 根据导入向导设置导入选贡第第9章章 外币资金月报表外币资金月报表 案例知识点讲解：l 导入外部数据 新建Web查询 从网页中获取数据 单击菜单栏中的【数据】【导入外部数据】【新建Web查询】命令，打开的【新建Web查询】对话框。在浏览窗中选择要导入的数据区域 单击对话框右上角的“选项”按钮，打开【Web查询选项】对话框，设置查询选项。第第9章章 外币资金月报表外币资金月报表 案例知识点讲解：l

13、单元格引用（加强）引用当前表：单元格引用 引用不同表：工作表名称!单元格引用 引用不同工作簿：工作簿文件名称 工作表名称!单元格引用 第第9章章 外币资金月报表外币资金月报表 l 隐藏行、列和工作表隐藏行或列l 选定要隐藏的列，单击菜单栏中的【格式】【列】【隐藏】命令l 要显示隐藏列，首先选定整个工作表，单击菜单栏中的【格式】【列】【取消隐藏】命令 隐藏工作表l 单击菜单栏中的【格式】【工作表】【隐藏】命令 l 要显示隐藏工作表，单击菜单栏中的【格式】【工作表】【取消隐藏】命令案例知识点讲解：l 制作图表 创建图表 首先选定建立图表的数据源单元格区域 单击菜单栏中的【插入】【图表】命令，或单击

14、“常用”工具栏上的【图表向导】按钮。打开的【图表向导】对话框。根据向导依次设置图表类型、源数据区域、选项、位置等 第第9章章 外币资金月报表外币资金月报表 案例知识点讲解：图表编辑修饰l 图表创建后，可通过菜单栏中的【图表】菜单对图表类型、源数据、选项、位置等进行编辑l 图表是由图表区、绘图区、系列、图表标题等一系列图形对象组成的。可分别对这些对象在外形、色彩、大小和位置等方面进行格式化设置。第第9章章 外币资金月报表外币资金月报表 第10章 销售统计分析 l Excel中除了可以通过公式和函数对数据进行计算外，还提供了许多分析统计数据的功能，如排序、筛选、分类汇总和数据透视表等，从而为我们的

15、决策提供依据。第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点：l数据清单l排序 l筛选 l分类汇总 l数据透视表和数据透视图 第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l 数据清单 数据清单（也称数据列表），指包含系列相关数据的标准二维表格，其中每行是一个完整的信息，而同列的数据项应具有的相同数据类型。记录单 l 可对数据清单进行浏览、修改、输入、删除、和查找等管理操作l 单击菜单栏中的【数据】【记录单】命令，打开【记录单】对话框第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l 排序 首先选定数据清单中任一单元格（如果要排序的是部分数据清单或非标准数据清单，则要选择

16、要排序的完整数据区域。）单击菜单栏中的【数据】【排序】命令，打开【排序】对话框 依次设置排序字段及方式。简单的排序可直接选定关键字所在列的任一单元格，然后单击“常用”工具栏上的【升序排序】按钮或【降序排序】按钮完成排序。第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l 筛选自动筛选 一般适用于简单条件的筛选，允许叠加。首先选定数据清单中任一单元格。单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令单击列标题右侧的自动筛选下拉箭头，从下拉列表中选择l 自动筛选状态下，再单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令，可撤消筛选 第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l筛选

17、 高级筛选 可任意组合筛选条件，适用于复杂的条件筛选 首先在工作表中空白处输入筛选条件 选定数据清单中任一单元格，单击菜单栏中的【数据】【筛选】【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框 依次选择设置列表区域、条件区域和筛选结果位置l提示：筛选条件中，不同行间的条件是“或”的关系，同一行中不同列的条件是“与”的关系。第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l分类汇总指对数据进行分类，并按分类进行汇总进行诸如“求和”、“计数”和“平均值”等汇总计算。允许嵌套。首先对要分类字段进行排序 单击菜单栏中的【数据】【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。依次设置分类字段、汇总方式和和汇总

18、项等，单击【确定】按钮要撤消分类汇总，可在【分类汇总】对话框中单击【全部删除】按钮。第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l数据透视表和数据透视图数据透视表（图）排序+筛选+合并+分类汇总选择数据清单中任一单元格，单击菜单栏中的【数据】【数据透视表和数据透视图】命令根据向导依次设置数据透视类型、数据源区域和创建位置在空白的数据透视表框架结构中，依次将【数据透视表字段列表】浮动窗口中的字段手拖动到页、行、列和数据四个区域中第第10章章 销售统计分析销售统计分析 案例知识点讲解：l数据透视表和数据透视图数据透视表中页、列和行字段可以进行筛选 行或列字段可以进行分组数据字段可以更改汇总方式页、列、行以及数据各区域均可放置多个字段各区域中的字段可删除（拖出透视表）数据透视图与数据透视表类似第第10章章 销售统计分析销售统计分析 Thank You!