高校档案工作规范2

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1、高等学校档案工作规范高等学校档案工作规范一、高校档案的定义：一、高校档案的定义：二、高校档案工作的依据二、高校档案工作的依据三、高校档案工作的基本原则三、高校档案工作的基本原则四、高校档案工作制度建设四、高校档案工作制度建设五、高校文件材料的归档范围五、高校文件材料的归档范围六、高校档案材料归档时间六、高校档案材料归档时间 七、高校文件材料的整理七、高校文件材料的整理八、高校档案的保管八、高校档案的保管一、高校档案的定义一、高校档案的定义（一）档案的基本定义档案的基本定义中华人民共和国中华人民共和国档案法档案法所称的档案，所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组是指过去和现在的国家机构、社

2、会组织以及个人从事政治、军事、经济、织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动科学、技术、文化、宗教等活动直接直接形成的对国家和社会有保存价值的各形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历种文字、图表、声像等不同形式的历史记录史记录（二）高校档案的定义（二）高校档案的定义高等学校档案（以下简称高校档案），高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校管理等活动直接形成的对学生、学校和社会和社会p有保存价值的各种文字、图表、声像有保存价值的各种文字、图表、声像等等p不同

3、形式、载体的不同形式、载体的p历史记录。历史记录。二、高校档案工作的依据二、高校档案工作的依据p教育部和国家档案局制定了教育部和国家档案局制定了高等高等学校档案管理办法学校档案管理办法（第（第27号号令），自令），自2008年年9月月1日起施行日起施行 p是指导新时期新阶段高校档案工作是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献科学发展的法规性文献三、高校档案工作的基本原则三、高校档案工作的基本原则（一）高校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（二）高校应严格实行部门归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划、管理制度、人员职责；在布置、检查、

4、总结、验收各项工作的同步。（三）高校应有一位校领导分管档案工作，各二级部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。（四）高校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。四、高校档案工作制度建设四、高校档案工作制度建设（一）各大类档案工作规范；（一）各大类档案工作规范；(二二)档案保管制度档案保管制度(三三)档案的保密、保卫制度档案的保密、保卫制度(四四)档案统计制度档案统计制度(五五)档案利用制度档案利用制度(六六)档案的鉴定制度档案的鉴定制度(七七)岗位责任制岗位责任制五、高校文件材料的归档范围五、高校文件材料的归档范围（一）归档范围

5、：共有十一大类（二）不归档的文件材料（一）高校文件材料的归档范围（一）高校文件材料的归档范围党党群群类类DQ行行政政类类XZ学学生生类类XS教教学学类类JX科科研研类类KY基基建建类类JJ设设备备类类SB产产品品生生产产类类CP出出版版类类CB外外事事类类WS财财会会类类CK声声像像类类SX（二）不归档的文件材料（二）不归档的文件材料1、上级有关普发的（非专指高校）、不办的、上级有关普发的（非专指高校）、不办的文件；文件；2、上级有关未定稿的文件；、上级有关未定稿的文件；3、重份文件；、重份文件；4、无查考利用价值的事务性临时性文件；、无查考利用价值的事务性临时性文件；5、非隶属单位抄送的不需

6、要办理、也无参考、非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件；价值的文件；6、与校外单位交换来的材料；、与校外单位交换来的材料；以上不归档材料如认为必要，也可自行作资以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。料暂存。六、高校档案的归档时间六、高校档案的归档时间(一一)党政部门和能按年度归档的部门在次年党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底月底前归档。前归档。(二二)教学部门和能按教学年度归档的部门应在次教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。年寒假前归档。(三三)科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归

7、档。目完成通过鉴定验收后两个月内归档。（四）财会类档案在会计年度终了后，可暂由会计（四）财会类档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，由会计部门编制移交部门保管一年，期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本学校档案机构统一保管。清册，移交本学校档案机构统一保管。（五）随时接收上级规定应接收的档案。（五）随时接收上级规定应接收的档案。七、高校文件材料的整理七、高校文件材料的整理（一）形成与积累（一）形成与积累p年初各部门布置工作时，同时布置形年初各部门布置工作时，同时布置形成积累文件材料的任务。成积累文件材料的任务。p部门专、兼职档案员按档案归档范围部门专、兼职档案员按档案归档范

8、围和保管期限表分别积累文件材料，并和保管期限表分别积累文件材料，并定期进行整理。定期进行整理。p归档的文件材料应齐全完整归档的文件材料应齐全完整p字迹模糊或易退变的文件应予复制字迹模糊或易退变的文件应予复制字迹材料要求字迹材料要求 最耐久字迹材料最耐久字迹材料：墨、墨汁、黑油墨：墨、墨汁、黑油墨（碳黑）、（碳黑）、碳素墨水碳素墨水 较耐久字迹材料较耐久字迹材料：彩色油墨、红印泥、：彩色油墨、红印泥、蓝黑墨水、铁盐晒图线条蓝黑墨水、铁盐晒图线条不耐久字迹材料不耐久字迹材料：各种彩色墨水（酸性各种彩色墨水（酸性染料染料）圆珠笔、）圆珠笔、复写纸、印台油、重复写纸、印台油、重氮盐晒图线条、石墨铅笔、

9、彩色铅笔氮盐晒图线条、石墨铅笔、彩色铅笔新型字迹材料新型字迹材料p静电复印字迹材料是墨粉静电复印字迹材料是墨粉较耐久字较耐久字迹材料；迹材料；p激光打印字迹材料是炭黑激光打印字迹材料是炭黑较耐久字较耐久字迹材料；迹材料；p喷墨打印不能作为档案字迹采用。喷墨打印不能作为档案字迹采用。p热敏传真字迹热敏传真字迹不耐久字迹材料不耐久字迹材料；（二）整理方法（二）整理方法p高校文件材料的整理方法参照高校文件材料的整理方法参照归档归档文件整理规则文件整理规则（DA/T222000）执行。执行。p即以即以“件件”为整理单位，为整理单位，p进行装订、分类、排列、编号、编目、进行装订、分类、排列、编号、编目、

10、装盒装盒1、装订、装订p归档文件一般以每份文件为一件，归档文件一般以每份文件为一件，p按件装订按件装订p统一在左侧装订统一在左侧装订p要求文件材料左、下侧边整齐。要求文件材料左、下侧边整齐。2、分类、分类p分类方案（指每个一级类目）：分类方案（指每个一级类目）：年度年度二级类目二级类目保管期限保管期限p十一类档案分别为一级类目。每个十一类档案分别为一级类目。每个一级类目下（除学生类外）可分至一级类目下（除学生类外）可分至二级类目。二级类目是对一级类目二级类目。二级类目是对一级类目的细分。的细分。（1）分年度）分年度按年度归档的文件材料，则按其形成或按年度归档的文件材料，则按其形成或针对的年度分

11、开，一般文件归入文件针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；科研、基建项目和专题入批复年度；科研、基建项目和专题性、成套性档案，归入项目完成通过性、成套性档案，归入项目完成通过鉴定验收的当年度。年度用自然年度鉴定验收的当年度。年度用自然年度表达。表达。（2）分二级类目（分问题）分二级类目（分问题）p一级类目在年度下将其分为二级类目。一级类目在年度下将其分为二级类目。p科研类、基建类档案按综合和项目设置为科研类、基建类档案按综合和项目设置为二级类目二级类目例如教学档案、科研档案分至二级类目，其例如教学档案、科研档案分至二级类目，

12、其分类标识规定如下：分类标识规定如下：教学档案分至二级类目教学档案分至二级类目p二级类目名称二级类目名称 标识代号标识代号p教学综合教学综合 JX11 p学科与实验室建设学科与实验室建设 JX12p招生招生 JX13p学籍管理学籍管理 JX14p课堂教学与教学实践课堂教学与教学实践 JX15p毕业生毕业生 JX16p教材教材 JX17科研档案分至二级类目科研档案分至二级类目二级类目名称二级类目名称 标识代号标识代号科研综合科研综合 KY11 科研项目科研项目 KY12（如一年当中有数个科研项目，（如一年当中有数个科研项目，第第1个项目标识代号为个项目标识代号为KY12.1第第2个项目标识代号为

13、个项目标识代号为KY12.2如此类推）如此类推）（3）分保管期限）分保管期限p党群、行政、外事党群、行政、外事等类档案定为等类档案定为永久、定期永久、定期（30年、年、10年）；年）；p教学、科研、基建、仪器设备、产品教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物等生产、出版物等档案定为档案定为永久、长期永久、长期（50年以下）、短期（年以下）、短期（15年以下）年以下）p财会类档案定为财会类档案定为永久、定期永久、定期（25年、年、15年、年、10年、年、5年）；年）；3、排列、排列p归档文件应在保管期限内，同一保管归档文件应在保管期限内，同一保管期限的文件材料按事由结合时间、重期限的文件材料

14、按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。等成套性文件可集中排列。4、编号、编号p档号：是存档案的代号，排架的依据。必档号：是存档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。置。p档号结构：档号结构：年度号年度号+二级类目代号二级类目代号+保管期限号保管期限号+件号件号p归档文件材料应按排列顺序逐件编号，归档文件材料应按排列顺序逐件编号，从从“1”开始标注，在文件首页上端的开始标注，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置

15、的问题（分类）项、保管归档章设置的问题（分类）项、保管期限项填写其代码。期限项填写其代码。归档章式样归档章式样 全宗号全宗号 归档年度归档年度 室编件号室编件号 问题问题 保管期限保管期限 馆编件号馆编件号5、编目、编目p归档文件应依据分类方案和室编件号归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。日期、页数、备注等项目。归档文件目录归档文件目录 2009-XZ11-Y 件号件号 责任者责任者 文号文号 题名题名 日期日期 页数页数 备注备注 6、装盒装盒p

16、将归档文件按室编件号顺序装入档案将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的归档文件不表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。档案盒统一使用由得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。省档案局监制的硬纸盒。7、备考表、备考表p备考表置于盒内文件之后，并填写表备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。出、销毁等情况。八、高校档案的保管八、高校档案的保管（一）排架（一）

17、排架 自上而下，从左到右竖立排放；自上而下，从左到右竖立排放；同一保管期限内，按件号顺序，先排同一保管期限内，按件号顺序，先排永久，后排永久，后排30年，再排年，再排10年年。（二）保管（二）保管库房内的库房内的温度温度应控制在应控制在14-24之间，之间，相对相对湿度湿度应控制在应控制在45%-60%之间之间 小结小结p高校档案工作是高校一项重要的基础高校档案工作是高校一项重要的基础工作，是高校可持续发展的重要保障工作，是高校可持续发展的重要保障p依法收集和积累档案依法收集和积累档案p归档的重点是本校产生的文件材料归档的重点是本校产生的文件材料p档案管理的最终目的是利用，为学校、档案管理的最终目的是利用，为学校、学生、社会服务学生、社会服务p加快档案数字化建设，开发档案信息加快档案数字化建设，开发档案信息资源，为提供利用服务。资源，为提供利用服务。谢谢大家！谢谢大家！