职务说明书的形成

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1、第九讲第九讲任务二任务二 职位描述和职位描述和岗位说明书岗位说明书1/20/20231任务二任务二 职位职位描述和岗位说描述和岗位说明明1 1、了解职位描述概念；、了解职位描述概念；2 2、了解职位描述的作用；、了解职位描述的作用；3 3、掌握职位描述的内容；、掌握职位描述的内容；4 4、熟悉职位分析流程；、熟悉职位分析流程；5 5、掌握岗位说明书编制方法；、掌握岗位说明书编制方法；6 6、掌握管理幅度和管理层级、掌握管理幅度和管理层级的确定方法；的确定方法；7 7、掌握部门划分方法；、掌握部门划分方法；职位描述的内容、职位分职位描述的内容、职位分析流程、岗位说明书编制析流程、岗位说明书编制方

2、法、管理幅度、管理层方法、管理幅度、管理层次、部门划分。次、部门划分。1/20/202321/20/202331/20/202341/20/20235职务分析职务分析职务描述职务描述职务说明职务说明工工作作程程序序物物理理环环境境工工作作条条件件职职务务名名称称工工作作活活动动社社会会环环境境聘聘用用条条件件一般要求一般要求心理要求心理要求生理要求生理要求年年龄龄性性别别学学历历经经验验健健康康状状况况体体能能力力量量运运动动灵灵活活性性感的感的觉灵觉灵器敏器敏官度官度能力能力个性个性观观察察爱爱好好态态度度性性格格思思考考创创新新兴兴趣趣学学习习职务分析的根本内容：职务分析的根本内容：1/2

3、0/20236l职位描述的内容包括岗位根本信息、工作说明和任职资格三大局部；其中，工作说明和任职资格是最核心的内容。1/20/20237 职位名称职位名称 编号编号 所属部门所属部门 职位等级职位等级 工作说明书的编写日期工作说明书的编写日期 等等等等1/20/20238l责任范围及工作要求责任范围及工作要求l任职人员需完成的任务任职人员需完成的任务l所使用的材料及最终产品所使用的材料及最终产品l需承担的责任需承担的责任l与其他人联系与其他人联系l所接受的监督所接受的监督l所施予的监督所施予的监督1/20/20239l工作目标与职责工作目标与职责l 应该简单、明了，一般不超过应该简单、明了，一

4、般不超过4或或5项。项。l 核心词汇：确保、保证、实现、完成、到达、核心词汇：确保、保证、实现、完成、到达、负责。负责。l工作内容工作内容l 应具体、明确。应具体、明确。l 核心词汇：对于管理人员，多用概括性词汇，核心词汇：对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定等；对如组织、领导、进行、审核、考察、决定等；对于非管理人员多为具体动作词汇，如：操作、倾于非管理人员多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。最后一项应统一表达为最后一项应统一表达为“完成上级领导交办的其完成上级领导交办的其它任务。它任

5、务。1/20/202310l机器、设备及工具机器、设备及工具 列出工作中用到的所有机器、设备及辅助列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等。性工具等。l 工作条件与环境工作条件与环境 噪音水平噪音水平 可能遇到的危险可能遇到的危险 工作场所布局工作场所布局1/20/202311l担任此职位的人员应具备的根本资格和条担任此职位的人员应具备的根本资格和条件。件。l受教育水平受教育水平l经验经验l培训培训l性别性别l年龄年龄l体能要求体能要求l知识知识l技能技能n在本公司的工作经历在本公司的工作经历n“在本公司工作在本公司工作3年以上。年以上。n专业技能所必需的工作磨专业技能所必需的工作磨练练n

6、“从事财务或证券工作从事财务或证券工作2年年以上。以上。1/20/202312l培训有两种情况。培训有两种情况。l对工作的见习对工作的见习l放入放入?工作经历工作经历?中中l如果见习应该是在有经验的工作人员的如果见习应该是在有经验的工作人员的悉心指导下进行类似学徒的锻炼，记为悉心指导下进行类似学徒的锻炼，记为“需进行见习培训需进行见习培训4个月以上。个月以上。l脱产培训或专门培训脱产培训或专门培训l“党的根本知识、根本理论学习党的根本知识、根本理论学习1个月个月以上。以上。l“企业管理知识培训企业管理知识培训2周以上。周以上。1/20/202313l专业技能、证书与其他能力专业技能、证书与其他

7、能力l明确的证书要求明确的证书要求l如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。级证书等。l如果没有这方面要求，那么略去，不用写如果没有这方面要求，那么略去，不用写“无无证书要求。证书要求。l根本知识、素质方面的要求根本知识、素质方面的要求l“应具备企业管理专业背景、应具备企业管理专业背景、“应具备较强应具备较强文字表达能力、文字表达能力、“要求具有高等数学知识、要求具有高等数学知识、“要熟练掌握要熟练掌握MS-Office系列软件的使用、系列软件的使用、“具备较强的外语水平等具备较强的外语水平等l能力方面能力方面l根据调查表概括根据调查表概括 l

8、“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力力l“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化心变化 1/20/202314l体能要求体能要求l无特殊要求无特殊要求l久站久站l久坐久坐l强壮强壮l精力高度集中精力高度集中l“要求身体健康、精力充分其实就是要求身体健康、精力充分其实就是“无特殊要求。无特殊要求。1/20/202315l所能用工具及设备所能用工具及设备l“自动化机器设备自动化机器设备l“包装设备包装设备l“一般办公室设备即一般办公室设备即 、电脑、电脑、机、机、复印机等复印机等l“机械工具机械工具l“一般钳工

9、工具一般钳工工具 1/20/202316l工作环境特征工作环境特征 工作环境指劳动者从事生产劳动的场所的工作环境指劳动者从事生产劳动的场所的外部环境条件，主要考虑对劳动者的劳动外部环境条件，主要考虑对劳动者的劳动效率和身心健康有影响或危害的因素。效率和身心健康有影响或危害的因素。如粉尘、高温、毒物、噪声、振动、电离如粉尘、高温、毒物、噪声、振动、电离辐射等生产性有害因素，以及井下、露天、辐射等生产性有害因素，以及井下、露天、高处作业等不良的环境条件。高处作业等不良的环境条件。1/20/202317l工作时间特征工作时间特征l“正常上下班标准工作班制正常上下班标准工作班制l“需要经常加班需要经常

10、加班l“需要经常外出需要经常外出l“需要经常出差需要经常出差l“需要经常倒班需要经常倒班l三班三运转、四班三运转等三班三运转、四班三运转等l“午休时间不能保证午休时间不能保证1/20/202318l有密切关系的其他岗位和人员有密切关系的其他岗位和人员l本部门的本部门的l公司内其他部门的公司内其他部门的l公司以外的公司以外的l写职位名称或机构名称写职位名称或机构名称l“经常与经常与车间质检员车间质检员、生产供给生产供给部仓管员部仓管员、公司办公室档案管理公司办公室档案管理员员、税位局税位局、财政局财政局进行联进行联络。络。1/20/202319l例例1 1：财务经理的职务说明书：财务经理的职务说

11、明书职位名称职位名称财务经理财务经理 职位代码职位代码所属部门所属部门 财务部财务部职系职系职等职级职等职级直属上级直属上级 财务总监财务总监薪金标准薪金标准填写日期填写日期核准人核准人职位概要：职位概要：主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作；组织协调、指导监督财务部日常管理工作，监督理工作；组织协调、指导监督财务部日常管理工作，监督执行财务计划，完成公司财务目标。执行财务计划，完成公司财务目标。1/20/202320工作职责和内容：工作职责和内容：1根据集团公司中、长期经营方案，组织根据集团公司中、长期经营方案，组织编制集团年度综

12、合财务方案和控制标准；编制集团年度综合财务方案和控制标准；2建立、健全财务管理体系，对财务部门建立、健全财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制；控制；3主持财务报表及财务预决算的编制工作，主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时地调财务制度、预算的执行情况以及适当及时地调整；整；4对公司税收进行整体筹划与管理，按时对公司税收进行整体筹划

13、与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作；完成税务申报以及年度审计工作；5比较精确地监控和预测现金流量，确定比较精确地监控和预测现金流量，确定和监控公司负债和资本的合理结构，统筹管理和监控公司负债和资本的合理结构，统筹管理和运作公司资金并对其进行有效的风险控制；和运作公司资金并对其进行有效的风险控制；1/20/202321 6对公司重大的投资、融资、并购等经营活动提供建议和决策支持，参与风险评估、指导、跟踪和控制；7参与确定公司的股利政策，促进与投资者的沟通顺畅，保证股东利益的最大化；8与财政、税务、银行、证券等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持良好的关系；9向上级主管汇报公司

14、经营状况、经营成果、财务收支及方案的具体情况，为集团高级管理人员提供财务分析，提出有益的建议。1/20/202322任职资格：任职资格：1、教育背景教育背景会计、财务或相关专业本科以上学历。会计、财务或相关专业本科以上学历。2 2、培训经历培训经历受过管理学、战略管理、管理能力开发、企受过管理学、战略管理、管理能力开发、企业运营流程、财务管理等方面的培训。业运营流程、财务管理等方面的培训。5 5年以上跨国企业或大型企业集团财务管理年以上跨国企业或大型企业集团财务管理工作经验，有跨行业财务工作经历者优先考虑。工作经验，有跨行业财务工作经历者优先考虑。1/20/2023233、技能技巧技能技巧具有

15、全面的财务专业知识、账务处理及财务管理经验；具有全面的财务专业知识、账务处理及财务管理经验；精通国家财税法律规范，具备优秀的职业判断能力和丰精通国家财税法律规范，具备优秀的职业判断能力和丰富的财会项目分析处理经验；富的财会项目分析处理经验；擅长资本运作，有证券融资以及兼并收购的实际经验和擅长资本运作，有证券融资以及兼并收购的实际经验和综合投融资方案设计能力，并有多次投融资成功经验；综合投融资方案设计能力，并有多次投融资成功经验；谙熟国际和国内会计准则以及相关的财务、税务、审计谙熟国际和国内会计准则以及相关的财务、税务、审计法规、政策；法规、政策；熟悉境内外上市公司财务规则，从事过兼并、重组、上

16、熟悉境内外上市公司财务规则，从事过兼并、重组、上市等相关项目的具体实施；市等相关项目的具体实施；良好的中英文口头及书面表达能力。良好的中英文口头及书面表达能力。4、态度态度为人正直、责任心强、作风严谨、工作仔细认真；为人正直、责任心强、作风严谨、工作仔细认真；有较强的沟通协调能力；有较强的沟通协调能力；有良好的纪律性、团队合作以及开拓创新精神。有良好的纪律性、团队合作以及开拓创新精神。1/20/202324n请各小组成员根据自己所担任的岗位角色撰写本岗位职务说明书！请各小组成员根据自己所担任的岗位角色撰写本岗位职务说明书！n编制过程中请大家注意运用所学的知识和方法，注意工作说明书编制过程中请大

17、家注意运用所学的知识和方法，注意工作说明书的几项根本要求的几项根本要求 n时间：时间：25分钟分钟n你可以问以下问题：你可以问以下问题：n请描述您的一个典型的工作日。请描述您的一个典型的工作日。n您管理哪些人？您管理哪些人？n您归谁管？您归谁管？n您的主要责任是什么？您的主要责任是什么？n您在每周中都有哪些活动？您在每周中都有哪些活动？n您在每项活动中都投入多少比例的时间？您在每项活动中都投入多少比例的时间？n您的工作对脑力和体力都有哪些要求？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？n胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？n您的工作的主要成果产出、产品是什么

18、？您的工作的主要成果产出、产品是什么？n您的工作做到怎样就可以说做得不错了？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？n小组代表上台展示！小组代表上台展示！二、编写职务说明书练习二、编写职务说明书练习1/20/202325例如：例如：奇瑞公司奇瑞公司职务说明书职务说明书姓名姓名所属部门所属部门直接上级直接上级定员定员张婷婷张婷婷货品收发部门货品收发部门仓库经理仓库经理1 1人人工作概况工作概况听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发给客户。和其他发货听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发给客户。和其他发货员、打包工一起，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备

19、用卡车、火车员、打包工一起，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备用卡车、火车运输，客运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保存有关记录文件。运输，客运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保存有关记录文件。工作责任工作责任一、一、70%70%的时间从事以下工作：的时间从事以下工作：从货架上搬卸货品，打包装箱；根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱从货架上搬卸货品，打包装箱；根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签；协助送货人装车。并贴上标签；协助送货人装车。二、二、15%15%的时间从事以下工作的时间从事以下工作填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等）

20、；凭借键控穿孔机填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等）；凭借键控穿孔机或理货单，保存发货记录；打印表格和标签；把有关文件整理归档。或理货单，保存发货记录；打印表格和标签；把有关文件整理归档。三、剩余的时间从事以下工作三、剩余的时间从事以下工作开车送货到邮局，偶尔也为当地客户直接投递；协助别人盘点存货；为其他发开车送货到邮局，偶尔也为当地客户直接投递；协助别人盘点存货；为其他发货员或收货员核查货品；保持工作场所清洁，一切井井有条。货员或收货员核查货品；保持工作场所清洁，一切井井有条。某企业发货员的职务说明书某企业发货员的职务说明书任职资要任职资要(知识、技知识、技能、能力以能、能

21、力以及其他特征）及其他特征）一、教育背景教育背景二、工作经历二、工作经历三、技能要求三、技能要求1/20/202326v对事不对人对事不对人v尽可能具体，可操作尽可能具体，可操作v表述准确表述准确v剔除废话剔除废话v任职资格与岗位责任对应任职资格与岗位责任对应v建立工作系统，完善任务与岗位的关系建立工作系统，完善任务与岗位的关系1/20/202327非常感谢大家！非常感谢大家！1/20/202328三、集权与分权l1.1.集权集权指决策指挥权在组织层级系统中指决策指挥权在组织层级系统中较较高层次上的集中高层次上的集中。l2.2.分权分权指决策指挥权在组织层级系统中指决策指挥权在组织层级系统中较

22、较低管理层次上的分散低管理层次上的分散。l集权与分权是一个相对的概念。没有绝对的集权，集权与分权是一个相对的概念。没有绝对的集权，也没有绝对的分权。也没有绝对的分权。1/20/202329戴尔提出判断一个组织分权程度的四条标准戴尔提出判断一个组织分权程度的四条标准:1 1、较低的管理层次做出的决策数量越多，分权程、较低的管理层次做出的决策数量越多，分权程度越大；度越大；2 2、较低的管理层次做出的决策重要性越大，分权、较低的管理层次做出的决策重要性越大，分权程度越大；程度越大；3 3、较低的管理层次做出的决策影响面越大，分权、较低的管理层次做出的决策影响面越大，分权程度越大；程度越大；4 4、

23、较低的管理层次做出的决策审核越少，分权程、较低的管理层次做出的决策审核越少，分权程度越大。度越大。1/20/202330影响影响因素因素政策的政策的统一性统一性组织规模组织规模的大小的大小组织的组织的可控性可控性员工数量和员工数量和基本素质基本素质组织所处的组织所处的成长阶段成长阶段1/20/2023311 1、组织层级设计中的授权、组织层级设计中的授权含义：授权是组织为了共享内部权力，鼓含义：授权是组织为了共享内部权力，鼓励员工努力工作，而把某些权力或职权授励员工努力工作，而把某些权力或职权授予下级。予下级。它包含三层意思：它包含三层意思：分派任务分派任务授予权力或职权授予权力或职权明确责任

24、明确责任授权与分权的区别：授权与分权的区别：分权是授权的一个根本方面分权是授权的一个根本方面授权是上级把权力授予下级，分权是上级授权是上级把权力授予下级，分权是上级把决策权力分配给下级机构和部门负责人把决策权力分配给下级机构和部门负责人1/20/202332l授权是将属于上级的权利授予下级，是一个短授权是将属于上级的权利授予下级，是一个短期性质的行为而分权那么是某一局部权力本期性质的行为而分权那么是某一局部权力本来就较多地放在下级那里，是一个长期性质的来就较多地放在下级那里，是一个长期性质的行为。行为。授权是上级决定的，而分权是组织权责制度规授权是上级决定的，而分权是组织权责制度规定的。一个企

25、业只有经常地授权，才能知道下定的。一个企业只有经常地授权，才能知道下属处理问题的能力如何，如果令人满意，才能属处理问题的能力如何，如果令人满意，才能长期地进行分权。长期地进行分权。1/20/202333v 制度分权。组织设计时，考虑组织规模和组织制度分权。组织设计时，考虑组织规模和组织活动特征，在工作分析、职务、部门设计根底上，活动特征，在工作分析、职务、部门设计根底上，根据职位工作任务要求，规定必要的职责和权限。根据职位工作任务要求，规定必要的职责和权限。v 授权。担任一定管理职务的领导者，在实际工授权。担任一定管理职务的领导者，在实际工作中，为减轻自己的工作负担，充分利用专门人作中，为减轻

26、自己的工作负担，充分利用专门人才知识和技能，将局部解决问题、处理问题才知识和技能，将局部解决问题、处理问题的权力委任给直接下属。的权力委任给直接下属。v授权并不等于授责！授权并不等于授责！1/20/202334制度分权和授权的区别制度分权和授权的区别1/20/202335授权的心理障碍授权的心理障碍害怕失去控制；害怕失去权威性；害怕竞争；害怕失去控制；害怕失去权威性；害怕竞争；被奖赏的需要；需要工作的感觉。被奖赏的需要；需要工作的感觉。授权的艺术授权的艺术因事择人，视能授权因事择人，视能授权 充分信任下属，放手让下属去做充分信任下属，放手让下属去做 主管领导只能对直接下属授权，主管领导只能对直

27、接下属授权，绝对不能越级授权绝对不能越级授权 授权要注意灵活性授权要注意灵活性 授权不能放任不管，要实行有效控制授权不能放任不管，要实行有效控制 1/20/202336【故事案例】【故事案例】1/20/2023371/20/202338有效授权的要素：有效授权的要素：信息共享信息共享提高授权对象的知识与技能提高授权对象的知识与技能充分放权充分放权奖励绩效奖励绩效授权的原那么：授权的原那么：重要性原那么重要性原那么适度原那么适度原那么权责统一原那么权责统一原那么级差制授权原那么级差制授权原那么391/20/202339l金鱼缸是玻璃做的，不仅美观而且透明，这就给金鱼缸是玻璃做的，不仅美观而且透明

28、，这就给养鱼者提供透明的环境，及时了解鱼的生存状况，养鱼者提供透明的环境，及时了解鱼的生存状况，方便管理，有利于鱼的正常生长。金鱼缸效应在方便管理，有利于鱼的正常生长。金鱼缸效应在实践中为许多管理者所用，管理者既要做到对下实践中为许多管理者所用，管理者既要做到对下属的充分信任和授权，让他们自由发挥，又不能属的充分信任和授权，让他们自由发挥，又不能让他放任自由。让他放任自由。l金鱼缸效应告诉我们：要实行透明化阳光管理，金鱼缸效应告诉我们：要实行透明化阳光管理，加强监控，保持信任与监控的和谐，授权与监控加强监控，保持信任与监控的和谐，授权与监控相结合，最终实现完善的管理体制。相结合，最终实现完善的管理体制。1/20/202340