办公文秘-文书的处理(PPT62页)

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1、 文书的处理第一节 行文制度 行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准那么和规定，包括行文关系、行文方式和行文规那么三个方面。定义定义行文关系与行文制度行文关系与行文制度 行文关系根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要有两种类型的行文关系：A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种通常用“函行文：a.平行机关之间的行文；b.不相隶属的机关之间的行文。行文关系与行文制度行文关系与行文制度 B.B.行文制度：机关行文必须共同遵守行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准那么。主要有的办文规程和准那么。主要有6 6种种 a.a.相互行文

2、制度。相互行文制度。b.b.联合行文制度。联合行文制度。c.c.逐级行文制度。逐级行文制度。d.d.文稿代拟制度。文稿代拟制度。e.e.一文一事制度。一文一事制度。f.f.公开行文制度。公开行文制度。案案 例例 二二 那么那么 1，某市卫生局向市委、市政府呈报了?关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告?。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。您认为责任在谁？2，国庆前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？第五章第五章 文书的处理文书的处理第一节 行文制度 二、行文方式 逐级行文 多级行文 直达行文第五章第五章

3、文书的处理文书的处理 第一节 行文制度 二、行文方式 越级行文 1.由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。如战争、严重自然灾害等；2.经过屡次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；3.与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；第五章第五章 文书的处理文书的处理 文书工作文书工作根底理论根底理论 第一节 行文制度 二、行文方式 越级行文 4.上级机关交办的，并指定越级上报的问题；5.对直接上级机关进行检举揭发的问题；6.与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。第五章第五章 文书的处理文书的处理第一节 行文制度 二、行文方式 平行行文 第五章第五章 文书的处理文书的处理 第一

4、节 行文制度 一、行文规那么 行文时要尊重组织系统隶属关系 行文时要尊重机关职权 行文时要考虑是否服从工作需要 行文时要明确发文权限 两个以上的同级机关可以联合行文第五章第五章 文书的处理文书的处理第一节 行文制度 一、行文规那么 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有法律效用，可不再行文第二节 文书的处理程序 文书处理程序是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。含义 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发

5、、立卷、归档、销毁等程序。国务院办公厅修订的?国家行政 机关公文处理方法?第5章第22条第二节 文书的处理程序 一确定性 二连续性 三标准性特点签收签收启封启封注办注办处置办毕公文处置办毕公文登记登记拟办拟办批办批办承办承办催办、查办催办、查办拟稿拟稿签发签发办理复文办理复文分发分发注发注发缮印缮印核稿核稿清退清退立卷归档立卷归档暂存暂存销毁销毁公文处理流程图收收 文文发发 文文用印用印校对校对第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理 二、发文处理程序 发文处理程序可分为文书的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。发文处

6、理程序第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 1.交拟 交拟，是指机关领导将拟稿任务交给有关起草人员。2.拟稿 拟稿，是拟稿人根据领导的意图，在发文稿纸上进行文书起草的一种行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 3.核稿 核稿，是指对送交领导人签发的文稿进行政策把关和文字加工的行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 3.核稿 文稿审核主要从以下几方面着手：一是审核是否需要行文。二是审核文稿内容。三是审核文稿的文字表达。四是审核文书体式。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节

7、发文处理程序 一、制文阶段 4.签发 签发，是机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，予以签署意见的行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 1.缮印 缮印，是根据文书定稿制作文书正本的行为过程。2.校对 校对，是指以领导签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的行为过程。对印制工作的要求内容准确；格式标准；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。校对非常重要，也最容易出过失，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。校对3种方法 a.对校法。b.折校法。c.读校法两人合作。3、用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿

8、上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期“骑年盖月；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花。登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。一般应使用?发文登记簿?，一文一页登记表，其工程有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 4.发文登记 发文登记，是将本单位欲发出的文书按照规定的工程进行文字记载的行为过程。发文登记的作用主要是为了便于对发文的统计和检查。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 5.装封 装封，是将已经盖印的文书

9、，按照要求进行封装的行为过程。6.传递 传递，就是将封好的文书，通过一定的形式，传送给收文机关的行为过程。封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单也叫?发文回执?d.装封；e.加封。传递。根据文件密级上下和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递无线密码电报、有保密设施的 机、计算机网络。传递文件3条根本要求：迅速及时；平安保密；手续完备。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 7.注发 注发，就是在发文稿纸上注明文书已经发出。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第

10、三节 发文处理程序 二、制发阶段 8.归卷 归卷，就是将平时处理完毕的文书清退回来，按照要求放在贴有类别名称的文书夹或文书盒中的行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理 一、收文处理程序 收文处理程序可分为文书的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。收文处理程序第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 一、收进阶段 1.签收 签收，是收件人将收件清点后，在对方的文书投递单或送文登记簿上签字，以表示文书收到的行为过程。签收的任务主要包括：清点、检查、签字。第五章第五章 文书的处理文书的

11、处理 第四节 收文处理程序 一、收进阶段 2.拆封 拆封，是文书人员将收件拆开，并将函件取出的一种行为过程。拆封是文书人员的特有职责。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 一、收进阶段 3.收文登记 收文登记，是将收来文书拆封后，在收文登记簿上将有关工程加以记录的行为过程。目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 一、收进阶段 3.收文登记收文登记簿收文登记簿文文 件件 处处 理理 单单 样样 式式第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 一、收进阶段 4.分发 分发，是指文书人员根据文书的性质

12、、重要程度、缓急时限及机关内各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给有关领导或有关承办部门传阅、办理的行为过程。对所收文件进行正确分类。对所收文件进行正确分类。收收 文文 分分 类类b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件e.内部刊物、工作简报等类文书a.上级机关指令性和指导性文件两种登记方法：两种登记方法：分类登记法 流水式登记法阅文阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的根本要求：阅文的根本要求：“四看清四看清性质与大体内容；制发与主送机关；缓性质与大体内容；制发与主送机关；

13、缓急与时限；秘密等级与保密时限。急与时限；秘密等级与保密时限。阅文阅文“三法：三法：a.a.泛读法；泛读法；b.b.跳读法；跳读法；c.c.精读法。精读法。筛选、传阅筛选、传阅 a.a.筛选的根本要求。筛选的根本要求。经筛选，一般将文件分为三类：经筛选，一般将文件分为三类：(a)(a)必阅件必阅件领导者必须看到的文件，领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。亦即秘书必须呈送的文件。(b)(b)批办件批办件需要领导者审阅和批示的需要领导者审阅和批示的文件。文件。(c)(c)参阅件参阅件仅供领导者参考的文件和仅供领导者参考的文件和材料。材料。秘书的提炼、综合；加写秘书的提炼、综合；加写“内容

14、提要。内容提要。传阅传阅a a传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件大致办、阅知的文件大致4 4种。种。b b传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。传阅。c c传阅本卷须知：传阅本卷须知：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用转轴心，采用“轮辐式方式，严禁轮辐式方式，严禁“横传横传；掌握传阅情况，防止文件失控。掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用标准的传阅单。为此，必须使用标准的传阅单。第八章第八章

15、文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 二、阅办阶段 1.拟办 拟办，是机关综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文书，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 二、阅办阶段 2.批办 批办，是机关或部门负责人对文书由谁办理、如何办理所提出批示意见的行为过程。批办意见的内容：批办意见的内容：该文由何单位部门、何人负该文由何单位部门、何人负责办理；责办理；如何办理、办到何程度；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原那么性对下级请示予以答复的原那么性意见；意见；重要文件和急件的办理时限；重要文件和急件

16、的办理时限；需两个以上单位部门或人员需两个以上单位部门或人员办理时，应批明主办单位或主办人。办理时，应批明主办单位或主办人。拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。?国家行政机关公文处理方法?拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导都批办时参考。批办，那么是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅室主任负责。讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？练

17、习：如果您是某大学校长办公室秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个3050字的拟办意见第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 二、阅办阶段 3.承办 承办，是指承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按照来文的内容和要求，对文书予以办理的行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 二、阅办阶段 4.注办 注办，是对文书的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程。第五章第五章 文书的处理文书的处理 第四节 收文处理程序 二、阅办阶段 5.催办 催办，是指文书人员或有关人员对需要办复的文书，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位和承办人进行检查催

18、促，以防止文书积压和延误的行为过程。催办秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和催促，使公文及时得到办理的活动。催办是防止办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行、提高办文效率的重要措施和有力保障。“送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反响执行情况。?国家行政机关公文处理方法?对内催办与对外催办对内催办与对外催办 秘书部门应重点抓好对内催办。秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负对外催办一般由机关主管业务部门负责。责。有有3 3类文件需要进行催办类文

19、件需要进行催办 机关领导人指定必须催办的文件；机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文有明确的时限要求、需按期办复的文件；件；长时间无意见反响或处理结果回报的长时间无意见反响或处理结果回报的文件文件催办四法催办四法 催办；发函催办；催办；发函催办；登门催办；会议催办登门催办；会议催办 催办工作本卷须知：催办工作本卷须知：机关应建立必要的定期催办制度，机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、标准化。经常化、标准化。秘书人员在催办过程中要讲究说秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌话的态度和方法，

20、切忌“居高临下、话居高临下、话大气粗、态度生硬。大气粗、态度生硬。加强情感交流和思想沟通，注意加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。发现承办单位遇到的困难并帮助排除。及时向主管领导汇报催办情况。及时向主管领导汇报催办情况。催催 办办 卡卡 样样 式式第五章第五章 文书的处理文书的处理 三、立卷归档程序 立卷归档程序可分为立卷阶段和归档阶段，具体包括拟制立卷类目、搜集整理文书、组合案卷、填写案卷封皮、编写案卷目录、移交归档、销毁等环节。立卷、归档立卷、归档概念概念立卷是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。“公文办完后，应当根据?中华人民共和国档案法?

21、和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。?国家行政机关公文处理方法?根本要求根本要求 立卷要按照机关活动的规律，立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系；保持文件之间的历史联系；立卷要以本机关工作中形成立卷要以本机关工作中形成的文件为主；的文件为主；立卷的文书要齐全、完整，立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌；能够真实地反映机关活动的历史面貌；立卷要便于保管、查找和利立卷要便于保管、查找和利用。用。立卷归档程序公文处理程序示意图传递签收 登记登记分发拟办批办承办立 卷 归档销毁分发登记登记 用印用印校对校对缮印缮印 签发签发拟稿拟稿审核审核 催催 办办 查查 办办