会计档案管理教

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1、整理课件会计档案与声像档案管理www w 主讲人：佟峰整理课件会计档案管理w 一、会计档案的概念一、会计档案的概念 二、会计档案的归档和保管期限划分二、会计档案的归档和保管期限划分w 三、会计档案的整理三、会计档案的整理w 四、会计档案的分类排列四、会计档案的分类排列w 五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制 w六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w七、会计档案的移交七、会计档案的移交、鉴定与销毁、鉴定与销毁整理课件一、会计档案的概念w会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。财务部门经办的有关财会工作的方针、

2、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计文件材料的归档范围，应按照文书档案管理办法执行。w整理课件一、会计档案的概念w“会计档案”与“文书档案”的区别、形成领域不同会计档案一般在资金活动领域中形成，而文书档案主要在行政管理领域中形成。w、形式和内在联系不同会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体，具有密不可分的内在联系。文书档案多以公文形式出现，具有相对的独立性。w、立卷和归档的时间不同立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交归

3、档。文书档案一般在第二年上半年归档。整理课件二、会计档案的归档和保管期限划分ww 1、会计档案归档w 会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立卷，移交给本单位档案部门保管的过程，叫做会计文件归档。各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案管理清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。其归档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告等。机关行政事业单位会计档案的归档范围主要包括会计报表、会计帐薄、会计凭证及其它等

4、四大类。整理课件凭凭 证证帐帐 簿簿报报 表表其其 他：他：总帐、明细帐总帐、明细帐现金、银行帐现金、银行帐季、月报表季、月报表年报（决算）年报（决算）2、会计档案的归档范围和保管期限15年年永久永久保管、保管、销毁清册销毁清册移交清册移交清册25年年15年年永久永久 5年年15年年会计档案归档范围原始、记帐、汇总等原始、记帐、汇总等整理课件二、会计档案的归档和保管期限划分w、归档要求:w（1）、归档的会计核算材料真实、准确。（2）、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。w （3）、归档移交会计核算材料时

5、，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。w采取电子计算机进行会计核算的单位，应将电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。整理课件三、会计档案的整理ww会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。w整理原则：遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有特点，保持其相互间的有机联系，进行科学的分类整理，以便有利于管理和开发利用。注意：w 1、由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向机关档案部门移交。把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一

6、，是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。档案部门应当保持原卷册的封装，不能对原始的卷册拆开，重新组合。2、同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。w 3、归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。整理课件三、会计档案的整理w 1、会计凭证的整理 将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证材料，都归入会计凭证范围整理，及时整理立卷。w会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷。凭证卷装订

7、前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码），并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。w 会计凭证一般按记账顺序装订成册，厚2.53.5cm，封面内容填写齐全。每一本凭证为一个案卷，加盖档案号章。整理课件三、会计档案的整理w 2、会计帐簿的整理 将会计总账、明细帐、现金、银行存款账、固定资产帐和各种辅助帐，都归入会计帐簿范围整理。在年终决算后按帐簿的种类进行整理立卷。会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为

8、一卷。订帐簿应保持原来面目，活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号装订成册。每本帐簿均要加贴封面。整理课件三、会计档案的整理w注意事项：（1）检查账簿扉页有无填写齐全；（2）固定账簿不拆空白页，在案卷备考表中详细记明使用账页和空白账页的页数。（3）活页账簿应将空白页抽出，在账页右上方编页数，加装封面和封底。一般是每本账本为一个案卷，加盖档案号章。整理课件三、会计档案的整理w 3、会计报表的整理w 将年度报表、月（季）度报表、不定期专用报表和主要财务指数快报等，都归入会计报表范围整理。按保管期限整理立卷，本单位与下级单位的报表分开立卷。年度会计报表应单独整理组卷，财务分析在前，会计报表在后；月（季）会

9、计报表可按情况整理成若干卷。加盖档案号章。w 需要注意的事，在装订时，除会计凭证可不加卷内目录和备考表外，其它卷册均应填写卷内目录和备考表。整理课件四、会计档案的分类排列w介绍两种：w1、类别年度案卷 分类排列法。按财务报告、会计账簿、会计凭证、其它会计资料四个类别顺序排列，每个类别内再分别按年度顺序排列，年度内再区分不同科目排列。w案卷流水号：按类别跨年度编案卷流水号。例：w会计报表类：1993年：1，2，312。1994年：13，1427。会计账簿类：1993年：1，2，38。1994年：9，1014。会计凭证类：1993年：1，2，35。1994年：16、1728。w一般来讲，采用跨年度

10、编流水号的方法，其案卷号一般不超千位数，即若干年就要断号，再从“1”开始编流水号。此方法适用于会计档案数量不多的机关单位。整理课件四、会计档案的分类排列w2、年度类别保管期限 分类排列法。即一个年度形成的会计档案，分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其它会计资料四大类，然后再按不同保管期限的会计档案分别排列编号。案卷流水号：一年编一个流水号。例：会计报表类：1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4会计帐薄类：1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4会计凭证类：1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4此方法适用于每年产生大量会计档案的单位，如金融机构、大型

11、企业等。总之，不管采取何种分类排列方式，一经确定，就不要随便更改。整理课件五、会计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制w会计档案进行了分类、立卷、编号、排列后，就必须编制会计档案案卷目录，它是管理会计档案和提供利用的检索工具。（一）填写 案卷目录1、案卷号。每本目录内的案卷号从“1”开始填写。2、类别：填写会计档案的种类：会计凭证、会计账簿、会计报表或其它。3、案卷名称：与案卷封面上的标题一致。w4、起止时间。年度的起止月份即年 月 日至年 月 日5、保管期限。填写永久、25年、15年、5年等。6、卷内张数。如实填写综合后的张数。7、销毁年限。暂不填。8、备注。按需填写。整理课件五、会

12、计档案案卷目录的编制五、会计档案案卷目录的编制w（二）编制“会计档案案卷目录会计档案分类别填写案卷目录后，应按类别编制“案卷目录”，即将会计报表、会计账簿、会计凭证等案卷目录分别汇集成册，编制目录号。会计档案的案卷目录一般会计报表编制一式四份，凭证、账簿编制一式三份。其中一份由会计部门保管供日常使用，其他几份一年后连同会计档案一同移交单位档案室。整理课件五、会计档案案卷目录的编制会计档案案卷目录的编制w 会会 计计 档档 案案 目目 录（封面）录（封面）w 全宗名称全宗名称 盘锦市档案局 w 年年 度度 20022004 w 类类 别别 帐 簿 w 目目 录录 号号 2w 保管期限保管期限 2

13、5 年整理课件 会 计 档 案 目 录（帐薄）盒号卷号名 称年度月份册数张数保管期限箱号销毁日期备注11-3 盘锦市档案局 2002年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20021-12 31-206 2524-6 盘锦市档案局2003年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20031-1231-2072536-9 盘锦市档案局2004年度现金日记帐、银行存款帐、对帐单20041-1231-20525整理课件 会 计 档 案 目 录（凭证）盒号卷号名 称年度月份册号张数保管期限箱号销毁日期备注1 1 盘锦市档案局 2002年度一月份会计凭证2002 1 1-63 152 2 盘锦市档案局2002年度一月

14、份会计凭证2002 1 64-75 153 3 盘锦市档案局 2002年度二月份会计凭证2002 2 172 154 4 盘锦市档案局 2002年度二月份会计凭证2002 2 7396 15整理课件六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w会计档案整理完成后，必须装盒、上架排列保管，那么就必须填写会计档案盒的有关项目内容。（一）会计档案盒项目的填写1、全宗号。按市档案馆给予每个机关、事业单位的全宗号进行填写。2、年度。本盒内档案形成的年度。3、目录号。填写档案目录号，如1、2、3、4、5等。4、卷号。填写本盒内档案的案卷起止卷号，如1 3等。5、保管期限。如实填写。整理课件序号责任者文

15、号题 名日期页数备注1盘锦市档案局 盘锦市档案局2002年度现金日记帐20021-121-1002盘锦市档案局 盘锦市档案局2002年度银行存款帐20021-121-100 3 盘锦市档案局 盘锦市档案局2002年度银行对帐单20021-12 1-6整理课件 备 考 表 盒（卷）内文件情况说明 本盒共两卷：其中银行存款日记帐，10-21页、50-80页、150-200页为空白页；现金日记帐，15-50页、80-110页、130-150页为空白页。整理人 张XX 检查人 李XX 2002年4月20日整理课件 盘 锦 市 档 案 局会 计 档 案 盘锦市档案局二OO二年度 银行存款帐、现金日记帐、

16、银 行对帐单 自2002年1月1日起至2002年12月31日止 本盒共3卷206张保管期限 25整理课件会计档案会计档案会计档案会计档案类 别帐簿类 别帐簿类 别帐簿类 别帐簿年 度1998年 度1999年 度2000年 度2001 全宗号 6 全宗号 6 全宗号 6 全宗号 6 目录号 2 目录号 2 目录号 2 目录号 2 案卷号 1-3 案卷号 4-6 案卷号 7-10 案卷号 11-18 盒 号 1 盒 号 2 盒 号 3 盒 号 4保管期限 25保管期限 25保管期限 25保管期限 25整理课件整理课件整理课件六、会计档案的装盒、排架六、会计档案的装盒、排架w（二）会计档案的排架接收

17、入库的会计档案登记后，即可上架入柜固定其存放位置，以便查阅利用。排列要求：1、排列整齐。2、要在柜架上注明类别、保管期限和案卷起止号，以方便查找。w排列方法：按类别、保管期限不同分别排列，案卷顺序号按大类流水编号。柜架编号原则：从左到右，自上而下。整理课件七、会计档案的移交、鉴定与销毁七、会计档案的移交、鉴定与销毁w （一）会计档案的移交 会计档案的移交，按会计档案管理办法的规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”，由本单位档案部门实行档案综合管理。特殊情况，可由财会部门与档案部门共同协商移交时间。

18、移交要求：1、移交单位应当编制会计档案移交清册（见附件），列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、备注等内容。2、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人监督并签名盖章。整理课件 会计档案移交清册（封面）全 宗 名 称 xxxx年度（或组织机构）会计档案移交清册 共计 卷册 移交部门主管负责人签字 档案部门负责人签字 移交人签字 接收人签字 年 月 日 年 月 日 整理课件 会计档案移交清册 编号档案名称卷号册数起止年度应保管期限已保管期限备注整理课件七、会计档案的移交、鉴定与销毁七、会计档案的移交、鉴

19、定与销毁w （二）会计档案的鉴定与销毁 1、会计档案的鉴定 包括立卷过程中的初步鉴定、销毁前的终审鉴定。初步鉴定由财务人员实行，终审鉴定由财务人员和档案人员共同进行。w2、会计档案的销毁 经过鉴定后，确认失去了保存价值的会计档案，应编制会计档案销毁清册（见图），列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、备注等内容。由本单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，单位负责人签署意见，才能销毁。销毁会计档案时，应当由档案部门和会计部门共同监销，国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派人参加监销。整理课件 会计档案销毁清册 顺序号类别档案名称案卷号册数起止

20、年度档案编号应保管期限已保管期限销毁时间备注整理课件七、七、会计档案的移交、鉴定与销毁会计档案的移交、鉴定与销毁 销毁会计档案审批表 经鉴定后，清出无保存价值的凭证 卷（册）帐簿 卷（册）报表 卷（册）共计 卷（册）应予以销毁，请审批。鉴定领导小组负责人（签名）年 月 日 主管负责人 （签名）年 月 日 监销人 （签名）年 月 日 整理课件声像档案管理w w 一、声像档案的概念一、声像档案的概念w 二、声像档案的特点二、声像档案的特点 三、声像档案的作用三、声像档案的作用w 四、声像档案的收集归档四、声像档案的收集归档w 五、照片档案的整理五、照片档案的整理w 六、六、数码照片档案管理方法与程

21、序数码照片档案管理方法与程序 七、录音、录像档案的整理七、录音、录像档案的整理整理课件 一、声像档案的概念一、声像档案的概念 声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人在行使职责或从事政治、经济、科学、技术组织以及个人在行使职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以影像、声、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。又称音像档案、视音为主，并辅以文字说明的历史记录

22、。又称音像档案、视听档案。听档案。整理课件（一）形象生动（一）形象生动 声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。（二）时空感受（二）时空感受 声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。二、声像档案的特点二、声像档案的特点整理课件（三）便于复制和转换（三）便于复制和转换 声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。（四）携带使用方便（四）携带使用方便

23、 声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。（五）保管要求高（五）保管要求高 声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。整理课件 三、声像档案的作用三、声像档案的作用（一）较强的凭证作用（二）重要的科研和宣传素材（三）便捷的信息交流手段（四）较高的艺术欣赏价值整理课件 四、声像档案的收集归档四、声像档案的收集归档（一）、收集原则（一）、收集原则1.1.以我为主以我为主即要以本单位形成的并能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点。2.2.突出主题突出主题即收集的声像材料要能反映出重要活动、会议等的主要内容

24、、场景、人物的实况。3.3.质量精良质量精良对收集来的声像材料必须进行精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。4.4.内容齐全内容齐全归档的声像材料内容要完整。即照片档案要照片、底片、文字说明（应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素）齐全，照片与底片相符；录像档案要录像片、解说词、文字说明（含录像片的片名、制式、语种等）齐全。整理课件(二)声像档案的归档制度 按照中华人民共和国档案法确定的档案管理原则和机关档案工作业务建设规范的有关规定，单位、部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档，任何部门或个人不得以任何借口据为

25、已有。整理课件1.声像档案归档范围v一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；v二、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动二、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料；的声像材料；v三、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料；三、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料；v四、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其四、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；他异常情况和现象的声像材料；v五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜

26、古迹、自然五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料；风光以及民风民俗和著名人物的声像材料；v六、其他具有保存价值的声像材料。六、其他具有保存价值的声像材料。整理课件 应根据实际情况，采取随时归档与定期归档相结合的方式。随时归档。对具有归档价值的声像材料，其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后，向档案室归档，一般不应跨年度。定期归档。依档案法实施办法之规定，声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交。2.声像档案归档时间整理课件 五、照片档案的整理 照片档案的整理应遵循“三

27、个有利于”（即有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用）的原则。归档的照片与底片影像应一致；无底片的照片应翻拍底片（数码影片无须翻拍，直接用光盘存储影像信息）；无照片的底片应冲洗出照片；照片档案的底片、照片应分开存放。整理课件 目前的照片档案有两种：一种是用一般相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片，即我们通常说的数码相片。（一）照片档案的构成与种类整理课件 （普通）照片档案由底片、照片及文字说明三部分构成。（1）底片底片是与被摄景物颜色相反的负影像，以感光胶片为载体。底片是照片档案的重要组成部份，它可分为原底片和翻版底片（

28、原底片的拷贝或通过原照片的翻拍形成）。对于一些重要的、珍贵的照片，应制作翻版底片，并与原底片同时保存。（2）照片照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像，它是通过底片冲印而成的。（3）文字说明文字说明是对照片档案内容的介绍和补充，它与照片相辅、互不可分。文字说明应包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素。1 1、照片档案的构成、照片档案的构成整理课件（1 1）底片的分类底片的分类 对于大部分单位来说，底片数量不多，可不分类，只按底片收集的先后顺序编流水号即可。对于底片数量和类型较多的单位，可按以下几种方式分类：第一，按制成材料分类，可分为软制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方

29、式分类，可分为原底片与翻版底片；第三，按底片呈像分类，可分为负片和反转片；第四，按尺寸大小分类，可分为2寸、4寸和特大号等；第五，按年度分类，即按不同历史时期、不同年度产生的底片来分类；第六，按内容分类，即按底片反映的问题、项目、产品等来分类。各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法。（三）底片档案的分类、排列及编号底片档案的分类、排列及编号整理课件 底片排列是按收集时间顺序进行。底片号编制格式底片号编制格式：全宗号保管期限代码张号。全宗号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码（目录号）保管期限代码（目录号）：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、30年、10年。对

30、照片、底片保对照片、底片保管期限的划分按照管期限的划分按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定国家档案局关于机关档案保管期限的规定执执行（要与新的文书档案保管期限表一致）。行（要与新的文书档案保管期限表一致）。张号张号：在某一全宗某一保管期限内底片从“1”开始编流水号。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。（2 2）底片的排列与编号）底片的排列与编号整理课件 底片应放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋右上方标明底片号。翻拍底片应在底片袋左上方标明“F”字样；拷贝底片标明“K”字样。对大幅底片，应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒。底片装袋插册后应填写册内备考表、册脊（3 3）

31、底片装袋插册）底片装袋插册整理课件备考表应放在册内最后位置。本册备考表应放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内底片缺损，补充、情况说明：填写册内底片缺损，补充、移出、移出、销毁等情况。对底片册立册以后销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。理人员填写说明，并签名、标注时间。底片册的册脊底片册的册脊底片册册脊的项目包括：全宗号、底片册册脊的项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号。目录号、年度、案卷号。整理课件（1 1）照片的分类）照片的分类 应在全宗内按保管期限年度问题进行分类。保管期限保管期限年度年度问

32、题分类法，例问题分类法，例:永久永久-2001年年-党群、永久党群、永久-2001年年-综合、永久综合、永久-2001年年-业务、永久业务、永久-2002年年-党群、党群、永久永久-2002年年-综合、永久综合、永久-2002年年-业务业务每个年度形成照片数量少的单位可以将这种分类法简化成每个年度形成照片数量少的单位可以将这种分类法简化成:保管期限保管期限年度年度例例:永久永久-2001年、永久年、永久-2002年年在这种分类法下在这种分类法下,在册内将照片按问题集中排列在册内将照片按问题集中排列,即分别按党群即分别按党群(党办党办)、综合（办公室）、业务（业务科）的顺序集中排列，在每一问题（

33、、综合（办公室）、业务（业务科）的顺序集中排列，在每一问题（机构）内再将照片按时间、重要程度结合事由排列。机构）内再将照片按时间、重要程度结合事由排列。2、照片档案的分类、排列及编号整理课件（2）照片的排列）照片的排列w排列时，要注意先排组，后排张。一组照片是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片，为一组照片。组与组的排列是按该组产生的时间顺序而定。每组的顺序确定后，就要进行组内每张照片的排列。如一次会议的照片共归档了8张，排列顺序可以是：第一张，有会议会标的大会会场照片；第二张，大会主席台的照片；第三张，大会主持人主持会议的照片；第四、五、六张分别是大会发

34、言人的照片；第七张，领导为先进单位颁奖的照片；第八张，大会群众场面的照片。整理课件 格式一格式一：全宗号：全宗号保管期限代码保管期限代码册号册号张号张号 格式二格式二：全宗号：全宗号保管期限代码保管期限代码张号张号 其中全宗号、保管期限代码与底片号中的全宗号、保管其中全宗号、保管期限代码与底片号中的全宗号、保管期限代码是一致的。期限代码是一致的。册号册号：是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从：是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”1”开始编流水号。开始编流水号。张号张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”1”开始的顺序编号；格式二中

35、的张号是指在某一全宗某一保管开始的顺序编号；格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从期限内照片的排列从“1”1”开始的顺序编号。开始的顺序编号。（3）照片档案的编号）照片档案的编号照片号的编制有两种格式：照片号的编制有两种格式：整理课件 例如：盘锦市统计局的照片档案分类大纲与例如：盘锦市统计局的照片档案分类大纲与编号方法：编号方法：分类大纲：党群类、综合类、业务类、领导分类大纲：党群类、综合类、业务类、领导视察类四类。视察类四类。编号方法：采用全宗号编号方法：采用全宗号保管期限代码保管期限代码册册号号张号编号方法。张号编号方法。如：如：31Y1131Y11代表盘锦市统计局永久保管

36、代表盘锦市统计局永久保管的照片档案中的第的照片档案中的第1 1册（党群类）的第册（党群类）的第1 1张照片。张照片。整理课件保管期限保管期限年度年度问题分类法下，以全宗号问题分类法下，以全宗号保管期限保管期限代码代码册号册号张号的格式编写照片号、册号，示例：张号的格式编写照片号、册号，示例：31-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-631-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-631-Y-3-131-Y-3-231-Y-3-331-Y-3-431-Y-3-531-Y-3-631-Y-4-131

37、-Y-4-231-Y-4-331-Y-5-131-Y-5-231-Y-5-331-Y-6-131-Y-6-231-Y-6-331-Y-6-431-Y-6-531-Y-6-6党群1册综合2册业务3册党群4册综合5册业务6册2001年2002年 永 久整理课件31-Y-1-131-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-531-Y-1-631-Y-1-631-Y-1-731-Y-1-731-Y-1-831-Y-1-831-Y-1-931-Y-1-931-Y-1-1031-Y-1-1031-Y-1-113

38、1-Y-1-1131-Y-1-31-Y-1-121231-Y-2-131-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-531-Y-2-631-Y-2-631-Y-2-731-Y-2-731-Y-2-831-Y-2-831-Y-2-931-Y-2-931-Y-2-1031-Y-2-1031-Y-2-1131-Y-2-1131-Y-2-31-Y-2-121231-Y-2-31-Y-2-1313党群1册综合1册业务1册党群2册综合2册业务2册2001年2002年永 久保管期限保管期限年度简化分类法下，以全宗号

39、年度简化分类法下，以全宗号保管期限代保管期限代码码册号册号张号的格式编写照片号、册号，示例：张号的格式编写照片号、册号，示例：整理课件 文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分。文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分。1 1、内容包括六要素：、内容包括六要素：事由（照片所反映的事情或事事由（照片所反映的事情或事物的缘由）、时间（拍摄时间）、地点、人物（照片物的缘由）、时间（拍摄时间）、地点、人物（照片中主要人物的姓名、身份）中主要人物的姓名、身份）、背景、作者（拍摄人或、背景、作者（拍摄人或单位）。单位）。（四）照片档案的说明整理课件2、格式：单张说明或组合说明。(1)单张照片说明的填写 题

40、 名：辽宁省档案局局长某某视察本单位馆库 照片号：28(全宗号)1(目录号)13(案卷号)9(张号)底片号：28(全宗号)1(目录号)127(张号)整理课件 参见号：文书档案2812341表示与盘锦市档案局（馆）文书档案永久目录234案卷号第1页对应。时 间：19980709 摄影者：张三 文字说明：1998年7月9日，辽宁省档案局局长某某（左3）在市委副书记某某（左2）的陪同下，对本单位馆库进行了视察。整理课件w （2）组合照片的说明（总说明）w 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括提示该组照片所反映

41、的全部信息内容及其他需要说明的事项。w 举例：如一组盘锦市政协三届一次会议开幕式会场照片说明w 1995年2月9日,政协盘锦市委员会三届一次会议在市人民剧场召开。会议开幕式上，主席团常务主席王乃仁宣布大会开幕。主席台就坐的市级领导（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、张树海、甄质、赵我华、郑天西、李巍、王廷喜 整理课件 一组当中的单张照片说明（分说明）1、市政协三届一次会议开幕式会场 2、主席台就坐的市级领导（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、张树海、甄质、赵我华、郑天西、李巍、王廷喜 3、主席团常务主席王乃仁宣布大会开幕4、主席团常务主席王锡茂致开幕词 整理课件w 采用组合照片说明

42、的照片，其单张照片说明可以从简。但其说明编写应符合客观准确、编写及时的要求。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。编号的方法是按照照片的排列顺序，在照片册内编制照片流水号。把若干张反映同一活动（或同一会议、同一项目）的照片为一组，以这一组照片为单位，编流水号；同一组中若干张照片用“-”区分，如1-1、1-2分别表示第一组照片第一张、第二张，如遇单张不成组片，以单张照片为单元与成组照片混合编号，如1-1、1-2、2、3-1、3-2。w编号时注意，每卷从1开始，照片号不重、不空、不漏。整理课件w(五)填写照片档案卷内目录(举例)整理课件照片档案卷内目录 照片号照片号题名

43、题名底片号底片号/参见号参见号所在所在页号页号拍摄拍摄时间时间备注备注1.1-1 市政协三届一次会议开幕式会场 75/11.1.83 1199502092.1-2主席台就坐的市级领导（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、张树海、甄质、赵我华、郑天西、李巍、王廷喜 76/11.1.83 1199502093.1-3 主席团常务主席王乃仁宣布大会开幕 77/11.1.832199502094.1-4 主席团常务主席王锡茂致开幕词 78/11.1.83.5 219950209整理课件w(六)、填写卷内备考表w(七)、拟制案卷封面标题w案卷封面标题应概括案卷内全部照片的基本主题。如“某某单位某某会

44、议照片”“某某单位获得各类荣誉照片”等等。w（以政协案卷封面填写为例）w（八）、建立照片档案案卷目录w照片档案的案卷目录是照片档案的基本检索工具。一本照片册写一条案卷目录，案卷目录项目包括馆（室）编号、题名、时间、照片张数、备注等。w 已使用科怡、清华紫光档案管理软件的单位可直接使用软件登记，打印出目录。整理课件 照片档案封面照片档案封面 政协盘锦市委员会政协盘锦市委员会 综合类综合类 政协盘锦市委员会三届政协盘锦市委员会三届一次会议的照片一次会议的照片自自1995年年2月至月至1995年年2月月 保管保管 期限期限永久永久 本卷照片共本卷照片共40张张20页页归档号归档号整理课件照片档案案卷

45、目录照片档案案卷目录 馆编 室编 题 名时 间照片张数备注 1 盘锦市XX局2004年召开的各类会议的照片200401200412 78 2 盘锦市XX局2005年各项工作活动照片200501200512 85整理课件 数码照片档案管理方法与程序w一、数码照片的归档范围一、数码照片的归档范围w二、数码照片的归档要求二、数码照片的归档要求w三、数码照片的归档流程三、数码照片的归档流程整理课件一、数码照片的归档范围w按照普通照片的归档范围执行。注意事项如下：按照普通照片的归档范围执行。注意事项如下：w选择性归档选择性归档w 一般不把将活动中形成的数码照片全部作为归档照片、而一般不把将活动中形成的数

46、码照片全部作为归档照片、而是有选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片进行是有选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片进行归档。归档。w归档照片数量归档照片数量w 各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体实际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。分析。w其他适用情况其他适用情况w 通过扫描、数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式通过扫描、数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式也适用也适用整理课件二、数码照片的归档要求w建立健全相关制度建立健全相关制度w

47、照片分辨率与格式照片分辨率与格式 单张数码照片文件分辨率应在三百万像素以，数码照片的存储格式应JPG。整理课件三、数码照片归档流程w一、归档前期工作一、归档前期工作（摄影人或责任科室负责）w 1、挑选挑选数码照片w 2、冲印冲印数码照片w 3、移交移交归档照片w二、具体归档工作二、具体归档工作（档案室负责完成）w 1、实体实体照片归档w 2、数码数码照片归档w三、光盘的编号与保管（档案室负责完成）三、光盘的编号与保管（档案室负责完成）整理课件（一）归档前期工作之一挑选照片w如何挑选如何挑选：有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的，注意量的控制w如何分如何分组：组：并非同一类照片为一

48、组，而是同一次活动、事件、会议的照片为一组w如何编写组说明与照片说明如何编写组说明与照片说明 组说明：对本组照片作简单说明，包括六要素六要素：时间、地点、人物、事由、背景、摄影者。照片说明：说明每组内单张照片的具体情况（如对人物姓名、职务、行为的说明等等）。整理课件一组照片说明（总说明）w照片号：28（全宗号）1（目录号）3（案卷号）（16）（本组第一张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）w题名：2006年2月25日召开全市档案工作会w文字说明：2006年2月25日在市委会议室召开全市档案工作大会，会议由市委副秘书长、市委办公室主任看金明主持，市委副书记李淑芳、市委秘书长宋文利、副市长陈斯

49、来等领导出席了大会。会议总结了2005年档案工作，布置了2006年工作，并对2005年度先进个人予以表彰。w本组共6张，是16号w摄影者：张三 摄影时间：2006.02.25 整理课件一组当中单张照片说明（分说明）w单张照片号：全宗号目录号案卷号张号w照片号：28131w题名：全市档案工作会会场w照片号：28132w题名：看金明副秘书长主持会议w照片号：28133w题名：为2005年度先进个人颁证w照片号：28134w题名：李淑芳副书记讲话w照片号：28135w题名：宋文利秘书长讲话w照片号：28136w题名：陈斯来副市长讲话整理课件（一）归档前期工作之二冲印照片w冲印数量冲印数量数码与实体一

50、一对应 所有挑选出归档的照片全部冲印w冲印方式冲印方式 专门数码照片冲印点冲印。w冲印大小冲印大小 全部6寸，珍贵的照片可冲印大幅照片。整理课件（一）归档前期工作之三移交照片w移交手续移交手续 1、移交签字 2、移交清单w移交存储移交存储：不可存储在系统盘（即不可存在C盘下）w移交内容移交内容：实体照片、数码照片、文字说明三者必须同时移交w移交时间移交时间：各单位自定，提倡照片形成一周后移交档案室，即随时移交。整理课件（二）具体归档工作之一实体照片归档w归档方式归档方式：与传统照片归档相同，可以与传统照片连用、混用。w分类方法分类方法：类别年度w归档要求归档要求：按组归档w编号方法编号方法：全

51、宗号目录号（保管期代码）案卷号照片号整理课件（二）具体归档工作之二数码照片归档w设置类文件夹设置类文件夹，将组文件夹对号入座w组文件夹重新命名组文件夹重新命名 组文件夹题名格式：全宗号-目录号-案卷号-（本组第一张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）+本组简单说明 如：28-1-3-(1-7)2006全市档案工作会w每张数码照片重新命名每张数码照片重新命名 数码照片题名格式：全宗号-目录号-案卷号-照片号+本张照片的简单说明如：28-1-3-1大会会场w检查组题名检查组题名，对不符合六要素要求进行修改w刻录光盘刻录光盘：一次性写入不可擦写光盘，一式三份整理课件（三）光盘的编号w存放位置存放

52、位置：放入光盘盒中。w编号编号：按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水排列；用扣取纸贴于光盘盒盒脊，标明光盘流水号和数码照片形成年度（如图）w光盘编号（归档号）：类别代号顺序号 如Sg1表示第一张光盘，Sg2表示第二张光盘，以此类推整理课件整理课件（四）编制数码照片光盘盒封面标签题名：盘锦市档案局题名：盘锦市档案局2007年度数码照片档案年度数码照片档案全宗号28盘号 1制作人张三保管期限 长期形成时间 200701200712全宗名称盘锦市档案局套 别 A照片张数 237制作时间20080709种类CDR整理课件（五）编制数码照片目录数码照片号 题 名拍摄时间备 注 16 2006年全市档案工

53、作会20060225整理课件（一）概念（一）概念 录音、录像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的，以机械、光学、电磁等记录方式记录声音、影像，以特殊材料为载体的历史记录。1、录音档案 主要有唱片和录音带两种。录音带有盘式和盒式两种，其中以盒式为常见。盒式录音带分60、90、120分钟三种；2、录像档案 录像带同样分盘式和盒式两种，同样以盒式为常见。其宽度有：2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸及1/4英寸等六、录音录像档案的整理整理课件（二）录音录像带的验收（二）录音录像带的验收 为保证归档的录音录像档案的质量及完整、准确为保证归档的录音录像档案的质量及完整、

54、准确，需要在整理前进行验收。主要是把握：，需要在整理前进行验收。主要是把握：1 1、质量关。、质量关。包括录音带有无变调失真或噪音干扰，录像带内容是包括录音带有无变调失真或噪音干扰，录像带内容是否完整、画面是否清晰、声音是否清楚等。否完整、画面是否清晰、声音是否清楚等。2 2、完整关。、完整关。包括与录音录像带相应的文字说明是否包括与录音录像带相应的文字说明是否完整齐全等。完整齐全等。整理课件（三）录音录像档案的分类与编号（三）录音录像档案的分类与编号 1、分类 必须将录音档案和录像档案分开。音像制品多的单位，如电视台、广播电台等，还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类。2、编号 录音录像

55、档案是以盘或盒为保管单位进行编号的。编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号。格式：类别代号顺序号。如 SX1，表示录像档案第1盒（盘）、Sy1 表示录音档案第1盒（盘）、Sg1表示光盘第一张。整理课件 （四）填写封面标签（四）填写封面标签(见图见图)（五）编写录音、录像档案案卷目录 录音、录像档案以自然盒、张为登记单位编写案卷目录。按各自档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入同类载体的“档号”、“题名”、“日期”、“张数或分钟”、“保管期限”、备注等。如果本单位声像档案少，为节省资源，不必每类设置一本目录，可将照片、录音带、录像带等目录分别打印后装订成一本目录，组成一种声像档案检索目录。整理课件 录音带盒、录像带盒封面标签题 名 档 号 密 级责任人制作时间长 度 分钟 张 数整理课件祝同志们工作生活愉快谢谢大家，再见！谢谢大家，再见！